III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 

 1) 라벨, 중요한 메일부터 확인하세요. 

 2) 받은 메일은 모두 보관됩니다.


 3) 필터링, 메일을 자동으로 분류하세요. 

 (1) 필터링이란

필터링은 수신되는 메일 중 특정 계정, 특정 키워드가 포함되면 자동으로 라벨을 붙이거나 분류를 해 주는 기능입니다. 

필터는 “지메일 > 환경설정 > 필터”에서 “새 필터 만들기”를 클릭하면 만들 수 있습니다.


필터링 기능은 수신되는 메일 중 보낸사람, 받는사람, 제목, 포함하는 단어, 제외하는 단어, 첨부파일의 유무 등과 같은 조건을 만들고, 그 조건에 해당하는 메일이 있으면 자동으로 다음과 같은 이벤트를 취하게 합니다. 



  ․ 받은편지함 건너뛰기(보관) : 메일이 도착하는 즉시 받은편지함이 아닌 전체보관함, 라벨편지함 등으로 이동할 수 있습니다. 이메일을 라벨로 분류할 때 이 기능을 꼭 체크해 불필요하게 받은 편지함이 늘어나지 않도록 합니다.

  ․ 읽은 상태로 표시 : 조건에 맞는 메일이라면, 읽지 않은 메일을 읽은 상태로 표시합니다.

  ․ 별표 표시 : 조건에 맞는 메일이라면, 중요 메일표시인 별표 표시되고 별표편지함에서 확인할 수 있습니다.

  ․ 라벨 적용 : 조건에 맞는 메일이라면, 특정 라벨을 지정하여 라벨을 붙일 수 있습니다. 주요 메일을 라벨별로 분류하며, 동시에 맨 위에 있는 받은 편지함 건너뛰기를 체크하면 바로 라벨 편지함으로 분류됩니다.

  ․ 전달 : 조건에 맞는 메일이라면, 사전 지정해 둔 이메일로 전달합니다.

  ․ 삭제 : 조건에 맞는 메일이라면, 해당 메일을 삭제 합니다.

  ․ 스팸아님 : 조건에 맞는 메일이라면, 혹시 있을지 모를 스팸함으로 수신되는 것을 방지합니다.

  ․ 항상 중요한 메일로 표시 : 조건에 맞는 메일이라면, 중요메일로 표시되고 중요편지함에서 확인할 수 있습니다.

  ․ 절대 중요한 메일로 표시 안 함 : 조건에 맞는 메일이라면, 중요메일 표시에서 제외합니다.


<필터링 생성>


<필터를 통한 이벤트 적용>


 (2) 유사한 메일 필터링

메일을 이미 받은 뒤에도 라벨을 쉽게 분류해주는 기능이 바로 ‘유사한 메일 필터링’입니다. 필터링하려는 메일을 선택(체크) 한 뒤 “추가작업 > 유사한 메일 필터링”을 선택합니다.


<유사한 메일 필터링>


  ․ 필터 지정은 보낸사람, 받는사람, 제목, 포함하는 단어, 제외할 단어를 통해 자신의 원하는 필터링 기능을 적용 할 수 있습니다.


<필터지정>


“이 검색 기준으로 필터 만들기”를 클릭하면 받은편지함 건너뛰기, 읽은 상태로 표시, 별표표시, 라벨 적용, 삭제 등을 선택할 수 있습니다. 


  ․ “받은편지함 건너뛰기”를 선택합니다. 앞으로 선택한 메일이 다시 올 경우 받은편지함을 건너뛰고 바로 라벨로 분류할 것입니다. 받은편지함을 건너 뛰어도 모든 메일은 전체보관함에 보관되어 확인 할 수 있습니다.

  ․ “라벨 적용”에 체크합니다. 라벨은 이미 지정된 라벨을 선택 할 수 있고, 새로 만들기 또한 가능합니다. 

  ․ “일치하는 O개의 대회에도 필터 적용”을 체크합니다. 현재 선택한 이메일에 바로 적용됩니다.


<업무2라벨적용> 


화면에서는 “업무2” 라벨에 필터가 적용된 메일이 쌓이게 됩니다.


<업무2라벨확인>


 (3) 필터링의 활용

지금까지 메일을 확인하는 방식이 ‘받은편지함’에 메일을 모두 순서대로 확인하는 방식이었다면, 앞으로는 ‘중요한 메일’부터 확인하기 바랍니다. 따라서 모든 수신 메일을 필터링하길 권장합니다. 중요 메일은 중요 메일대로 중요 라벨에(받은편지함을 건너뛰고) 바로 들어갈 수 있게 필터링 합니다. 또한 뉴스레터, 쇼핑, 긴급하지 않은 정보 등은 모두 해당 라벨로 필터링하여 받은편지함으로 들어오지 않도록 합니다. 이메일을 확인하는 방법은 중요한 메일(중요 라벨) 먼저 확인해야 합니다. 따라서 받은편지함에 섞여 있는 모든 메일은 필터링으로 정리되고 항상 받은편지함에 메일이 남아있지 않도록 지속적으로 관리합니다.

이렇게 해야 메일의 중요도에 따라 먼저 확인하고 처리할 수 있으며, 쓸데없는 메일을 확인하느라 시간을 허비하지 않게 됩니다.



앞으로 나올 캘린더, 드라이브, 그룹스를 제대로 활용하게 되면 지금보다 훨씬 많은 업무 메일을 받게 됩니다. 따라서 처음부터 메일의 중요성에 따라 제대로 정리하지 못한다면 무엇이 긴급하고 중요한 메일인지 구분하지 못하며 수 많은 메일에 묻혀 놓치게 됩니다.

업무 소통의 중심이 메일이 되는 만큼 정확한 메일 분류는 업무의 효율을 높이고 시간을 아껴 줄 것입니다.



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III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 

 1) 라벨, 중요한 메일부터 확인하세요. 

 2) 받은 메일은 모두 보관됩니다.

지메일은 기본적으로 모두 “전체보관함”에 보관됩니다. 이 전체 보관된 메일에 각각의 라벨을 붙여놓은 것이 개별 라벨 편지함에 보이는 것입니다.

업무와 관련된 메일이라면 더 이상 확인 할 일이 없다 하더라도 삭제할 필요가 없습니다.(지메일 용량은 충분합니다) 물론 업무와 관련이 없거나, 전혀 보관의 필요성이 없는 1회성 메일이라면, 삭제해야 합니다. 그러나 후에 찾아봐야 한다거나, 보존의 필요성이 있는 업무메일이라면 보관처리 하는 것이 바람직합니다. 


받은편지함에 온 메일은 라벨을 붙인 뒤 상단의 메뉴에서 “보관처리” 아이콘(폴더표시 안에  아래화살표 그림)를 클릭하면 받은편지함에서 사라지며 보관처리가 됩니다. 그러나 매번 받은편지함에 메일을 확인해 라벨을 분류하고 보관처리를 하는 것도 불필요한 일입니다. 필터링을 통해 보관편지함을 건너뛰고 바로 라벨로 이메일이 자동 정리되어야 합니다.


<보관처리>


라벨을 붙인 뒤 보관처리 된 메일은 해당 라벨을 클릭해 확인할 수 있으며, 좌측 메뉴 중 전체보관함에서도 확인이 가능합니다. 


<라벨 보관처리 된 메일>



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III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 


지메일 정리의 시작과 끝, 라벨과 필터링을 통해 메일을 효율적으로 사용할 수 있습니다. 


지메일에는 자동으로 설정되어 있는 기본편지함(받은편지함, 별표편지함, 중요편지함, 보낸편지함, 임시보관함)과 라벨설정을 통한 사용자 지정 편지함으로 구분됩니다. 라벨과 필터링을 통하여 메일을 분류할 수 있는 기능이 있습니다. 메일을 주고받다 보면, 주제나 키워드별로 정리해야 할 일이 생깁니다. 라벨과 필터링 기능을 사용하면 보다 편리하게 분류할 수 있습니다.

메일을 어떻게 분류하느냐에 따라서 업무효율은 크게 차이가 날 수 있습니다. 잘 정리된 라벨과 필터링은, ‘받은편지함’ 한 군데로 수신된 이메일 전체를 매일 확인하고 개별적으로 분류하는 것보다 매우 효율적이며 메일을 정리하는데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 


필진이 강조하는 방법은 지메일의 ‘받은편지함’을 항상 깨끗하게 비워두는 것입니다. 이메일을 처음 받았을 때 할 일은 그 메일의 확인이 아니라 분류(라벨)에 따른 정리(필터링)입니다. 업무와 관련된 메일은 그 중요도에 따라 라벨에 자동 분류되도록 필터링을 해 놓으면 애초에 메일이 받은편지함으로 오지 않고 해당 라벨로 들어가게 할 수 있습니다. 나머지 비업무 메일도 필터링을 통해 한 번만 정리해 놓으면 받은편지함에 메일이 없고 각각의 라벨별로 메일이 도착하게 됩니다. 

이렇게 하는 이유는 나에게 오는 모든 메일을 오는 순서대로 확인하는 것이 매우 비효율적이기 때문입니다. 메일은 중요한 메일 순서대로 확인해야 합니다. 따라서 중요 업무메일 라벨에 있는 메일부터 확인하고 순차적으로 중요성이 떨어지는 메일들을 확인하는 것입니다. 업무시간에 쓸데없는 메일을 모두 보느라 시간을 허비하지 않는 것, 스마트하게 일하는 방법입니다.




 1) 라벨, 중요한 메일부터 확인하세요. 

   (1) 라벨

라벨은 각 메일에 분류를 위한 이름표를 붙여 관리하는 기능입니다. 일반적으로 분류 폴더를 만들어 놓고 폴더별로 이메일을 따로 저장하는 방식은 아닙니다. 

지메일은 스팸처리를 하거나 삭제하지 않는 한 모두 ‘보관’됩니다. 이 보관되는 이메일을 분류하기 위해 메일마다 이름표, 즉 라벨을 붙여놓는 방식입니다. 종이서류를 관리할 때 교육 사업에 관련된 서류는 “교육사업”이라는 라벨을 만들어 맨 앞장에 붙여놓고 “교육사업”이라는 서류철을 만들어 보관하는 것과 같은 방식입니다. 


라벨을 붙이는 방식은 아주 쉽습니다. 해당 메일을 선택(체크박스)하고 왼쪽 메뉴 중 라벨을 드래그 하여 선택된 메일 위에 올려두면 간단히 라벨 구분이 완료됩니다. 


<라벨링이 완료된 메일>

  ․ 메일별로 라벨 분류를 마친 상태 : 메일별로 라벨표시가 되어 있음을 확인할 수 있습니다. 

왼쪽 하단 라벨 중 “교육사업”라벨을 클릭하면, “교육사업” 라벨이 붙여진 메일만 보이게 됩니다. 상단 검색창에 “label : 교육사업” 이라는 표기가 되고, 해당 메일에 붙여진 다른 라벨이 함께 표기됩니다. 라벨은 여러 개를 붙일 수 있으며 아래 그림의 두 번째 메일을 보면 “교육사업”라벨이 함께 표기되어 있음을 알 수 있습니다.

라벨을 여러 개 붙일 수 있다는 것은 하나의 메일을 중복해서 분류할 수 있다는 것입니다. 즉, 어느 메일은 ‘영업1부’ 메일이고 동시에 ‘중요업무’ 메일 일 수 있습니다. 

아래 화면에서 보듯 “받은편지함”도 일종의 라벨입니다. 처음 메일을 받을 때 “받은편지함” 라벨을 붙이기 때문에 “받은편지함”’에 있는 것입니다. 다만 “받은편지함”에서는 라벨 이름을 보여주지는 않습니다. 만일 처음 메일을 받을 때 “받은편지함” 라벨을 붙이지 않고 바로 사용자가 지정한 라벨을 붙이도록 필터링 하면 “받은편지함”이 아닌 해당 라벨로 바로 메일이 들어오게 됩니다.


<출판라벨 표기된 메일>


  (2) 라벨관리

“환경설정 > 라벨”에서 라벨을 관리할 수 있습니다. 환경설정의 “라벨”메뉴를 클릭하면 “시스템 라벨”과 “서클”, “라벨”로 구분됩니다. 각각의 라벨은 표시, 또는 숨기기를 선택할 수 있습니다. “시스템 라벨“은 삭제나 추가가 되지 않습니다. 

“서클” 메뉴는 구글 플러스의 기능으로서 “VII 행아웃”에서 활용되지만 라벨관리에서 사용할 필요는 없습니다. 따라서 모두 숨기기 하면 됩니다.

맨 아래 라벨 메뉴에서 “새 라벨”을 만들거나 수정 또는 삭제할 수 있습니다. 자유롭게 관리가 가능하며, 자신이 주로 쓰는 주제, 또는 프로젝트별로 구분하면 효과적으로 메일관리를 할 수 있습니다. 


<환경설정 라벨관리>


  (3) 새 라벨 만들기

“새 라벨 만들기”를 클릭합니다. 라벨의 이름을 쓰고, 상위 라벨을 선택할 수도 있습니다. 예를 들어 현재 “영업”이라는 라벨이 있고, “영업1부” 라는 라벨을 “영업” 라벨 아래 하위 라벨로 추가로 만들고 싶다면 새 라벨 만들기를 클릭하고 “영업1부”라는 이름을 붙입니다. 그리고 상위 라벨 선택을 체크한 후 “영업” 라벨을 선택하고 확인 버튼을 누르면 “영업”라벨 아래 “영업1부”라는 하위 라벨이 생성됩니다.


<하위 라벨 만들기>


<하위 라벨 생성확인>


  (4) 라벨의 활용 

라벨은 중요도에 따라 순서대로 만드는 것을 권장합니다. 그리고 라벨 이름 앞에 번호를 정해 입력합니다. 라벨은 기본적으로 가나다 순으로 정렬되므로 번호를 붙여야 원하는 순서대로 정렬될 수 있습니다. 즉, 가장 중요한 순서대로  “1. 업무_중요”, “2. 업무_일반”, “3. 업무_협조”, “4. 개인” 메일 순으로 라벨을 만들면 라벨의 순서가 곧 먼저 확인해야 할 메일 순서가 될 수 있습니다.


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III-1. 왜 지메일인가요? 

1) 지메일을 소개합니다. 

2) 지메일의 특징 및 장단점

3) 지메일의 여러 가지 설정

  (1) 환경설정

지메일 오른쪽 설정 메뉴에서 "환경설정"을 클릭합니다.

  ․ 기본설정 : 언어 설정이나 보기형식(대화형식) 결정, 단축키 사용여부, 사진등록, 서명 등을 설정할 수 있습니다.

  ․ 라벨 : 기본 라벨 및 사용자 지정 라벨을 설정할 수 있습니다.

  ․ 받은편지함 : 편지함의 유형, 중요도 표시 등을 설정 할 수 있습니다.

  ․ 계정 : 보내는 메일 계정을 다른 것으로 만들 수도 있습니다. (예, 지메일에서 보냈지만 내 한메일 계정에서 보낸 것처럼 표시할 경우) 또한 POP3를 이용하여 다른 메일(한메일, 네이버 메일 등)을 나의 지메일로 가져올 수 있습니다. 

  ․ 필터 : 메일 필터링을 설정할 수 있습니다.

  ․ 전달 및 POP/IMAP : 지메일을 내보내거나 외부메일과 동기화 설정을 할 수 있습니다.

  ․ 그 밖에 채팅 설정이나 웹클립, 실험실, 테마 설정 등의 기능이 있습니다.


<지메일 환경설정>


  (2) 서명 넣기

지메일 "환경설정 > 기본설정" 탭의 하단에 “서명”이 있습니다. 메일 서명은 PC, 스마트 기기 별로 각각 따로 입력할 수 있으며 이미지로 서명을 넣을 수도 있습니다. 

서명 내용을 입력해 두면 메일을 보낼 때 하단에 서명이 자동으로 첨부됩니다. 지메일 서명은 이미지 첨부파일 기능을 지원하지 않습니다. 하지만 웹에 이미지를 올려놓고 링크를 걸어 두면 이미지 서명이 가능합니다. (게시판에 이미지를 올리고 해당 이미지의 URL을 복사해 서명 란의 “이미지 삽입” 메뉴로 URL을 붙여 넣으면 됩니다)

기본 지메일 서명과 보조 이메일 서명을 각각 따로 입력할 수 있습니다. 이 경우 보내는 메일 계정을 무엇으로 하느냐에 따라 서명도 각각 달라지게 됩니다.

보조 이메일 설정은 “계정 > 다른 주소에서 메일보내기” 메뉴에서 추가할 수 있습니다. 


<지메일 서명설정>


PC에서 넣은 서명과 달리 스마트 기기에서는 별도로 서명을 입력해야 합니다. 스마트 기기에서 지메일로 메일을 보낼 땐 스마트 기기 서명 설정이 적용됩니다. 안드로이드에서는 “Gmail > 설정"에서 서명을 추가할 수 있으며 iOS에서는 “설정 > Mail, 연락처, 캘린더” 메뉴에서 서명을 입력할 수 있습니다.


<iOS 서명설정>                             


<계정 별 서명설정>


  (3) 부재중 자동응답

지메일 “환경설정 > 기본설정” 탭의 하단에 “부재중 자동응답”이 있습니다.

휴가 등으로 일정기간 메일을 수신할 수 없을 때, 시작일과 종료일을 선정하고 자동 회신메일을 보낼 수 있습니다. 한 주소로 여러 번 받을 때에는 4일에 한 번씩만 자동응답 메일을 보내도록 설정할 수 있습니다. 또한 자동회신 대상을 한정할 수도 있습니다.


<부재중 자동응답 기능>





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Gmail을 처음 가입할때 처음 오는 메일 내용은 다음과 같습니다.

아래 4가지가 구글 메일에서 가장 중점을 둔 부분이겠죠?

확인해보세요.


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4가지 알아두어야 할 사항 

 Gmail은 조금 다릅니다. 이러한 4가지 기본사항을 알아두시면 Gmail을 원활하게 사용할 수 있습니다.





1. 삭제 대신 보관처리

 메일을 삭제하지 않고도 받은편지함을 깨끗하게 정리할 수 있습니다. 또한 언제든지 '전체보관함'에서 필요한 메일을 검색하고 찾아 볼 수 있습니다.

 

 2. 채팅과 영상 채팅 

 Gmail에서 직접 채팅할 수 있습니다. 함께 제공되는 영상 채팅 기능을 통해 얼굴을 보며 대화할 수도 있습니다.

 

 3. 폴더 대신 라벨 

 라벨은 기본적으로 폴더의 역할을 하며, 하나의 이메일에 둘 이상의 라벨을 추가할 수도 있습니다.

  

 4. 대화형식으로 보기 

 Gmail은 받은편지함에서 보낸편지와 답장을 하나로 묶어주므로 언제나 메일을 대화의 맥락에서 볼 수 있습니다. 관련 메일이 한 벌의 카드처럼 차곡차곡 깔끔하게 쌓입니다.

 


여러분을 환영합니다.

 

- Gmail 팀

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