II-2. 스마트폰, 전화기가 아닌 컴퓨터로 활용해야 합니다.


"스마트 기기에서도 PC와 동일한 업무 환경을 만들어야 합니다. "


 지금부터는 PC에서 이루어지는 업무가 스마트 기기에서도 동일하게 이루어질 수 있도록 스마트 기기의 환경을 만들고자 합니다.

 스마트 기기는 사무실에 있는 PC보다 훨씬 개인적인 도구이고 그 사용 방법이나 환경도 기기의 개수만큼 다양하고 개별적일 것입니다. 그러나 개인뿐만 아니라 구글 앱스의 조직 구성원이 함께 공유하고 협업하기 위해서는 공통된 업무환경이 필수입니다.

 필진은 구글 앱스의 구성원이라면 기존에 사용하던 앱이 비슷한 기능을 하는 앱이라 할지라도 과감히 버리고 필진이 제안하는 공통의 앱으로 기본환경을 통일해 줄 것을 권장합니다. 서로 사용하는 도구(앱)가 다르면 업무를 소통하는 방식도 달라지며 공유와 협업에 지장을 줄 수 있습니다.

 스마트 기기의 환경은 크게 안드로이드 환경과 iOS 환경으로 나누어 설명하겠습니다. 애플사의 아이폰/아이패드만 iOS의 운영체제를 가지고 있으며 나머지 삼성, LG 등 국내 제조사는 물론 대부분의 스마트 기기는 구글의 안드로이드 OS를 탑재하고 있습니다. 

 안드로이드 OS를 탑재한 기기의 제조사와 하드웨어가 다양하니 어느 한 제품으로 설명하기에 어려움이 있습니다. 그러나 기기마다 약간씩 차이가 있을 뿐 대체로 유사한 이름과 기능을 가지고 있으므로 책에서 설명하는 내용을 잘 보시고 기기에 맞도록 설정하시기 바랍니다.


1) 안드로이드 OS

 (1) 구글 앱스 계정 넣고 동기화

구글의 안드로이드 OS는 구글 서비스에 최적화 되어 있습니다. 스마트 기기에 따라 이미 앱이 설치되어 있기도 합니다. 먼저 가지고 있는 기기에, 구글 앱스에서 만든 구글 앱스 계정(기존에 구글 개인 계정 : @gmail.com 계정이 아닌)을 입력해야 합니다. 안드로이드 스마트 기기에 구글 앱스 계정을 입력하면 기본적으로 지메일과 연락처, 캘린더 등이 동기화 됩니다.


  ․ 스마트 기기에서 “설정 > 계정 및 동기화” 메뉴를 찾아 구글 앱스 계정을 추가합니다.

  ․ 지메일과 드라이브, 앱 데이터, 주소록과 인터넷 등은 필수로 동기화를 선택합니다.

   

<구글 앱스 추가>                 


<계정 로그인>


<계정 동기화>


  (2) 앱 설치하기

구글 앱스와 관련된 앱은 물론 스마트워크를 위해 필요한 다음 목록의 앱을 설치합니다. 앱에 따라 유료버전이 있을 수 있으나 기본 무료버전으로 설치하면 됩니다. 앱을 설치하는 방법은 스마트 기기의 “Play 스토어”에서 해당 앱 이름으로 검색하면 빠르게 설치할 수 있습니다.


  ․ Gmail 앱 : 기본 안드로이드에 설치되어 있을 수도 있고, 없는 기기도 있습니다. 스토어에서 검색해보면 이미 설치되었는지 알 수 있습니다.

  ․ Jorte 앱 : 기본 설치되어 있는 캘린더 앱 대신 이 앱을 사용하고자 합니다. 스토어에서 검색해 설치합니다. 설정 및 사용법은 뒤에 구글 캘린더를 소개할 때 설명하겠습니다.

  ․ 드라이브 앱 : 구글 드라이브 앱입니다. 스토어에서 검색해 설치합니다.

  ․ Chrome 앱 : 안드로이드 기본 브라우저는 크롬 브라우저입니다. 별도의 설치는 필요 없습니다.

  ․ GTasks 앱 : 구글 앱스에 할일 항목과 동기화 되는 앱입니다. 스토어에서 검색해 설치합니다.

  ․ Hangouts 앱 : 화상회의를 위한 앱입니다. 스토어에서 검색해 설치합니다.


여기서 소개한 앱은 일단 설치만 하면 됩니다. 각각의 설정과 기능, 사용법은 다음 장부터 이어지는 스마트워크 과정에 맞추어 개별적으로 다루어질 것입니다.


<모바일 화면>


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I-5. 어떤 준비가 필요한가요?

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2013.10.08 09:00 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

I-5. 어떤 준비가 필요한가요?


"중소기업의 스마트워크를 위해 미리 생각해야 할 것들이 있습니다."


이 책을 바로 적용하기 전에 아래 사항이 먼저 준비되어 있다면 더 쉽고 정확하게 스마트워크를 실현할 수 있을 것입니다. 여러분이 속한 조직의 현재 상태를 먼저 확인해 주시기 바랍니다.


1) 스마트워크 도입 검토사항

  (1) 전체 구성원이 참여해야 합니다.

구성원 일부만 사용해서는 공유와 협업의 효과를 누릴 수 없습니다. 업무에 관여하는 조직 구성원 전체가 참여해야 합니다.

  (2) 전체가 새로운 업무 환경으로 변화할 수 있어야 합니다.

개별적으로 업무에 사용하는 메일, 주소록, 일정관리를 포함한, 여러 가지 다양한 업무 방식들은 앞으로 지메일과 구글 캘린더, 그리고 동일한 스마트폰 앱을 사용하는 등 통일된 업무 환경으로 바뀔 것입니다.

  (3) 고정적이고 정기적인 협의, 학습 시간을 가져야 합니다.

외부 전문 컨설팅의 도움이 아니라면 조직 내부의 고정적이고 정기적인 협의 및 학습시간을 가지고 긍정적인 자세로 업무 변화를 수용할 수 있어야 합니다.

  (4) 업무 및 프로세스를 평가해야 합니다.

과거의 업무 방식과 새롭게 변화된 업무 방식을 비교하고 개선된 점을 명확히 평가해야 합니다. 평가는 다시 지속적인 업무 개선으로 이어질 수 있어야 합니다.


2)  스마트워크 도입 절차

 (1) 조직 전체 합의 단계 -  구성원 전체가 합의하고 적극적으로 참여를 결의해야 합니다.

 (2) 학습 단계 - 이 책에서 소개한 지메일, 캘린더, 드라이브, 그룹스 등의 순으로 구글 앱스를 학습하고 기본 업무 환경으로 적용합니다.

 (3) 업무 프로세스 확립 단계 - 기존 업무 중 스마트워크로 변화할 수 있는 업무를 정의하고 프로세스를 확립합니다.

 (4)  안정화 단계 - 변화된 업무가 정착될 수 있도록 지속적인 적응과 노력이 필요하며 나아가 더 많은 기존 업무의 혁신 방법을 찾아내고 또 적용합니다.





  

3) 스마트워크 환경

 (1) PC기반 업무 - 사무직은 물론이고 현장 업무라 하더라도 업무와 관련된 소통은 PC나 스마트 기기를 기반으로 해야 합니다. 따라서 PC, 스마트폰 등은 필수입니다.

 (2) 기본 장비 -  PC와 화상회의를 위한 화상캠, 마이크, 그리고 스마트 기기(스마트폰, 스마트패드)가 있어야 합니다.

 (3) 언제 어디서나 가능한 인터넷 - 사무실 내부에 무선 인터넷 환경은 물론 외부에서도 언제나 인터넷에 접속할 수 있어야 합니다.

 (4) 각종 서비스 비용 - 구글 앱스의 사용료(1인당 약 월 5천원) 만으로 가능하지만 더 많은 기능과 서비스, 저장 공간이 필요할 경우 추가적인 사용료가 들어갈 수 있습니다. 


이제 구글 앱스로 스마트워크를 실현하기 위한 기본적인 준비가 되었나요? 그렇다면 본격적으로 다음 장부터 시작하는 프로세스를 차근차근 배워 보시기 바랍니다. 


[Note]

<구글 앱스란>

구글 앱스(Google Apps)란 세계적인 소프트웨어 기업인 구글에서 제공하는 웹애플리케이션입니다. 구글 앱스는 기업용 SaaS(Software As a Service) 상품으로 기존 구글의 클라우드 컴퓨팅 서비스를 통합하여 브라우저 기반의 기업용 프로그램을 서비스하고 있습니다.

협업 및 업무공유에 필요한 비용 및 자원을 절감하여 생산성을 높일 수 있으며 안정적이고 신뢰도 높은 보안서비스를 누릴 수 있습니다.

구글 앱스는 네트웍이 가능한 PC 및 모바일 환경 어디서나 업무를 수행할 수 있으며 다양한 환경에서의 협업 및 업무공유 기능을 제공합니다. 또한 구글의 대규모 클라우드 데이터 플랫폼은 안정적인 보안서비스를 제공합니다.

더불어 웹기반 구글 어플리케이션 서비스는 별도의 하드웨어나 소프트웨어가 필요하지 않습니다. 기존의 하드웨어 환경 구축 및 유지보수에 필요한 비용을 사용자당 연간 50불에 서비스 받을 수 있습니다.


<구글 앱스의 주요서비스>

구글 앱스는 기업에서 활용 가능한 다양한 서비스로 구성되어 있으며, 주요 서비스로는 기업용 Gmail, 구글 캘린더, 구글 드라이브 및 구글 그룹스가 있습니다.


기업용 Gmail은 30GB 저장용량, 더 강화된 스팸메일 차단 기능, 99.9% 가동 시간 유지 및 향상된 이메일 보안 등을 누릴 수 있습니다.

Google 캘린더는 일정목록 관리, 예약, 온라인 캘린더 공유 및 모바일 캘린더 동기화가 가능합니다.

Google 드라이브는 문서, 스프레드시트 및 프레젠테이션을 첨부파일 없이 실시간으로 공동작업 할 수 있으며, 파일공유 서비스를 제공합니다.

Google 그룹스는 사용자가 그룹을 만들어 메일링 리스트를 제공하고, 콘텐츠를 공유하며, 검색 가능한 자료실로 사용할 수 있습니다.

[/Note]





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구글 할일관리 - Gtasks

구글앱스/구글캘린더 2013.01.18 15:03 Posted by 블루소프트

간단한 메모에서부터 아이디어, 해야할 일 등을 기록하고 체크하는 방식은 여러가지가 있고 또 실제 다양한 프로그램이나 방법을 동원해 사용해 봤을 겁니다.

하지만 '구글앱스로 강소기업 만들기' 에서는 여러가지 다양한 앱과 방법들을 찾아보고 테스트해 본 결과 역시 할일관리는 구글 할일관리(Gtasks)로 하는 것이 가장 업무 효율을 높이는 방법이라 결론을 내렸습니다.

따라서 나름 연구한 결과 가장 표준안이라고 생각하는 안을 제시하니 보시고 이대로, 혹은 본인에게 맞게 약간씩 변형해 활용하시면 좋겠습니다.


<<할일관리의 정의>>

- 할일관리란 기본적으로 일정(캘린더에 특정 날짜와 시간을 지정)으로 등록할 수 없는, 일정에 기록하기에는 애매한 해야할 일 목록을 기록하고 관리하는 방식입니다.

- 순간 떠오른 아이디어, 나중에 찾아보거나 처리해야할 일, 내 업무 체크리스트라고 하겠습니다.


<<할일 목록 관리는 구글앱스의 할일 목록으로>>

-  구글은 할일목록 관리를 지메일과 캘린더 두 곳에서 모두 할 수 있습니다.

- 그러나 기본적으로 캘린더에서 할 일 목록을 관리하길 권장합니다. 왜냐하면 위에서 이야기한 대로 할 일은 특정 일정을 잡을 수 없는 업무 목록입니다. 따라서 특정 날짜-시간을 정하든 정하지 못하든 캘린더 안에서 내 스케줄이 모두 관리되는 것이 바람직합니다.


<<몇가지 사용팁>>

- 할일 목록에서 특정 날짜를 지정할 수도 있습니다.



- 구글 캘린더에서 내캘린더>할일목록을 체크하면 캘린더 화면 우측에 할일 목록이 나옵니다.

  이 할일 목록 중 하나에 오른쪽에 있는 > 를 클릭해 상세보기로 들어갑니다.

  위 그림과 같이 날짜를 지정할 수도 있고 내용을 더 적을 수도 있습니다.


- 지메일에서 할일 목록을 보고 싶을 때, 아래 그림처럼 메일 메뉴에 할일 목록을 클릭하면 됩니다.



- 클릭하면 메일화면 우측 하단에 할일 목록이 나타납니다.

  그렇지만 할일 목록 관리는 기본적으로 캘린더 화면에서 하는 것이 편리합니다.

-  특정 메일을 받고 그 메일 내용을 그대로 할일 목록에 넣을 수도 있습니다.

   받은 메일을 보는 화면에서 <더보기>를 클릭하면 아래 그림처럼 할일 목록에 그대로 추가할 수 있습니다.



- 이렇게 하면 받은 메일이 그대로 할일 목록에 추가됩니다.

- 할일 목록을 별도의 웹페이지에서 전체를 보면서 관리할 수 있습니다.

   https://mail.google.com/tasks/canvas

   이 사이트를 들어가면 전체 웹페이지 화면으로 할일 목록을 볼 수 있죠.

   이 사이트 주소를 북마크 해 놓으면 편리하겠죠?


<<스마트폰에서 할일 관리>>

- 안드로이드 폰

  기본 구글 할일관리 어플인 Gtasks 를 사용하길 권장합니다.

  Jorte에서도 할일 목록이 나오지만 Jorte는 할일 싱크가 잘 안될때가 있습니다.

  가장 기본 어플이 제일 충실하게 버그없이 잘 반영됩니다.

  또 위젯으로 스마트폰 바탕화면에 할일을 가져오고 싶을 때 위젯으로 빼 놓아도 됩니다.

  그러나 무료버전 Gtasks는 위젯이 실시간 동기화가 안됩니다.

  유료(6천원)로 구입하면 바탕화면에 실시간 위젯 동기화는 물론 다양한 유료 기능을 사용할 수 있습니다.

- 아이폰

  여러가지 앱들을 테스트 해 봤습니다만.. 무료로 가장 편하게 쓸 수 있는 앱은 Go tasks 입니다.

  구글 할일 목록과 호환이 잘 되고 사용하기도 편리합니다.


핵심은 어떤 프로그램을 쓰느냐가 아니라 어떻게, 잘 할일 목록을 개인적으로 잘 쓰느냐... 하는 것이겠죠.

그 다음이 어떤 방법으로 하면 가장 잘 쓸 수 있을까.. 방법을 찾으신다면

구글 할일목록을 지메일, 캘린더, 그리고 별도의 웹사이트, 스마트폰에서 항상 같은 할일 목록을 보고

실시간 동기화하여 사용하는 것이 가장 업무효율을 높이는 방안이라고 제안합니다.



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