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IV-5. 캘린더의 기업 적용 사례

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.03.24 12:19 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

IV-5. 캘린더의 기업 적용 사례

1) 공유캘린더 적용사례

관리자(admin)는 회사의 조직 구성과 업무특성을 고려하여 정책적으로 캘린더를 공유하고 관리해야 합니다. 회사의 조직도에 따른 부서별, 업무별 공용캘린더를 결정하고 그에 따라 캘린더를 생성합니다. 가급적 조직(회사)의 공유 캘린더는 최소화하는 것이 좋습니다.

 다음 표는 A기업 공유 캘린더의 예시입니다. (사용자 권한은 캘린더의 옵션에 있는 권한명을 그대로 사용하여 표기하였습니다.)


캘린더명

공유대상

사용자 권한

비고

회사공용

캘린더

경영지원부

일정변경

회사 공식일정

전체 임직원

모든 일정 세부정보 보기

외부공개용

캘린더

경영지원부

일정변경

외부 공개용 공식일정

모든 사용자(조직 내외부)

모든 일정 세부정보 보기

CEO

공식일정

캘린더

CEO

일정변경

CEO 외부공식일정

경영지원부 담당자

모든 일정 세부정보 보기

각 부서장

한가함/바쁨으로만 보기

영업부

CEO

모든 일정 세부정보 보기

부서 공식일정

부서내 회의, 출장 등

영업부장 및 부서원

일정변경

타 부서장 및 부서원

한가함/바쁨으로만 보기

생산부

CEO

모든 일정 세부정보 보기

부서 공식일정

부서내 회의, 출장 등

생산부장 및 부서원

일정변경

타 부서장 및 부서원

한가함/바쁨으로만 보기

경영지원부

CEO

모든 일정 세부정보 보기

부서 공식일정

부서내 회의, 출장 등

경영지원부장 및 부서원

일정변경

타 부서장 및 부서원

한가함/바쁨으로만 보기


 A기업은 20 여명 안팎의 제조업체로 크게 경영지원부, 생산부, 영업부로 구성되어 있는 회사입니다. 부서장 회의를 통해, 제시된 표의 내용과 같이 여섯 개의 공유캘린더를 생성하였습니다.

 

· 회사공용 캘린더 : 조직내부의 구성원들이 공유하는 캘린더이며 경영지원부에서 일정을 등록, 수정, 관리합니다. 모든 직원이 상세 일정을 확인할 수 있습니다. 회사의 공식일정을 등록 배포합니다.

· 외부공개용 캘린더 : 제품시연회, 고객초대행사 등 외부에 공개해야 할 일정을 등록합니다. 거래처에 제품 납품 일정을 공개하는 용으로 사용할 수도 있습니다.

· CEO 공식일정 캘린더 : CEO의 공식일정을 등록하며, 경영지원부 담당자는 모든 일정을 확인하고, 타 부서장의 경우 일정의 유무 정도만을 확인합니다.

· 각 부서 캘린더 : CEO는 모든 세부일정을 확인 할 수 있으며, 해당 부서는 일정을 변경할 수 있으나 다른 부서장 및 부서원들은 해당 부서 일정의 유무 정도만 확인합니다. 이를 통해 부서 간 일정을 조정하는데 참조합니다.

 

이 방식은 하나의 사례에 불과합니다. 각 기업의 특성에 맞도록 공용캘린더를 정하고, 그에 따라 생성 관리하는 것은 해당 기업의 몫입니다. 다만, 공용캘린더의 수를 최소화하고 관리자(admin)가 관리하는 것이 바람직하다는 것을 유의하길 바랍니다.

 

(2) 제품, 서비스의 일정관리 활용

B기업은 부품을 수입하여 완제품을 거래처에 납품하는 기업입니다. B기업의 경우 캘린더를 부서, 사람의 일정관리 뿐만 아니라 제품과 서비스의 일정관리용으로도 활용하고 있습니다. 앞서 제시한 부서별 캘린더와 회사공용 캘린더 이외에 다음과 같은 두 가지 캘린더를 활용하고 있습니다.

 

① 주요 부품의 입고 일정 관리

B기업의 특성상 핵심 부품의 수입일정이 완제품을 납품하는 일정에 큰 영향을 미칩니다. 특히 주요 부품의 수입일정이 비정기적이며 실시간 공유되지 않아 납품부서(영업부)가 납기 관리에 어려움을 겪고 있었습니다. 이 문제를 부품 공유캘린더를 통해 해결하였습니다.

부품의 수입일정에 관한 부품 공유캘린더를 만들어 부품 공급업체와 구매생산부, 영업부가 공유하였습니다. 주요 부품별의 수입일정이 확정되면, 수입일정을 캘린더에 등록하는 것만으로 영업부는 해당 일정을 즉시 확인하고 처리할 수 있게 되었습니다.

 

 

② AS 일정 관리

두 번째로 고객사에 납품된 제품들에 대한 AS 캘린더를 생성하였습니다. 이 캘린더는 영업부와 품질관리부가 공유하는 캘린더입니다. 기존에는 영업부에서 접수된 제품의 AS 요청을 품질관리부에 통보하면, 품질관리부에서 다시 영업부로 AS 일정을 알려주고 고객사에 통보하는 과정을 거쳤습니다.

AS 캘린더를 생성한 후에는 영업부에 접수된 내용이 즉시 품질관리부에 통보되고, 품질관리부는 일정을 계획하고 AS 캘린더에 등록합니다.

이 과정이 반복되면서 AS 캘린더에 등록된 일정을 영업부도 공유하고 있으므로, 고객사로부터 AS접수 시 현재 계획된 AS일정을 즉시 확인하고 비어 있는 일정을 다시 고객사에게 제시할 수 있게 되었습니다. 또한 이를 반영한 일정을 품질관리부에도 공유하여 다음 일정을 계획할 때 참고할 수 있게 되었습니다.

 

 

B기업의 사례처럼 캘린더는 사람, 부서의 일정뿐만 아니라, 제품, 서비스의 일정으로도 활용이 가능합니다. 구글 캘린더는 각 조직(회사)의 내부 상황에 따른 아이디어를 적용하여 더욱 다양한 방법으로 활용할 수 있습니다.


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<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809



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구글맵으로 여행준비하기

구글앱스/구글기타 2012.07.30 19:07 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

여행? 지도? 네비게이션? 아니! 스마트폰 하나로!

구글맵을 이용한 스마트 여행준비하기


바야흐로 때는 여행하기 좋은 계절이다.

낮시간은 좀 덥긴 하지만, 한여름의 불볕더위도 아니요, 

아침 저녁에는 시원한 바람이 부는 그야말로 여행의 계절이다.


필자. 이번 호에서는 그저 여행 다녀 온 이야기를 하려 한다. 

다만 그 여행 다녀온 이야기의 초점이 여행이 아니라 여행의 과정에 있다는 것이 다르다면 다른 점이라 할 수 있겠다. 


여행, 그것은 말만 들어도 설레고, 기분 좋은 일이다. 

여행지를 어디로 선택하고, 어떤 방법으로, 누구와 다녀올지에 대한 생각과 계획만으로도 여행은 벌써 즐거움을 선사한다. 그리고 그것은 전적으로 여행을 즐기는 당신의 몫이다. 

여행을 하는데 도움을 주는 어플리케이션도 많다. 한국관광공사나 각 지자체에서 운영하는 어플리케이션 같은 어플리케이션들은 여행지에 대한 정보도 많이 담고 있다. 그러나 오늘의 여행기는 그런 소개가 아니다. 


구글맵을 이용한 여행의 사전준비에 대해 이야기 해보고자 한다. 

앞서 밝혔듯이 여행지를 선정하는 것은 온전히 당신의 몫이다. 그리고 필자 역시 그러했다. 

필자, 지나간 6월의 세 번째 토요일과 일요일을 이용해 경상남도 남해군으로 훌쩍 떠났다. 물론 가족과 함께, 30개월 난 아들 녀석과 만 11년을 함께한 나의 동반자, 아내와 함께 먼 남해바다로의 여행을 즐기고 왔다. <의도한 바는 아니지만 공교롭게도, 만난 지(결혼이 아니다.) 만 11주년 기념여행이라는 거창한 타이틀이 붙었다.>


1. 구글맵을 이용한 나만의 지도 만들기.   


<그림1> 나만의 지도 생성



<그림2> 나만의 지도 메일보내기



<그림1>은 구글맵의 PC화면이다. 구글맵에서는 “새 지도”라는 버튼을 이용하여 나만의 지도를 만들 수 있다. 일종의 리스트인 셈이다. 사전에 조사된 여행지를 구글맵에서 검색 후 리스트에 저장을 한다. 필자의 경우 “남해여행지목록 12년6월”이라는 지도목록을 만들고, 이 지도 목록에 계획지를 입력하였다. 예를 들면, 남해상주은모래비치를 검색하면, 해당 장소를 클릭 후 저장하기 버튼을 누르면, 내 지도 목록 중 “남해여행지목록 12년6월”을 선택만 해 주면 해당 리스트에 저장이 되는 방식이다. 

간단히 정리하면, 내 지도 만들기 - 여행지 검색 - 내 지도 해당목록에 저장의 반복으로 나만의 여행계획지도를 만들 수 있다. 그리고 <그림2>에서처럼 내 지도를 이메일로 보내거나, 운영 중인 사이트, 또는 블로그 등으로 삽입할 수 있다. 



2. 내 지도를 스마트폰으로


   

<그림3>                                                  <그림4>  


   

<그림5>                                                 <그림6>


메일로 받은 링크를 스마트폰에서 클릭하면 <그림3>과 같이 모바일 지도가 표현된다. <그림4>와 <그림5>의 방법으로 홈 화면에 추가하기를 한다. 이렇게 하면, <그림6>의 세 번째 줄과 같이 바탕화면에 추가가 되어 어플리케이션이 아니지만, 어플리케이션처럼 사용할 수가 있다. <이렇게 활용하는 것을 “웹앱”이라고 부르기도 한다.>


3. 여행하며 확인하기


  

<그림7>                                                <그림8>          


<그림9>


이렇게 나만의 지도를 구축해 놓으면, 지도를 가지고 다닐 필요도 따로 메모를 해 둘 필요도 없다. 그저 바탕화면의 아이콘을 클릭하기만 하면 된다. 해당 핀을 클릭하면, 여행지 주소, 전화번호, 홈페이지 등으로 바로 연결되고, 목록을 텍스트나 지도화면으로 확인할 수 있다. 지도화면의 경우 한 눈에 위치를 확인할 수 있기 때문에 동선을 계획하기도 편리하다. 필자의 경우 좌측상단의 “보물섬마늘나라”부터 시계방향으로 “독일마을”, “해오름예술촌”등을 거쳐 “상주은모래비치”를 방문하고, 좌측하단의 “다랭이마을”에서 민박을 하였다. 

이렇게 계획을 정해서 움직이면, 효율적으로 움직이고, 우왕좌왕 하지 않아 즐겁게 여행을 할 수 있다. 

이동시 통신사에서 제공하는 네비게이션 어플을 이용하였는데, 워낙 잘 알려진 어플리케이션이기도 하고, 지면관계상 자세한 설명은 생략하기로 한다. (대부분 통신사마다 네비게이션 어플이 출시되어 있다.) 


마치는 글.

구글맵을 이용한 스마트폰으로 여행준비하기는 여기까지다. 스마트폰과 구글. 좀 더 간편하고, 휴대가 용이하고, 자세하고 한 눈에 보이는 여행준비를 하는데, 큰 도움이 된다. 

하지만 역시 여행은 여행이다. 준비가 잘 되었건, 잘 되지 못했건 여행과정에 일어나는 모든 일은 즐겁다. 지나고 보면 또 하나의 추억이 마음 속에 자리하고, 일상에 지칠 때 하나 둘 꺼내 보게 된다. 그리고 그 웃음이 흐려지기 전에 또 다른 여행을 준비한다. 

그렇게 우리는 산다. 여행을 그리며, 일상을 그리며... 

그런 의미로 스마트폰으로 촬영한 아름다운 남해, 상주은모래비치를 소개하며 글 마친다.








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