여러 부서의 휴가신청서 제출 및 메일승인

구글앱스/구글드라이브 2013.11.24 23:05 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글앱스로 강소기업만들기 팀의 교육을 완료한 기업의 질문과 해결과정을 블로그를 통해 공개합니다. 

이 글을 읽기 전에 구글 스크립트를 활용한 회사 공용자원 신청하기 관련 포스팅을 꼭 참고하시길 바랍니다. 

2013/11/24 - [구글앱스/구글드라이브_독스] - 양식과 스크립트를 활용한 공용자원관리


질문 : 지난 교육 시 알려주신대로 구글 양식 및 스크립트를 활용하여 휴가신청절차를 완성하였습니다. 그런데 각 부서별 승인자가 달라서 부서별 승인자에게 휴가신청메일을 보내되, 하나의 데이터파일로 수집하였으면 하는데 방법이 없을까요?


질문해설 : 양식과 스크립트를 활용하여 휴가신청을 할 수 있습니다. 이 때 양식의 기본 기능에는 응답 발생시 메일 알람을 할 수가 없습니다. 이를 스크립트를 사용하여 신청자에게는 신청완료 메일이 휴가승인자에게는 휴가신청발생시 그 내용을 메일로 발생하게 하였습니다. 이 때 부서별로 승인자를 다르게 하여 메일알림을 하되, 휴가신청내역을 하나의 파일에 보관하고 싶다는 의미입니다. 


해결방법 : 부서별 승인자를 선택할 수 있도록 양식을 작성하고 스크립트 부분의 승인자 메일 값을 해당 값으로 지정하면 부서별 승인자에게만 메일 알림을 보낼 수 있습니다. 


위 포스팅을 읽고 기본적인 양식작성법을 익히고 있다는 전제 하에 상세한 설명 보다는 중요한 포인트를 위주로 설명하겠습니다. 


1. 양식만들기

휴가신청 양식을 만듭니다. 이 때 "응답자의 조직 내부의 사용자 이름을 자동 수집"을 체크하여야 응답자 이메일이 기록됩니다. 

승인자 부분에 있어 부서별 승인자의 이메일을 선택할 수 있도록 합니다. 


2. 응답시트를 연결합니다. 

B열의 사용자이름은 위에서 체크한 바와 같이 응답자의 이메일주소를 자동으로 기록합니다. 


3. 응답시트의 도구>스크립트 편집기 를 선택하여 빈 프로젝트에 다음과 같은 스크립트를 입력합니다. 

function onFormSubmit(e) {

MailApp.sendEmail(e.values[5], "휴가신청이 등록되었습니다.", "내역을 살펴 보시고, 신청자와 관리부서에 메일을 전달하시며 승인여부를 기재해 주세요.\n\n휴가일정 : " + e.values[4] + "\n휴가자 : " + e.values[2]);

MailApp.sendEmail(e.values[1], "휴가신청이 완료되었습니다.", e.values[2] + "님 출장 신청이 완료되었습니다. \n 휴가신청은 소속부서 승인자의 답장으로 승인이 이루어집니다. \n 승인 답장을 받으면, 관리부서에서 휴가처리를 완료합니다." + "\n휴가일정 : " + e.values[4]);

}

e.values[5] 값이 위 응답시트의 승인자 열을 뜻합니다. 승인자의 메일을 참조합니다. > 해당 부서의 승인자에게 메일을 보낼 수 있습니다. 

e.values[1] 값은 휴가 신청자의 메일값을 참조합니다. 

스크립트 작성 후 리소스 > 현재 트리거 > 응답 제출 시 를 선택하여 저장합니다. 



4. 휴가신청을 합니다. 


4. 휴가신청 완료시 다음과 같이 하나의 응답파일에 데이터가 쌓입니다. (테스트이므로 사용자이름과 휴가신청자는 같게 표기되었습니다만, 다른 사용자가 신청시 사용자이름과 휴가신청자는 변경되어 기록됩니다.)


5. 휴가신청을 하게 되면 위의 파일에 데이터가 남겨짐과 동시에 신청자와 승인자게에게 메일 알림이 전송됩니다. 


<휴가신청자가 수신하는 메일> 

<승인자가 수신하는 메일>


이렇게 승인자의 메일주소를 선택할 수 있도록 양식을 작성하고 스크립트를 활용하여 해당 값을 수신자로 지정하면, 여러 부서의 신청자가 하나의 양식으로 휴가신청을 하고 여러 부서장이 메일로 승인 할 수 있도록 활용할 수 있습니다. 






<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>

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양식과 스크립트를 활용한 공용자원관리

구글앱스/구글드라이브 2013.11.24 22:35 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글 드라이브의 양식과 스크립트를 활용하여 회사의 공용자원 사용을 신청하는 방법을 소개합니다. 


아래의 프로세스를 실행하기 위한 준비사항에 대해 알려드리도록 하겠습니다. 

1. 드라이브 양식(form)으로 공용자원(차량, 회의실) 이용 신청을 합니다.

2. 신청이 접수되면 신청내용은 별도의 파일에 저장되고, 동시에 공용자원관리담당자에게 이메일로 통보됩니다.

3. 담당자는 신청 내용을 이메일로 확인 가능하므로, 신청결과 파일을 열어보지 않아도 됩니다.


먼저 신청양식을 작성합니다. 

1) 신청양식 작성

 · 구글 "드라이브 > 만들기 > 양식"을 클릭합니다.

 · 양식의 제목은 “공용자원 신청서”로 하며, 조직 내 로그인 후 사용하도록 체크하고, 응답자 정보를 자동 수집하도록 체크합니다.

 · 양식에 대한 설명을 자세하게 넣습니다.

 · 첫 번째 항목 “신청자 부서”를 ‘텍스트’ 형식으로 넣습니다.


<신청 양식 만들기 화면>


 · “신청자 이름”을 ‘텍스트’ 형식으로 넣습니다.

 · “공용자원 선택”은 ‘목록에서 선택’ 형식으로, 목록에는 공용자원(리소스 등록과 일치하도록)을 넣습니다.

 · “용도”를 ‘텍스트’ 형식으로 넣습니다.

 · “사용일시”을 ‘날짜’ 형식으로, 연도와 시간포함을 체크해 넣습니다.

 · “사용종료일시”을 ‘시간’ 형식으로 연도와 시간포함을 체크해 넣습니다.

 · ‘모든 응답자에게 이 양식의 결과를 게시하고 링크 표시’를 해제합니다.

 · ‘응답자가 응답을 제출한 후에 수정할 수 있도록 허용’을 해제합니다.

 

신청 양식 만들기를 완료하면 아래와 같은 화면이 됩니다.


<신청 양식 만들기 완료 화면> 


 · 신청 양식 만들기를 완성하고 상단에 “응답대상선택” 메뉴를 누르면, 양식이 제출 되었을 때 저장이 되는 스프레드시트를 만들 수 있습니다.

 · 새 스프레드시트를 만듭니다.


<스프레드시트 연결>

 

 · 공용자원 신청서(응답) 스프레드시트는 양식에 대한 응답이 저장되는 시트입니다.


2) 이메일 알림(구글 스크립트 적용)

 · 양식은 기본적으로 응답이 오더라도 관리자나 사용자에게 알림이 가지 않습니다. 알림이 가지 않으면 공용자원 신청에 대한 즉각적인 대처를 할 수 없습니다. 따라서 ‘구글 스크립트’를 사용하여 관리자와 사용자에게 메일이 가도록 설정해주어야 합니다.

  - 구글 스크립트 : 구글에서 제공해주는 스크립트로 Java Script를 기반으로 하고 있는 프로그래밍 언어입니다.

 · 양식에 대한 응답 메일 받기는 ‘응답 스프레드시트’ 내에 구글 스크립트를 적용하여 사용 할 수 있습니다.

  - 양식에 대한 응답 스프레드시트를 열고 “도구 > 스크립트 편집기”를 선택합니다.


<스크립트 편집기> 


 · 새 창으로 “제목 없는 프로젝트”가 열리면 “빈 프로젝트”를 선택합니다.

 

<구글 스크립트 빈 프로젝트> 

 

 · 기존에 입력된 코드를 지우고 아래 스크립트를 새로 입력합니다.

function onFormSubmit(e) {

MailApp.sendEmail("담당자 이메일 주소", "공용자원이 등록되었습니다.", e.values);

MailApp.sendEmail(e.values[1], "공용자원 신청이 완료되었습니다..", e.values[3] + "님 공용자원 신청이 완료되었습니다. \n 공용자원신청 승인이 완료되면. 공용자원관리 캘린더에 등록됩니다. \n 이메일로 발송해 드리니 확인바랍니다.");

}

여기서 "e.values[1] " 값은 응답시트의 첫번째열의 타임스탬프를 제외한 첫번째 행입니다. 두번째행을 표표시하려면 [2] 로 변경할 수 있습니다. 

<스크립트 입력> 


 · 스크립트에서 신청자가 양식 제출 시 관리자가 확인 메일을 받는 부분은

 MailApp.sendEmail("자신의 메일주소", "공용자원이 등록되었습니다.", e.values); 입니다. 

  - 자신의 메일주소 = 양식이 제출 될 시 확인 메일을 받는 담당자 메일을 입력합니다.

  - 공용자원이 등록되었습니다. = 이메일의 제목입니다.

  - e.values = 모든 양식 항목에 대한 응답 결과를 메일로 받게 됩니다.


<담당자 수신 메일>


 · 스크립트에서 신청자가 받게 되는 메일은 

 MailApp.sendEmail(e.values[1],"공용자원 신청이 완료되었습니다." e.values[3] + "님 공용자원 신청이 완료되었습니다. \n 공용자원신청 승인이 완료되면. 공용자원관리 캘린더에 등록됩니다. \n 이메일로 발송해 드리니 확인바랍니다.");    

 - e.values[1] = 응답자의 이메일이며 자동으로 입력됩니다.

 - 공용자원 신청이 완료되었습니다. = 이메일의 제목입니다.

 - e.values[3] = 응답자의 이름이며 자동으로 입력됩니다.

 - “+” 뒷부분의 문구는 이메일의 내용입니다.


<신청자 수신 메일>     


 · 스크립트를 모두 입력 했으면 상단에 “리소스 > 현재 프로젝트의 트리거”를 선택 합니다.


<리소스> 


 · 현재 프로젝트의 트리거 창이 나오면 “양식 제출 시”를 선택 한 후 “저장”을 클릭합니다. 양식 제출 시마다 응답내용 메일을 보내도록 하는 의미입니다. 


<현재 프로젝트의 트리거 설정>



3) 공용자원 신청하기 

양식 및 스크립트 작성이 완료되면, 해당 양식을 배포하고, 공용자원신청을 할 수 있습니다. 아래 화면과 같이 양식을 통해 신청을 하게 되면, 앞서 설명한 바와 같이 신청자에게는 신청알림 메일이, 담당자에게는 내역에 대한 알림 메일이 발송되어 업무를 처리할 수 있습니다. 

<공용자원 신청 화면>



<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>

YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809


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