II-2. 스마트폰, 전화기가 아닌 컴퓨터로 활용해야 합니다.


2) iOS

 (1) iOS 구글 계정 동기화 

  iOS 7.0 을 기준으로 구글 계정 동기화를 설명하겠습니다. 


  ․ “설정 > Mail, 연락처, 캘린더 > 계정 추가 > Google“ 를 선택합니다

  ․ "Gmail" 입력란에 기본 사항을 입력합니다. 

  ․ 동기화 할 대상(Mail, 연락처, 캘린더, 미리알림)을 모두 선택합니다.


<설정>                                     


<mail, 연락처, 캘린더>


<계정 추가 Google>                          


<계정 정보 입력>


<동기화>


  Gmail 개인 계정과 "SMARTWORK" 구글 앱스 계정이 동시에 생성되는 모습을 볼 수 있습니다. 캘린더 및 연락처 또한 개인계정과 구글 앱스가 연동 된 모습을 볼 수 있습니다.

                     

<캘린더 동기화>                            


<연락처 동기화>


  (2) 앱 설치하기

구글 앱스와 관련된 앱은 물론 스마트워크를 위해 필요한 다음 목록의 앱을 설치합니다. 앱에 따라 유료버전이 있을 수 있으나 기본 무료버전으로 설치하면 됩니다. 앱을 설치하는 방법은 iOS의 “앱스토어”에서 해당 앱 이름으로 검색하면 빠르게 설치할 수 있습니다.


  ․ 드라이브 앱 : 구글 드라이브 앱입니다. 스토어에서 검색해 설치합니다.

  ․ Chrome 앱 : 안드로이드 기본 브라우저는 크롬 브라우저입니다. 별도의 설치는 필요 없습니다.

  ․ GoTasks 앱 : 구글 앱스에 할일 항목과 동기화 되는 앱입니다. 앱스토어에서 검색해 설치합니다.

  ․ Hangouts 앱 : 화상회의를 위한 앱입니다. 스토어에서 검색해 설치합니다.


여기서 소개한 앱은 일단 설치만 하면 됩니다. 각각의 설정과 기능, 사용법은 다음 장부터 이어지는 스마트워크 과정에 맞추어 개별적으로 다루어질 것입니다.


지금까지 중소기업의 스마트워크를 위한 기본 환경구축에 대해 살펴보았습니다. 필진이 중소기업에 교육을 통해 동일한 환경을 구축하는 것의 중요성을 충분히 강조하지만 시간이 지나면 크롬을 포기하고 익스플로러를 기본 브라우저를 사용하는 사람, 스마트폰에 주소록을 구글과 동기화하기 꺼려하는 사람 등 여러 사용자들이 기존의 방식을 바꾸려 하지 않았습니다. 그러나 나중에 업무 프로세스가 하나씩 스마트워크로 바뀌게 되면 뒤늦게 재교육을 하거나 결국 업무를 지연시키는 사람이 됩니다.

예를 들어 구글 주소록에 주소가 없으면 메일을 작성할 때 마다 이메일 주소를 입력해야 하며 캘린더, 드라이브, 그룹스 등에서 공유, 협업을 위해 상대를 추가할 경우에도 매번 수많은 사람의 이메일 주소를 일일이 입력해야 합니다. 그때서야 스마트폰의 주소록을 구글 주소록에 동기화 해 달라는 요청을 합니다.

이렇듯 환경설정은 중소기업의 스마트워크 실현을 위한 첫 번째 기능 설정이며, 구글 앱스를 개인이 아닌 조직(회사) 전체가 함께 활용하는데 기본이 되는 일입니다.



다음 장에서는 중소기업의 스마트워크를 위해 소통의 중심이 될 지메일에 대해 살펴보겠습니다.


저작자 표시 비영리 변경 금지
신고

II-2. 스마트폰, 전화기가 아닌 컴퓨터로 활용해야 합니다.


"스마트 기기에서도 PC와 동일한 업무 환경을 만들어야 합니다. "


 지금부터는 PC에서 이루어지는 업무가 스마트 기기에서도 동일하게 이루어질 수 있도록 스마트 기기의 환경을 만들고자 합니다.

 스마트 기기는 사무실에 있는 PC보다 훨씬 개인적인 도구이고 그 사용 방법이나 환경도 기기의 개수만큼 다양하고 개별적일 것입니다. 그러나 개인뿐만 아니라 구글 앱스의 조직 구성원이 함께 공유하고 협업하기 위해서는 공통된 업무환경이 필수입니다.

 필진은 구글 앱스의 구성원이라면 기존에 사용하던 앱이 비슷한 기능을 하는 앱이라 할지라도 과감히 버리고 필진이 제안하는 공통의 앱으로 기본환경을 통일해 줄 것을 권장합니다. 서로 사용하는 도구(앱)가 다르면 업무를 소통하는 방식도 달라지며 공유와 협업에 지장을 줄 수 있습니다.

 스마트 기기의 환경은 크게 안드로이드 환경과 iOS 환경으로 나누어 설명하겠습니다. 애플사의 아이폰/아이패드만 iOS의 운영체제를 가지고 있으며 나머지 삼성, LG 등 국내 제조사는 물론 대부분의 스마트 기기는 구글의 안드로이드 OS를 탑재하고 있습니다. 

 안드로이드 OS를 탑재한 기기의 제조사와 하드웨어가 다양하니 어느 한 제품으로 설명하기에 어려움이 있습니다. 그러나 기기마다 약간씩 차이가 있을 뿐 대체로 유사한 이름과 기능을 가지고 있으므로 책에서 설명하는 내용을 잘 보시고 기기에 맞도록 설정하시기 바랍니다.


1) 안드로이드 OS

 (1) 구글 앱스 계정 넣고 동기화

구글의 안드로이드 OS는 구글 서비스에 최적화 되어 있습니다. 스마트 기기에 따라 이미 앱이 설치되어 있기도 합니다. 먼저 가지고 있는 기기에, 구글 앱스에서 만든 구글 앱스 계정(기존에 구글 개인 계정 : @gmail.com 계정이 아닌)을 입력해야 합니다. 안드로이드 스마트 기기에 구글 앱스 계정을 입력하면 기본적으로 지메일과 연락처, 캘린더 등이 동기화 됩니다.


  ․ 스마트 기기에서 “설정 > 계정 및 동기화” 메뉴를 찾아 구글 앱스 계정을 추가합니다.

  ․ 지메일과 드라이브, 앱 데이터, 주소록과 인터넷 등은 필수로 동기화를 선택합니다.

   

<구글 앱스 추가>                 


<계정 로그인>


<계정 동기화>


  (2) 앱 설치하기

구글 앱스와 관련된 앱은 물론 스마트워크를 위해 필요한 다음 목록의 앱을 설치합니다. 앱에 따라 유료버전이 있을 수 있으나 기본 무료버전으로 설치하면 됩니다. 앱을 설치하는 방법은 스마트 기기의 “Play 스토어”에서 해당 앱 이름으로 검색하면 빠르게 설치할 수 있습니다.


  ․ Gmail 앱 : 기본 안드로이드에 설치되어 있을 수도 있고, 없는 기기도 있습니다. 스토어에서 검색해보면 이미 설치되었는지 알 수 있습니다.

  ․ Jorte 앱 : 기본 설치되어 있는 캘린더 앱 대신 이 앱을 사용하고자 합니다. 스토어에서 검색해 설치합니다. 설정 및 사용법은 뒤에 구글 캘린더를 소개할 때 설명하겠습니다.

  ․ 드라이브 앱 : 구글 드라이브 앱입니다. 스토어에서 검색해 설치합니다.

  ․ Chrome 앱 : 안드로이드 기본 브라우저는 크롬 브라우저입니다. 별도의 설치는 필요 없습니다.

  ․ GTasks 앱 : 구글 앱스에 할일 항목과 동기화 되는 앱입니다. 스토어에서 검색해 설치합니다.

  ․ Hangouts 앱 : 화상회의를 위한 앱입니다. 스토어에서 검색해 설치합니다.


여기서 소개한 앱은 일단 설치만 하면 됩니다. 각각의 설정과 기능, 사용법은 다음 장부터 이어지는 스마트워크 과정에 맞추어 개별적으로 다루어질 것입니다.


<모바일 화면>


저작자 표시 비영리 변경 금지
신고

II-1. 내 PC가 먼저 똑똑해져야 합니다. 


"구글 서비스에 최적화된 크롬 브라우저와 PC용 구글 드라이브를 활용합니다."


1) 크롬 브라우저를 사용하세요.

우리가 인터넷을 사용할 때 익스플로러나 크롬, 파이어폭스 같은 웹 브라우저를 사용하게 됩니다. 2012년 5월 구글 크롬 브라우저가 마이크로소프트사의 익스플로러를 제치고 세계 1위 점유율의 브라우저가 되었습니다. 필진은 익스플로러보다 안정적이고 빠르며 구글의 다양한 서비스에 최적화 되어있는 크롬 브라우저 사용을 권장합니다.

<출처 : http://gs.statcounter.com>


크롬의 장점은 익스플로러에 비해 간편하고, 속도가 빠르고, 보안이 우수하고, 자동 번역 기능과 여러 가지 확장 프로그램을 제공하며 북마크의 백업이나 스마트 기기와 동기화를 지원하는 것입니다.



물론 ActiveX 사용이나 각종 공인 인증서 등을 위해서 어쩔 수 없이 익스플로러를 사용해야 할 때가 있습니다. 크롬의 확장 프로그램으로 해결할 수도 있으나 복잡하니 일단은 익스플로러와 크롬, 2개의 브라우저를 모두 사용하겠습니다. 익스플로러와 크롬, 2개의 브라우저 중에서 기본 브라우저를 크롬으로 활용하시기 바랍니다. 이 책에 설명도 크롬 브라우저를 기본으로 하고 있습니다.


크롬 브라우저를 설치하고 사용하는 방법을 알아보겠습니다.


 (1) 크롬 브라우저 설치

  www.google.com/chrome 사이트에서 직접 크롬 브라우저를 설치할 수 있습니다. 네이버, 구글 등 검색엔진에서 '크롬 브라우저'를 검색해도 다운로드 페이지를 찾을 수 있습니다. 설치파일을 다운받아 설치를 누르면 간단히 설치됩니다.


<크롬브라우저 설치>


  (2) 크롬 브라우저 기본 화면 

 크롬 브라우저를 설치하고 처음 실행하면 로그인 창이 뜹니다. 구글 앱스를 가입하고 관리 콘솔(구글 앱스 관리자 화면)에서 만든 사용자 계정이 바로 구글 앱스 계정입니다. 이 구글 앱스 계정으로 로그인하면 됩니다. 로그인 했을 때 로그인 정보를 저장할지 여부를 물어봅니다. 자신의 스마트 기기 및 업무용 PC일 경우에는 로그인 정보를 저장해 사용할 것을 권장합니다. 이렇게 하면 매번 로그인하는 번거로움을 줄이고 업무 속도를 높일 수 있습니다. 로그인을 하는 이유는, PC는 물론 모든 스마트 기기에서 동일한 북마크, 확장프로그램(구글 서비스를 더욱 다양하게 사용할 수 있는 추가 설치 앱), 방문기록 및 설정 값을 적용하여 사용할 수 있기 때문입니다.

크롬 브라우저 화면은 간단합니다. 웹 페이지는 익스플로러와 마찬가지로 탭으로 구분되고 주소창 옆에는 뒤로, 앞으로, 새로고침 버튼이 있습니다.


<크롬 브라우저 로그인>


  (3) 북마크

북마크는 자주 들어가는 웹사이트를 주소표시줄 아래 아이콘으로 꺼내 놓고 언제나 클릭 한번으로 사이트를 방문하기 위한 ‘바로가기’ 기능입니다. 주소창 안에 우측에는 별표가 있는데 바로 “북마크”입니다. 자주 방문하는 사이트는 이 북마크 기능을 이용해 브라우저 상단에 계속 나타나게 할 수 있습니다.

  ․ 크롬 브라우저에서 주소창 우측 “Chrome 맞춤설정 및 제어 > 북마크” 메뉴에 마우스를 올리면 여러 가지 북마크 설정 메뉴가 나타납니다.

  ․ “북마크 바 표시(S)” 메뉴를 체크해 북마크 바가 항상 보이도록 합니다.

  ․ “북마크 관리자(B)” 메뉴를 클릭하면 만들어진 북마크를 관리할 수 있습니다.

  ․ “북마크 및 설정 가져오기” 메뉴를 통해 기존에 익스플로러 브라우저에서 사용하던 “즐겨찾기”를 그대로 가져올 수 있습니다.

  ․ 필진은 지메일과 캘린더를 첫 번째 필수 북마크로 등록할 것을 권장합니다.

  ․ 지메일을 북마크에 등록하기 위해서는 먼저 지메일에 접속하여 로그인 합니다. 로그인 한 기본 화면에서 “별표(북마크)”를 클릭하고 이름을 '메일'이라고 간단하게 바꿔줍니다.

  ․ 캘린더 역시 같은 방법으로 북마크에 추가합니다. 지메일과 캘린더는 물론 업무에 꼭 필요한 사이트를 북마크 해 놓으면 언제나 빠른 접근이 가능하며 다른 스마트 기기에서도 동일한 북마크를 사용할 수 있습니다.


<북마크 바 표시>


  (4) 크롬 브라우저 설정

크롬 브라우저에서 주소창 우측 “Chrome 맞춤설정 및 제어 > 설정”을 클릭합니다. 


  ․ 로그인 : 현재 로그인 되어있는 계정정보를 보여줍니다. 로그인 되어 있지 않다면 구글 앱스 계정으로 로그인해 사용할 것을 권장합니다.

  ․ 시작그룹 : 처음 브라우저를 시작할 때 뜨는 사이트와 탭 수를 지정할 수 있습니다. 

특정 페이지를 설정하기 위해 “페이지 설정“을 클릭하고 오른쪽에 시작할 페이지를 입력합니다. 입력한 개수만큼 처음 크롬을 실행할 때 지정한 페이지가 뜬 상태에서 실행됩니다. 필진은 기본 시작 그룹으로 지메일과 구글 캘린더를 설정하도록 권장합니다. 먼저 지메일과 구글 캘린더의 인터넷 주소를 복사해 두고 이 ”페이지 설정“ 주소 입력란에 복사해 둔 지메일과 캘린더 주소를 각각 추가시켜 줍니다. 페이지 집합은 많아야 3개 이내로 설정하기 바랍니다. 한 번에 너무 많은 탭을 띄우게 되면 브라우저가 느려집니다.

  ․ 디자인 : 테마를 검색해 적용할 수 있습니다. 그리고 꼭 홈 버튼, 북마크 바를 표시(체크)하기 바랍니다.

  ․ 검색 : 브라우저 주소창에서 검색할 기본 검색엔진을 설정합니다. 구글, 네이버, 다음 등 원하는 값을 선택합니다.

  ․ 사용자 및 고급설정 : 값을 보고 변경하고 싶은 것을 변경합니다.


구글 크롬의 “Chrome 맞춤설정 및 제어”에 있는 다른 설정들도 살펴보기 바랍니다. 특별한 사항이 아니라면 기본 값으로 두면 됩니다.


<크롬 브라우저 설정>


Q1. 각종 인증서, 전자결재 모듈 등을 사용해야 하기 때문에 익스플로러를 꼭 써야 합니다. 2개의 브라우저를 쓴다는 건 불편한데요?

A. 크롬에서도 인증서 없이 오픈뱅킹이라는 각종 인터넷 뱅킹 업무를 할 수 있고, 쇼핑몰의 전자지불 시스템도 요즘은 크롬을 많이 지원합니다. 그렇지만 특정 Active X를 사용하는 사이트는 어쩔 수 없이 익스플로러를 써야 하는데요, 구글 크롬 확장 프로그램을 통해 크롬에서도 Active X를 사용할 수 있습니다.

https://chrome.google.com/webstore 사이트에서 'ie' 로 검색하면 'IE Tab' 이라는 확장 프로그램을 크롬에 추가할 수 있습니다. 설치한 뒤에 Active X를 필요로 하는 사이트일 경우 크롬 상단에 설치된 익스플로러 아이콘의 확장 프로그램을 클릭하면 그 탭은 익스플로러를 불러와 실행시켜 줍니다. 그러나 정작 사용은 조금 불편합니다. 그냥 익스플로러를 함께 쓰길 권장합니다.


Q2. 인터넷 링크를 클릭하면 자꾸 기본 브라우저가 익스플로러로 연결되는데요? 기본 브라우저를 크롬 바꾸려면 어떻게 해야 하죠?

A. 크롬브라우저 우측의 “Chrome 맞춤설정 및 제어” 메뉴 > “설정”에 들어가면 하단에 “크롬을 기본 브라우저로” 설정 할 수 있습니다.


Q3. 이메일 첨부파일이 Active X가 자동 실행되는 인증화면으로 연결되어 파일이 열리지 않습니다. 어떻게 해야 하나요?

A. 예를 들어, 청구서 내역을 확인하는 첨부파일이 html 파일로 메일에 첨부되었을 경우 클릭하면 크롬 브라우저가 기본 실행되며 내용을 확인할 수 없게 됩니다. 이럴 때에는 이메일에 첨부된 파일을 다운로드 받아 저장 한 뒤에 익스플로러를 열고 저장한 파일을 불러오면 됩니다.


필진은 크롬과 익스플로러, 두개를 모두 사용하길 권장합니다. 세계적으로 Active X는 사용하지 않는 추세이며 우리나라도 세계적인 표준에 맞추어 개선되고 있으니 시간이 지나면 이러한 불편이 점차 해소 될 것입니다. 따라서 비록 특정 사이트는 익스플로러를 사용하더라도 기본 브라우저를 크롬으로 사용한다면 훨씬 빠르고 안정적인 업무를 수행할 수 있을 것입니다.


저작자 표시 비영리 변경 금지
신고