III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 

 1) 라벨, 중요한 메일부터 확인하세요. 

 2) 받은 메일은 모두 보관됩니다.

지메일은 기본적으로 모두 “전체보관함”에 보관됩니다. 이 전체 보관된 메일에 각각의 라벨을 붙여놓은 것이 개별 라벨 편지함에 보이는 것입니다.

업무와 관련된 메일이라면 더 이상 확인 할 일이 없다 하더라도 삭제할 필요가 없습니다.(지메일 용량은 충분합니다) 물론 업무와 관련이 없거나, 전혀 보관의 필요성이 없는 1회성 메일이라면, 삭제해야 합니다. 그러나 후에 찾아봐야 한다거나, 보존의 필요성이 있는 업무메일이라면 보관처리 하는 것이 바람직합니다. 


받은편지함에 온 메일은 라벨을 붙인 뒤 상단의 메뉴에서 “보관처리” 아이콘(폴더표시 안에  아래화살표 그림)를 클릭하면 받은편지함에서 사라지며 보관처리가 됩니다. 그러나 매번 받은편지함에 메일을 확인해 라벨을 분류하고 보관처리를 하는 것도 불필요한 일입니다. 필터링을 통해 보관편지함을 건너뛰고 바로 라벨로 이메일이 자동 정리되어야 합니다.


<보관처리>


라벨을 붙인 뒤 보관처리 된 메일은 해당 라벨을 클릭해 확인할 수 있으며, 좌측 메뉴 중 전체보관함에서도 확인이 가능합니다. 


<라벨 보관처리 된 메일>



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III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 


지메일 정리의 시작과 끝, 라벨과 필터링을 통해 메일을 효율적으로 사용할 수 있습니다. 


지메일에는 자동으로 설정되어 있는 기본편지함(받은편지함, 별표편지함, 중요편지함, 보낸편지함, 임시보관함)과 라벨설정을 통한 사용자 지정 편지함으로 구분됩니다. 라벨과 필터링을 통하여 메일을 분류할 수 있는 기능이 있습니다. 메일을 주고받다 보면, 주제나 키워드별로 정리해야 할 일이 생깁니다. 라벨과 필터링 기능을 사용하면 보다 편리하게 분류할 수 있습니다.

메일을 어떻게 분류하느냐에 따라서 업무효율은 크게 차이가 날 수 있습니다. 잘 정리된 라벨과 필터링은, ‘받은편지함’ 한 군데로 수신된 이메일 전체를 매일 확인하고 개별적으로 분류하는 것보다 매우 효율적이며 메일을 정리하는데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 


필진이 강조하는 방법은 지메일의 ‘받은편지함’을 항상 깨끗하게 비워두는 것입니다. 이메일을 처음 받았을 때 할 일은 그 메일의 확인이 아니라 분류(라벨)에 따른 정리(필터링)입니다. 업무와 관련된 메일은 그 중요도에 따라 라벨에 자동 분류되도록 필터링을 해 놓으면 애초에 메일이 받은편지함으로 오지 않고 해당 라벨로 들어가게 할 수 있습니다. 나머지 비업무 메일도 필터링을 통해 한 번만 정리해 놓으면 받은편지함에 메일이 없고 각각의 라벨별로 메일이 도착하게 됩니다. 

이렇게 하는 이유는 나에게 오는 모든 메일을 오는 순서대로 확인하는 것이 매우 비효율적이기 때문입니다. 메일은 중요한 메일 순서대로 확인해야 합니다. 따라서 중요 업무메일 라벨에 있는 메일부터 확인하고 순차적으로 중요성이 떨어지는 메일들을 확인하는 것입니다. 업무시간에 쓸데없는 메일을 모두 보느라 시간을 허비하지 않는 것, 스마트하게 일하는 방법입니다.




 1) 라벨, 중요한 메일부터 확인하세요. 

   (1) 라벨

라벨은 각 메일에 분류를 위한 이름표를 붙여 관리하는 기능입니다. 일반적으로 분류 폴더를 만들어 놓고 폴더별로 이메일을 따로 저장하는 방식은 아닙니다. 

지메일은 스팸처리를 하거나 삭제하지 않는 한 모두 ‘보관’됩니다. 이 보관되는 이메일을 분류하기 위해 메일마다 이름표, 즉 라벨을 붙여놓는 방식입니다. 종이서류를 관리할 때 교육 사업에 관련된 서류는 “교육사업”이라는 라벨을 만들어 맨 앞장에 붙여놓고 “교육사업”이라는 서류철을 만들어 보관하는 것과 같은 방식입니다. 


라벨을 붙이는 방식은 아주 쉽습니다. 해당 메일을 선택(체크박스)하고 왼쪽 메뉴 중 라벨을 드래그 하여 선택된 메일 위에 올려두면 간단히 라벨 구분이 완료됩니다. 


<라벨링이 완료된 메일>

  ․ 메일별로 라벨 분류를 마친 상태 : 메일별로 라벨표시가 되어 있음을 확인할 수 있습니다. 

왼쪽 하단 라벨 중 “교육사업”라벨을 클릭하면, “교육사업” 라벨이 붙여진 메일만 보이게 됩니다. 상단 검색창에 “label : 교육사업” 이라는 표기가 되고, 해당 메일에 붙여진 다른 라벨이 함께 표기됩니다. 라벨은 여러 개를 붙일 수 있으며 아래 그림의 두 번째 메일을 보면 “교육사업”라벨이 함께 표기되어 있음을 알 수 있습니다.

라벨을 여러 개 붙일 수 있다는 것은 하나의 메일을 중복해서 분류할 수 있다는 것입니다. 즉, 어느 메일은 ‘영업1부’ 메일이고 동시에 ‘중요업무’ 메일 일 수 있습니다. 

아래 화면에서 보듯 “받은편지함”도 일종의 라벨입니다. 처음 메일을 받을 때 “받은편지함” 라벨을 붙이기 때문에 “받은편지함”’에 있는 것입니다. 다만 “받은편지함”에서는 라벨 이름을 보여주지는 않습니다. 만일 처음 메일을 받을 때 “받은편지함” 라벨을 붙이지 않고 바로 사용자가 지정한 라벨을 붙이도록 필터링 하면 “받은편지함”이 아닌 해당 라벨로 바로 메일이 들어오게 됩니다.


<출판라벨 표기된 메일>


  (2) 라벨관리

“환경설정 > 라벨”에서 라벨을 관리할 수 있습니다. 환경설정의 “라벨”메뉴를 클릭하면 “시스템 라벨”과 “서클”, “라벨”로 구분됩니다. 각각의 라벨은 표시, 또는 숨기기를 선택할 수 있습니다. “시스템 라벨“은 삭제나 추가가 되지 않습니다. 

“서클” 메뉴는 구글 플러스의 기능으로서 “VII 행아웃”에서 활용되지만 라벨관리에서 사용할 필요는 없습니다. 따라서 모두 숨기기 하면 됩니다.

맨 아래 라벨 메뉴에서 “새 라벨”을 만들거나 수정 또는 삭제할 수 있습니다. 자유롭게 관리가 가능하며, 자신이 주로 쓰는 주제, 또는 프로젝트별로 구분하면 효과적으로 메일관리를 할 수 있습니다. 


<환경설정 라벨관리>


  (3) 새 라벨 만들기

“새 라벨 만들기”를 클릭합니다. 라벨의 이름을 쓰고, 상위 라벨을 선택할 수도 있습니다. 예를 들어 현재 “영업”이라는 라벨이 있고, “영업1부” 라는 라벨을 “영업” 라벨 아래 하위 라벨로 추가로 만들고 싶다면 새 라벨 만들기를 클릭하고 “영업1부”라는 이름을 붙입니다. 그리고 상위 라벨 선택을 체크한 후 “영업” 라벨을 선택하고 확인 버튼을 누르면 “영업”라벨 아래 “영업1부”라는 하위 라벨이 생성됩니다.


<하위 라벨 만들기>


<하위 라벨 생성확인>


  (4) 라벨의 활용 

라벨은 중요도에 따라 순서대로 만드는 것을 권장합니다. 그리고 라벨 이름 앞에 번호를 정해 입력합니다. 라벨은 기본적으로 가나다 순으로 정렬되므로 번호를 붙여야 원하는 순서대로 정렬될 수 있습니다. 즉, 가장 중요한 순서대로  “1. 업무_중요”, “2. 업무_일반”, “3. 업무_협조”, “4. 개인” 메일 순으로 라벨을 만들면 라벨의 순서가 곧 먼저 확인해야 할 메일 순서가 될 수 있습니다.


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III-2 지메일 어떻게 사용하나요?

  1) 메일 작성하기

  2) 안드로이드 OS 지메일 사용하기

  3) iOS 지메일 사용하기

아이폰에 구글 앱스 계정이 설정 되어 있어야 PC의 구글 앱스 지메일과 동일하게 사용할 수 있습니다. (스마트폰 환경설정은 II-2 스마트기기의 환경구축 참고)

2013/10/15 - [[출판]구글앱스로 강소기업 만들기] - II-2. 스마트폰, 전화기가 아닌 컴퓨터로 활용해야 합니다. 2) iOS

아이폰의 기본 메일 앱을 실행하면 동기화된 여러 계정 중 개인 지메일 또는 구글 앱스 계정의 지메일이 보이고 해당 메일을 확인할 수 있습니다.

안드로이드 스마트폰과 마찬가지로 아이폰의 라벨은 PC에서 설정한 라벨과 똑같이 적용되며 스마트폰에서 메일을 보내거나 삭제하거나 스팸처리를 해도 PC에서 동일하게 적용됩니다. 메일작성은 우측 하단의 아이콘을 누르면 새 메일을 작성할 수 있습니다. 받는사람은 지메일의 주소록과 아이폰에 저장된 연락처의 이메일을 모두 사용할 수 있습니다. 

               


<iOS 기본메일 앱 지메일 동기화>         


         

<iOS 기본메일 앱 지메일라벨>



<iOS 메일작성하기>




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III-2 지메일 어떻게 사용하나요?

1) 메일 작성하기

2) 안드로이드 OS 지메일 사용하기

스마트폰에 구글 앱스 계정이 설정되어 있어야 PC의 구글 앱스 지메일과 동일하게 사용할 수 있습니다. (스마트폰 환경설정은 II-2 스마트기기의 환경구축 참고)

2013/10/14 - [[출판]구글앱스로 강소기업 만들기] - II-2. 스마트폰, 전화기가 아닌 컴퓨터로 활용해야 합니다. 1) 안드로이드 OS

 “Gmail” 앱을 실행하면 받은 편지함이 나오고 메일을 선택하면 해당 메일을 볼 수 있습니다.

기기에 따라 메일 작성, 검색, 라벨, 동기화, 삭제 등의 버튼이 나타납니다. 스마트폰의 “Gmail” 앱은 PC의 지메일과 동기화 됩니다. 즉, 똑같은 메일을 확인할 수 있을 뿐만 아니라 스마트폰의 라벨은 PC에서 설정한 라벨과 똑같이 적용되며 스마트폰에서 메일을 보내거나 삭제하거나 스팸처리를 해도 PC에서 동일하게 적용됩니다.


<안드로이드 지메일>


스마트폰 “Gmail” 앱 “설정”에서 메일 계정별로 알림, 서명, 라벨관리 등을 할 수 있습니다. (서명은 PC의 서명과 별도로 표시됩니다) 


<안드로이드 지메일 환경설정>


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III-2. 지메일 어떻게 사용하나요? 1) 메일 작성하기

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2013.10.22 10:29 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

III-2. 지메일 어떻게 사용하나요?

PC와 스마트 기기에서 동일하게 지메일을 작성하고 확인할 수 있습니다.


환경설정을 모두 마치고 PC와 스마트 기기를 이용하여 지메일을 사용해 보겠습니다. 지메일은 PC환경에서나 모바일환경에서 대부분의 기능을 동일하게 사용 할 수 있습니다. 언제 어디서나 사용할 수 있는 스마트워크의 기본이 되는 것이 메일입니다. 

대부분의 중소기업에서 직급이 높을수록 사무실을 벗어나 일해야 하는 경우가 많습니다. 지메일을 통해 업무의 흐름이 이루어지므로 언제 어디서나 스마트 기기만 가지고 있다면 수시로 업무를 파악하고 처리할 수 있습니다. 


 1) 메일 작성하기

왼쪽 상단에 ‘편지쓰기’ 메뉴를 눌러 새 이메일을 작성합니다.

‘받는사람’ 란에 직접 이메일 주소를 넣거나 주소록에 있는 사람일 경우 이름만 입력하면 됩니다. 이메일을 보낼 때 함께 받는사람(여러 명) 주소를 입력했다면 다음부터 이메일을 보낼 때에는 한 사람의 주소만 입력해도 자동으로 이메일 패턴을 인식해 함께 받는 사람을 추천하게 됩니다. 받는 사람을 주소록에서 직접 선택할 때에는 “받는사람” 글자를 클릭하면 내 주소록에서 받는 사람을 검색하거나 선택할 수 있습니다. 또한 주소록이 나타나는 창에서 “내 주소록 > 주소록”에 있는 그룹을 선택할 수 있습니다. 

참조자나 숨은 참조자(메일을 받는 사람이 모르게 함께 받는사람을 지정할 경우)를 추가 할 수도 있습니다.

하단에 서식 메뉴를 통해 글꼴, 글자크기, 색상, 정렬방식이나 글머리기호 등을 넣을 수 있습니다. 추가로 파일첨부, 사진, 링크, 이모티콘 삽입 메뉴 등이 있고 인쇄나 맞춤법 검사를 할 수도 있습니다. 


<메일 작성하기>


메일 작성 창 하단에 ‘초대장 삽입’을 클릭하여 동시에 여러 명에게 초대장을 보낼 수도 있습니다. 초대장은 이메일 내용과 일정을 확인하고 참석여부를 알려달라는 요청입니다. 상대방이 초대장을 받아서 수락할 경우 상대방의 구글 캘린더에 자동 추가됩니다. 당연히 본인 구글 캘린더에도 일정이 자동 등록됩니다. 

구글 캘린더에서도 일정을 등록할 때 초대장을 보낼 수 있습니다. 이메일 초대장, 캘린더 초대장 모두 이메일과 일정이 결합되어 있고 참석여부를 확인할 수 있는 동일한 기능입니다.

(일정 초대에 관련된 설명은 IV-5 캘린더 - 초대 및 공용자원 관리 참고)


<이메일 초대장의 상세화면>


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에버노트 동영상 강좌

생산성향상도구/에버노트 2012.07.20 12:31 Posted by 블루소프트

에버노트 콘텐츠는 홍스랩 홍순성 소장님만큼 다양하게, 쓸모있게 만들 수가 없겠죠.

'에버노트 라이프'라는 책도 출판하셨으니...


그분이 만든 동영상을 링크합니다.

기업에서 에버노트를 활용하는 것은 단순한 노트프로그램을 같이 쓰는 것 이상의 효과가

충분히 있을 것입니다.


먼저 배워야겠죠?


그럼 동영상으로 즐공~



http://www.youtube.com/playlist?list=PL85E438BC37766589

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중소기업에서 업무 소통의 첫 번째 도구는 메일입니다.
대부분 Daum, Naver 등 다양한 무료 웹메일을 사용하거나
회사 도메인을 가진 메일을 갖기 위해
메일 서버를 직접 구축하거나 기업용 메일 서비스를 받고 있습니다.
여기서는 기업 도메인으로 메일을 사용할 수 있는 방법 중에서 구글앱스를 이용한 메일 사용 방법과 기능에 대해 알아보고자 합니다.

<구글 메일의 장점 단점 및 한계>

  (1) 장점

- 막강한 스팸필터링과 첨부파일의 바이러스 필터링

자체 메일서버의 가장 큰 문제는 스팸메일입니다. 심지어 Daum, Naver 등 포털 메일보다 지메일의 스팸필터링은 뛰어납니다.

- 빠른 메일 검색

메일의 제목과 내용, 보낸이, 첨부파일까지 실로 막강한 검색 기능입니다.

- 웹과 스마트폰, 패드 등과 실시간 완벽한 호환 및 동기화

안드로이드 계열의 폰(국내에서는 아이폰 빼고 거의 전부죠)은

기본적으로 지메일 계정을 갖게됩니다. 따라서 PC에서도 그냥 사용하면 되죠.

- 라벨, 자동분류(필터링) 메일함을 이용해 메일을 보관, 관리할 수 있다.

필터링 기능은 왠만한 메일 서비스에서는 모두 제공합니다.

다만 지메일의 라벨기능과 함께 쓴다면 메일 정리가 훨씬 단순해질 수 있죠.

라벨을 붙여 메일 성격에 따라 분류하면 업무가 매끄러워 집니다.

- 대화형식으로 메일을 묶어주는 스레드 기능

익숙한대로 기존 단순 시간에 따른 목록 형태로 사용할 수도 있습니다.

그렇지만 스레드 기능에 익숙해 지면 나름 편리한 방식입니다.

- 메일보안과 개인정보에 안전

메일 보안은 클라우드 서비스의 보안과 같은 맥락으로 이전 글에서

소개한 적이 있습니다. 참고하세요.( http://googlesmw.tistory.com/5 )

- 주소록, 할일, 캘린더, 토크 등 앱스의 다른 서비스와 호환

업무 효율을 위해서는 주로 사용하는 메일과 주소록은 

완벽하게 호환되어야겠죠?

게다가 To do list(할일 목록), 캘린터, 메신저와도 호환된다면

금상첨화일겁니다.

- 외부메일 통합

  (3) 단점

- 인터페이스가 익숙하지 않고 실제로 아웃룩에 비해 어렵다

상대적인 개념이겠지만 아웃룩에 익숙해져서 지메일이 생소합니다.

- 한번 보낸 메시지의 다시 재 전송이 불가

불가라기 보다는 해당 메일을 전달->수신자를 적고 보내면 됩니다.

그냥 '재정송' 기능이 없다는 거죠.

- 메일을 받았는지 확인 불가

이건 가장 아쉽습니다. 메일 수신여부가 업무에 꼭 필요할 수 있는데...

- 회의요청 메일의 첨부파일은 초대받은 사람의 열람 불가, 요청 수락 불가

요청시 첨부파일을 넣으면 그 첨부파일을 다른사람이 볼 수 없다는 거죠.

아마도 곧 기능개선되지 않을까 생각합니다.

- 부족한 고객지원(거의 고객지원을 하지 않는다)

어려운 건 알겠지만 서비스센터 개념으로 전화상담이라도 좀 해주면...

- 개인 구글 계정과 앱스 구글계정이 통합 안됨

구글 계정을 여러개 쓸 수 있고 실제 쓰고 있을때 문제입니다.

다만 로그인을 해 놓으면 계정 전환이 아주 간단하게 클릭만으로 가능합니다.

- 한국에 구글 앱스 데이터센터가 없고 미국에 접속하는 방식

이건 지정학적 리스크라고 해야하나? 암튼 사용에는 별 문제 없습니다.

- 일부국가 사용제한(중국같은 경우 일부기능 사용제한)

- 완성도 떨어진다(MS의 오피스365 웹 오피스 기능은 높은 완성도)

오피스(엑셀, 파워포인트 등)의 기능, 완성도가 떨어집니다.

게다가 우리나라처럼 멋지게 포장을 잘 해야 하는 문화라면 

더욱 아쉬운 점이죠.
기능면에서는 MS의 협업 시스템이 구글에 압도합니다. 

하지만 전문가를 배치하기 힘든 소규모 중소기업에서 

MS를 선택하기는 쉽지 않은 문제죠. 비용도 문제이고...

  (3) 한계

- 첨부파일 용량이 35M로 늘었다고는 하나 대용량 메일을 지원하지 않음.

이 부분은 구글 드라이브를 5G 제공하니 대용량 파일은 여기에 올려 놓고

링크로 첨부하라고 합니다.

근데 구글 드라이브에서 링크로 첨부파일 보내는 것도 헤깔리고 어렵죠..

- 메일 수신확인이 안됨

역시 가장 큰 단점이자 한계입니다.

- 비용
10명   / 월6만원   / 통합250G
50명   / 월30만원 / 통합1250G
100명 / 월60만원 / 통합2500G
- 용량참고 : 문서도구(5G), 피카사(1G), 사이트(10G)
- 용량을 추가하고자 할 경우 유료서비스로 추가 가능.
20GB - 1년에 5달러 / 80GB - 1년에 20달러 / 200GB - 1년에 50달러
400GB - 1년에 100달러 / 1TB - 1년에 256달러 / 2TB - 1년에 512달러
4TB - 1년에 1024달러 / 8TB - 1년에 2048달러 / 16TB - 1년에 4096달러

-실행화일(exe, bat 등)은 첨부 불가. 심지어 zip으로 압축해도 불가.
파일 확장자를 바꿔서 보낸 뒤 다시 바꿔서 사용해야 함.


이상 구글 지메일의 장점 단점 그리고 한계에 대해 살펴 보았습니다.

모든 메일 서비스가 나름 이런 장단점을 가지고 있으니

사용하는 입장에서 판단하는게 정답일겁니다.


다만 구글 서비스의 개선 속도는 다른 오픈 서비스의 개선 속도보다

훨씬 빠르고 또 기대 이상의 성능으로 개선되어 왔습니다.

구글이 내 놓는 서비스에 관심을 가지면

그 자체로도 흥미롭고 나아가 미래의 트렌드를 읽게 될 것입니다.

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Gmail을 처음 가입할때 처음 오는 메일 내용은 다음과 같습니다.

아래 4가지가 구글 메일에서 가장 중점을 둔 부분이겠죠?

확인해보세요.


-----------------------------------------------------------------------------

4가지 알아두어야 할 사항 

 Gmail은 조금 다릅니다. 이러한 4가지 기본사항을 알아두시면 Gmail을 원활하게 사용할 수 있습니다.





1. 삭제 대신 보관처리

 메일을 삭제하지 않고도 받은편지함을 깨끗하게 정리할 수 있습니다. 또한 언제든지 '전체보관함'에서 필요한 메일을 검색하고 찾아 볼 수 있습니다.

 

 2. 채팅과 영상 채팅 

 Gmail에서 직접 채팅할 수 있습니다. 함께 제공되는 영상 채팅 기능을 통해 얼굴을 보며 대화할 수도 있습니다.

 

 3. 폴더 대신 라벨 

 라벨은 기본적으로 폴더의 역할을 하며, 하나의 이메일에 둘 이상의 라벨을 추가할 수도 있습니다.

  

 4. 대화형식으로 보기 

 Gmail은 받은편지함에서 보낸편지와 답장을 하나로 묶어주므로 언제나 메일을 대화의 맥락에서 볼 수 있습니다. 관련 메일이 한 벌의 카드처럼 차곡차곡 깔끔하게 쌓입니다.

 


여러분을 환영합니다.

 

- Gmail 팀

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