IV-2. 일정을 만들고 다른 사람을 초대하세요 


캘린더 마다 일정을 관리하고, 초대를 통해 다른 사용자와 공유할 수 있습니다.


일정은 모두 캘린더에 종속됩니다. 일정의 집합이 캘린더입니다. 일정은 시작시간과 끝나는 시간, 진행되는 장소를 설정할 수 있습니다. 일정에 대해 참가해야 할 사람을 초대할 수 있으며 내가 만든 일정의 소유권을 다른 사람에게 넘길 수 있습니다. 이번 절에서는 개별 일정을 만들고 편집하는 방법과 다른 사용자를 초대하여 일정을 공유하는 방법을 설명하겠습니다. 


  1) 일정을 만들고 알림을 받아보세요. 

일정은 캘린더 화면의 “만들기” 버튼을 선택하거나 달력에서 더블 클릭하여 직접 입력할 수 있습니다.(한 번 클릭은 간단 일정 등록, 두 번 클릭은 상세 일정 등록이 됩니다)


아래 예시는 “회사워크숍”을 전체 직원에게 공지하는 일정으로 만들었습니다.


    (1) 간편 일정 등록

캘린더 달력에 날짜(또는 시간)을 클릭하여 간편하게 일정을 생성할 수 있습니다.


  · 먼저 입력하고자 하는 일정의 시작일(시간)을 클릭합니다. 팝업으로 신규 일정 입력화면이 나타납니다.

  · “일정”과 “할 일”을 선택하여 입력할 수 있으며 일정의 내용과 캘린더를 지정하고 “일정 만들기” 버튼을 클릭하면 신규 일정이 입력됩니다.

입력할 때는 시간을 “오후 6시에 고객과 식사” 또는 “18:00에 고객과 식사” 와 같이 입력하면 오후 6시 일정으로 등록됩니다.


<캘린더 간편일정 등록>



    (2) 상세 일정 등록

  ․ 캘린더 화면의 "만들기" 버튼을 누르거나 캘린더의 날짜를 더블클릭합니다.

  ․ 일정 제목을 입력합니다.

  ․ 일정 시간을 입력하거나 “종일”버튼을 클릭합니다. 반복일정에 대해서는 4항의 반복 일정 설정 및 활용에서 자세하게 설명합니다.

  ․ 일정 세부정보

    - 장소 : 장소를 기록합니다. 구체적인 주소를 입력하면 구글 맵과 연동되어 지도로 확인 할 수 있습니다. 

    - 영상통화(화상 통화 추가) : 특정 시각에 관련된 사람들끼리 영상통화를 할 때 사용합니다. 즉, 온라인 화상회의를 예약하는 개념으로 자동 연결해 주지는 않습니다. 

    - 캘린더 : 해당 일정을 어떤 캘린더 일정으로 등록할 것인가 선택합니다. 자신이 “일정변경” 이상의 권한을 가진 캘린더를 선택할 수 있습니다.

    - 설명 : 일정에 대한 세부 설명을 기록합니다.

    - 첨부파일 : 첨부파일이 있는 경우, 즉 세부적인 자료나 약도, 사진 등이 있다면 첨부합니다.

    - 일정색상 : 일정 색상은 자신이 지정할 수 있으며 선택하지 않을 경우, 캘린더에 설정된 색상으로 표시됩니다.

    - 알림 : 해당 일정에 대한 알림을 어떻게 받을 것인지에 대한 설정입니다. 이메일이나 SMS, 팝업 알림을 추가할 수 있습니다.

    - 내 상태 : 상태를 ‘바쁨’이나 ‘한가함’으로 표시할 수 있습니다. 이 캘린더에 대한 접근 권한이 “한가함/바쁨으로만 보기(세부정보는 숨김)”로 설정된 사람들에게 ‘한가함’(일정 없는 것처럼 해당 일정이 보이지 않게 됩니다)이나 ‘바쁨’ 표시만을 할 때 사용됩니다. 

    - 개인정보 보호 : 캘린더의 공유 설정에 상관없이 특정 일정에 대한 개별 개인정보 보호 설정을 할 수 있습니다. 기본값은 캘린더의 공유 설정에 따르며, 비공개는 캘린더의 보기권한만 가진 사용자에게 숨겨지나 ‘일정 변경’ 이상의 권한을 가진 사용자에게는 보입니다.


  ․ “시간 찾기” 탭에서는 자신이 보유한 캘린더에서의 다른 일정을 확인할 수 있습니다.


<일정 만들기>


    

   (3) 알림 설정

알림은 '이메일“, ”SMS", "팝업“의 형태로 ”분“, ”시간“, ”일“, ”주“ 단위로 설정할 수 있습니다.

  ․ 이메일 : 설정한 시간에 이메일을 받을 수 있습니다. 

  ․ SMS : IV-1-2)-(3) 모바일 설정에서 설명한 바와 같이 미리 스마트폰 인증을 해 두어야 하며, 문자메세지를 통해 일정을 알려줍니다. 

  ․ 팝업 : PC에서는 구글 앱스 계정에 로그인 된 상태로 캘린더 창을 띄워 둔 경우 다른 작업을 하고 있더라도 팝업창이 활성화되며 일정을 알려줍니다. 스마트폰의 경우 캘린더 동기화가 되어 있는 상태라면, 푸쉬기능을 통해 일정을 알려줍니다. 


<알림 설정>



   (4) 반복 일정의 설정 및 활용

일정을 입력하는 화면에서 “반복”을 체크합니다.


 

<캘린더 반복일정 매주>


<캘린더 반복일정 매월> 



반복 설정은 반복 빈도를 선택할 때마다 입력되는 항목이 바뀝니다.

설정 가능한 반복 빈도는 다음과 같습니다. 

 · 매일 : 매일 또는 격일, 5일마다와 같은 반복주기를 가지는 경우

 · 주중매일(월-금) : 주말을 제외한 날짜에 계속 반복되는 경우

 · 매주 월/수/금 : 매주 월요일, 수요일, 금요일 반복되는 경우

 · 매주 화/수 : 매주 화요일, 수요일이 반복되는 경우

 · 매주 : 매주 특정날짜가 반복되는 경우

 · 매월 : 월주기로 반복되는 일정, 매월이나 격월, 또는 분기, 반기마다 반복되는 일정의 경우

 · 매년 : 매년, 격년, 3년마다 등과 같은 일정 반복을 기록할 수 있습니다.

“계속 반복”을 선택하지 않고 종료일을 지정하는 것이 좋습니다. 




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809



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IV-1. 구글 캘린더는 다중 캘린더입니다.

캘린더는 특정 주제를 가진 일정의 집합이며, 공유의 기본단위입니다. 손쉽게 일정을 등록하고 수정하며 자유로운 공유를 통해 조직의 일정을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 


본 장에서 이야기하는 “캘린더”는 구글 앱스의 서비스 단위인 “캘린더 서비스”가 아닌, “구글 캘린더” 내의 하나의 주제를 가진 일정의 집합을 뜻합니다.(구글 앱스의 서비스인 지메일, 캘린더, 드라이브... 중에 캘린더가 아니라 일정(달력)을 등록하는 캘린더 자체를 의미함)

구글 캘린더를 이해하기 위해서는 구글 캘린더가 다중캘린더라는 것을 이해해야 합니다. 회사의 전체 캘린더, 개인 캘린더, 부서 캘린더, 프로젝트 그룹 캘린더 등 다양한 주제를 가진 “캘린더”를 공유하거나 구독하는 것으로 여러 가지 일정을 관리할 수 있습니다. 


이 절에서는 캘린더를 생성하고 편집 및 삭제하는 기본적인 방법에 대해 알아보겠습니다. 

캘린더 화면의 좌측을 살펴보면 "내 캘린더"와 "다른 캘린더"로 분류된 캘린더 목록이 있습니다. "내 캘린더"는 자신이 생성한 캘린더와, 공유한 캘린더 중 캘린더를 관리, 수정할 수 있는 권한이 있는 캘린더 목록입니다. "다른 캘린더"는 다른 사람의 캘린더를 공유(또는 구독)하고 있는 캘린더 목록입니다. 공유 캘린더라 하더라도 캘린더 자체를 수정(삭제)할 수 있는 권한이 있다면 “내 캘린더” 목록에, 캘린더의 수정권한(공유권한, 삭제권한 등)은 없고 단순히 일정만 등록/수정할 수 있는 권한이 있다면 “다른 캘린더” 목록에 나타납니다.


  1) 캘린더 초기화면

캘린더의 초기화면입니다. 좌측으로부터 캘린더의 목록과 달력 형태의 일정을 한 눈에 파악할 수 있으며, 우측으로 ‘환경설정’ 및 ‘할 일 목록’ 등을 확인할 수 있습니다. 


 ․ 만들기 : 일정을 등록합니다. 

 ․ 현재 달력을 월 단위로 보여줍니다. (일별, 주별, 목록으로 볼 수도 있습니다)

 ․ 내 캘린더 : 내가 수정 권한을 가진 캘린더의 목록를 보여줍니다. 

 ․ 다른 캘린더 : 내가 구독하는 다른 사람의 캘린더나 공개된 캘린더, 나에게 공유된 캘린더 등의 목록를 보여줍니다. 

 ․ 일, 주, 월, 4일, 일정목록 : 해당하는 단위로 일정을 메인 화면에 표시합니다. 

 ․ 더 보기 : 인쇄와 새로고침 메뉴를 선택할 수 있습니다. 

 ․ 설정 : 톱니바퀴 모양의 아이콘으로 캘린더의 환경설정 페이지로 이동합니다. 

 ․ 할 일 목록 : ‘할 일 목록’을 보여줍니다.  



<캘린더 기본화면>







<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809


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