IV-1. 구글 캘린더는 다중 캘린더입니다.

  1) 캘린더 초기화면 

  2) 캘린더 환경설정 

  3) 캘린더 만들기

  4) 캘린더 공유

구글 캘린더의 장점 중 하나는 그룹 및 특정 사용자간 캘린더 및 일정을 공유하는 기능입니다. 구글 캘린더의 공유는 개인, 부서, 회사 등의 일정을 관리하는 ‘캘린더의 공유’와 각 캘린더에 속하는 개별 ‘일정의 공유’로 나누어 살펴볼 수 있습니다.


  · 캘린더 공유와 일정의 공유

캘린더 공유와 일정의 공유는 구분해야 합니다. 캘린더 공유란 경영지원부, 영업부 등의 캘린더 자체를 공유하는 것이며 일정의 공유는 캘린더에 포함된 개별 일정 각각을 공유하는 것입니다. 이 절은 캘린더의 공유에 대한 설명이며 일정에 대한 공유는 IV-3절에서 다루겠습니다.


  (1) 캘린더 공유란?

특정 캘린더를 여러 사람과 공유하는 개념으로, 해당 캘린더에서 발생하는 모든 일정은 주어진 권한 내에서 함께 사용할 수 있습니다.

예를 들어 회사 일정을 관리하는 캘린더를 만들고 이 캘린더를 회사 전체 직원들과 공유하게 되면 별도로 회사 일정을 공지하지 않아도 모든 직원이 알 수 있습니다. 또한 현재 진행 중인 업무 일정을 등록함으로써 업무의 흐름을 파악할 수 있습니다.

<캘린더 공유의 예>


  (2) 캘린더 공유 및 권한설정


캘린더를 공유할 때, 공유대상을 선택하고 각각의 권한을 설정할 수 있습니다.


    ① 이 캘린더 공유하기 

경영지원부의 조직원들이 함께 사용하기 위한 “CBSW_경영지원부”라는 캘린더를 만들었다고 가정하고 설명하겠습니다. 캘린더 공유를 위한 방법은 두 가지가 있습니다. 


    ․ “내 캘린더” 목록의 "CBSW_경영지원부" 캘린더 우측의 아래 화살표를 선택 > “이 캘린더 공유하기”를 선택합니다. 

    ․ 캘린더 메인화면 “설정” 클릭 > 서브 메뉴 중 “설정” > 캘린더 메뉴 화면의 캘린더 목록 중 “CBSW_경영지원부” 캘린더 선택 > 상단 탭 중 “이 캘린더 공유하기”를 선택합니다.  


두 가지 방법 모두 “이 캘린더 공유하기” 화면으로 이동합니다. 


<캘린더 공유설정>



     ② 공유대상 선택 및 공유권한 설정

“이 캘린더 공유하기” 메뉴의 설정 값은 다음과 같습니다.


  ․ 캘린더를 다른 사용자와 공유

   - 캘린더를 공개로 설정 : 전 세계 누구나 이 캘린더를 검색해 볼 수 있습니다. 특별한 경우가 아니라면 체크하지 않습니다.

   - 조직 내 모든 사용자와 이 캘린더 공유 : 조직(회사) 내 구성원은 이 캘린더를 볼 수 있습니다.

  ․ 특정 사용자와 공유

공유하려는 사용자의 이메일 주소를 입력하고 오른쪽 사용권한을 선택합니다.

   - 일정변경 및 공유관리 : 이 캘린더의 삭제 권한을 포함해 일정 변경, 공유 권한 등 모든 권한을 가지게 됩니다. 또한 이 캘린더는 공유된 사용자의 "내 캘린더" 목록으로 들어갑니다. 따라서 이 권한을 다른 사용자에게 부여하지 않도록 권장합니다. 캘린더를 삭제할 수도 있기 때문입니다. 

   - 일정변경 : 캘린더에 대한 권한(캘린더의 삭제와 편집 등)은 없고 일정에 대해서는 생성, 변경, 삭제 등의 작업이 가능한 권한입니다. 이 캘린더는 공유된 사용자의 "다른 캘린더" 목록으로 들어갑니다. 

   - 모든 일정 세부정보 보기 : 캘린더나 일정에 대한 수정, 삭제 권한은 없고 단지 해당 일정을 볼 수 있는 권한입니다.

   - 한가함/바쁨 정보만 보기(세부정보는 숨김) : 일정이 있다는 것은 알지만 어떤 내용인지 알 수 없고 “바쁨” 이라고만 표시됩니다. 일정을 등록하는 사람이 하나의 일정을 등록하며 “내 상태” 정보를 “한가함”으로 체크했다면 일정 자체가 보이지 않습니다. 


<캘린더 공유> 

Q. 누구나 캘린더를 만들어 공유하는 것이 가능한가요?

A. 누구나 캘린더를 생성하여 공유할 수 있습니다. 그러나 조직에서 구성원들과 함께 사용하는 업무용 캘린더의 경우, 관리자(admin)가 생성하여 공유하는 것이 바람직합니다. 사용자 개개인이 만들 경우 퇴사, 부서이동 등 조직변동이 있을 때 캘린더의 소유권이 이전되거나 양도되지 않기 때문입니다. 따라서 업무용 공유 캘린더의 경우 특히 주의해야 합니다. 


  (3) 다른 캘린더 가져오기 

     ① “내 캘린더”와 “다른 캘린더”, “기본 캘린더”와 “보조 캘린더”     

        ․ 내 캘린더 : 보고 수정할 수 있는 캘린더(캘린더를 변경할 수 있는 권한)         ․ 다른 캘린더 : 보기만 가능한 캘린더(권한이 있다면 일정 수정은 가능) 

        ․ 기본 캘린더 : 구글 앱스에 로그인 > 캘린더에 “내 캘린더” 목록에 첫 번째로 나오는 자신의 이름으로 된 캘린더

        ․ 보조 캘린더 : “기본 캘린더”를 제외하고 필요에 의해 새롭게 만든 캘린더

    

<다른 캘린더 기본>


         ② 동료의 캘린더 추가하기

관리자(admin)의 관리콘솔 “캘린더 > 공유설정 > 내부 공유 옵션”에 조직 내부 - 기본 설정에 “모든 정보를 공유합니다“가 기본 값으로 설정되어 있습니다. 이 경우 사용자는 “다른 캘린더”의 오른쪽 화살표 > 동료의 캘린더 추가하기 > 이메일 란에 이메일 입력 > “추가”를 하면 동료의 캘린더가 추가됩니다. 추가되는 캘린더는 동료의 이름으로 되어 있는 기본 캘린더입니다. 만일 동료가 만든 "보조 캘린더“는 이런 방식으로 추가할 수 없고 동료가 공유해 주어야만 추가할 수 있습니다.

만일 관리자(admin)의 관리콘솔에서 기본 설정을 바꿔 공유하지 않도록 설정한다면, 동료의 캘린더를 추가할 경우 동료의 이메일로 공유 요청을 보내게 되며 동료가 승인을 해야 공유됩니다.


<다른캘린더 추가>

    ③ 재미있는 캘린더 검색

기념일, 스포츠 등 다양한 캘린더를 추가할 수 있습니다. 가져오려면 “구독”을 클릭합니다.     

   ④ URL로 추가

공개된 캘린더의 URL을 알고 있다면 여기서 바로 추가할 수 있습니다. 요즘은 유명 연예인들도 구글 캘린더 URL을 공개해 팬들이 일정을 알 수 있게 하고 있습니다. 또한 구글 캘린더가 음력을 지원하지 않기 때문에 URL이 공개된 음력 캘린더를 가지고 오면 달력에 음력이 표시됩니다. 

음력 캘린더를 URL로 추가하려면 아래 URL을 입력하거나 포털사이트의 검색을 통해 여러 가지 음력 캘린더를 찾을 수 있습니다.


[대한민국 음력 및 24절기 구독주소] 

https://www.google.com/calendar/ical/qbldfk7vonnik7osj7q8nfnn1o%40group.calendar.google.com/public/basic.ics


⑤ 캘린더 가져오기

 일정이 들어있는 파일을 가져올 수 있습니다. 구글 ics, 애플의 iCal, 아웃룩(iCalendar로 내보내기) 파일을 내 캘린더로 가져옵니다.


· Microsoft Outlook에서 일정가져오기

  - Outlook을 열고 일정을 클릭합니다.

  - 내보내려는 일정을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 다른 이름으로 저장을 선택합니다.

  - iCalendar 형식을 선택합니다.

  - 옵션 더보기를 클릭하고 “날짜 범위 > 전체 캘린더, 세부정보 > 전체 세부정보”를 클릭합니다.

  - “확인 및 저장”을 클릭합니다.

  - 구글 캘린더 > 다른 캘린더 메뉴에서 캘린더 가져오기를 선택합니다.

  - Outlook에서 저장한 파일을 불러옵니다.

  - 일정을 가져오려는 구글 캘린더를 선택한 다음 “가져오기”를 클릭합니다.


Apple iCal은 Mac OS에서 ‘내보내기’하며 일정을 가져오는 방법은 동일합니다.




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809



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IV-1. 구글 캘린더는 다중 캘린더입니다.

캘린더는 특정 주제를 가진 일정의 집합이며, 공유의 기본단위입니다. 손쉽게 일정을 등록하고 수정하며 자유로운 공유를 통해 조직의 일정을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 


본 장에서 이야기하는 “캘린더”는 구글 앱스의 서비스 단위인 “캘린더 서비스”가 아닌, “구글 캘린더” 내의 하나의 주제를 가진 일정의 집합을 뜻합니다.(구글 앱스의 서비스인 지메일, 캘린더, 드라이브... 중에 캘린더가 아니라 일정(달력)을 등록하는 캘린더 자체를 의미함)

구글 캘린더를 이해하기 위해서는 구글 캘린더가 다중캘린더라는 것을 이해해야 합니다. 회사의 전체 캘린더, 개인 캘린더, 부서 캘린더, 프로젝트 그룹 캘린더 등 다양한 주제를 가진 “캘린더”를 공유하거나 구독하는 것으로 여러 가지 일정을 관리할 수 있습니다. 


이 절에서는 캘린더를 생성하고 편집 및 삭제하는 기본적인 방법에 대해 알아보겠습니다. 

캘린더 화면의 좌측을 살펴보면 "내 캘린더"와 "다른 캘린더"로 분류된 캘린더 목록이 있습니다. "내 캘린더"는 자신이 생성한 캘린더와, 공유한 캘린더 중 캘린더를 관리, 수정할 수 있는 권한이 있는 캘린더 목록입니다. "다른 캘린더"는 다른 사람의 캘린더를 공유(또는 구독)하고 있는 캘린더 목록입니다. 공유 캘린더라 하더라도 캘린더 자체를 수정(삭제)할 수 있는 권한이 있다면 “내 캘린더” 목록에, 캘린더의 수정권한(공유권한, 삭제권한 등)은 없고 단순히 일정만 등록/수정할 수 있는 권한이 있다면 “다른 캘린더” 목록에 나타납니다.


  1) 캘린더 초기화면

캘린더의 초기화면입니다. 좌측으로부터 캘린더의 목록과 달력 형태의 일정을 한 눈에 파악할 수 있으며, 우측으로 ‘환경설정’ 및 ‘할 일 목록’ 등을 확인할 수 있습니다. 


 ․ 만들기 : 일정을 등록합니다. 

 ․ 현재 달력을 월 단위로 보여줍니다. (일별, 주별, 목록으로 볼 수도 있습니다)

 ․ 내 캘린더 : 내가 수정 권한을 가진 캘린더의 목록를 보여줍니다. 

 ․ 다른 캘린더 : 내가 구독하는 다른 사람의 캘린더나 공개된 캘린더, 나에게 공유된 캘린더 등의 목록를 보여줍니다. 

 ․ 일, 주, 월, 4일, 일정목록 : 해당하는 단위로 일정을 메인 화면에 표시합니다. 

 ․ 더 보기 : 인쇄와 새로고침 메뉴를 선택할 수 있습니다. 

 ․ 설정 : 톱니바퀴 모양의 아이콘으로 캘린더의 환경설정 페이지로 이동합니다. 

 ․ 할 일 목록 : ‘할 일 목록’을 보여줍니다.  



<캘린더 기본화면>







<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809


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