V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 1) 문서

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.04.13 19:23 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

구글 드라이브는 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식, 그림 등의 다양한 문서도구를 지원 합니다.


구글 문서도구 형식으로 저장되는 문서는 스토리지 용량에 영향을 받지 않고 무제한 저장이 가능합니다. 구글 드라이브에서 작성 가능한 문서의 종류는 다음과 같습니다. 


  ․ 문서 : MS 오피스의 워드와 호환되며, 일반 문서를 의미합니다.

  ․ 프리젠테이션 : MS 오피스의 파워포인트와 호환되며, 프리젠테이션을 위한 파일 형식을 의미합니다.

  ․ 스프레드시트 : MS 오피스의 엑셀과 호환되며, 데이터의 손쉬운 관리 및 계산식, 함수 등을 사용할 수 있습니다.

  ․ 양식 : 설문조사와 같이, 형식을 가진 데이터를 반복적으로 입력받기 위한 문서형식입니다.

  ․ 그림 : 그림을 그리거나 이미지를 간단하게 편집할 수 있습니다.


 1) 문서

웹오피스 형태로 사용되는 구글 문서도구는 여러 형식을 지원하지만 유사한 인터페이스를 가지고 있어 쉽게 적응할 수 있습니다. 가장 기본적인 인터페이스와 이에 대한 상세 설명을 본 절에서 다루어 보겠습니다. 

여기서 “문서"는 MS 워드, 아래한글 같은 문서 편집기를 이야기 합니다.


   (1) 문서 만들기 

  ․ 드라이브 초기화면에서 “만들기 > 문서”를 클릭합니다.

<문서 만들기>

  

  ․ 새 창으로 “제목 없음”이라는 문서가 생성됩니다. 상단의 “제목 없음”을 클릭하면 문서의 제목을 수정할 수 있습니다. 


<문서 초기화면>


드라이브의 문서가 MS 워드만큼 다양한 서체(특히 한글의 경우)를 제공하거나 세세한 편집 기능을 제공하지는 않지만, 일반적인 문서를 작성하는 것에는 불편함이 없습니다. 

문서의 디자인을 조금 더 보기 좋게 하기 위한 방법으로 템플릿을 사용할 수 있습니다. 미리 작성된 템플릿(V-2-7 템플릿 참고)을 이용하거나, MS 워드에서 기본적인 틀을 만들어 업로드 후 작업하는 방법도 가능합니다.


  (2) 문서 작성하기

기본 메뉴와 기능을 살펴보도록 하겠습니다. 

상단 메뉴 바에는 파일, 수정, 삽입, 서식, 도구, 퓨전테이블, 도움말 등이 있습니다. 


  ․ ‘파일’메뉴

  - 공유 : 파일의 공동작업자, 공유권한 등을 설정할 수 있습니다. (V-4 문서의 소유권, 공유와 협업 참고)

  - 새로 만들기 : 원하는 형식의 새 문서를 생성합니다. 

  - 열기 : 기존 문서를 선택하여 엽니다. 

  - 이름 바꾸기 : 문서의 제목을 바꿉니다. 

  - 사본 만들기 : 해당 문서의 사본을 생성합니다. 

  - 업데이트 기록 보기 : 문서의 변경이력을 실시간으로 확인하고 복원할 수 있습니다. 


<업데이트 기록>


  - 다른 이름으로 다운로드 : 구글 문서형식의 파일을 MS 워드(.doc), OpenDocument(.odt), 서식 있는 텍스트 형식(.rtf), PDF문서(.pdf), 일반 텍스트(.txt), 웹페이지 형식(.html) 등으로 변환하여 다운로드 할 수 있습니다. 


<다른 이름으로 다운로드>


  - 웹에 게시 : 해당 문서를 웹에 게시할 수 있습니다.


<웹에 게시>


‘문서링크를 통해 다운로드’ 또는 ‘소스코드 삽입’의 방식으로 문서를 웹상에 게시할 수 있습니다. 


<문서의 링크 및 소스>


  - 공동작업자에게 이메일 전송 : 공유 기능을 통해 공동작업 권한을 가진 사용자에게 해당문서 정보를 이메일로 전송합니다. 

  - 이메일에 첨부하기 : 해당 문서를 첨부하여 이메일을 전송할 수 있습니다. 


  ․ ‘수정’ 메뉴

  - 실행취소, 다시실행, 잘라내기, 복사, 붙여넣기, 웹 클립보드, 모두 선택, 찾기 및 바꾸기 

  등 일반적인 문서편집에 관한 명령을 실행할 수 있습니다. 


  <수정 메뉴>


  ․ ‘보기’ 메뉴 

  - 인쇄 레이아웃, 눈금자 표시, 등식 툴바 보기, 맞춤법 추천 보기, 컨트롤 숨기기, 전체화면 등 보기설정에 관한 명령을 실행할 수 있습니다. 

 

<보기메뉴>

  

  ․ ‘삽입’ 메뉴 

  - 이미지, 링크, 등식, 그림 표, 댓글, 각주, 특수문자, 가로줄, 페이지 번호, 페이지 수, 페이지 나누기, 머리글, 바닥글, 북마크, 목차가 있습니다.

문서 편집 시 필요한 이미지, 링크 및 특수문자 등의 삽입 명령을 실행 할 수 있습니다. ‘이미지‘와 ’그림‘을 같은 메뉴로 생각할 수 있으나, 이미지의 경우 이미지 파일 자체를 삽입할 수 있는 반면, 그림 메뉴는 직접 그림을 웹 도구(팝업 창)에서 직접 그려 삽입하는 차이점이 있습니다. 

‘삽입’ 메뉴의 기능 중 ‘댓글’의 경우 문서의 협업 시 좋은 도구로 활용될 수 있습니다.(해당 기능은 V-3 문서의 소유권, 공유와 협업 참고)


  <삽입 메뉴>


  ․ ‘서식’ 메뉴

  - 굵게, 기울임꼴, 취소선, 윗첨자, 아래첨자, 단락 스타일, 정렬, 줄 간격, 목록 스타일, 서식 지우기 등 각 선택영역의 서식에 관한 메뉴를 실행할 수 있습니다.

 

<서식 메뉴>


  ․ ‘도구’ 메뉴 

  - 조사, 정의, 단어 개수, 문서 번역, 스크립트 관리자, 스크립트 편집기, 환경설정에 관한 기능을 수행합니다.

  

 <도구 메뉴>


도구 기능 중 조사는 문서작성 시 유용하게 쓰일 수 있는 기능입니다. 조사를 클릭하면, 문서 우측에 구글 검색창이 생깁니다. 원하는 검색어를 입력하면, 이미지, 링크, 인용의 형태로 바로 문서에 삽입할 수 있습니다. 정의 기능의 경우 조사를 통한 검색 결과 중 사전에 수록된 내용만을 보여줍니다. 


<도구 조사 메뉴>


  ․ ‘퓨전 테이블’ 메뉴

  - 퓨전테이블은 표를 삽입하거나 삽입된 표를 편집하는 명령을 수행합니다. 


<퓨전 테이블 메뉴>






<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

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V-1. 구글 드라이브를 소개합니다.

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.04.07 16:21 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

1. 구글 드라이브를 소개합니다. 

구글 드라이브는 ‘웹기반 오피스’ 도구이며, 공유와 협업으로 변화를 가져오는 강력한 스마트워크 도구입니다. 


드라이브는 구글의 핵심 서비스 중 하나로 웹브라우저에서 문서도구를 이용하여 온라인으로 문서를 작성하고, 쉽게 공유하며, 실시간 협업을 가능하게 합니다. 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식(form), 그림 등 구글에서 제공하는 문서도구를 이용하여 문서를 작성 및 편집할 수 있으며 클라우드 서비스를 이용하여 문서를 업로드 및 보관할 수 있습니다.

스마트워크를 위한 구글 드라이브의 이용은 문서작업 방식의 근본적인 변화를 가져올 것입니다. 이것은 PC에서 클라우드로, 1인 혹은 단독작업에서 다자간 협업으로, 단계적 작성에서 실시간 공동작업으로의 변화입니다. 

이 절에서는 이러한 변화를 가능하게 하는 드라이브의 특징과 장점 및 단점, 환경설정에 대해 설명하겠습니다.


 1) 스마트워크를 위한 문서와 문서함의 네이밍 규칙

중소기업은 드라이브를 이용하기에 앞서, 문서와 문서함의 네이밍 규칙을 효율적으로 정해야 합니다. 

업무를 위한 문서는 하루에도 수십 건 이상 발생하며 별다른 규칙 없이 누적되기만 한다면 필요할 때 찾아보기가 어려워 비효율적인 업무를 초래할 수 있습니다.

문서작성 당시에는, 작성자가 문서제목을 보고 해당 내용을 쉽게 유추할 수 있지만, 시간이 지남에 따라 본인이 작성한 문서도 제목만 보고는 내용을 알 수 없는 경우가 많습니다. 본인도 알아보기 힘든 문서를 다른 사람이 본다면 내용을 예측하거나 찾아보기 더욱 힘들 수밖에 없습니다.

일례로, 총무팀에서 회사 전체의 워크샵을 추진위한 기획서를 작성할 때, 파일 명을 “워크샵”이라고 하면 작성 당시나 행사 진행 당시에는 크게 혼돈이 없을 수도 있습니다. 그러나 몇 년이 지나면서 언제, 어떤 내용으로 누가 작성했는지 바로 파악하기 어려워집니다. 


문서의 제목은 다음과 같은 내용에 준하여, 명명하는 것이 좋습니다. 

 ․ 소속 부서, 업무분류, 제목, 작성일, 작성자 등을 기술합니다. 

    예> 회사 워크샵 - “행사_회사 전체 워크샵__20130912_총무부_홍길동” 등으로 구체적으로 명명하는 것이 효과적입니다. 누가 보아도 2013년 9월 12일에 총무부 홍길동이 작성한 회사 전체 워크샵에 관한 문서라는 것을 알 수 있습니다. 


이처럼 문서의 제목을 구체적이고 체계적으로 작성하는 것만으로도 공유를 통한 협업의 기본 조건을 갖출 수 있습니다. 

문서함(폴더) 역시 같은 원칙을 적용할 수 있습니다. 조직이나 업무, 진행 및 완료 상태에 따라 문서함을 잘 분류해 놓으면 효과적으로 문서를 관리할 수 있습니다.  


2) 드라이브의 특성

 (1) 구글 드라이브는 웹오피스입니다. 

구글 드라이브는 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식(form), 그림 등의 형식을 지원하는 웹오피스 도구를 제공합니다. 웹브라우저에서 바로 문서의 작성, 수정, 공유 작업을 진행하며, 구글 드라이브에 저장됩니다. 물론 구글에서 지원하는 형식 이외의 문서나 파일도 업로드를 통하여 저장할 수 있으나 온라인에서의 편집은 불가능합니다. 기존의 문서작성방식이 개인의 PC에서 작성되고 저장되는 형태였다면, 구글 드라이브는 웹에서 바로 작성하고 저장된다는 점이 가장 중요한 차이점입니다.

이러한 클라우드 웹 저장 형태는 작업 도중 PC의 프로그램이 다운되거나 전원이 갑자기 꺼졌을 때도, 작업 중이던 파일을 안전하게 저장할 수 있게 해줍니다. 또한 웹오피스는 스마트 기기로 언제 어디서나 동일한 파일을 열어 작업을 하고, 다른 사람과 손쉽게 공유할 수 있습니다.

 (2) 구글 드라이브의 저장용량은 다른 구글 서비스와 통합하여 사용됩니다. 

 ․ 개인 사용자 15GB, 구글 앱스 사용자 30GB

이메일 및 첨부파일, 드라이브의 문서, 구글 플러스 포토의 모든 내용을 통합하여 용량을 공유합니다. 드라이브에는 단일 파일의 크기가 최대 10GB까지 업로드 됩니다.

단, 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트 등 드라이브 형식의 문서는 용량 산정에서 제외되어 무제한 사용이 가능합니다. “구글 플러스 > 포토”에 업로드 된 2048*2048 사이즈 이하의 사진 역시 용량을 차지하지 않습니다.

구글 앱스(Business, Education 버전)의 통합 저장용량은 30GB를 제공합니다. 저장용량이 부족한 경우 추가 결제를 통해 용량을 추가할 수 있습니다. 


 (3) 모든 종류의 파일을 다른 사용자와 공유할 수 있습니다. 

드라이브의 모든 파일(문서, 동영상, 사진 등)을 다른 사용자와 공유 할 수 있습니다. 파일의 형식과 소유자의 설정에 따라 보기가능, 댓글작성가능, 수정가능과 같은 권한을 부여할 수 있습니다.


 (4) 실시간 저장, 버전관리, 업데이트 내역관리

드라이브의 모든 문서작업은 실시간으로 저장됩니다. 또한 업로드 된 파일의 버전 관리, 드라이브 문서의 업데이트 내역 등을 확인하여 원하는 버전 및 시점으로 복원할 수 있습니다.



3) 드라이브의 장단점

 (1) 장점

   ․ 언제 어디서나 동일한 문서에 접근할 수 있습니다. 

   ․ 실시간 공유 및 협업이 가능합니다. (동시작업을 지원합니다.)

   ․ 실시간 백업 및 이전 버전으로 즉시 복구할 수 있습니다.

   ․ 지메일과 드라이브를 이용해 대용량 첨부파일을 자유롭게 사용할 수 있습니다. 

   (네이버, 다음과 같은 포털 메일 서비스의 경우 대용량 파일은 다운로드 횟수, 기간 제한 있음)


 (2) 단점

   ․ 로그인정보 노출, 휴대기기 분실 시 어플리케이션 잠금이 되어 있지 않으면 파일이 노출될 우려가 있습니다. 

   ․ 문서 작성의 경우 기존 MS오피스만큼 복잡하거나 화려하게 꾸미기 어렵습니다. 


 4) 화면 및 환경설정

   (1) 화면설명

처음 “드라이브”에 접속했다면 PC용 구글 드라이브 다운로드 안내 화면이 보이며, 이후에는 드라이브 서비스 화면이 보입니다. 화면 좌측에는 “만들기”와 “업로드” 아이콘 및 “내 드라이브” 등이 있으며 본문에는 폴더와 문서 목록이 있습니다. 폴더 아이콘에 사람 모양 표시가 있는 것은 여러 사용자와 공유된 폴더임을 의미합니다.


   ․ 만들기 : 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식 등의 생성 및 작성을 시작합니다. 

   ․ 업로드 아이콘(위로 화살표) : 구글 문서형식 외 다른 형식의 파일을 업로드 합니다. 

     (PDF, 글, 압축파일, 동영상파일 등 모든 파일)

   ․ 내 드라이브 : PC의 탐색기에 “내 폴더”와 같은 개념입니다.

   ․ 공유 문서함 : 다른 사용자가 내게 공유한 폴더 및 문서를 보여줍니다. 

   ․ 중요 문서함 : “별표”한 문서를 보여줍니다. 

   ․ 활동 : 최근 수정된 문서 목록이 순서대로 나타납니다.(열어본 문서도 나타남)  

   ․ 고급 필터링 : 문서의 종류, 소유권, 공개설정 등 여러 조건으로 필터링합니다.


<드라이브 첫 화면>


고급 검색 옵션을 사용하면 문서의 형식, 소유자, 열어본 문서함, 문서의 공개여부 등 다양한 조건으로 문서를 검색할 수 있습니다.


<고급 검색 옵션>


   (2) 환경설정

드라이브 화면 우측 상단의 “설정” > “설정”을 들어가면 “기본설정” 및 “수정” 탭이 있습니다. “기본 설정” 탭에서는 ‘언어’나 ‘시간대’, 굵게 표시 여부를 설정할 수 있으며 현재 사용중인 저장 공간이 나타납니다. 

“수정” 탭의 ‘오른쪽에서 왼쪽 컨트롤’ 은 오른쪽에서 왼쪽으로 읽고 쓰는 우횡서(右橫書) 형식의 문서작성을 지원합니다.


<드라이브 기본설정> 


드라이브의 환경설정(“설정” 아이콘 클릭 시 보이는) “업로드 설정”은 다음과 같습니다. 

   ․ 업로드 된 파일을 구글 문서도구 형식으로 변환 : 워드, 파워포인트, 엑셀 등의 MS 오피스로 작성된 파일을 업로드 시 구글 드라이브의 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트 형식으로 변환합니다. 

   ․ 업로드 된 PDF 또는 이미지 파일의 텍스트 변환 : 용량이 2Mb 이내의 PDF, 이미지를 변환하며, 원본을 이미지로 구글 문서에 붙여넣고 PDF, 이미지 내의 텍스트를 별도로 추출하여 문서 하단에 넣어줍니다. 이미지에서 텍스트를 추출하는 기능은 완벽하지 않습니다.

   ․ 업로드 할 때마다 설정 확인 : 위 두 가지 항목에 언급된 파일들을 업로드 할 때마다 구글 문서도구 형식으로 변환할지 묻는 설정입니다. 이 옵션을 설정해두는 것이 좋습니다. 그렇지 않은 경우 자동적으로 문서 형식이 변환되어 호환성에 문제가 될 수도 있습니다. 특히, 국내에서 주로 사용되는 문서의 인코딩 형식이 자동으로 MS 워드로 변환되어 제대로 읽혀지지 않을 수 있습니다.

   

<업로드 설정>




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V. 드라이브 : 문서의 작성과 공유, 협업을 위한 도구입니다.

모든 문서작업을 기기나 공간의 제약 없이 실시간으로 협업하고 공유하는 것, 스마트워크의 핵심입니다.

 


문서작업은 ‘내 컴퓨터’에서 작성하여 ‘내 문서’ 폴더에 저장하는 것이 일반적입니다. 다른 사람의 검토가 필요한 경우에는 인쇄를 하거나, 이메일, 이동형 저장장치 등을 이용해 문서를 전달하고 검토 작업을 수행한 후, 다시 문서를 받아 작업을 완료해야 했습니다. 여러 사람이 작성한 문서를 취합해야할 경우, 여러 개의 문서를 한사람이 받아 하나의 문서로 편집해 완성했습니다.
 

 

이러한 기존의 문서작성 방식은 크게 세 가지 단점을 가지고 있습니다.

첫째, 여러 단계를 거치게 되며 시간소모가 많습니다.

둘째, 수정 문서가 많이 쌓이다 보면 어느 문서가 최신본인지 구별하기 힘들어 집니다.

셋째, 문서에 대한 커뮤니케이션이 복잡해지고 협업이 쉽지 않습니다.

 

위 세 가지 문제점들을 해결하기 위해서는 문서작업 시 다음과 같은 원칙을 세워야 합니다.

01. 모든 문서는 관련자들과 공유해야 합니다.

02. 실시간 공동 작업이 이루어질 수 있어야 합니다.

03. 언제 어디서 어떤 기기로 접속하더라도 문서를 작성, 수정할 수 있어야 합니다.

 

이 원칙을 실현할 수 있는 방안이 구글 드라이브를 사용하는 것입니다. 서비스 명칭 변경 전에는 “문서도구”라고 불렸으며, 현재는 “드라이브”라고 통칭합니다. 개인용 드라이브는 15GB, 구글 앱스 비즈니스 사용자는 30GB의 용량을 제공합니다.

 

드라이브의 사용으로 모든 문서 웹브라우저 환경에서 작성하거나 공유될 수 있고, 항상 최신본을 유지할 수 있습니다. 동시에 하나의 문서를 여러 명이 실시간으로 열어보고 작성하거나 수정할 수 있습니다. 변경 내역을 개인별 시간별로 확인하거나, 문서에 대한 각자의 의견을 실시간으로 나눌 수도 있습니다.

 

본 장에서는 구글 드라이브의 문서 작성, 공유, 관리, 협업에 대한 내용을 설명하겠습니다.

 




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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구글드라이브 PC버전 설치 오류시 대처방법

구글앱스/구글드라이브 2012.10.12 21:26 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글 드라이브 PC버전 설치 오류시 대처 방법


구글앱스 교육을 실제 기업에 하며, 초기 세팅을 하다 보니

구글드라이브 PC버전이 설치가 안 되는 현상이 있어, 해결방법에 대해  포스팅합니다.^^


(구글드라이브 설치하러 가기 https://tools.google.com/dlpage/drive?hl=ko#eula)





1. 현상 

- 구글 드라이브 PC버전이 설치가 안 된다. 

- 구글 드라이브 PC버전이 설치는 되었다고 메세지가 뜨지만, 실행이 안 된다. 

등등 여러가지 현상으로 설치 혹은 실행이 안 되는 경우입니다. 


2. 원인 

- 버전의 문제인 것으로 파악이 되구요. 

- 현재(2012.10.12) 구글드라이브의 PC버전은 1.4버전입니다. 


3. 해결책 

- 제어판 > 프로그램관리 > 구글드라이브 삭제 후 

- 구글드라이브 PC버전 1.3버전을 다운로드 후 설치합니다. 


구글 드라이브 PC버전 1.3버전 다운로드 클릭 

클릭하시면 다운로드 받으실 수 있습니다. 


대부분의 문제는 이 방법으로 해결이 되는 것 같습니다. 

참고가 되시길 바랍니다. ^^



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