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I-3. 구글 앱스로 강소기업 만들기

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2013.10.04 08:30 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

I-3. 구글 앱스로 강소기업 만들기


"중소기업 전체가 통합된 업무환경으로 공유, 협업할 수 있습니다. "


스마트워크를 위해 조직(회사) 전체가 통합된 소프트웨어 환경(도구)을 갖춰야 합니다. '구글 앱스로 강소기업 만들기'에서는 중소기업의 스마트워크 실현을 위한 도구로 구글 앱스를 선택했습니다. 마이크로소프트 오피스365와 네이버나 다음의 기업용 서비스 등 여러 소프트웨어 대기업에서 출시한 좋은 스마트워크를 위한 프로그램들이 있음에도 불구하고 구글 앱스를 선택한 이유는 대부분의 스마트 기기(스마트폰, 태블릿 PC 등)를 가장 쉽게 만족시키며, 공유와 협업이 원활하고 안정적이기 때문입니다. 더불어 저렴하면서도 세계적이어야 한다는 기준에 가장 적합하기 때문입니다.


그렇다고 구글 앱스만 잘 활용할 줄 알면 된다는 의미는 아닙니다. 오히려 구글 앱스의 다양한 기능과 사용법을 모두 배우려 하는 것은 또 다른 문제를 야기할 수 있습니다. 중요한 것은 중소기업의 스마트워크입니다. '어떤 시스템을 쓰느냐'가 아니라 '어떻게 쓰느냐'가 더 중요합니다.


‘구글 앱스로 강소기업 만들기’는 중소기업의 스마트워크를 위해 구글 앱스의 전체 서비스가 아닌 몇 가지 주요 기능에 집중합니다. 업무와 관련된 소통은 지메일을 기본으로 하고, 여러 일정을 공유하는 캘린더, 협업과 문서를 위한 드라이브, 업무 공유와 기록을 위한 그룹스, 화상회의를 위한 행아웃 등입니다. 이렇게 업무를 통합, 공유, 협업할 수 있도록 중소기업에 꼭 필요한 도구들만 익히면 됩니다.


필진은 오랜 시간 중소기업의 현실에 맞추어 ‘구글 앱스로 강소기업 만들기’라는 모델을 만들고 중소기업에 적용해 왔으며 지금까지 이를 알리기 위한 노력도 끊임없이 하고 있습니다. 세미나, 교육, 강의와 컨설팅 등 다양한 방법으로 접근하고 있으나 제한된 시간과 기회만으로 수많은 중소기업에 전파하기에는 한계가 있습니다. 그래서 ‘구글 앱스로 강소기업 만들기’ 모델을 책으로 내서 중소기업이 효과적인 스마트워크를 스스로 이루어 내는데 참고가 될 수 있기를 기대합니다. 아울러 스마트워크를 도입하고자하는 중소기업을 위해 교육과 컨설팅을 제공해 드리고 있으며 이 책은 교재로 활용 될 수 있을 것입니다.


‘구글 앱스로 강소기업 만들기’ 모델은 더욱 발전할 것이며, 중소기업이 최소의 비용으로 업무 혁신을 이루고 스마트하게 일할 수 있도록 지속적으로 노력할 것입니다. 




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넷킬러 공유주소록

구글앱스/지메일과 주소록 2013.01.29 10:03 Posted by 블루소프트

구글앱스로 중소기업에 교육 및 컨설팅을 하다 보면 처음 개념을 잡기 어려운 것이 바로 개인과 회사(공유)의 구분입니다.

예를 들어 일반적인 그룹웨어는 회사(공유) 주소록을 기본으로 개인 주소록을 함께 관리할 수 있습니다.

일정도 그렇습니다. 회사(공유)일정을 등록하는데 필요에 따라 개인 일정으로 설정할 수 있지요. 

기존에 그룹웨어를 사용해보신 분이라면 구글앱스도 이럴거라 생각하게 됩니다.

어쨋든 구글앱스를 사용하게 되면,

어디까지가 회사, 또는 관리자가 볼 수 있고 어디까지가 개인적인 것으로 회사, 관리자에게 공개되지 않을 수 있는지 하는 부분이 헷갈리게 됩니다.


기존 그룹웨어와 달리 구글 앱스 주소록은 공유되지 않습니다. 공유할 방법도 없습니다.

회사에서 부여받은 앱스 도메인의 메일 주소라 하더라도 메일과 주소록은 철저히 '개인'입니다.

관리자가 메일을 볼 수도 없고 내가 가진 주소록에 접근할 방법도 없습니다.


캘린더는 좀 다릅니다.

회사에서 부여받은 앱스 도메인의 메일 주소로 만든 캘린더(내캘린더)라도 관리자가 자신의 캘린더에 추가하면 볼 수 있습니다. 

관리자만 가능합니다. 다른 주변 동료는 내가 공유해 주기 전에는 불가능하구요.

따라서 캘린더는 철저히 구분해서 써야 합니다.

회사 메일 주소는 업무용 일정을 기록하고 개인 일정은 구글 개인계정(회사와 무관한)으로 관리해야 합니다.

하나의 캘린더에서 어느 계정의 일정인지 구분해 등록하면 되니까 아주 간단합니다.

'구분'해서 '등록'하라는 이야기입니다.


다시 주소록으로 돌아와서...

넷킬러라는 구글앱스 추가기능 서비스 회사(미국회사)가 있습니다. 구글앱스만으로 부족한 전자결재, 공유문서관리, 공유 주소록 등등을 유/무료로 서비스하고 있습니다.

오늘 소개해 드리고자 하는 것은 공유 주소록입니다.

50개의 주소까지 무료로 등록해 공유할 수 있습니다.

유료는 3만개의 주소까지 공유 가능한데 신청할 때 20만원 정도 들어갑니다.


거래처가 많은 중소기업은 검토해 보겠지만 많지 않을 경우 50개의 공유 주소록을 등록해 놓고 사용하면 좋습니다.

 - 신입 사원 들어와도 주요 거래처 연락처가 자동으로 공유됩니다.

 - 관리자, 관리자로 지정된 사람만 공유 연락처를 수정, 관리하니 안정적입니다.

 - 주소록에 공유주소록 그룹이 자동으로 생성되며 공유 주소록과 싱크가 됩니다.

 - 메모란이 있어서 주요 거래처에 관련된 사항을 모든 직원(앱스사용자)이 공유할 수 있습니다.



<공유주소록 모습 : 출처-http://kr.netkiller.com/krhome/products/sharedcontacts>


<공유주소록 에서 바로 메일보내기 : 출처-http://kr.netkiller.com/krhome/products/sharedcontacts>


<공유주소록 엑셀로 주소록 가져오기 : 출처-http://kr.netkiller.com/krhome/products/sharedcontacts>


<지메일 주소록에 생성된 공유 그룹 : 출처-http://kr.netkiller.com/krhome/products/sharedcontacts>



무료(50개 공유) 등록방법

1. 앱스 관리자 계정으로 로그인

2. https://www.google.com/enterprise/marketplace/viewListing?productListingId=2333+5834727858349999229&pli=1

위 링크에서 공유주소록 기능 추가.

3. 공유주소록 이름 넣을 때 반드시 '영문'으로.. 한글로 넣으면 다 깨집니다.

4. 설치되었다면 공유주소록의 편집은 넷킬러 웹에서, 싱크하면 내 구글 주소록에 공유 그룹이 생긴 것을 볼 수 있습니다. 

5. 설정 : 관리자는 주소록 편집, 삭제, 추가 등을 할 수 있고 일반 사용자는 공유만 할 수 있습니다.

   필요한 사람을 '관리자'로 등업해 줄 수 있습니다.

6. 궁금한 사항은 넷킬러에 문의하실 수 있습니다. netkiller.com 웹사이트에 '문의하기'

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그룹스 사용자 권한관리

분류없음 2012.08.29 11:35 Posted by 블루소프트

구글 그룹스에서 새로운 그룹을 만들고

그룹에 속한 회원별 게시권한을 따로 줄 수 있습니다.


이는 전자결재 기능을 대신할 수도 있습니다.

내용을 확인해 보세요..


예를 들어... 우리 회사에서는 연차/휴가 신청할 수 있는 그룹(게시판)을 만들었습니다.

(구글 앱스 로그인 > 그룹스(상단 메뉴바에 있어요) 클릭 > 그룹 만들기 클릭 > 기본 정보 입력> 완료)


그룹 소개메시지(인사말 개념)는 

연차/휴가 신청 방법과 절차를 넣어두었습니다.


그다음 그룹에 회원을 추가합니다.

회원은 우리 앱스 구성원(우리 직원)일 수도 있고 외부인력(파견온 직원)도 회원으로 둘 수 있습니다.


그룹을 만든 사람이 소유자이므로

해당 그룹의 오른쪽에 <관리> 메뉴가 보일것입니다.

거기서 회원을 추가하면 됩니다.

(만든 그룹스 클릭 > 우측에 '관리' 클릭 > 좌측 메뉴 리스트에서 직접 회원 추가 또는 회원초대로 회원등록)


그럼 추가된 회원을 한명씩 클릭해 봅니다.



요렇게 나옵니다.


여기서 '게시 권한' 을 설명드리겠습니다.


기본 그룹 정책 : 회원의 게시물을 검토합니다... 이걸 선택하면


O소현 씨가 그룹메일, 또는 게시 버튼을 눌러 그룹에 게시물을 작성해도

그룹 게시판에 바로 게시되지 않고

저에게 검토해 달라고 메일이 날라옵니다.

검토하고 게시 승인을 내 주면 그때 게시가 되고 그룹 회원들에게 메일로 날라가게 됩니다.

그룹 회원들에게 메일로 날라가는 이유는 위에 이메일전송 메뉴에 모든 이메일 체크가 되어 있기 때문입니다.


만약에 검토 필요없다. 그냥 바로바로 게시가 되게 해라.. 하신다면

재정의 : 회원의 게시가 허용됩니다. 이걸 체크하시면 됩니다.


그러니까 검토하겠다고 하면 그룹 소유자(생성한사람)에게 승인을 받아야 게시가 되고

 게시 허용해주면 별도의 승인없이 게시되고

메일로 날라오게됩니다.


저는 처음에 연차/휴가를 '승인'을 받는 전자결재로 보고

'검토' 후 게시로 했다가

굳이 연차/휴가를 승인 사항으로 하지 않아도 될거 같아서

모두 바로 게시되게끔 했습니다.


그랬더니 우리 직원은 연차/휴가 내용을 게시만 하면 되고

그 직원의 연차/휴가 내용을 다른 직원들이 자동으로 메일로 알게되는겁니다.(서로 연차/휴가를 알고 있어야 업무조정이 되므로)

만일 일정에 문제가 있을경우

받은 메일에 회신... 그러니까 그때 중요한 일이 있으니 연차를 하루 미룰 수는 없는지요? 라고 댓글을 달면

그 내용도 모두 메일로 공유되고.. 또 게시판에 기록으로 남게 됩니다.


이런식으로 간단한 내부결재 사항에 대해

공유할 수 있습니다.


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지메일 원격 로그아웃

구글앱스/지메일과 주소록 2012.08.08 16:32 Posted by 블루소프트

지메일은 언제 어디서나 인터넷이 되는 장소라면 확인할 수 있죠?

그러다보니 공공장소에서 잠깐 메일을 확인한 뒤 로그아웃을 했은지 안했는지... 

혹시 안했다면 다른 곳에서도 예전에 사용했던 PC에 로그아웃을 할 수 있을까요?


지메일 오른쪽 제일 하단에 '세부정보'를 클릭하면 다음과 같은 화면이 나옵니다.



다른 위치에서 계정이 로그인 되어있다면 여기에 나오게 됩니다.

혹시 모르니 다른 모든 세션에서 로그아웃을 눌러주면 안전합니다.


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