V-3 설문의 활용

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2015.01.19 11:52 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

3. 양식의 활용


양식은 웹페이지를 통해 질문에 대한 응답을 받을 수 있는 문서도구이며, 설문조사, 정보수집, 반복정보의 입력 등 다양한 형태로 활용 가능합니다. 



양식은 기본적으로 질문을 만들어 웹에 게시하거나 이메일로 발송해 응답을 받을 수 있게 하는 문서도구이며, 다음과 같은 용도로 활용할 수 있습니다. 


  ․ 설문조사, 고객만족도조사, 데이터 수집, AS처리일지, 재고조사, 각종 신청서 작성 등


특히 업무용으로는 반복되는 데이터의 현장입력 등에 유용하게 사용할 수 있습니다. 

양식 사용방법을 구체적으로 살펴보도록 하겠습니다. 


 1) 설문 만들기 

   드라이브 첫 화면에서 “새로 만들기 > Google 설문지”를 클릭합니다.

 

<Google 설문지>


 2) 테마 선택하기 

제목을 설정하고 테마를 선택합니다. 원하는 배경과 테마를 선택하고 테마를 선택하지 않으려면 취소를 클릭합니다. (다음 양식을 만들 때 테마 선택 표시를 하지 않으려면 “새 양식에 표시” 체크를 풀어줍니다.) 

 

<제목 및 테마>


 3) 로그인 정보 및 사용자이름 정보 수집 설정, 제목 작성하기


   ․ 이 양식을 보려면 로그인(조직 도메인 사용)이 필요합니다. 

     - 구글 앱스 사용자가 양식을 작성할 때만 보이는 체크사항입니다. 개인 지메일 사용자에게는 설정이 나타나지 않습니다. 이 설정을 하게 되면 구글 앱스로 가입한 조직 내 사용자가 로그인 해야만 양식을 보고 응답할 수 있습니다. 당연히 조직 외부 사용자는 양식을 보거나 응답할 수 없습니다. 

   ․ 응답자의 사용자 이름(조직 도메인 사용)을 자동 수집합니다. 

     - 개인 지메일 사용자가 양식을 만들 때는 지원하지 않는 기능(구글 앱스 계정만 사용가능한 기능)입니다. 구글 앱스 사용자가 양식을 만들 때 체크를 하면 응답하는 조직 내 구성원의 아이디가 자동으로 저장됩니다.(당연히 구글 앱스 계정으로 로그인해야 응답 가능합니다) 

 

<양식 작성 예>


  4) 섹션 머리글  

  양식의 제목을 정하고, 이 양식의 내용, 및 응답자를 위한 설명을 입력합니다. 


<섹션 머리글>


  5)질문 작성하기 

    양식의 질문 유형은 9가지가 있습니다. 각 유형에 따라서 응답의 방식과 데이터 저장 형태가 달라집니다. 


    (1) 텍스트

   질문에 답변을 텍스트로 입력하도록 하는 형식입니다. 질문의 하단 도움말에는 대답의 예시나 형태를 상세히 설명해 주는 것이 좋습니다. 모든 질문형식 하단에는 필수질문 선택 항목이 있습니다. 필수질문으로 선택하면, 해당 질문에 답변하지 않으면 응답이 완료되지 않으며 해당 항목에 답변이 없다는 것을 표시하여 알려줍니다. 


<텍스트 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


   (2) 단락 텍스트 

  응답의 내용이 많아 자세한 답변을 요구할 때 사용합니다. 장문의 텍스트를 입력할 수 있습니다. 


<단락 텍스트 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (3) 목록에서 선택

해당 목록을 입력하고 사용자가 ‘스크롤 목록’에서 선택하게 합니다. 목록에서 선택의 경우 답변을 기준으로 페이지를 서로 다르게 이동할 수 있습니다. 답변의 내용에 따라 다음 질문에 응답하지 않아도 되는 경우, 페이지를 분리하고 사용가능합니다. 페이지 분리는 “메뉴 > 삽입 > 페이지 나누기”를 선택하면 가능합니다. 

 

<목록에서 선택 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (4) 점수 범위 선택

점수 범위를 지정하여 선택하게 합니다. 점수 범위는 1부터 10까지 설정할 수 있습니다. 점수별 설명을 입력하여 답변을 요구할 수 있습니다. 


<점수 범위 선택 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (5) 객관식 질문 

원하는 답변 중 하나를 선택하게 하는 객관식 질문의 형태입니다. 답변 항목 중 “기타”를 선택하면 별도의 답변을 입력할 수도 있습니다. ‘답변을 기준으로 페이지 이동하기’가 가능합니다. 


<객관식 질문 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


 (6) 그리드

행과 열로 나누어 원하는 질문과 답변의 형태를 지정합니다. 비슷한 유형의 많은 질문과 답변을 받을 때 유용합니다. 


<그리드 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (7) 확인란

답변에 확인표시(체크박스)를 하여 선택하는 형식의 질문입니다. 이는 유일하게 다수 항목에 대해 중복선택이 가능한 질문 형식입니다. 역시 “기타”를 선택하면 별도의 답변을 입력할 수 있습니다. 


<확인란>


<양식으로 보여지는 화면>


  (8) 날짜와 시간 

날짜와 시간을 선택할 수 있는 질문 형식입니다. 날짜와 시간 형태로 제공됩니다.


<날짜형식>


<양식으로 보여지는 화면>


<시간 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  6) 이미지 삽입 

양식의 내용 중 원하는 곳에 이미지를 삽입하고 이미지의 제목과 마우스를 올려놓았을 때 표시되는 설명을 입력할 수 있습니다 


<이미지 입력>


<양식으로 보여지는 화면>


  7) 작성된 현재 양식 확인 

상단 도구모음의 “현재 양식 보기”를 클릭하면, 지금까지 만든 질문에 대해 실제 입력 가능한 화면이 새 창으로 열립니다. 



<현재 형식 보기>


<완성된 양식 화면>


  8) 완성된 양식의 배포

완성된 양식은 여러 가지 방법으로 응답자에게 배포할 수 있습니다. 


  (1) 양식 보내기   

“파일 > 양식보내기”를 선택하면 양식의 링크주소가 생성됩니다. “이메일로 양식 보내기”를 클릭하면 주소록의 이름을 입력 선택하거나, 이메일을 직접 입력하여 양식을 보낼 수 있습니다. 또한 구글 플러스, 페이스북, 트위터 등에 해당 링크를 공유할 수도 있습니다. 

다음과 같은 옵션을 선택할 수 있습니다. 


  ․ 이메일에 양식 첨부 : 이메일에 해당 양식을 첨부하여 이메일 본문 안에서 설문에 응답할 수 있게 합니다.(받은 이메일 본문에서 바로 응답 가능)

  ․ 나에게 사본 보내기 : 내 이메일로 사본을 보냅니다. 

  ․ 메시지 및 제목 맞춤 설정 : 별도 설정이 없으면 양식의 제목이 메일제목으로 표시됩니다. 클릭해서 메일의 제목과 메일의 본문을 작성할 수 있습니다. 


<양식 보내기 화면>


<이메일 수신화면>


  (2) 임베드 : 웹페이지에 삽입

양식 보내기의 화면에서 링크 옆의 “임베드”를 선택하면 코드가 생성됩니다. 이 코드를 원하는 페이지에 삽입하여 웹에 게시 할 수 있습니다. 


 

<양식 삽입 화면>


  9) 응답받기 

기본적으로 양식의 응답데이터는 해당 양식에 저장됩니다. 응답을 새 시트를 만들어 받거나, 기존에 사용 중인 시트로 연결하여 저장할 수 있습니다. 


   (1) 응답대상 선택, 해제하기

     “메뉴 > 응답 > 응답대상 선택”을 클릭합니다. 


<응답 받기>


   ․ 새 스프레드시트 : “양식 제목(응답)”으로 자동 생성됩니다. 

   ․ 기존 스프레드시트의 새 시트 : 기존 존재하는 시트에 새 시트를 만들어 생성됩니다.

   ․ 항상 새 스프레드시트 만들기 : 응답대상 선택 시 항상 새 스프레드시트를 만들어 생성됩니다.

   ․ 구글 양식에서만 응답 유지 : 별도의 스프레드시트에 연결하지 않고, 양식 내에서만 응답데이터를 유지합니다. 이 경우 데이터를 직접 확인하지는 못하지만, “메뉴 > 파일 > 다운로드”를 선택하면 ‘csv 파일’ 형태로 내려 받을 수 있습니다. 이 경우 언제든 다시 스프레드시트에 연결할 수 있습니다. 



<응답 대상 선택>


<응답 대상 선택화면>


    ․ 기존에 연결되어 있는 스프레드시트와 연결을 해제  

“메뉴 > 응답 > 양식 연결 해제”를 클릭합니다. 연결이 해제 되면 기존에 연결되어 있는 스프레드시트에 더 이상 새 응답이 저장되지 않습니다. 연결을 해제 하는 경우는 기존에 받은 응답과 새 응답의 시점을 구분해야 할 경우나 기간별로 데이터를 수집해야 할 경우 유용합니다. 예를 들면 10월 재고조사 파일을 마감하고 11월 파일을 다시 생성해야 할 경우 기존 스프레드시트(10월 재고조사)와 연결을 해제하고 새 응답 스프레드시트(11월 재고조사)를 연결하면 양식을 새로 만들지 않고 그대로 이용할 수 있습니다. 

 

<양식 연결 해제 메뉴>


<양식 연결 해제>


   (2) 응답확인, 요약보기

연결된 스프레드시트에 접속하면 응답된 데이터를 한 시트에서 확인할 수 있습니다. 질문의 내용이 첫 행에 표시되며 1열에 타임스탬프가 생성됩니다. 타임스탬프는 응답자가 응답한 시간이 기록되고 2열부터 질문에 대한 데이터가 기록됩니다. 

결과 시트는 다른 사용자와 공유할 수도 있으며 새 시트에서 해당 데이터를 이용한 분석과 가공이 가능합니다. 


<타임스탬프와 응답데이터 시트>


응답된 데이터의 기본적인 요약보기가 가능합니다. 양식파일에서 “메뉴 > 응답 > 응답요약”을 클릭합니다. 각 항목에 대한 기본적인 요약 및 비율을 그래프와 함께 보여줍니다. 


<응답 요약 보기>




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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 7) 템플릿

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.08.20 10:15 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

 7) 템플릿


템플릿이란, 특정문서의 형식을 사용하기 편하게 미리 만들어 둔 파일입니다. 문서의 모양이나 형식을 미리 만들어 놓고 필요한 내용만 손쉽게 삽입 및 수정할 수 있습니다. 템플릿은 구글에서 직접 제공하는 것과 사용자들이 만들어서 등록해 둔 것으로 나누어집니다. 또한 조직 내부에서 별도 제작하여 등록한 후 조직 내 사용자들만 사용할 수도 있습니다.

필진은 기업에서 사용하는 여러 가지 서식(문서 양식)을 드라이브의 템플릿으로 등록해 놓고 사용자들이 이 템플릿에서 회사의 서식을 내려 받아 활용할 수 있도록 권장합니다.


  ․ 각 문서도구의 메뉴에서 “파일 > 새로 만들기 > “템플릿에서” 를 클릭하면 “구글 문서도구 > 탬플릿 갤러리” 화면으로 이동합니다. (구글 드라이브의 “만들기”가 아니라 문서도구(문서, 프리젠테이션, 스프레드시트 등) 작성 화면으로 들어가 “파일” 메뉴에 있습니다.)


<템플릿에서>


  “템플릿 갤러리”의 기본화면은 사용 중인 “조직(도메인)의 템플릿” 탭입니다. 아직 조직에서 등록해 둔 템플릿이 없다면 아래 화면처럼 보입니다. 상단 탭에 “공개 템플릿”, “조직 내 템플릿”, “사용한 템플릿”, “내 템플릿”으로 구분됩니다. 

 

<템플릿 초기화면>


‘공개 템플릿’에서 원하는 키워드로 검색을 하면 필요한 템플릿을 찾거나 유사한 템플릿을 선택하여 사용할 수 있습니다. 또 유형별 검색(문서, 스프레드시트, 프리젠테이션, 양식, 그림)과 카테고리별 검색(비즈니스 양식, 캘린더 및 일정, 재무 및 회계, 라벨 및 명함, 편지 및 팩스, 계획표, 프리젠테이션 디자인, 이력서 및 자기소개서, 학생 및 교사 등)을 좌측 메뉴에 제공합니다. 


<키워드 검색>


원하는 템플릿을 찾았다면, 미리보기 후 사용합니다. “이 템플릿 사용”을 클릭하면 “문서제목(템플릿 문서 제목)의 복사본”이라는 파일명을 가진 새 파일이 “내 드라이브”에 생성됩니다. 원하는 문서제목을 부여하고 내용을 작성하면 됩니다. 


<미리보기 화면>


중소기업은 이미 여러 가지 서식이 있는 공식 문서를 보유하고 있을 것입니다. 공문형식이나 각종 보고서 형식, 기안이나 협조문서 등을 MS 엑셀이나 워드, 아래한글로 만들어 사용해 왔다면 이를 구글 문서도구 ‘템플릿’으로 등록해 조직 구성원들이 함께 사용할 수 있도록 제공하면 됩니다.

회사의 모든 공식 문서를 한꺼번에 템플릿으로 변경할 필요는 없습니다. 스마트워크로 업무 프로세스가 변경되는 것과 관련한 문서부터 하나씩 차례대로 템플릿을 활용하기 바랍니다. 예를 들어, 기존에 업무보고 프로세스(각자 보고서를 작성해 출력해 보고하던 방식)를 공통된 보고서 서식으로 드라이브에서 작성하고, 링크만 이메일로 보고하는 프로세스로 변경할 수 있습니다. 이 때 보고서 서식을 템플릿에 올려놓고 언제든 쉽게 내려 받아 작성할 수 있습니다. 다만 “스마트 기기 > 드라이브 앱”에서는 템플릿을 활용할 수 없습니다. “드라이브 앱”에서는 기존에 작성했던 문서를 “수정 > 사본 저장”해 보고서를 제출하면 됩니다.




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

6) 파일 업로드 및 버전관리

  (1) 파일 업로드

파일 업로드는 형식을 변환하거나 변환하지 않는 방식으로 업로드가 가능하며 변환은 구글 문서도구 형식으로의 변환과 텍스트 변환이 있습니다.


  ․ 업로드 된 파일을 구글 문서도구 형식으로 변환 : 워드, 파워포인트, 엑셀 등의 MS 오피스로 작성된 파일을 업로드 시 드라이브의 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트로 변환합니다. 

  ․ 업로드 된 PDF 또는 이미지 파일의 텍스트 변환 : PDF, 이미지 파일을 업로드 시 드라이브의 문서에 이미지형태로 변환하며 텍스트를 추출해 줍니다.


  (2) 버전관리

구글 문서도구가 제공하는 웹오피스 도구(문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식, 그림 등)을 제외한 나머지 문서파일은 그대로 파일 형태로 드라이브에 업로드가 가능합니다. (엑셀(XLS), 파워포인트(PPTX), 워드(DOC), 한글(HWP)등) 

이렇게 업로드 된 파일은 순차적인 버전관리가 가능합니다. 버전관리 기능을 이용하면 새로운 버전의 파일이 생성되었을 때, 하나의 파일명에 각각의 버전을 순차적으로 보관, 업로드 할 수 있습니다.

같은 파일을 수정할 때마다 업로드하면 너무 많은 파일이 생기며 구분하기 어렵기 때문에 버전관리는 매우 유용한 기능입니다.


   ․ 버전을 관리할 파일을 선택하고 더보기 > 버전관리를 클릭합니다. 



<버전 관리>


   ․ “새 버전 업로드”를 클릭하고 업로드할 파일을 선택하면 기존 버전을 그대로 유지한 채 새로운 버전의 파일을 업로드 할 수 있습니다.  

  

<새 버전 업로드>


<새 파일 선택>


각 버전별로 누가 언제 업로드 하였는지를 보여 주며 각각의 파일을 보관, 다운로드 가능합니다. 물론 이전 버전이 더 이상 필요가 없다거나, 새 버전의 파일이 잘못된 파일이라면 선택 후 삭제할 수 있습니다. 새 버전으로 업로드 된 파일은 초기의 파일명을 그대로 가져갑니다. 파일명은 언제든지 변경할 수 있습니다. 


<업로드 된 새 버전 확인>




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

3) 프리젠테이션

프리젠테이션은 MS 파워포인트와 유사한 문서도구이며, 스프레드시트와 마찬가지로 웹상에서 모든 작업이 가능한 웹오피스입니다. 프리젠테이션 문서의 작성부터 브리핑 혹은 발표를 위한 프리젠테이션 보기까지 웹브라우저에서 가능합니다. 

프리젠테이션 도구는 장점과 단점이 분명하게 구분됩니다. 

장점은 웹에서 작성하여 프리젠테이션(발표화면)까지 가능하며, 해당 파일을 웹에 게시하거나, 공유할 수 있으며, 여러 사람이 함께 하나의 파일에 접속하여 내용을 채우거나 편집을 하여 효율적인 공동작업을 할 수 있다는 것입니다. 

단점은 애니메이션이나 기타 효과 등을 지원하지만, MS 파워포인트처럼 다양하고 화려한 편집이나 세부 설정에는 한계가 있다는 것입니다. 따라서 업무용으로 내부 사용자들 간 발표하는 정도는 문제가 없겠으나 고객을 대상으로 하는 발표에는 그 기능이 너무 부족해 적합하지 않습니다. 


필진은 프리젠테이션을 ‘발표자료 작성을 위한 협업도구’로 사용할 것을 권장합니다. 예를 들어, 방대한 제안서를 만들어야 할 경우 프리젠테이션에 목차를 페이지별로 만들어 협업해야할 사람들과 공유합니다. 협업을 통해 각 페이지별로 맡은 부분에 내용(콘텐츠)을 채우고, 내용이 완성되면 이를 MS 파워포인트 형식으로 다운받아 마무리는 파워포인트에서 디자인과 서식을 꾸밉니다. 완성된 파워포인트 파일을 다시 공유해 협업한 사람들과 검토합니다. 이렇게 제안서 마무리는 MS 파워포인트로 하더라도, 구글 프리젠테이션을 협업의 도구로 활용하면, 빠른 시간 안에 여러 명의 공동작업으로 제안서 내용을 채울 때 유용하게 활용할 수 있습니다.

반대로 기존에 MS 파워포인트에서 작성한 파일을 문서도구 형식으로 변환해 구글 프리젠테이션으로 활용할 수 있습니다. 이렇게 함으로써 여러 사람이 동시에 한 파일에 접속하여 공동작업을 하고, 웹에 게시하거나 공유할 수 있습니다.


  

<프리젠테이션 작성화면>


<프리젠테이션 보기화면>

 

  ․ 테마적용하기 : 파워포인트와 마찬가지로 슬라이드의 기본 테마를 설정할 수 있습니다. (메뉴 > 슬라이드 > 테마변경)

<프레젠테이션 테마 변경>


<프리젠테이션 테마 선택>








<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

  2) 스프레드시트

스프레드시트는 MS오피스 엑셀과 유사하며 함수를 통해 여러 가지 작업이 가능합니다. 엑셀처럼 주로 일정수준의 분량을 가진 정형데이터 처리나 같은 형식을 가진 비정형 데이터에 대한 집계 등을 위해 사용합니다. 

엑셀에서 사용하던 대부분의 함수를 스프레드시트에서 이용할 수 있으며, 한 문서 내에 포함된 다른 시트의 데이터를 이용해 좀 더 구체적인 분석 작업을 수행할 수도 있습니다. 

특히 스프레트시트는 문서도구 중 양식(form)과 결합하여 온라인을 통해 반복적으로 수집된 질문들에 대한 답변이 저장되는 저장소로서의 역할을 수행합니다.(양식과 관련된 내용은 V-3 양식의 활용 참고)


기존에 사용하던 엑셀문서를 드라이브에서 사용하는 방법은 두 가지가 있습니다. 

첫째, 엑셀 문서를 업로드할 때 구글의 문서도구 형식으로 변환하는 방법입니다. 이렇게 파일을 변환하여 업로드하면, 엑셀 파일이 구글 스프레드시트에 맞게 자동으로 변환되어, 모양과 양식, 함수 등을 유지하게 되며 편집이 가능합니다. 따라서 문서의 다양한 공유 권한과 공동작업이 가능하게 됩니다. 

둘째, 엑셀 문서 업로드할 때 구글의 문서도구와 호환되지 않도록 설정하는 방법입니다. 즉 원본 형식(xls)을 그대로 업로드합니다. 이 방법으로 업로드 된 문서는 편집할 수는 없으며 다른 형식의 문서(PDF, 아래한글)처럼 보기만 가능한 형태로 업로드 됩니다. 

필진은 문서의 공유와 협업을 위해 가급적 스프레드시트로 변환하여 사용할 것을 권장합니다. 스프레드시트로 작업을 해도 엑셀 형식으로 다운받아 활용할 수 있습니다.


<스프레드시트 초기화면>

 

MS 엑셀로 작성된 문서를 스프레드시트로 변환해도 형태나 내용에 큰 변화가 없습니다.


<스프레드시트 견적서 예>






<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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I-4. 왜 클라우드 서비스인가요?

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2013.10.07 09:00 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

이 글은 구글앱스로 강소기업만들기 (http://googlesmw.tistory.com)에 동시게재됩니다. 

중소기업의 스마트워크에 관련된 더 많은 글과 정보는 위의 블로그를 참조하세요. 


I-4. 왜 클라우드 서비스인가요?


"언제 어디서나 업무를 처리하기 위한 기본 환경은 클라우드 환경입니다. "


구글 앱스를 활용한 스마트워크는 모든 업무를 가능한 ‘클라우드 서비스’로 활용하게 됩니다. 클라우드 서비스란 특정 단말기(PC나 스마트폰)에 종속되지 않고 언제 어디서나 접속만으로 데이터를 불러오거나 저장할 수 있는 서비스를 말합니다.




클라우드 서비스를 쉽게 이해하기 위해 은행의 예를 들면, 현금을 각자의 집에 보관 하는 게 아니라 은행에 맡겨 놓고 언제든 필요할 때 이체를 하는 개념, 직불카드나 신용카드도 클라우드 개념입니다. 즉, 내가 ‘소유’ 하는 것이 아니라 보다 크고 안전한 시스템에 맡겨두고 ‘접속’을 통해 ‘사용’하는 개념입니다. 또 음악을 듣는 방식도 좋은 예입니다. 예전에는 CD를 구매해 우리 집의 오디오에서만 들을 수 있던 음악을 이제는 인터넷에 접속해 스마트폰이나 PC 등으로 언제 어디서나 음악을 들을 수 있는 서비스, 이렇게 ‘소유’하는 것이 아닌 ‘접속’을 통해 ‘사용’하는 것이 바로 클라우드 서비스입니다. 


이러한 클라우드 개념을 기업의 업무에 적용할 경우, 매우 효과적인 결과를 얻을 수 있습니다. 기존의 중소기업은 업무에 필요한 데이터가 기업 내부의 담당자 PC에만 저장되어 있는 경우가 많습니다. 이러한 상태에서는, 공유를 통한 협업을 하지 못할 뿐만 아니라 담당자의 퇴사나 PC의 물리적인 고장은 그대로 데이터의 손실로 이어지게 됩니다. 


구글 앱스를 도입하면 전통적으로 내 PC의 “내문서” 폴더를 활용하던 업무도 “내문서” 대신 클라우드 폴더(구글 드라이브)를 활용하게 되며, 이렇게 함으로써 내 PC에서 작업하던 모든 종류의 파일을 안전하게 보관하고, 언제 어디서나 쉽게 꺼내 보고 수정할 수 있게 됩니다.

구글 앱스는 PC 뿐만 아니라 스마트 기기를 통해 언제 어디서나 업무를 처리할 수 있고, 개인의 PC보다 안전하고, 지속적으로 업데이트가 되는 클라우드 서비스입니다.



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구글 캘린더는 개인용+회사업무용+공유 캘린더를 한번에 보고 관리할 수 있습니다. 중소기업에서 구글앱스와 구글 캘린더를 도입한 사례입니다.


<본 이미지는 아래 사례와 관련이 없습니다>



1. Y기업


<도입과정>


Y기업의 경우 무료 앱스를 사용할 정도로 비교적 작은 조직이라 캘린더를 만들고 공유하는 것이 간단할 것으로 예상했습니다. 그러나 대부분의 직원이 컴퓨터 근무환경의 사무직이 아니라 주로 현장 방문이 많은 영업, AS 업무를 수행하고 있어 일정관리는 개인 다이어리나 수첩을 활용하고 있었으며 이를 한 순간에 구글 캘린더로 변화를 주기에는 적응의 어려움이 있었습니다.

어려움이란 대체로

1. 직원들이 개인의 일정을 ‘공유’한다는 개념이 명확하지 않다보니 정말 개인적인 일정까지 회사에 ‘공개’되는 것이냐 하는 우려

2. 스마트폰의 조작 실수 등으로 개인정보가 유출되지 않을까 하는 우려

3. 구글 캘린더로 개인의 일정관리 방법을 변경하는 새로운 학습과 적응에 대한 불편함

4. 무엇보다 현장을 돌아다니는 일정의 공개로 회사로부터 감시 당하는 것 아니냐 하는 불만을 제기하기도 했습니다.


그렇다 하더라도

1. 기업에서 업무와 관련한 일정을 공유하는 것은 당연한 것이고

2. 이를 통해 회사 전체가 좀 더 효율적인 자원의 흐름, 집중, 의사결정을 하는 것은 물론,

3. 서로에 대한 이해와 소통을 도와주는 일이라는 우리의 설명에   공감하고 구글 캘린더를 적극적으로 업무에 도입하자는 결의를 이끌어 낼 수 있었습니다.

4. 그리고 개인의 일정, 개인 정보가 결코 외부에 보여지지 않는 다는 것과

5. 혹시 모를 사용자 실수를 방지하기 위해서라도 구글 캘린더에 대해 제대로 알고 사용해야 한다는 점을 강조했습니다.


<구글 캘린더 적용>


Y기업 구글앱스 도입 컨설팅 일정에 맞추어 세번째 교육 및 실습시간에 구글 캘린더를 적용했습니다. 다만 사전에 Jorte앱을 설치했고 공유캘린더를 어떻게 구성할지에 대한 계획을 세우도록 했습니다.

적용 과정은 다음과 같습니다.

첫째, 개인업무용 캘린더를 활용하여 업무 일정을 모두 기록하게 하였습니다. 별로 어렵지 않게 일정들을 기록했고 아울러 스마트폰과도 동기화를 했습니다. Y기업의 경우 직원 모두 안드로이드 폰과 갤럭시 탭만 쓰고 있어서 아이폰 계열을 따로 설명하지 않았습니다.

둘째, 영업부 캘린더, AS 캘린더 두개를 만들고 공유 설정을 하였습니다.

AS 캘린더는 AS 담당자들(편집권한)과 영업부(보기권한), 대표이사(보기권한), 경리담당자(편집권한)까지 모두 공유했고 영업부 캘린더는 영업부(편집권한)와 대표이사(편집권한)만 공유했으며 대표이사 캘린더는 ‘한가함/바쁨’정보만 표시되도록 해서 경리담당자(보기권한)와 공유했습니다. 별도의 회사 공유 캘린더는 만들지 않았습니다. 회사 전체 일정이 생길 경우 편집권한을 가진 경리 담당자가 AS캘린더에 일정을 등록하는 것으로 공유했습니다. 회사의 주요 업무가 AS다보니 AS정보를 공유하는 것이 가장 근간을 이룬 것 같습니다.


<효과>


-개인 일정관리도 좋아졌다.

 가족의 기념일이나 모임을 잘 챙기게 되었다.

 가족간의 일정도 서로 공유해 사용하며 서로 알려주지 않아도 가족의 일정을 알 수 있게 되어 편리합니다.


- 수첩을 쓰지 않게 되었다.

 수첩을 사용할 때 일정이 바뀌면 수첩이 지저분해지고 한 칸에 여러개 넣을때 어려웠습니다.

 예전 일정을 찾아볼 때가 많았는데 수첩은 다 찾아봐야 하는데 구글 캘린더는 검색이 되어 좋습니다.


- 반복일정이 아주 편리합니다.

  모임이 많아 정기적인 일정이 많았는데 예전엔 일일이 기억하고, 또 생각나면 다이어리에 기록하고 그랬는데 지금은 반복일정 관리가 아주 편해졌습니다.


- 일정의 통합관리가 가능해 졌습니다.

 일정이 겹쳐서 아주 곤란한 경우가 많았는데 이제는 겹치지 않고 일정을 잡게 되었습니다.

 대표님 일정을 몰라 매번 물어보고 따로 기록하고 있다가 다른 직원들이 물어보면 알려주고 했는데 

이젠 대표님이 언제 

시간이 될지 공유하고 있어 관리하는 입장에서는 아주 편리합니다.


- 업무에 변화

  굳이 알려주지 않아도, 물어보지 않아도 

같이 일하는 사람들의 일정을 알 수 있습니다.

  회사 차량의 공유가 원칙이 생겼고 사용하기 편리해 졌습니다.

  일정을 등록 안하면 일을 안하는 사람으로 보일까봐 일정을 꼬박꼬박 사용하고 있습니다.

  그러다보니 업무관리가 저절로 개선되는 효과가 있습니다.

  할일 관리를 사용하지 않았는데 자꾸 잊어버렸던 할일들을 

제대로 챙기게 되었습니다.

  영업일정을 잡을 때 과거 거래처 방문 일정을 참고하기가 쉬워졌습니다.


2. A기업의 구글 캘린더 도입


A기업의 경우 앱스 교육 대상자만 5개 부서에 50명에 이르고 조직체계도 이사/부장/과장/대리/주임/사원으로 중소기업 치고는 방대한 조직과 규모를 갖추고 있어 전사적 일정의 변화, 공유와 통합 과정에 여러가지 어려움이 있었습니다.

첫째, 연령층이 다양해 20~30대 젊은 직원들과 40대 이상의 임직원들 사이에 구글 캘린더를 설명하고 받아들이는 속도의 차이가 서로 달랐습니다. 구글 캘릴더를 이미 개인적으로 사용하고 있거나 사용해본 직원이 1/3에 달했고 또 사용해 보지 않는 사람들 중에서도 앞서 컨설팅 교육과정에 이미 먼저 캘린더를 살펴본 직원이 1/3정도, 그리고 나머지 1/3정도가 전혀 구글 캘린더에 대한 사전지식 없이 교육에 임했습니다.

둘째, 공유 캘린더에 규정을 마련하기가 쉽지 않았습니다. 부서간 생성할 공유 캘린더의 범위와 권한이 복잡하고 합의점을 찾기까지 여러 사람의 의견을 고려해야 하는 등의 어려움입니다.

셋째, 대표이사와 임원 분들이 자주 교육에 참여하지 못했습니다. 따라서 기능에 대한 습득은 물론 공유 캘린더에 대한 여러가지 의사결정이 늦어지고 효율을 높이고자 여러가지 아이디어를 모으고 대안을 마련하는 시간을 갖지 못했습니다.

넷째, 구글앱스의 담당자 직책이 주임이다보니 전사적 도입을 위한 독려에 한계가 있었습니다. 충분히 신뢰를 받는 직원이었으나 바쁜 현업에 새로운 업무방식의 혁신을 주도하기에는 그 권한이 너무 작아 부서간 협조를 이끌어내니가 어려웠습니다.


우리의 대응은 Y기업과 마찬가지로 기본적인 캘린더 공유의 당위성과 중요성을 위주로 다음과 같은 대안을 통해 구글 캘린더를 전사적으로 도입하였습니다.

첫째, 교육을 제때 받지 못한 대표이사 및 임직원과 받았더라도 습득이 느렸던 임원분들을 대상으로 재교육을 실시하여 전체 구성원이 최소한 수준 이상의 공감대를 형성했습니다.

둘째, 경영기획, 영업 부서가 먼저 주도적으로 공유하고 활용하였으며 순차적으로 R&D, 생산관리, 관리부서가 참여하는 방식으로 시간을 두고 적용하였습니다.

셋째, 잘 활용하는 사람이 잘 모르는 사람을 적극적으로 돕는 방식을 요구하였습니다. 조직 전체가 함께 일때 효과가 나오는 만큼 구성원간의 격차는 최소화 하고자 젊은 직원들 중심으로 전체에 확산되길 바랬고 또 이분들 역시 적극적인 자세로 대응을 하는 등 세대가 어우러져 함께 돕는 이 회사의 좋은 기업문화가 도움이 되었습니다.


구글 캘린더 적용

A기업의 개인 일정관리의 구글 캘린더 적용은 컨설팅 즉시 전체 구성원이 다 변화하지는 않았습니다.

시간을 두고 천천히 도입할 수 있게 하되 데드라인을 정해놓고 그 시점까지 모두 변화하는 것으로 추진했습니다. 업무상 구글 캘린더를 사용하더라도 개인의 일정만큼은 구글이 아닌 다른 방식으로 관리하겠다는 분들도 그대로 인정하기로 했습니다. 충분히 잘 사용하시는 분이라 어렵지 않을 것입니다.

공유일정은 경영지원부가 전체 회사 공유 캘린더를 만들어 운영하고, 영업부 캘린더, 경영지원부 캘린더를 먼저 만들었습니다. 각각의 부서별 캘린더는 해당 부서원들끼리 공유하였으며 대표이사나 다른 부서원들과는 공유하지 않았습니다.

아울러 개별 프로젝트성 업무들로 인해 부서나 직책과 무관하게 2~3명 단위의 소규모 공유 캘린더들을 만들고 자신들끼리 공유하는 일들이 많아졌습니다. 결국 회사 전체에서 캘린더의 공유와 권한 등을 통합 관리하기는 어렵고 사안에 따라, 필요에 따라 공유캘린더를 생성하고 활용하는 쪽으로 적용되었습니다.

회사 전체의 통합 관리를 하게 되면 공유캘린더의 생성과 관리를 한군데로 통합하게 되어 관리의 편의성, 보안 등에서 충분한 잇점이 있을 수 있습니다. 

또한 캘린더 생성자가 admin이 아닌 개인일 경우 담당자가 만든 캘린더를 공유해 사용하든 도중 그 직원이 퇴사를 해버리면 그 공유 캘린더를 더 이상 삭제/변경할 수 없는 문제가 생기게 됩니다. 

이러한 문제점이 있을 수 있지만 공유 캘린더 생성 및 권한에 대한 사전계획도 어렵고 또 매번 admin권한을 가진 담당자에게 부탁하는 절차도 번거로웠고 담당자 역시 구글 캘린더 관리가 주 업무가 아닌 이상 관리에 부담도 있는 등 현실적인 문제들로 공유 캘린더를 전사적 계획하에 두기는 어려웠습니다.

향후 주의해야 할 부분은 회사의 중요한 일정, 보안일정 등이 함부로 외부에 유출되지 않도록 하는 보안에 대한 관심과 직원의 퇴직 시 해당 직원의 공유 범위를 파악해 정상적으로 인수인계가 이루어지도록 해야 할 것입니다.




<효과>

- 업무에 변화


조직 내 회의 관련자료를 미리 배포해 회의 시간이 단축되는 등 효율 증가됩니다.

회의 참석자 조사가 매번 전화하고 독촉했는데 편리해졌습니다

회의실이 2층 대회의 실과 3층 소회의실 2개 등 여러 개가 있었는데 전체 회의실을 미리 파악하고 예약할 수 있어서 매우 좋습니다.  

휴가/연차 캘린더를 만들어 공유하고 있는데 누가 언제 휴가를 계획하는지 알게되고 서로 중복되지 않는 범위에서 휴가 계획을 세울 수 있어서 편리합니다.

대표이사 결재를 받기위해 경영기획 담당자에게 대표님의 일정을 물어보면 답변까지 시간이 걸렸는데 지금은 바로 확인을 해주니 편리합니다.

기타 Y기업 효과와 같음.

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견적서 스마트폰에서 보내기

구글앱스/구글드라이브 2013.01.20 17:23 Posted by 블루소프트

<견적서 실시간 작성 및 전송>
OO디자인스튜디오는 디자이너 3명을 두고 대표가 영업, 기획을 담당하는  소기업입니다.  대표는 거래처를 돌아다니며 상담하고 견적서를 실시간으로 제출할 수 있도록 구글 드리이브에 견적서 파일을 만들어 놓고 사용하고 있습니다.
이것을 이동하는 차 안에서 수정하여 PDF 파일로 즉시 견적서를 제출하고 있습니다.
견적서 양식은 구글 드라이브의 스프레드 시트로 만듭니다.


이렇게 만들어 놓은 표준 양식에 그때그때 필요한 견적 내용을 채워 넣습니다.
그리고 다 완성되었다면 다음과 같이 보내면 됩니다.

* PC에서 :  파일>다른이름으로 다운로드>PDF선택.
이러면 견적서는 PDF로 다운로드 되고 이것을 메일로 보내면 됩니다.




* 안드로이드폰에서 : 구글 드라이브로 들어가면 문서 목록에 견적서 문서가 보입니다.


이 ‘견적서 표준양식’ 문서 오른쪽>를 누르면 문서정보가 나오고 상단에 메뉴를 누르면
보내기, 또는 링크 보내기 등을 선택할 수 있습니다.



여기서 보내기를 누르면 여러가지 앱 중에 지메일을 선택하고 보내면 PDF문서로 상대방이 받게 됩니다.
링크 보내기는 액세스 권한이 제한되어 앱스 계정을 로그인해야 하므로 외부에 보낼 때에는 적합하지 않습니다.
아이폰에서:구글드라이브 앱으로는 견적서 파일을 보낼 수 없습니다. 사파리 브라우저로 구글 드라이브에 접속해서 견적서 파일을 선택하고 하단에 공유 버튼을 누릅니다.



공유를 누르면 이메일에 첨부하기 메뉴가 나오고 이를 선택합니다.



화면에 다음 형식으로 문서 첨부 옆에 파일 형식을 MS엑셀, 오픈오피스, PDF 형식으로 다양하게 첨부할 수 있습니다.
이렇게 언제 어디서나 견적서를 만들고, 수정해서 PDF 첨부파일로 메일을 보낼 수 있습니다.

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구글 할일관리 - Gtasks

구글앱스/구글캘린더 2013.01.18 15:03 Posted by 블루소프트

간단한 메모에서부터 아이디어, 해야할 일 등을 기록하고 체크하는 방식은 여러가지가 있고 또 실제 다양한 프로그램이나 방법을 동원해 사용해 봤을 겁니다.

하지만 '구글앱스로 강소기업 만들기' 에서는 여러가지 다양한 앱과 방법들을 찾아보고 테스트해 본 결과 역시 할일관리는 구글 할일관리(Gtasks)로 하는 것이 가장 업무 효율을 높이는 방법이라 결론을 내렸습니다.

따라서 나름 연구한 결과 가장 표준안이라고 생각하는 안을 제시하니 보시고 이대로, 혹은 본인에게 맞게 약간씩 변형해 활용하시면 좋겠습니다.


<<할일관리의 정의>>

- 할일관리란 기본적으로 일정(캘린더에 특정 날짜와 시간을 지정)으로 등록할 수 없는, 일정에 기록하기에는 애매한 해야할 일 목록을 기록하고 관리하는 방식입니다.

- 순간 떠오른 아이디어, 나중에 찾아보거나 처리해야할 일, 내 업무 체크리스트라고 하겠습니다.


<<할일 목록 관리는 구글앱스의 할일 목록으로>>

-  구글은 할일목록 관리를 지메일과 캘린더 두 곳에서 모두 할 수 있습니다.

- 그러나 기본적으로 캘린더에서 할 일 목록을 관리하길 권장합니다. 왜냐하면 위에서 이야기한 대로 할 일은 특정 일정을 잡을 수 없는 업무 목록입니다. 따라서 특정 날짜-시간을 정하든 정하지 못하든 캘린더 안에서 내 스케줄이 모두 관리되는 것이 바람직합니다.


<<몇가지 사용팁>>

- 할일 목록에서 특정 날짜를 지정할 수도 있습니다.



- 구글 캘린더에서 내캘린더>할일목록을 체크하면 캘린더 화면 우측에 할일 목록이 나옵니다.

  이 할일 목록 중 하나에 오른쪽에 있는 > 를 클릭해 상세보기로 들어갑니다.

  위 그림과 같이 날짜를 지정할 수도 있고 내용을 더 적을 수도 있습니다.


- 지메일에서 할일 목록을 보고 싶을 때, 아래 그림처럼 메일 메뉴에 할일 목록을 클릭하면 됩니다.



- 클릭하면 메일화면 우측 하단에 할일 목록이 나타납니다.

  그렇지만 할일 목록 관리는 기본적으로 캘린더 화면에서 하는 것이 편리합니다.

-  특정 메일을 받고 그 메일 내용을 그대로 할일 목록에 넣을 수도 있습니다.

   받은 메일을 보는 화면에서 <더보기>를 클릭하면 아래 그림처럼 할일 목록에 그대로 추가할 수 있습니다.



- 이렇게 하면 받은 메일이 그대로 할일 목록에 추가됩니다.

- 할일 목록을 별도의 웹페이지에서 전체를 보면서 관리할 수 있습니다.

   https://mail.google.com/tasks/canvas

   이 사이트를 들어가면 전체 웹페이지 화면으로 할일 목록을 볼 수 있죠.

   이 사이트 주소를 북마크 해 놓으면 편리하겠죠?


<<스마트폰에서 할일 관리>>

- 안드로이드 폰

  기본 구글 할일관리 어플인 Gtasks 를 사용하길 권장합니다.

  Jorte에서도 할일 목록이 나오지만 Jorte는 할일 싱크가 잘 안될때가 있습니다.

  가장 기본 어플이 제일 충실하게 버그없이 잘 반영됩니다.

  또 위젯으로 스마트폰 바탕화면에 할일을 가져오고 싶을 때 위젯으로 빼 놓아도 됩니다.

  그러나 무료버전 Gtasks는 위젯이 실시간 동기화가 안됩니다.

  유료(6천원)로 구입하면 바탕화면에 실시간 위젯 동기화는 물론 다양한 유료 기능을 사용할 수 있습니다.

- 아이폰

  여러가지 앱들을 테스트 해 봤습니다만.. 무료로 가장 편하게 쓸 수 있는 앱은 Go tasks 입니다.

  구글 할일 목록과 호환이 잘 되고 사용하기도 편리합니다.


핵심은 어떤 프로그램을 쓰느냐가 아니라 어떻게, 잘 할일 목록을 개인적으로 잘 쓰느냐... 하는 것이겠죠.

그 다음이 어떤 방법으로 하면 가장 잘 쓸 수 있을까.. 방법을 찾으신다면

구글 할일목록을 지메일, 캘린더, 그리고 별도의 웹사이트, 스마트폰에서 항상 같은 할일 목록을 보고

실시간 동기화하여 사용하는 것이 가장 업무효율을 높이는 방안이라고 제안합니다.



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구글 싱크~ m.google.com/sync 페이지가 바뀌었습니다;;


아이폰5로 바꾸고..새로 익스체인지로 구글 계정을 설정하고..

사용하고 있는 구글앱스의  캘린더와 주소록을 동기화하려고~

 https://m.google.com/sync 구글 싱크 페이지를 열었는데.. 

계속 아래 그림의 구글동기화 안내페이지만 뜨더라구요 ㅠ




몇번을 다시 열어도.. 휴~ 정말 짜증이 극에 달했을 즈음..

드디어 검색 또 검색의 결과~~~~먼저 고민해주신분이 올려준.. 도움으로 해결책을 발견했습니다..ㅋ

 

바로 

https://m.google.com/sync/settings/

*** 'https' 중요. http 주소로 접속시 새로 바뀐 화면이 뜸.. 맨 끝의 /까지 꼭 입력해주어야 합니다...





와우~~ 드디어 제대로 된 싱크화면이 떳습니다^^ㅋ 

여기서 설정을 변경하니.. 아이폰 단말기 캘린더에도..

공유 캘린더가 제대로 보입니다~ㅋㅋㅋ


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