IV-4. 캘린더의 할 일 목록 어떻게 사용하나요?

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.02.25 15:02 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

IV-4. 캘린더의 할 일 목록 어떻게 사용하나요?


구글 캘린더는 일정뿐만 아니라 할 일 목록도 관리할 수 있습니다.


간단한 메모에서부터 아이디어, 해야 할 일 등을 기록하고 체크하는 방식은 여러 가지가 있습니다. 이미 할 일 목록을 다양한 방법으로 관리하고 있을 것입니다. 이러한 할 일 관리의 도구로 구글의 “할 일 목록”을 사용할 것을 권장합니다.

‘할 일 목록’이란 기본적으로 일정(캘린더에 특정 날짜와 시간을 지정)으로 등록할 수 없는, 일정에 기록하기에는 애매한 ‘해야 할 일’을 기록하고 관리하는 방식입니다. 때로는 순간 떠오른 아이디어나 급하게 기록한 메모일 수도 있습니다.

어떠한 기록이든 구글의 “할 일 목록”에서 관리되고 동시에 스마트 기기에서도 동기화 되어야 합니다.

할 일 목록 관리는 지메일과 캘린더 두 곳에서 할 수 있습니다. 기본적으로 캘린더에서 할 일 목록을 관리하길 권장합니다. ‘할 일’은 특정 일정을 잡을 수 없는 업무 목록입니다. 따라서 날짜와 시간을 지정하든 안하든, 캘린더 내에서 나의 할 일들이 모두 관리되는 것이 바람직하기 때문입니다. 


<할 일 목록 초기화면>


 1) 할 일 목록 만들기

할 일 목록을 만들고 관리하려면 구글 “캘린더 > 내 캘린더” 목록에서 할 일 목록을 활성화(클릭)합니다. 할 일 목록 창이 캘린더 화면의 오른쪽에 표시됩니다. 


<할 일 목록 등록>


  · 할 일을 추가하려면 “할 일 목록” 창의 하단에서 “+” 아이콘을 클릭하거나, 할 일 목록의 빈 칸, 또는 간편일정 등록화면의 “할 일”탭으로 들어가면 됩니다.

  · 목록에 있는 특정 할 일을 마쳤으면 해당 항목 옆에 있는 “확인”란을 선택합니다.

  · “완료된 할 일 지우기“를 클릭하면 완료된 항목을 삭제하지 않으면서 목록에서 지울 수 있습니다. 해당 항목은 나중에 ”완료된 할 일 보기“를 통하여 다시 볼 수 있습니다.

  · 할 일을 삭제하려면 해당 항목을 선택한 다음 “할 일 목록” 하단의 “휴지통” 아이콘을 클릭합니다.

  · “할 일 목록”은 기본적으로 하나의 목록만 제공됩니다. 그러나 필요하다면 다른 목록을 생성해 두 개의 할 일 목록을 만들 수 있습니다. 할 일 목록 하단의 오른쪽 끝에 “목록전환” 아이콘이 있으며 여기서 “새 목록”을 만들거나 삭제할 수 있고 보여지는 목록을 전환할 수 있습니다.

   - 들여쓰기를 사용하여 하나의 할 일 항목을 하위 항목처럼 만들 수 있습니다. 할 일 목록에서 하나의 항목을 선택하고 “Tab” 키를 누르면 들여쓰기가 되고 “Shift+Tab” 키를 누르면 들여쓰기가 취소됩니다. 구글의 할 일 목록이 실제로 하위구조의 할 일 목록을 지원하지는 않지만, 들여쓰기를 통해서 하위 목록처럼 관리할 수 있습니다.

  · 단축키 사용하기

   - 할 일 목록에 있는 하나의 항목을 위 아래로 이동할 수 있습니다. 할 일 목록에서 하나의 항목을 선택하고 “Ctrl+Up”을 누르면 할 일이 위로 이동하고 “Ctrl+Down”을 누르면 목록 아래로 이동합니다.


 2) 할 일 목록의 날짜 지정 - 캘린더 연동

할 일 목록이라고 해서 날짜를 지정할 수 없는 것은 아닙니다. 기한(마감일)이 있는 할 일은 캘린더에 표시할 수 있으며 ‘종일 일정’에 자동으로 표시됩니다. (종일 일정은 캘린더 주간보기 화면 시간대가 표시된 최고 상단 “GMT+09"가 있는 행입니다. 여기에 기념일이나 음력이 종일 일정으로 나타납니다.)


  · 캘린더에서 기한이 있는 할 일을 만들기

 - 캘린더 월간보기 화면에서 날짜를 클릭하면 간편일정 등록 화면이 나타나며 상단에 “할 일” 탭을 눌러 그 날짜에 할 일을 등록할 수 있습니다. 

 - 월간보기를 제외한 나머지 캘린더 보기 화면에서는 “종일 일정”(GMT+90이 있는 행)이 표시되는 공간을 클릭하면 같은 방법으로 할 일을 등록할 수 있습니다.

 - 기존 할 일에 기한을 추가하려면 “할 일 목록”에서 해당 할 일 옆의 화살표(> 기호)를 클릭하여 메모나 기한을 추가합니다.


<할 일 목록의 캘린더 연동>


<할 일 목록의 날짜 지정>


  · 할 일의 날짜를 수정하려면 캘린더 일정에서와 마찬가지로 할 일을 다른 날짜로 드래그하면 됩니다. 

  · 할 일의 네모난 체크박스를 클릭하여 완료로 표시할 수 있습니다.

  · 할 일 정렬 : 할 일에 캘린더 날짜를 지정하면 “기한순 정렬” 기능을 사용하여 날짜 순으로 정렬할 수 있습니다. 기한순 정렬 기능을 사용하려면 할 일 목록 아래쪽의 “작업” 메뉴를 클릭하고 기한순 정렬을 선택합니다. 이 기능을 사용하는 중에도 목록에서 할 일 항목을 선택한 다음 “Ctrl+Up 화살표"를 눌러 위로 이동하거나 "Ctrl+Down 화살표"를 눌러 아래로 이동하는 방법으로 할 일의 순서를 변경할 수 있습니다.

· 인쇄 : 할 일 목록을 인쇄하려면 할 일 목록 아래쪽의 “작업” 메뉴를 클릭하고 “할 일 목록 인쇄”를 선택합니다.


  3) 모바일에서 사용하기

   ① 안드로이드

기본 구글 할 일 관리 앱은 “GTasks”를 권장합니다.

  “Jorte 앱”에서도 할일 목록 동기화를 지원하지만 사용해 본 결과 동기화가 원활하지 않습니다. 기본 “GTasks 앱”은 빠르고 완벽한 동기화를 지원하며 스마트폰 바탕화면에 위젯으로 추가 할 수 있습니다. (무료버전 위젯은 수동 동기화, 유료버전은 자동 동기화 됩니다)

"Gtasks"를 실행하면 기본 할 일 목록이 보이며 “모두” 메뉴를 누르면 추가된 목록이나 다른 구글 계정(개인 지메일을 포함해)의 목록도 확인할 수 있습니다. “+"를 눌러 새 할 일을 추가할 수 있고 항목을 선택해 수정, 삭제, 지메일, 카카오톡 등 다른 앱으로 보낼 수 있습니다.


<안드로이드 할 일 목록 앱 - GTasks>


  ② iOS

 iOS의 할 일 관리 앱은 “GoTasks”를 권장합니다. GoTasks는 구글 할 일 목록과 동기화되고 사용하기에도 편리합니다. 

 GoTasks 앱 외에도 구글 모바일 앱을 사용하거나 브라우저에서 mail.google.com/tasks/iphone으로 접속하면 구글 할 일 목록을 관리할 수 있습니다.


<iOS 할 일 목록 앱 – GoTasks>         


<iOS GoTasks 목록 예시>


Q. 캘린더에 할 일 목록이 너무 작아요. 크게 볼 수는 없나요?

A. 브라우저에서 http://mail.google.com/tasks/canvas 로 접속하면 “할 일 목록”을 큰 화면으로 볼 수 있으며 다양한 기능을 통해 관리할 수 있습니다.




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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IV. 캘린더 : 개인일정과 업무일정을 통합 관리합니다. 


구글 캘린더로 나와, 내가 속한 조직의 일정을 편리하게 공유하고 관리할 수 있습니다.





구글 캘린더는 클라우드 서비스로 장소와 기기의 제한 없이 언제나 편리하게 일정을 관리하고 공유할 수 있는 구글 앱스의 대표적 서비스입니다. 이번 장에서는 구글 캘린더의 개념을 이해하고 다양한 활용 방법을 살펴보겠습니다.


․ 손쉬운 일정관리와 호환성

구글 캘린더는 손쉽게 일정을 관리할 수 있으며, 다양한 스마트 기기와 동기화되고, 여러 가지의 캘린더 앱을 사용할 수 있습니다. 하나의 일정을 PC, 모바일, 수첩, 탁상달력에 여러 번 기록해야했던 불편함, 시간낭비를 줄이고 효율적인 일정관리를 가능하게 합니다.


․ 효율적인 다중캘린더와 공유기능

구글 캘린더는 개인의 일정 뿐 아니라 회사, 부서, 모임 등의 별도 캘린더를 생성하여 관리할 수 있습니다. 또한 캘린더 별로 색상을 지정하여 한 눈에 모든 스케줄을 확인할 수 있습니다. 구글 캘린더는 일정 하나를 여러 사람과 공유하며 그 일정에 권한을 따로 부여하는 방식이 아닌 여러 캘린더를 만들고 캘린더 마다 공유 및 권한을 부여하는 ‘다중 캘린더’입니다. 


예를 들어 S회사 영업부장인 박부장은 구글 캘린더로 하루를 시작합니다. 박부장이 구글 캘린더를 열자 파란색으로 표시된 개인 캘린더와 분홍색으로 표시된 영업부 캘린더가 한 눈에 보입니다. 그 날의 주요일정과 보고받을 업무들을 할 일 목록에 꼼꼼히 체크하고 부서의 주요 일정을 영업팀 직원들과 공유합니다. 그리고 주황색으로 표시된 회사 주요행사가 일주일정도 남았음을 인지하고 행사준비를 위한 주간 일정을 추가합니다.

이처럼 구글 캘린더를 이용하여 다양한 그룹의 일정을 일목요연하게 파악하고 지금 해야 할 일과 준비해야 할 일들에 대한 계획 및 일정수립을 편리하게 수행할 수 있습니다.


․ 친절한 알림기능

구글 캘린더는 문자메시지와 이메일, 팝업 등을 통해 특정 일정에 대한 알림기능을 사용할 수 있습니다. 외부에서 일일이 PC를 접속하거나 스케줄 노트를 펴보지 않더라도 스마트폰으로 쉽게 일정을 통보받고 다음 일정에 대한 계획을 수립할 수 있습니다.


․ 공용자원의 공유와 관리

구글 캘린더는 사람의 일정뿐만 아니라 회사에 공용자원(회의실, 차량 등)의 일정도 함께 공유하고 관리할 수 있습니다. 회의실, 회사차량 같은 공용 자원을 사용할 때 여러 사람들 간에 일정의 충돌 없이 예약(일정에 등록)하고 공유할 수 있도록 관리할 수 있습니다.

 

․ 효율적인 할 일 관리

구체적인 날짜와 시간을 정해 캘린더에 등록하지 않아도 해야 할 일들이 있습니다. 구글 캘린더는 이렇게 할 일 목록을 기록하고 관리할 수 있습니다. 캘린더의 할 일 목록 관리를 통하여 순간적인 아이디어나 처리해야 할 일 목록을 효율적으로 관리할 수 있습니다.


이렇게 구글 캘린더는 단순한 일정을 기록하고 확인하는 수준을 넘어 여러 사람이 함께 공유하고 해야 할 업무와 공용자원, 할 일 목록을 관리하는 등 강력한 기능을 갖추고 있습니다. 또한 구글 캘린더의 모든 기능을 스마트 기기에서도 동일하게 사용할 수 있습니다.










<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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