지메일 용량부족시 기존메일 백업하기

구글앱스/지메일과 주소록 2014.10.30 20:49 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

교육이수를 받았던 업체의 사용자로부터 다음과 같은 질문을 받았습니다. 


Q. 이메일 용량이 가득찼는데, 기존 메일을 백업받고 삭제 하려합니다. 

백업 절차가 어떻게 되나요?


A. 계정정보에서 데이터백업을 할 수 있습니다. 

로그인 후 우측 상단 계정정보에서 다음과 같이 진행합니다. 

1. 계정

2. 데이터도구 > 다운로드할 데이터 선택 을 클릭

3. 원하는 데이터 > 메일 선택 

4. 원하는 형태로 백업


위 기능에서는 아래와 같은 항목을 모두 백업받을 수 있으니 참조하세요~





<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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III-5. 모든 연락처를 구글 주소록으로 통합하세요.

1) 구글 주소록, 어떻게 사용하나요?

2) 주소록 스마트폰과 동기화하세요. 

  (1) 안드로이드 주소록 동기화

삼성, LG 등 아이폰(아이패드)을 제외한 대부분의 스마트 기기는 안드로이드 운영체제를 가지고 있습니다. 따라서 구글의 서비스와 쉽게 호환이 가능합니다. 주소록도 구글 계정만 넣으면 바로 구글 주소록과 통합됩니다.

 ․ “스마트폰 > 환경설정 > 계정 및 동기화”를 선택합니다.

 ․ “구글 계정 추가”를 선택하고 “기존 계정 추가”를 통해 구글 앱스 계정을 넣습니다.(새 계정 만들기를 하면 새로운 구글 계정을 만들게 됩니다. 여기서는 기존에 구글 앱스 계정을 입력합니다.)

 ․ 계정을 추가한 뒤 동기화 옵션을 선택하면 됩니다.


이제 스마트폰에 주소록을 열어보면 구글 주소록과 동기화 되어 있을 것입니다. 구글 주소록을 통합해야 메일을 보내거나 문자를 보낼 때 내 주소록에 연락처를 참고해 가지고 오게 됩니다.

    

<구글 계정 추가 > 기존 계정>                   


<안드로이드폰 구글 동기화>


  (2) iOS 주소록 동기화

아이폰(아이패드)은 구글 주소록은 물론 캘린더, 일정을 함께 동기화해 가져오게 됩니다. II-2 스마트워크 환경구축에서 설명한 바와 같이 구글 앱스 계정은 Exchange 설정으로 연결하면 됩니다. 만일 구글 앱스 계정이 아닌 개인 구글 계정이라면 CardDav를 통해 설정합니다. 

아이폰은 구글 앱스 주소록의 그룹을 지원하지 않습니다. 따라서 구글 주소록에 그룹을 불러올 수 없고 아이폰 내에서만 독자적으로 그룹핑을 하려면 앱스토어의 별도 앱을 통해 사용해야 합니다. (구글과 동기화는 되지 않습니다)






<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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III-4. 네이버메일, 한메일도 모두 지메일에서 확인하세요.


다른 포털 이메일을 ‘지메일’에서 통합관리 할 수 있습니다. 


다른 이메일 업체의 계정을 오래 사용해 왔다면, 구글 앱스 계정의 지메일로 전환하기 전에 많은 고민을 하게 됩니다. 주변에 새 이메일 주소를 알려야 하는 문제부터 사용하던 웹사이트마다 이메일 기록을 변경해야 하는 문제가 발생합니다.

구글 지메일은 외부메일(네이버 메일, 한메일, 익스체인지 등)을 가져와 지메일 화면에서 통합적으로 관리할 수 있는 기능을 제공합니다. 지메일은 간편하게 외부메일을 가져올 수 있으며 수신량에 따라 외부메일을 가져오는 주기가 지능적으로 조절됩니다.

지메일 자체가 아웃룩 같은 이메일 클라이언트로써의 기능(외부메일 계정을 자유롭게 연결해 내 편지함에서 볼 수 있는 기능)을 하는 것입니다. 단, 가져오려는 이메일 계정에서 POP3를 지원해야 하며 지메일에서 POP3를 사용하도록 설정해야 합니다. 



1) 지메일로 외부메일 가져오기

지메일에 외부메일 설정(계정추가)을 하게 되면 여러 가지 편리한 점이 있습니다. 우선 기존의 외부메일 서비스에 별도로 접속하여 메일을 확인하지 않아도 지메일에서 모두 확인이 가능합니다. 또한 맞춤 메일설정을 하게 되면, 지메일에서 기존의 메일주소를 이용해 메일을 보낼 수도 있습니다.(지메일에서 메일을 보내지만 보내는 메일 주소가 외부메일 계정으로 표시되게 설정) 

이처럼 기존 외부메일 계정을 추가하여 사용한다면 시간을 절약하고, 기존 메일주소도 사용하는 등의 효과를 얻을 수 있습니다. 가급적 지메일로 모든 메일을 통합관리하기를 권장합니다. 


  ․ 지메일 화면에서 “환경설정”을 클릭합니다.


<지메일 환경설정 선택>


 ․ “계정” 탭을 엽니다.


<계정>

 ․ “다른 계정의 메일 확인(POP3 사용)”에서 “내 POP3 메일 계정 추가”를 클릭합니다.



<메일 계정 추가>


 ․ 가져오려는 계정의 전체 이메일 주소를 입력하고 “다음 단계”를 클릭합니다.

 ․ 사용자 이름, 비밀번호, POP 서버, 포트 정보를 입력하는 란이 나옵니다.

  - 네이버는 pop.naver.com(포트995)이며, 한메일은 pop.daum.com(포트995)이며 기타 다른 메일은 해당 계정으로 로그인 해 POP3 정보를 정확히 확인해 입력합니다. 

  - 한메일, 네이버, 네이트 메일 등 기존 웹메일을 가져올 때 “가져온 메일의 사본을 서버에 남겨둡니다”를 체크하지 않을 경우 기존에 모든 메일을 가지고 오며 따라서 웹메일에는 기존 모든 메일이 사라지게 됩니다. 모든 메일을 가져온다면 체크를 하지 않아도 되고 사본을 남겨두려면 꼭 체크해야 합니다. 

회사의 웹메일 대표계정이거나 공용계정일 경우(여러 사람이 들어가 보는 메일일 경우) 원래 메일서버에 있던 내용이 사라지기 때문에 "가져온 메일의 사본을 서버에 남겨둡니다"에 꼭 체크해야 합니다. 

“수신 메일에 라벨 지정”을 통해 가져온 메일을 특정 라벨에 넣고 “받은편지함”에는 건너뛰기(수신 메일 보관처리 체크)를 하면 모두 라벨로 정리가 되어 편리하게 사용할 수 있습니다.



<메일 계정 추가 정보입력>


 ․ 다음 사항을 결정합니다.

  - 가져온 메일 사본을 서버에 보관할 것인지 여부

  - 메일을 가져올 때 항상 보안 연결(SSL)을 사용할 것인지 여부

  - 수신 메일에 라벨을 지정할 것인지 여부


 ․ 설정을 마치면 “계정 추가”를 클릭합니다.

가져오는 외부메일 계정으로 메일을 보낼 수 있습니다. 그러나 가급적 구글 앱스를 사용하고 있으므로 보내는 메일 계정을 외부메일 계정으로 하지 않도록 합니다. 조직(회사)의 업무처리를 위해 많은 메일을 보내게 되는데 그 때마다 구글 앱스 계정의 메일이 아닌 외부메일 계정으로 메일이 간다면 여러 가지 구글 서비스를 제대로 사용할 수 없게 됩니다. 따라서 외부메일을 지메일로 가져와 하나의 계정에서 통합관리 하는 것이 좋습니다. 



<메일 계정 추가 확인>




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III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 

 1) 라벨, 중요한 메일부터 확인하세요. 

 2) 받은 메일은 모두 보관됩니다.

지메일은 기본적으로 모두 “전체보관함”에 보관됩니다. 이 전체 보관된 메일에 각각의 라벨을 붙여놓은 것이 개별 라벨 편지함에 보이는 것입니다.

업무와 관련된 메일이라면 더 이상 확인 할 일이 없다 하더라도 삭제할 필요가 없습니다.(지메일 용량은 충분합니다) 물론 업무와 관련이 없거나, 전혀 보관의 필요성이 없는 1회성 메일이라면, 삭제해야 합니다. 그러나 후에 찾아봐야 한다거나, 보존의 필요성이 있는 업무메일이라면 보관처리 하는 것이 바람직합니다. 


받은편지함에 온 메일은 라벨을 붙인 뒤 상단의 메뉴에서 “보관처리” 아이콘(폴더표시 안에  아래화살표 그림)를 클릭하면 받은편지함에서 사라지며 보관처리가 됩니다. 그러나 매번 받은편지함에 메일을 확인해 라벨을 분류하고 보관처리를 하는 것도 불필요한 일입니다. 필터링을 통해 보관편지함을 건너뛰고 바로 라벨로 이메일이 자동 정리되어야 합니다.


<보관처리>


라벨을 붙인 뒤 보관처리 된 메일은 해당 라벨을 클릭해 확인할 수 있으며, 좌측 메뉴 중 전체보관함에서도 확인이 가능합니다. 


<라벨 보관처리 된 메일>



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III-3. 내 편지함, 라벨과 필터링으로 정리하세요. 


지메일 정리의 시작과 끝, 라벨과 필터링을 통해 메일을 효율적으로 사용할 수 있습니다. 


지메일에는 자동으로 설정되어 있는 기본편지함(받은편지함, 별표편지함, 중요편지함, 보낸편지함, 임시보관함)과 라벨설정을 통한 사용자 지정 편지함으로 구분됩니다. 라벨과 필터링을 통하여 메일을 분류할 수 있는 기능이 있습니다. 메일을 주고받다 보면, 주제나 키워드별로 정리해야 할 일이 생깁니다. 라벨과 필터링 기능을 사용하면 보다 편리하게 분류할 수 있습니다.

메일을 어떻게 분류하느냐에 따라서 업무효율은 크게 차이가 날 수 있습니다. 잘 정리된 라벨과 필터링은, ‘받은편지함’ 한 군데로 수신된 이메일 전체를 매일 확인하고 개별적으로 분류하는 것보다 매우 효율적이며 메일을 정리하는데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 


필진이 강조하는 방법은 지메일의 ‘받은편지함’을 항상 깨끗하게 비워두는 것입니다. 이메일을 처음 받았을 때 할 일은 그 메일의 확인이 아니라 분류(라벨)에 따른 정리(필터링)입니다. 업무와 관련된 메일은 그 중요도에 따라 라벨에 자동 분류되도록 필터링을 해 놓으면 애초에 메일이 받은편지함으로 오지 않고 해당 라벨로 들어가게 할 수 있습니다. 나머지 비업무 메일도 필터링을 통해 한 번만 정리해 놓으면 받은편지함에 메일이 없고 각각의 라벨별로 메일이 도착하게 됩니다. 

이렇게 하는 이유는 나에게 오는 모든 메일을 오는 순서대로 확인하는 것이 매우 비효율적이기 때문입니다. 메일은 중요한 메일 순서대로 확인해야 합니다. 따라서 중요 업무메일 라벨에 있는 메일부터 확인하고 순차적으로 중요성이 떨어지는 메일들을 확인하는 것입니다. 업무시간에 쓸데없는 메일을 모두 보느라 시간을 허비하지 않는 것, 스마트하게 일하는 방법입니다.




 1) 라벨, 중요한 메일부터 확인하세요. 

   (1) 라벨

라벨은 각 메일에 분류를 위한 이름표를 붙여 관리하는 기능입니다. 일반적으로 분류 폴더를 만들어 놓고 폴더별로 이메일을 따로 저장하는 방식은 아닙니다. 

지메일은 스팸처리를 하거나 삭제하지 않는 한 모두 ‘보관’됩니다. 이 보관되는 이메일을 분류하기 위해 메일마다 이름표, 즉 라벨을 붙여놓는 방식입니다. 종이서류를 관리할 때 교육 사업에 관련된 서류는 “교육사업”이라는 라벨을 만들어 맨 앞장에 붙여놓고 “교육사업”이라는 서류철을 만들어 보관하는 것과 같은 방식입니다. 


라벨을 붙이는 방식은 아주 쉽습니다. 해당 메일을 선택(체크박스)하고 왼쪽 메뉴 중 라벨을 드래그 하여 선택된 메일 위에 올려두면 간단히 라벨 구분이 완료됩니다. 


<라벨링이 완료된 메일>

  ․ 메일별로 라벨 분류를 마친 상태 : 메일별로 라벨표시가 되어 있음을 확인할 수 있습니다. 

왼쪽 하단 라벨 중 “교육사업”라벨을 클릭하면, “교육사업” 라벨이 붙여진 메일만 보이게 됩니다. 상단 검색창에 “label : 교육사업” 이라는 표기가 되고, 해당 메일에 붙여진 다른 라벨이 함께 표기됩니다. 라벨은 여러 개를 붙일 수 있으며 아래 그림의 두 번째 메일을 보면 “교육사업”라벨이 함께 표기되어 있음을 알 수 있습니다.

라벨을 여러 개 붙일 수 있다는 것은 하나의 메일을 중복해서 분류할 수 있다는 것입니다. 즉, 어느 메일은 ‘영업1부’ 메일이고 동시에 ‘중요업무’ 메일 일 수 있습니다. 

아래 화면에서 보듯 “받은편지함”도 일종의 라벨입니다. 처음 메일을 받을 때 “받은편지함” 라벨을 붙이기 때문에 “받은편지함”’에 있는 것입니다. 다만 “받은편지함”에서는 라벨 이름을 보여주지는 않습니다. 만일 처음 메일을 받을 때 “받은편지함” 라벨을 붙이지 않고 바로 사용자가 지정한 라벨을 붙이도록 필터링 하면 “받은편지함”이 아닌 해당 라벨로 바로 메일이 들어오게 됩니다.


<출판라벨 표기된 메일>


  (2) 라벨관리

“환경설정 > 라벨”에서 라벨을 관리할 수 있습니다. 환경설정의 “라벨”메뉴를 클릭하면 “시스템 라벨”과 “서클”, “라벨”로 구분됩니다. 각각의 라벨은 표시, 또는 숨기기를 선택할 수 있습니다. “시스템 라벨“은 삭제나 추가가 되지 않습니다. 

“서클” 메뉴는 구글 플러스의 기능으로서 “VII 행아웃”에서 활용되지만 라벨관리에서 사용할 필요는 없습니다. 따라서 모두 숨기기 하면 됩니다.

맨 아래 라벨 메뉴에서 “새 라벨”을 만들거나 수정 또는 삭제할 수 있습니다. 자유롭게 관리가 가능하며, 자신이 주로 쓰는 주제, 또는 프로젝트별로 구분하면 효과적으로 메일관리를 할 수 있습니다. 


<환경설정 라벨관리>


  (3) 새 라벨 만들기

“새 라벨 만들기”를 클릭합니다. 라벨의 이름을 쓰고, 상위 라벨을 선택할 수도 있습니다. 예를 들어 현재 “영업”이라는 라벨이 있고, “영업1부” 라는 라벨을 “영업” 라벨 아래 하위 라벨로 추가로 만들고 싶다면 새 라벨 만들기를 클릭하고 “영업1부”라는 이름을 붙입니다. 그리고 상위 라벨 선택을 체크한 후 “영업” 라벨을 선택하고 확인 버튼을 누르면 “영업”라벨 아래 “영업1부”라는 하위 라벨이 생성됩니다.


<하위 라벨 만들기>


<하위 라벨 생성확인>


  (4) 라벨의 활용 

라벨은 중요도에 따라 순서대로 만드는 것을 권장합니다. 그리고 라벨 이름 앞에 번호를 정해 입력합니다. 라벨은 기본적으로 가나다 순으로 정렬되므로 번호를 붙여야 원하는 순서대로 정렬될 수 있습니다. 즉, 가장 중요한 순서대로  “1. 업무_중요”, “2. 업무_일반”, “3. 업무_협조”, “4. 개인” 메일 순으로 라벨을 만들면 라벨의 순서가 곧 먼저 확인해야 할 메일 순서가 될 수 있습니다.


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III-2 지메일 어떻게 사용하나요?

1) 메일 작성하기

2) 안드로이드 OS 지메일 사용하기

스마트폰에 구글 앱스 계정이 설정되어 있어야 PC의 구글 앱스 지메일과 동일하게 사용할 수 있습니다. (스마트폰 환경설정은 II-2 스마트기기의 환경구축 참고)

2013/10/14 - [[출판]구글앱스로 강소기업 만들기] - II-2. 스마트폰, 전화기가 아닌 컴퓨터로 활용해야 합니다. 1) 안드로이드 OS

 “Gmail” 앱을 실행하면 받은 편지함이 나오고 메일을 선택하면 해당 메일을 볼 수 있습니다.

기기에 따라 메일 작성, 검색, 라벨, 동기화, 삭제 등의 버튼이 나타납니다. 스마트폰의 “Gmail” 앱은 PC의 지메일과 동기화 됩니다. 즉, 똑같은 메일을 확인할 수 있을 뿐만 아니라 스마트폰의 라벨은 PC에서 설정한 라벨과 똑같이 적용되며 스마트폰에서 메일을 보내거나 삭제하거나 스팸처리를 해도 PC에서 동일하게 적용됩니다.


<안드로이드 지메일>


스마트폰 “Gmail” 앱 “설정”에서 메일 계정별로 알림, 서명, 라벨관리 등을 할 수 있습니다. (서명은 PC의 서명과 별도로 표시됩니다) 


<안드로이드 지메일 환경설정>


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III-2. 지메일 어떻게 사용하나요? 1) 메일 작성하기

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2013.10.22 10:29 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

III-2. 지메일 어떻게 사용하나요?

PC와 스마트 기기에서 동일하게 지메일을 작성하고 확인할 수 있습니다.


환경설정을 모두 마치고 PC와 스마트 기기를 이용하여 지메일을 사용해 보겠습니다. 지메일은 PC환경에서나 모바일환경에서 대부분의 기능을 동일하게 사용 할 수 있습니다. 언제 어디서나 사용할 수 있는 스마트워크의 기본이 되는 것이 메일입니다. 

대부분의 중소기업에서 직급이 높을수록 사무실을 벗어나 일해야 하는 경우가 많습니다. 지메일을 통해 업무의 흐름이 이루어지므로 언제 어디서나 스마트 기기만 가지고 있다면 수시로 업무를 파악하고 처리할 수 있습니다. 


 1) 메일 작성하기

왼쪽 상단에 ‘편지쓰기’ 메뉴를 눌러 새 이메일을 작성합니다.

‘받는사람’ 란에 직접 이메일 주소를 넣거나 주소록에 있는 사람일 경우 이름만 입력하면 됩니다. 이메일을 보낼 때 함께 받는사람(여러 명) 주소를 입력했다면 다음부터 이메일을 보낼 때에는 한 사람의 주소만 입력해도 자동으로 이메일 패턴을 인식해 함께 받는 사람을 추천하게 됩니다. 받는 사람을 주소록에서 직접 선택할 때에는 “받는사람” 글자를 클릭하면 내 주소록에서 받는 사람을 검색하거나 선택할 수 있습니다. 또한 주소록이 나타나는 창에서 “내 주소록 > 주소록”에 있는 그룹을 선택할 수 있습니다. 

참조자나 숨은 참조자(메일을 받는 사람이 모르게 함께 받는사람을 지정할 경우)를 추가 할 수도 있습니다.

하단에 서식 메뉴를 통해 글꼴, 글자크기, 색상, 정렬방식이나 글머리기호 등을 넣을 수 있습니다. 추가로 파일첨부, 사진, 링크, 이모티콘 삽입 메뉴 등이 있고 인쇄나 맞춤법 검사를 할 수도 있습니다. 


<메일 작성하기>


메일 작성 창 하단에 ‘초대장 삽입’을 클릭하여 동시에 여러 명에게 초대장을 보낼 수도 있습니다. 초대장은 이메일 내용과 일정을 확인하고 참석여부를 알려달라는 요청입니다. 상대방이 초대장을 받아서 수락할 경우 상대방의 구글 캘린더에 자동 추가됩니다. 당연히 본인 구글 캘린더에도 일정이 자동 등록됩니다. 

구글 캘린더에서도 일정을 등록할 때 초대장을 보낼 수 있습니다. 이메일 초대장, 캘린더 초대장 모두 이메일과 일정이 결합되어 있고 참석여부를 확인할 수 있는 동일한 기능입니다.

(일정 초대에 관련된 설명은 IV-5 캘린더 - 초대 및 공용자원 관리 참고)


<이메일 초대장의 상세화면>


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III-1. 왜 지메일인가요? 

1) 지메일을 소개합니다. 

2) 지메일의 특징 및 장단점

3) 지메일의 여러 가지 설정

  (1) 환경설정

지메일 오른쪽 설정 메뉴에서 "환경설정"을 클릭합니다.

  ․ 기본설정 : 언어 설정이나 보기형식(대화형식) 결정, 단축키 사용여부, 사진등록, 서명 등을 설정할 수 있습니다.

  ․ 라벨 : 기본 라벨 및 사용자 지정 라벨을 설정할 수 있습니다.

  ․ 받은편지함 : 편지함의 유형, 중요도 표시 등을 설정 할 수 있습니다.

  ․ 계정 : 보내는 메일 계정을 다른 것으로 만들 수도 있습니다. (예, 지메일에서 보냈지만 내 한메일 계정에서 보낸 것처럼 표시할 경우) 또한 POP3를 이용하여 다른 메일(한메일, 네이버 메일 등)을 나의 지메일로 가져올 수 있습니다. 

  ․ 필터 : 메일 필터링을 설정할 수 있습니다.

  ․ 전달 및 POP/IMAP : 지메일을 내보내거나 외부메일과 동기화 설정을 할 수 있습니다.

  ․ 그 밖에 채팅 설정이나 웹클립, 실험실, 테마 설정 등의 기능이 있습니다.


<지메일 환경설정>


  (2) 서명 넣기

지메일 "환경설정 > 기본설정" 탭의 하단에 “서명”이 있습니다. 메일 서명은 PC, 스마트 기기 별로 각각 따로 입력할 수 있으며 이미지로 서명을 넣을 수도 있습니다. 

서명 내용을 입력해 두면 메일을 보낼 때 하단에 서명이 자동으로 첨부됩니다. 지메일 서명은 이미지 첨부파일 기능을 지원하지 않습니다. 하지만 웹에 이미지를 올려놓고 링크를 걸어 두면 이미지 서명이 가능합니다. (게시판에 이미지를 올리고 해당 이미지의 URL을 복사해 서명 란의 “이미지 삽입” 메뉴로 URL을 붙여 넣으면 됩니다)

기본 지메일 서명과 보조 이메일 서명을 각각 따로 입력할 수 있습니다. 이 경우 보내는 메일 계정을 무엇으로 하느냐에 따라 서명도 각각 달라지게 됩니다.

보조 이메일 설정은 “계정 > 다른 주소에서 메일보내기” 메뉴에서 추가할 수 있습니다. 


<지메일 서명설정>


PC에서 넣은 서명과 달리 스마트 기기에서는 별도로 서명을 입력해야 합니다. 스마트 기기에서 지메일로 메일을 보낼 땐 스마트 기기 서명 설정이 적용됩니다. 안드로이드에서는 “Gmail > 설정"에서 서명을 추가할 수 있으며 iOS에서는 “설정 > Mail, 연락처, 캘린더” 메뉴에서 서명을 입력할 수 있습니다.


<iOS 서명설정>                             


<계정 별 서명설정>


  (3) 부재중 자동응답

지메일 “환경설정 > 기본설정” 탭의 하단에 “부재중 자동응답”이 있습니다.

휴가 등으로 일정기간 메일을 수신할 수 없을 때, 시작일과 종료일을 선정하고 자동 회신메일을 보낼 수 있습니다. 한 주소로 여러 번 받을 때에는 4일에 한 번씩만 자동응답 메일을 보내도록 설정할 수 있습니다. 또한 자동회신 대상을 한정할 수도 있습니다.


<부재중 자동응답 기능>





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III-1. 왜 지메일인가요? 1) 지메일을 소개합니다.

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2013.10.17 09:00 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

III-1. 왜 지메일인가요?


"막강한 검색기능을 가진 지메일은 구글 앱스의 중심이며 업무 소통의 중심입니다."


지메일은 구글 앱스의 가장 기본적인 요소이며, 업무 소통의 중요한 기능을 제공합니다. 이번 절에서는 지메일 사용에 앞서 지메일의 이해를 도울 수 있는 주요 개념과 특징, 환경설정에 대해 설명하겠습니다. 


1) 지메일을 소개합니다. 

  (1) 지메일 

지메일은 구글이 제공하는 대용량의 무료 웹메일 서비스로 개인용 지메일은 15GB, 기업용 구글 앱스 계정에서는 사용자당 30GB의 저장용량을 제공합니다. 지메일의 검색 기능은 받은편지함에서 이메일, 보낸 주소, 첨부파일 등의 모든 이메일 관련 내용을 빠르게 찾아낼 수 있도록 도와줍니다. 특히 라벨과 필터링 기능을 사용하면 중요한 이메일을 우선적으로 처리할 수 있으며 스팸메일을 쉽게 걸러 낼 수 있습니다.


  (2) 지메일 화면설명

지메일은 국내에서 많이 사용하는 한메일이나 네이버 메일, 또는 업무용으로 많이 사용하는 마이크로소프트사의 익스체인지 메일과는 다른 특징이 있습니다. 처음 지메일을 본다면 화면(UI)이 눈에 잘 들어오지 않고 낯설 것입니다.

실제 많은 사용자들이 지메일을 처음 경험할 때 화면의 어색함을 문제점으로 지적합니다. 필진도 상대적으로 지메일 인터페이스가 우리나라의 컴퓨터 사용자들에게 익숙하지 않은 텍스트 중심의 구성이 안타까운 부분이긴 하나, 이미지 사용을 최소화 하고 빠른 성능과 기능중심의 구성을 위한 선택이 아닐까 생각합니다.

지메일의 화면을 보면 위로는 검은색 배경에 구글 메뉴를 최소화해 보여주고 있으며 검색과 지메일의 메뉴, 그리고 받은편지함 내용을 기본으로 보여주고 있습니다. 

처음 보기에 비록 생소하고 불편하더라도 조금 사용하다보면 금방 익숙하게 사용할 수 있을 것입니다.


  ․ 왼쪽상단의 “메일”을 클릭하면 “메일 / 주소록 / 할 일 목록”을 선택할 수 있습니다.

  ․ “편지쓰기”를 눌러 새 이메일을 작성할 수 있습니다.

  ․ 받은편지함, 별표편지함 등 라벨 목록이 나타나며 추가, 수정, 삭제할 수 있습니다.

  ․ 메일 분류(라벨) 아래쪽으로는 구글 플러스 서클 친구의 채팅목록을 보여줍니다.


<지메일 초기화면>



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III. 지메일과 주소록 : 업무소통의 중심입니다.

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2013.10.16 10:11 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

III. 지메일과 주소록 : 업무소통의 중심입니다.


"모든 업무를 기록하고 소통하기 위한 첫 번째 도구, 이메일입니다."




중소기업에서 업무 소통의 첫 번째 도구는 이메일입니다.

많은 중소기업이 업무 소통과 자료 관리에 어려움을 느끼고 있습니다. 정확한 업무 전달과 기록을 위한 체계가 부족하여 구두 업무 지시와 임기응변식 업무 대응으로 비효율적으로 운영되는 경우가 많기 때문입니다. 이러한 비효율적인 업무는 시간과 자원의 낭비를 초래합니다. 필진은 ‘업무’가 전달되는 기본 방식을 전화나 구두로 지시/보고하는 방식이 아닌 ‘이메일’ 중심으로 전달하도록 권장합니다.


그렇다면 바로 옆에 앉아 있는 동료에게 직접 말로 하면 될 것을 굳이 이메일로 보내야 할까요? 

기존 업무 방식과 달라지는 점도 불편하고 오히려 시간을 낭비하는 일이라는 생각이 들 수도 있습니다. 물론 일이 바쁠 때 업무를 전달하는 입장에서는 전화나 직접 대면해서 이야기 하는 방식이 가장 쉽고 빠를 것입니다. 하지만 업무와 관련된 의사소통은 그 업무 못지않게 매우 중요한 일입니다. 따라서 오해를 줄이고, 동시에 여러 명에게 전달되어야 하며, 기록을 남겨 나중에 꼭 필요할 때 다시 찾을 수 있다는 것은 결코 시간 낭비가 아닙니다. 또한 어디서나 의견을 즉시 전달해야 하고, 피드백을 받아야 하는 점 등에서 업무 소통의 중심 도구는 이메일이 되어야 합니다.

이메일 중심 업무의 예를 들면, A과장이 이메일로 먼저 업무 지시사항을 B대리에게 보낸 뒤 설명이 필요할 경우 B대리를 직접 불러 자세한 설명을 해 주는 방식입니다. 만일 먼저 만나서 말로 업무 지시를 했더라도 다시 지시했던 사항의 요점을 정리해 이메일로 보냅니다. B대리는 지시사항을 완료하는 시점에 즉시 메일 회신으로 A과장에게 보고합니다. 

이러한 업무는 동시에 여러 명과도 일어납니다.




 한 명이라도 업무 전달과정에서 오해가 있거나 정확하지 않다면 시간과 자원의 낭비로 부터 자유로울 수 없습니다. 업무 소통은 전달자가 수행자에게 전달하는 것 뿐 아니라 상호 피드백을 지속적으로 반복하며 진행되는 과정이기 때문입니다. 스마트워크는 업무의 다양한 변수로부터 업무 관계자들의 다양한 의견과 조치들을 어디에서나 실시간으로 소통할 수 있는 방법입니다.


이메일 중심의 업무는 기록으로 남습니다. 업무의 전달부터 다양한 피드백 과정들을 기록으로 남길 수 있어 업무의 오류를 검토하고 기존 업무를 참조할 수 있습니다. 


만약 지금 당장, 작년에 퇴사한 직원이 A거래처와 관련된 업무를 어떻게 처리했는지 찾아야 한다면 말로 전달한 내용은 찾을 방법이 없습니다. 그러나 해당 업무를 이메일로 처리했다면(물론 그룹스의 기능을 활용해야 하며 방법은 뒤에 VI. 그룹스에서 다룹니다) 그 업무 내용은 물론 첨부된 파일까지 모두 다시 찾아볼 수 있습니다.






업무의 의사소통은 이메일이 중심이 되어야 한다는 점. 스마트워크를 위해 중소기업에서 꼭 실현되어야 할 첫 번째 프로세스입니다.


이번 장에서는 업무 소통을 원활하게 하고, 과정을 기록하기 위한 첫 번째 도구로서 지메일과 주소록에 대해 알아보겠습니다.  



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