IV-4. 캘린더의 할 일 목록 어떻게 사용하나요?

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.02.25 15:02 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

IV-4. 캘린더의 할 일 목록 어떻게 사용하나요?


구글 캘린더는 일정뿐만 아니라 할 일 목록도 관리할 수 있습니다.


간단한 메모에서부터 아이디어, 해야 할 일 등을 기록하고 체크하는 방식은 여러 가지가 있습니다. 이미 할 일 목록을 다양한 방법으로 관리하고 있을 것입니다. 이러한 할 일 관리의 도구로 구글의 “할 일 목록”을 사용할 것을 권장합니다.

‘할 일 목록’이란 기본적으로 일정(캘린더에 특정 날짜와 시간을 지정)으로 등록할 수 없는, 일정에 기록하기에는 애매한 ‘해야 할 일’을 기록하고 관리하는 방식입니다. 때로는 순간 떠오른 아이디어나 급하게 기록한 메모일 수도 있습니다.

어떠한 기록이든 구글의 “할 일 목록”에서 관리되고 동시에 스마트 기기에서도 동기화 되어야 합니다.

할 일 목록 관리는 지메일과 캘린더 두 곳에서 할 수 있습니다. 기본적으로 캘린더에서 할 일 목록을 관리하길 권장합니다. ‘할 일’은 특정 일정을 잡을 수 없는 업무 목록입니다. 따라서 날짜와 시간을 지정하든 안하든, 캘린더 내에서 나의 할 일들이 모두 관리되는 것이 바람직하기 때문입니다. 


<할 일 목록 초기화면>


 1) 할 일 목록 만들기

할 일 목록을 만들고 관리하려면 구글 “캘린더 > 내 캘린더” 목록에서 할 일 목록을 활성화(클릭)합니다. 할 일 목록 창이 캘린더 화면의 오른쪽에 표시됩니다. 


<할 일 목록 등록>


  · 할 일을 추가하려면 “할 일 목록” 창의 하단에서 “+” 아이콘을 클릭하거나, 할 일 목록의 빈 칸, 또는 간편일정 등록화면의 “할 일”탭으로 들어가면 됩니다.

  · 목록에 있는 특정 할 일을 마쳤으면 해당 항목 옆에 있는 “확인”란을 선택합니다.

  · “완료된 할 일 지우기“를 클릭하면 완료된 항목을 삭제하지 않으면서 목록에서 지울 수 있습니다. 해당 항목은 나중에 ”완료된 할 일 보기“를 통하여 다시 볼 수 있습니다.

  · 할 일을 삭제하려면 해당 항목을 선택한 다음 “할 일 목록” 하단의 “휴지통” 아이콘을 클릭합니다.

  · “할 일 목록”은 기본적으로 하나의 목록만 제공됩니다. 그러나 필요하다면 다른 목록을 생성해 두 개의 할 일 목록을 만들 수 있습니다. 할 일 목록 하단의 오른쪽 끝에 “목록전환” 아이콘이 있으며 여기서 “새 목록”을 만들거나 삭제할 수 있고 보여지는 목록을 전환할 수 있습니다.

   - 들여쓰기를 사용하여 하나의 할 일 항목을 하위 항목처럼 만들 수 있습니다. 할 일 목록에서 하나의 항목을 선택하고 “Tab” 키를 누르면 들여쓰기가 되고 “Shift+Tab” 키를 누르면 들여쓰기가 취소됩니다. 구글의 할 일 목록이 실제로 하위구조의 할 일 목록을 지원하지는 않지만, 들여쓰기를 통해서 하위 목록처럼 관리할 수 있습니다.

  · 단축키 사용하기

   - 할 일 목록에 있는 하나의 항목을 위 아래로 이동할 수 있습니다. 할 일 목록에서 하나의 항목을 선택하고 “Ctrl+Up”을 누르면 할 일이 위로 이동하고 “Ctrl+Down”을 누르면 목록 아래로 이동합니다.


 2) 할 일 목록의 날짜 지정 - 캘린더 연동

할 일 목록이라고 해서 날짜를 지정할 수 없는 것은 아닙니다. 기한(마감일)이 있는 할 일은 캘린더에 표시할 수 있으며 ‘종일 일정’에 자동으로 표시됩니다. (종일 일정은 캘린더 주간보기 화면 시간대가 표시된 최고 상단 “GMT+09"가 있는 행입니다. 여기에 기념일이나 음력이 종일 일정으로 나타납니다.)


  · 캘린더에서 기한이 있는 할 일을 만들기

 - 캘린더 월간보기 화면에서 날짜를 클릭하면 간편일정 등록 화면이 나타나며 상단에 “할 일” 탭을 눌러 그 날짜에 할 일을 등록할 수 있습니다. 

 - 월간보기를 제외한 나머지 캘린더 보기 화면에서는 “종일 일정”(GMT+90이 있는 행)이 표시되는 공간을 클릭하면 같은 방법으로 할 일을 등록할 수 있습니다.

 - 기존 할 일에 기한을 추가하려면 “할 일 목록”에서 해당 할 일 옆의 화살표(> 기호)를 클릭하여 메모나 기한을 추가합니다.


<할 일 목록의 캘린더 연동>


<할 일 목록의 날짜 지정>


  · 할 일의 날짜를 수정하려면 캘린더 일정에서와 마찬가지로 할 일을 다른 날짜로 드래그하면 됩니다. 

  · 할 일의 네모난 체크박스를 클릭하여 완료로 표시할 수 있습니다.

  · 할 일 정렬 : 할 일에 캘린더 날짜를 지정하면 “기한순 정렬” 기능을 사용하여 날짜 순으로 정렬할 수 있습니다. 기한순 정렬 기능을 사용하려면 할 일 목록 아래쪽의 “작업” 메뉴를 클릭하고 기한순 정렬을 선택합니다. 이 기능을 사용하는 중에도 목록에서 할 일 항목을 선택한 다음 “Ctrl+Up 화살표"를 눌러 위로 이동하거나 "Ctrl+Down 화살표"를 눌러 아래로 이동하는 방법으로 할 일의 순서를 변경할 수 있습니다.

· 인쇄 : 할 일 목록을 인쇄하려면 할 일 목록 아래쪽의 “작업” 메뉴를 클릭하고 “할 일 목록 인쇄”를 선택합니다.


  3) 모바일에서 사용하기

   ① 안드로이드

기본 구글 할 일 관리 앱은 “GTasks”를 권장합니다.

  “Jorte 앱”에서도 할일 목록 동기화를 지원하지만 사용해 본 결과 동기화가 원활하지 않습니다. 기본 “GTasks 앱”은 빠르고 완벽한 동기화를 지원하며 스마트폰 바탕화면에 위젯으로 추가 할 수 있습니다. (무료버전 위젯은 수동 동기화, 유료버전은 자동 동기화 됩니다)

"Gtasks"를 실행하면 기본 할 일 목록이 보이며 “모두” 메뉴를 누르면 추가된 목록이나 다른 구글 계정(개인 지메일을 포함해)의 목록도 확인할 수 있습니다. “+"를 눌러 새 할 일을 추가할 수 있고 항목을 선택해 수정, 삭제, 지메일, 카카오톡 등 다른 앱으로 보낼 수 있습니다.


<안드로이드 할 일 목록 앱 - GTasks>


  ② iOS

 iOS의 할 일 관리 앱은 “GoTasks”를 권장합니다. GoTasks는 구글 할 일 목록과 동기화되고 사용하기에도 편리합니다. 

 GoTasks 앱 외에도 구글 모바일 앱을 사용하거나 브라우저에서 mail.google.com/tasks/iphone으로 접속하면 구글 할 일 목록을 관리할 수 있습니다.


<iOS 할 일 목록 앱 – GoTasks>         


<iOS GoTasks 목록 예시>


Q. 캘린더에 할 일 목록이 너무 작아요. 크게 볼 수는 없나요?

A. 브라우저에서 http://mail.google.com/tasks/canvas 로 접속하면 “할 일 목록”을 큰 화면으로 볼 수 있으며 다양한 기능을 통해 관리할 수 있습니다.




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809



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II-2. 스마트폰, 전화기가 아닌 컴퓨터로 활용해야 합니다.


2) iOS

 (1) iOS 구글 계정 동기화 

  iOS 7.0 을 기준으로 구글 계정 동기화를 설명하겠습니다. 


  ․ “설정 > Mail, 연락처, 캘린더 > 계정 추가 > Google“ 를 선택합니다

  ․ "Gmail" 입력란에 기본 사항을 입력합니다. 

  ․ 동기화 할 대상(Mail, 연락처, 캘린더, 미리알림)을 모두 선택합니다.


<설정>                                     


<mail, 연락처, 캘린더>


<계정 추가 Google>                          


<계정 정보 입력>


<동기화>


  Gmail 개인 계정과 "SMARTWORK" 구글 앱스 계정이 동시에 생성되는 모습을 볼 수 있습니다. 캘린더 및 연락처 또한 개인계정과 구글 앱스가 연동 된 모습을 볼 수 있습니다.

                     

<캘린더 동기화>                            


<연락처 동기화>


  (2) 앱 설치하기

구글 앱스와 관련된 앱은 물론 스마트워크를 위해 필요한 다음 목록의 앱을 설치합니다. 앱에 따라 유료버전이 있을 수 있으나 기본 무료버전으로 설치하면 됩니다. 앱을 설치하는 방법은 iOS의 “앱스토어”에서 해당 앱 이름으로 검색하면 빠르게 설치할 수 있습니다.


  ․ 드라이브 앱 : 구글 드라이브 앱입니다. 스토어에서 검색해 설치합니다.

  ․ Chrome 앱 : 안드로이드 기본 브라우저는 크롬 브라우저입니다. 별도의 설치는 필요 없습니다.

  ․ GoTasks 앱 : 구글 앱스에 할일 항목과 동기화 되는 앱입니다. 앱스토어에서 검색해 설치합니다.

  ․ Hangouts 앱 : 화상회의를 위한 앱입니다. 스토어에서 검색해 설치합니다.


여기서 소개한 앱은 일단 설치만 하면 됩니다. 각각의 설정과 기능, 사용법은 다음 장부터 이어지는 스마트워크 과정에 맞추어 개별적으로 다루어질 것입니다.


지금까지 중소기업의 스마트워크를 위한 기본 환경구축에 대해 살펴보았습니다. 필진이 중소기업에 교육을 통해 동일한 환경을 구축하는 것의 중요성을 충분히 강조하지만 시간이 지나면 크롬을 포기하고 익스플로러를 기본 브라우저를 사용하는 사람, 스마트폰에 주소록을 구글과 동기화하기 꺼려하는 사람 등 여러 사용자들이 기존의 방식을 바꾸려 하지 않았습니다. 그러나 나중에 업무 프로세스가 하나씩 스마트워크로 바뀌게 되면 뒤늦게 재교육을 하거나 결국 업무를 지연시키는 사람이 됩니다.

예를 들어 구글 주소록에 주소가 없으면 메일을 작성할 때 마다 이메일 주소를 입력해야 하며 캘린더, 드라이브, 그룹스 등에서 공유, 협업을 위해 상대를 추가할 경우에도 매번 수많은 사람의 이메일 주소를 일일이 입력해야 합니다. 그때서야 스마트폰의 주소록을 구글 주소록에 동기화 해 달라는 요청을 합니다.

이렇듯 환경설정은 중소기업의 스마트워크 실현을 위한 첫 번째 기능 설정이며, 구글 앱스를 개인이 아닌 조직(회사) 전체가 함께 활용하는데 기본이 되는 일입니다.



다음 장에서는 중소기업의 스마트워크를 위해 소통의 중심이 될 지메일에 대해 살펴보겠습니다.


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