III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 

 1) 라벨, 중요한 메일부터 확인하세요. 

 2) 받은 메일은 모두 보관됩니다.


 3) 필터링, 메일을 자동으로 분류하세요. 

 (1) 필터링이란

필터링은 수신되는 메일 중 특정 계정, 특정 키워드가 포함되면 자동으로 라벨을 붙이거나 분류를 해 주는 기능입니다. 

필터는 “지메일 > 환경설정 > 필터”에서 “새 필터 만들기”를 클릭하면 만들 수 있습니다.


필터링 기능은 수신되는 메일 중 보낸사람, 받는사람, 제목, 포함하는 단어, 제외하는 단어, 첨부파일의 유무 등과 같은 조건을 만들고, 그 조건에 해당하는 메일이 있으면 자동으로 다음과 같은 이벤트를 취하게 합니다. 



  ․ 받은편지함 건너뛰기(보관) : 메일이 도착하는 즉시 받은편지함이 아닌 전체보관함, 라벨편지함 등으로 이동할 수 있습니다. 이메일을 라벨로 분류할 때 이 기능을 꼭 체크해 불필요하게 받은 편지함이 늘어나지 않도록 합니다.

  ․ 읽은 상태로 표시 : 조건에 맞는 메일이라면, 읽지 않은 메일을 읽은 상태로 표시합니다.

  ․ 별표 표시 : 조건에 맞는 메일이라면, 중요 메일표시인 별표 표시되고 별표편지함에서 확인할 수 있습니다.

  ․ 라벨 적용 : 조건에 맞는 메일이라면, 특정 라벨을 지정하여 라벨을 붙일 수 있습니다. 주요 메일을 라벨별로 분류하며, 동시에 맨 위에 있는 받은 편지함 건너뛰기를 체크하면 바로 라벨 편지함으로 분류됩니다.

  ․ 전달 : 조건에 맞는 메일이라면, 사전 지정해 둔 이메일로 전달합니다.

  ․ 삭제 : 조건에 맞는 메일이라면, 해당 메일을 삭제 합니다.

  ․ 스팸아님 : 조건에 맞는 메일이라면, 혹시 있을지 모를 스팸함으로 수신되는 것을 방지합니다.

  ․ 항상 중요한 메일로 표시 : 조건에 맞는 메일이라면, 중요메일로 표시되고 중요편지함에서 확인할 수 있습니다.

  ․ 절대 중요한 메일로 표시 안 함 : 조건에 맞는 메일이라면, 중요메일 표시에서 제외합니다.


<필터링 생성>


<필터를 통한 이벤트 적용>


 (2) 유사한 메일 필터링

메일을 이미 받은 뒤에도 라벨을 쉽게 분류해주는 기능이 바로 ‘유사한 메일 필터링’입니다. 필터링하려는 메일을 선택(체크) 한 뒤 “추가작업 > 유사한 메일 필터링”을 선택합니다.


<유사한 메일 필터링>


  ․ 필터 지정은 보낸사람, 받는사람, 제목, 포함하는 단어, 제외할 단어를 통해 자신의 원하는 필터링 기능을 적용 할 수 있습니다.


<필터지정>


“이 검색 기준으로 필터 만들기”를 클릭하면 받은편지함 건너뛰기, 읽은 상태로 표시, 별표표시, 라벨 적용, 삭제 등을 선택할 수 있습니다. 


  ․ “받은편지함 건너뛰기”를 선택합니다. 앞으로 선택한 메일이 다시 올 경우 받은편지함을 건너뛰고 바로 라벨로 분류할 것입니다. 받은편지함을 건너 뛰어도 모든 메일은 전체보관함에 보관되어 확인 할 수 있습니다.

  ․ “라벨 적용”에 체크합니다. 라벨은 이미 지정된 라벨을 선택 할 수 있고, 새로 만들기 또한 가능합니다. 

  ․ “일치하는 O개의 대회에도 필터 적용”을 체크합니다. 현재 선택한 이메일에 바로 적용됩니다.


<업무2라벨적용> 


화면에서는 “업무2” 라벨에 필터가 적용된 메일이 쌓이게 됩니다.


<업무2라벨확인>


 (3) 필터링의 활용

지금까지 메일을 확인하는 방식이 ‘받은편지함’에 메일을 모두 순서대로 확인하는 방식이었다면, 앞으로는 ‘중요한 메일’부터 확인하기 바랍니다. 따라서 모든 수신 메일을 필터링하길 권장합니다. 중요 메일은 중요 메일대로 중요 라벨에(받은편지함을 건너뛰고) 바로 들어갈 수 있게 필터링 합니다. 또한 뉴스레터, 쇼핑, 긴급하지 않은 정보 등은 모두 해당 라벨로 필터링하여 받은편지함으로 들어오지 않도록 합니다. 이메일을 확인하는 방법은 중요한 메일(중요 라벨) 먼저 확인해야 합니다. 따라서 받은편지함에 섞여 있는 모든 메일은 필터링으로 정리되고 항상 받은편지함에 메일이 남아있지 않도록 지속적으로 관리합니다.

이렇게 해야 메일의 중요도에 따라 먼저 확인하고 처리할 수 있으며, 쓸데없는 메일을 확인하느라 시간을 허비하지 않게 됩니다.



앞으로 나올 캘린더, 드라이브, 그룹스를 제대로 활용하게 되면 지금보다 훨씬 많은 업무 메일을 받게 됩니다. 따라서 처음부터 메일의 중요성에 따라 제대로 정리하지 못한다면 무엇이 긴급하고 중요한 메일인지 구분하지 못하며 수 많은 메일에 묻혀 놓치게 됩니다.

업무 소통의 중심이 메일이 되는 만큼 정확한 메일 분류는 업무의 효율을 높이고 시간을 아껴 줄 것입니다.



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지메일 맞춤 테마.


흰바탕에 검은 글씨보다 검은바탕에 흰 글씨가 눈에 피로를 줄여주지 않을까요?

아무래도 흰 바탕은 너무 많은 빛을 눈으로 쏘아주는 것 같습니다.

게다가 요즘 모니터도 큰걸로 사용하는 추세라....


아이패드로 e-book을 볼 때도 가급적 검은바탕에 흰 글씨를 보려구 합니다.

눈에 피로를 덜어주려구요...


지메일을 주로 업무로 사용하며 테마로 꾸미는게 사치일지도 모르겠습니다.

그러나 기능적으로 눈에 피로를 줄여주는 쪽으로 테마를 사용하거나

혹은 자신만의 사진, 그림으로 

매일 수도없이 보는 메일 화면을 즐겁게 해 준다면 일도 즐거워 지겠죠?



지메일 화면 오른쪽 설정 메뉴를 누르면 위에 그림처럼 '테마'메뉴가 나옵니다.

이 테마를 선택하고 기존에 제공되는 테마를 선택하든지

아니면 자기 컴퓨터에 저장되어있는 사진을 선택해도 됩니다.


저는 그냥 기본 테마에 검은색 배경으로 했습니다.

메일 보기가 눈이 좀 덜 피곤한것 같습니다.


가족사진. 멋진 풍경사진이나 자신만에 의미있는 사진, 그림으로 테마를 꾸며보세요.


테마 관련 동영상입니다.



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지메일 라벨 분류

구글앱스/지메일과 주소록 2012.07.25 14:32 Posted by 블루소프트

<필요성>

- 지메일을 사용하긴 하는데 그럼에도 하루에 쏟아지는 수많은 메일에 업무가 정리가 잘 안됩니다.

- 메일은 업무용, 개인용 등으로 분류되고 또 긴급하거나 나중에 볼 만한 것들로 다양한데

  그걸 계속 받은편지함 목록에 쫙~ 보관 하자니 관리가 안됩니다.

- 마구 삭제하자니 나중에 검색해 찾기 어려울 것 같고 그냥 두자니 너무 많고....


지메일을 쓰긴 쓰지만 이왕 쓰는거 잘 써야겠죠?

여러가지 방법이 있겠으나 제가 추천하는 방법은 라벨관리입니다.

지금부터 그 방법을 설명하겠습니다.


한번만 따라하면 아주 쉽게, 아주 편리하게, 효율적으로 지메일을 쓰실 수 있습니다.


<라벨 만들기>

- 개인마다 라벨을 어떻게 분류할지 먼저 정해야 합니다.

- 기업이나 단체(앱스 사용자)는 합의하에 라벨 분류 명칭을 통일하는게 좋습니다.(앱스는 반드시)

- 저는 편의상 업무 라벨과 업무 라벨의 하위 라벨로 중요업무와 일반업무 라벨을 만들었습니다.

- 그리고 '뉴스'라든지 '계산서/청구서' 라벨도 만들었고 '학습'라벨, '나중에 확인'라벨도

  만들었는데... 이건 말씀드린 대로 본인 분류에 맞추어 명칭을 만들어 주세요.



위 화면에서 아래 '새 라벨 만들기'를 클릭하면 새 라벨을 만들 수 있습니다.



여기에 라벨 이름을 넣고.. 만일 상위 라벨이 있으면 상위레벨을 선택하면 됩니다.



저는 일단 이렇게 라벨을 만들어 봤습니다.

업무함 라벨의 하위라벨로 일반업무와 중요업무 라벨이 있습니다.



<라벨에 색상 넣기>

- 라벨을 색으로 구분하면 직관적으로 보기에 좋습니다.


'학습' 라벨의 오른쪽 화살표(빨간 동그라미)를 누르면 색상을 지정할 수 있고

 다양한 설정을 할 수 있습니다.


<라벨 분류하기>

- 메일이 처음 오면 받은편지함으로 오게 됩니다.

  한두개야 쉽게 열어보지만 수많은 메일을 당장 다 열어볼 수가 없습니다.

  따라서 제목만으로 미리 라벨을 분류해 놓고 라벨 분류된 것들은 보관처리를 먼저 합니다.

- 라벨별로 분류된 메일을 그때그때 확인합니다.



라벨 분류 방법은 메일을 선택하고 라벨 아이콘을 눌러 선택하는 방법도 있고

왼쪽 라벨 목록을 드래그(끌어다 놓기) 해서 라벨링 할 수도 있습니다.


그림에서 처럼 '나중에 확인' 라벨을 붙일 메일을 여러개 체크박스로 선택한 뒤에

'나중에 확인' 라벨을 끌어다가 놓으면 일괄 라벨링이 됩니다.


라벨링 되었으니 그냥 보관처리하면 끝이죠?




빨간 동그라미에 보관처리를 클릭하면 받은편지함에서는 사라지고

'나중에 확인' 안으로 들어가게 됩니다.

이제 나중에 시간될때 확인하면 되는거죠.


정리하면...

1. 메일을 받고(받은편지함) 그때 모든 메일을 확인하는게 아니라 먼저 라벨링을 하고 보관처리를 한다.

2. 보관된 라벨에 따라, 우선순위와 중요도에 따라 먼저 분류된 메일을 확인한다.

3. '받은 편지함'은 언제나 깨끗하게 비워둔다.(모두 라벨링 해서 분류, 보관처리 했으므로)


이렇게 하면 이런 저런 모든 메일을 잡다하게 쌓아둘 필요 없이

효율적으로 분류, 확인할 수 있습니다.


보관처리... 이게 중요합니다.

쓸데 없는 메일이 아니라면 지메일 용량은 보관처리를 많이해도 충분한 용량을 가지고 있으니

걱정 마시고 라벨로 분류하여 보관하세요.


끝!..









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