II-2. 스마트폰, 전화기가 아닌 컴퓨터로 활용해야 합니다.


2) iOS

 (1) iOS 구글 계정 동기화 

  iOS 7.0 을 기준으로 구글 계정 동기화를 설명하겠습니다. 


  ․ “설정 > Mail, 연락처, 캘린더 > 계정 추가 > Google“ 를 선택합니다

  ․ "Gmail" 입력란에 기본 사항을 입력합니다. 

  ․ 동기화 할 대상(Mail, 연락처, 캘린더, 미리알림)을 모두 선택합니다.


<설정>                                     


<mail, 연락처, 캘린더>


<계정 추가 Google>                          


<계정 정보 입력>


<동기화>


  Gmail 개인 계정과 "SMARTWORK" 구글 앱스 계정이 동시에 생성되는 모습을 볼 수 있습니다. 캘린더 및 연락처 또한 개인계정과 구글 앱스가 연동 된 모습을 볼 수 있습니다.

                     

<캘린더 동기화>                            


<연락처 동기화>


  (2) 앱 설치하기

구글 앱스와 관련된 앱은 물론 스마트워크를 위해 필요한 다음 목록의 앱을 설치합니다. 앱에 따라 유료버전이 있을 수 있으나 기본 무료버전으로 설치하면 됩니다. 앱을 설치하는 방법은 iOS의 “앱스토어”에서 해당 앱 이름으로 검색하면 빠르게 설치할 수 있습니다.


  ․ 드라이브 앱 : 구글 드라이브 앱입니다. 스토어에서 검색해 설치합니다.

  ․ Chrome 앱 : 안드로이드 기본 브라우저는 크롬 브라우저입니다. 별도의 설치는 필요 없습니다.

  ․ GoTasks 앱 : 구글 앱스에 할일 항목과 동기화 되는 앱입니다. 앱스토어에서 검색해 설치합니다.

  ․ Hangouts 앱 : 화상회의를 위한 앱입니다. 스토어에서 검색해 설치합니다.


여기서 소개한 앱은 일단 설치만 하면 됩니다. 각각의 설정과 기능, 사용법은 다음 장부터 이어지는 스마트워크 과정에 맞추어 개별적으로 다루어질 것입니다.


지금까지 중소기업의 스마트워크를 위한 기본 환경구축에 대해 살펴보았습니다. 필진이 중소기업에 교육을 통해 동일한 환경을 구축하는 것의 중요성을 충분히 강조하지만 시간이 지나면 크롬을 포기하고 익스플로러를 기본 브라우저를 사용하는 사람, 스마트폰에 주소록을 구글과 동기화하기 꺼려하는 사람 등 여러 사용자들이 기존의 방식을 바꾸려 하지 않았습니다. 그러나 나중에 업무 프로세스가 하나씩 스마트워크로 바뀌게 되면 뒤늦게 재교육을 하거나 결국 업무를 지연시키는 사람이 됩니다.

예를 들어 구글 주소록에 주소가 없으면 메일을 작성할 때 마다 이메일 주소를 입력해야 하며 캘린더, 드라이브, 그룹스 등에서 공유, 협업을 위해 상대를 추가할 경우에도 매번 수많은 사람의 이메일 주소를 일일이 입력해야 합니다. 그때서야 스마트폰의 주소록을 구글 주소록에 동기화 해 달라는 요청을 합니다.

이렇듯 환경설정은 중소기업의 스마트워크 실현을 위한 첫 번째 기능 설정이며, 구글 앱스를 개인이 아닌 조직(회사) 전체가 함께 활용하는데 기본이 되는 일입니다.



다음 장에서는 중소기업의 스마트워크를 위해 소통의 중심이 될 지메일에 대해 살펴보겠습니다.


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II-2. 스마트폰, 전화기가 아닌 컴퓨터로 활용해야 합니다.


"스마트 기기에서도 PC와 동일한 업무 환경을 만들어야 합니다. "


 지금부터는 PC에서 이루어지는 업무가 스마트 기기에서도 동일하게 이루어질 수 있도록 스마트 기기의 환경을 만들고자 합니다.

 스마트 기기는 사무실에 있는 PC보다 훨씬 개인적인 도구이고 그 사용 방법이나 환경도 기기의 개수만큼 다양하고 개별적일 것입니다. 그러나 개인뿐만 아니라 구글 앱스의 조직 구성원이 함께 공유하고 협업하기 위해서는 공통된 업무환경이 필수입니다.

 필진은 구글 앱스의 구성원이라면 기존에 사용하던 앱이 비슷한 기능을 하는 앱이라 할지라도 과감히 버리고 필진이 제안하는 공통의 앱으로 기본환경을 통일해 줄 것을 권장합니다. 서로 사용하는 도구(앱)가 다르면 업무를 소통하는 방식도 달라지며 공유와 협업에 지장을 줄 수 있습니다.

 스마트 기기의 환경은 크게 안드로이드 환경과 iOS 환경으로 나누어 설명하겠습니다. 애플사의 아이폰/아이패드만 iOS의 운영체제를 가지고 있으며 나머지 삼성, LG 등 국내 제조사는 물론 대부분의 스마트 기기는 구글의 안드로이드 OS를 탑재하고 있습니다. 

 안드로이드 OS를 탑재한 기기의 제조사와 하드웨어가 다양하니 어느 한 제품으로 설명하기에 어려움이 있습니다. 그러나 기기마다 약간씩 차이가 있을 뿐 대체로 유사한 이름과 기능을 가지고 있으므로 책에서 설명하는 내용을 잘 보시고 기기에 맞도록 설정하시기 바랍니다.


1) 안드로이드 OS

 (1) 구글 앱스 계정 넣고 동기화

구글의 안드로이드 OS는 구글 서비스에 최적화 되어 있습니다. 스마트 기기에 따라 이미 앱이 설치되어 있기도 합니다. 먼저 가지고 있는 기기에, 구글 앱스에서 만든 구글 앱스 계정(기존에 구글 개인 계정 : @gmail.com 계정이 아닌)을 입력해야 합니다. 안드로이드 스마트 기기에 구글 앱스 계정을 입력하면 기본적으로 지메일과 연락처, 캘린더 등이 동기화 됩니다.


  ․ 스마트 기기에서 “설정 > 계정 및 동기화” 메뉴를 찾아 구글 앱스 계정을 추가합니다.

  ․ 지메일과 드라이브, 앱 데이터, 주소록과 인터넷 등은 필수로 동기화를 선택합니다.

   

<구글 앱스 추가>                 


<계정 로그인>


<계정 동기화>


  (2) 앱 설치하기

구글 앱스와 관련된 앱은 물론 스마트워크를 위해 필요한 다음 목록의 앱을 설치합니다. 앱에 따라 유료버전이 있을 수 있으나 기본 무료버전으로 설치하면 됩니다. 앱을 설치하는 방법은 스마트 기기의 “Play 스토어”에서 해당 앱 이름으로 검색하면 빠르게 설치할 수 있습니다.


  ․ Gmail 앱 : 기본 안드로이드에 설치되어 있을 수도 있고, 없는 기기도 있습니다. 스토어에서 검색해보면 이미 설치되었는지 알 수 있습니다.

  ․ Jorte 앱 : 기본 설치되어 있는 캘린더 앱 대신 이 앱을 사용하고자 합니다. 스토어에서 검색해 설치합니다. 설정 및 사용법은 뒤에 구글 캘린더를 소개할 때 설명하겠습니다.

  ․ 드라이브 앱 : 구글 드라이브 앱입니다. 스토어에서 검색해 설치합니다.

  ․ Chrome 앱 : 안드로이드 기본 브라우저는 크롬 브라우저입니다. 별도의 설치는 필요 없습니다.

  ․ GTasks 앱 : 구글 앱스에 할일 항목과 동기화 되는 앱입니다. 스토어에서 검색해 설치합니다.

  ․ Hangouts 앱 : 화상회의를 위한 앱입니다. 스토어에서 검색해 설치합니다.


여기서 소개한 앱은 일단 설치만 하면 됩니다. 각각의 설정과 기능, 사용법은 다음 장부터 이어지는 스마트워크 과정에 맞추어 개별적으로 다루어질 것입니다.


<모바일 화면>


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