II-1. 내 PC가 먼저 똑똑해져야 합니다. 

 1) 1) 크롬 브라우저를 사용하세요.

 2) PC용 구글 드라이브


구글 앱스의 대표적 서비스인 구글 드라이브를 내 PC의 탐색기에서 직접 사용할 수 있는 프로그램입니다. 구글 드라이브는 인터넷 상에서 실행되는 웹기반의 오피스 프로그램이며 동시에 파일을 저장하는 서비스이지만, 내 PC의 윈도우 탐색기에 특정 ‘폴더’와 동기화 시킬 수 있습니다. 이 동기화 되는 내 PC의 ‘폴더’에 파일을 넣어두면 인터넷 상의 구글 드라이브에도 동일한 파일이 존재하게 됩니다. 이러한 동기화 서비스는 네이버의 N드라이브, 다음 클라우드 서비스도 동일합니다. 클라우드 저장소에 내 파일과 내 컴퓨터에 있는 내 파일을 동기화 시켜 줍니다.


  (1) PC용 구글 드라이브 설치

http://tools.google.com/dlpage/drive”에서 다운로드 받아 설치한 뒤 구글 앱스 계정으로 로그인합니다. 또는 지메일 화면 상단에 “드라이브” 메뉴를 클릭하면 구글 드라이브 화면이 나타납니다. 드라이브 화면에서 좌측 아래에 있는 “PC용 드라이브 다운로드”를 클릭하여 설치할 수 있습니다.


<PC용 구글 드라이브 다운>

`

<PC용 구글 드라이브 설치>


  (2) PC용 구글 드라이브 설정

설치를 마친 뒤 구글 앱스 계정으로 로그인합니다. 구글 드라이브를 설치하면 컴퓨터 작업표시줄 트레이 아이콘에 구글 드라이브 아이콘이 나타납니다. 윈도우 탐색기를 실행하면 탐색기에도 “Google 드라이브”라는 폴더가 생성됩니다.


<구글 드라이브 폴더 생성 확인>


  (3) PC용 구글 드라이브 활용

대부분 업무에 필요한 파일은 윈도우 탐색기의 '내문서' 폴더에 있을 것입니다. 그러나 앞으로 업무에 자주 쓰는 파일은 모두 탐색기의 'Google 드라이브' 폴더에 넣어두고 작업하기 바랍니다. 기존에 ‘내문서’ 폴더와 똑같이 파일을 관리할 수 있으며 동시에 구글 앱스의 클라우드에도 저장되어 언제 어디서나, 어떤 스마트 기기로도 업무 파일을 열어볼 수 있습니다.

구글 드라이브 용량은 30기가(구글 앱스, 개인 지메일 사용자는 15기가)를 제공하므로 오래되고 용량이 큰 파일은 기존 내문서 폴더에 그냥 두고 현재 필요한 파일들만 옮겨놓고 작업하기 바랍니다. 

탐색기의 “Google 드라이브” 폴더와 인터넷(클라우드)의 ‘구글 드라이브’ 사이에 동기화에는 다소 시간이 걸립니다. 


Q1. 내 업무 폴더가 30기가의 용량만으로 부족하다면 어떻게 하나요?

A. 탐색기에서 쓸 수 있는 클라우드 서비스는 구글 드라이브뿐만 아니라 네이버 N드라이브(30기가), 다음 클라우드(50기가) 등이 있습니다. 구글 드라이브에는 스마트워크를 위한 필수 파일을 두고 사용한다면 30기가의 용량으로 충분할 것이고 개인적인 파일이나 용량이 큰 파일의 클라우드 동기화가 필요하다면 추가적으로 네이버 N드라이브나 다음 클라우드를 사용하시기 바랍니다. 모두 무료로 사용할 수 있으며 탐색기에 기존 폴더 형태로 지원됩니다.


Q2. 인터넷 상의 구글 드라이브에서 만든 문서를 내 컴퓨터 'Google 드라이브' 폴더에서 다른 폴더로 옮겼더니 삭제가 되었습니다. 왜 그런가요?

A. 'Google 드라이브' 폴더를 사용하다 보면 2가지 형태의 파일이 존재하게 됩니다. 내가 PC에서 작업한 문서를 저장해 생긴 파일들이 있고 크롬 브라우저를 열어 드라이브 메뉴에서(웹상에서) 직접 생성한 구글 문서들이 다 같이 동기화 되어 존재하게 됩니다.

내가 PC에서 생성한 문서는 내 PC 하드디스크에 저장되어 있는 파일이므로 자유롭게 어디로든 옮겨 놓아도 되지만 웹상에서 생성한 문서는 폴더 안에 실체가 없는 링크파일만 존재 하게 됩니다. 이 링크만 존재하는 파일을 'Google 드라이브' 폴더 밖으로 옮겨버리면 동기화 할 때 파일이 사라졌으므로 실제 클라우드 서비스에서는 해당 파일을 삭제하게 됩니다. 링크파일을 다시 제자리로 갖다 놓아도 원본 문서가 삭제된 상태이며, 복원할 수도 없습니다.

따라서 구글 드라이브에서 만든 구글 문서들은 'Google 드라이브' 폴더 밖으로 절대 옮기지 않도록 주의해야 합니다.

드라이브에서(웹상에서) 정상적으로 삭제 아이콘을 눌러 삭제된 문서는 구글 드라이브 메뉴의 ‘휴지통’에 있으며 ‘휴지통’을 비우지 않는 한 언제든 복원할 수 있습니다. 그러나 이 경우에는 ‘휴지통’에도 남아있지 않습니다.



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II-1. 내 PC가 먼저 똑똑해져야 합니다. 


"구글 서비스에 최적화된 크롬 브라우저와 PC용 구글 드라이브를 활용합니다."


1) 크롬 브라우저를 사용하세요.

우리가 인터넷을 사용할 때 익스플로러나 크롬, 파이어폭스 같은 웹 브라우저를 사용하게 됩니다. 2012년 5월 구글 크롬 브라우저가 마이크로소프트사의 익스플로러를 제치고 세계 1위 점유율의 브라우저가 되었습니다. 필진은 익스플로러보다 안정적이고 빠르며 구글의 다양한 서비스에 최적화 되어있는 크롬 브라우저 사용을 권장합니다.

<출처 : http://gs.statcounter.com>


크롬의 장점은 익스플로러에 비해 간편하고, 속도가 빠르고, 보안이 우수하고, 자동 번역 기능과 여러 가지 확장 프로그램을 제공하며 북마크의 백업이나 스마트 기기와 동기화를 지원하는 것입니다.



물론 ActiveX 사용이나 각종 공인 인증서 등을 위해서 어쩔 수 없이 익스플로러를 사용해야 할 때가 있습니다. 크롬의 확장 프로그램으로 해결할 수도 있으나 복잡하니 일단은 익스플로러와 크롬, 2개의 브라우저를 모두 사용하겠습니다. 익스플로러와 크롬, 2개의 브라우저 중에서 기본 브라우저를 크롬으로 활용하시기 바랍니다. 이 책에 설명도 크롬 브라우저를 기본으로 하고 있습니다.


크롬 브라우저를 설치하고 사용하는 방법을 알아보겠습니다.


 (1) 크롬 브라우저 설치

  www.google.com/chrome 사이트에서 직접 크롬 브라우저를 설치할 수 있습니다. 네이버, 구글 등 검색엔진에서 '크롬 브라우저'를 검색해도 다운로드 페이지를 찾을 수 있습니다. 설치파일을 다운받아 설치를 누르면 간단히 설치됩니다.


<크롬브라우저 설치>


  (2) 크롬 브라우저 기본 화면 

 크롬 브라우저를 설치하고 처음 실행하면 로그인 창이 뜹니다. 구글 앱스를 가입하고 관리 콘솔(구글 앱스 관리자 화면)에서 만든 사용자 계정이 바로 구글 앱스 계정입니다. 이 구글 앱스 계정으로 로그인하면 됩니다. 로그인 했을 때 로그인 정보를 저장할지 여부를 물어봅니다. 자신의 스마트 기기 및 업무용 PC일 경우에는 로그인 정보를 저장해 사용할 것을 권장합니다. 이렇게 하면 매번 로그인하는 번거로움을 줄이고 업무 속도를 높일 수 있습니다. 로그인을 하는 이유는, PC는 물론 모든 스마트 기기에서 동일한 북마크, 확장프로그램(구글 서비스를 더욱 다양하게 사용할 수 있는 추가 설치 앱), 방문기록 및 설정 값을 적용하여 사용할 수 있기 때문입니다.

크롬 브라우저 화면은 간단합니다. 웹 페이지는 익스플로러와 마찬가지로 탭으로 구분되고 주소창 옆에는 뒤로, 앞으로, 새로고침 버튼이 있습니다.


<크롬 브라우저 로그인>


  (3) 북마크

북마크는 자주 들어가는 웹사이트를 주소표시줄 아래 아이콘으로 꺼내 놓고 언제나 클릭 한번으로 사이트를 방문하기 위한 ‘바로가기’ 기능입니다. 주소창 안에 우측에는 별표가 있는데 바로 “북마크”입니다. 자주 방문하는 사이트는 이 북마크 기능을 이용해 브라우저 상단에 계속 나타나게 할 수 있습니다.

  ․ 크롬 브라우저에서 주소창 우측 “Chrome 맞춤설정 및 제어 > 북마크” 메뉴에 마우스를 올리면 여러 가지 북마크 설정 메뉴가 나타납니다.

  ․ “북마크 바 표시(S)” 메뉴를 체크해 북마크 바가 항상 보이도록 합니다.

  ․ “북마크 관리자(B)” 메뉴를 클릭하면 만들어진 북마크를 관리할 수 있습니다.

  ․ “북마크 및 설정 가져오기” 메뉴를 통해 기존에 익스플로러 브라우저에서 사용하던 “즐겨찾기”를 그대로 가져올 수 있습니다.

  ․ 필진은 지메일과 캘린더를 첫 번째 필수 북마크로 등록할 것을 권장합니다.

  ․ 지메일을 북마크에 등록하기 위해서는 먼저 지메일에 접속하여 로그인 합니다. 로그인 한 기본 화면에서 “별표(북마크)”를 클릭하고 이름을 '메일'이라고 간단하게 바꿔줍니다.

  ․ 캘린더 역시 같은 방법으로 북마크에 추가합니다. 지메일과 캘린더는 물론 업무에 꼭 필요한 사이트를 북마크 해 놓으면 언제나 빠른 접근이 가능하며 다른 스마트 기기에서도 동일한 북마크를 사용할 수 있습니다.


<북마크 바 표시>


  (4) 크롬 브라우저 설정

크롬 브라우저에서 주소창 우측 “Chrome 맞춤설정 및 제어 > 설정”을 클릭합니다. 


  ․ 로그인 : 현재 로그인 되어있는 계정정보를 보여줍니다. 로그인 되어 있지 않다면 구글 앱스 계정으로 로그인해 사용할 것을 권장합니다.

  ․ 시작그룹 : 처음 브라우저를 시작할 때 뜨는 사이트와 탭 수를 지정할 수 있습니다. 

특정 페이지를 설정하기 위해 “페이지 설정“을 클릭하고 오른쪽에 시작할 페이지를 입력합니다. 입력한 개수만큼 처음 크롬을 실행할 때 지정한 페이지가 뜬 상태에서 실행됩니다. 필진은 기본 시작 그룹으로 지메일과 구글 캘린더를 설정하도록 권장합니다. 먼저 지메일과 구글 캘린더의 인터넷 주소를 복사해 두고 이 ”페이지 설정“ 주소 입력란에 복사해 둔 지메일과 캘린더 주소를 각각 추가시켜 줍니다. 페이지 집합은 많아야 3개 이내로 설정하기 바랍니다. 한 번에 너무 많은 탭을 띄우게 되면 브라우저가 느려집니다.

  ․ 디자인 : 테마를 검색해 적용할 수 있습니다. 그리고 꼭 홈 버튼, 북마크 바를 표시(체크)하기 바랍니다.

  ․ 검색 : 브라우저 주소창에서 검색할 기본 검색엔진을 설정합니다. 구글, 네이버, 다음 등 원하는 값을 선택합니다.

  ․ 사용자 및 고급설정 : 값을 보고 변경하고 싶은 것을 변경합니다.


구글 크롬의 “Chrome 맞춤설정 및 제어”에 있는 다른 설정들도 살펴보기 바랍니다. 특별한 사항이 아니라면 기본 값으로 두면 됩니다.


<크롬 브라우저 설정>


Q1. 각종 인증서, 전자결재 모듈 등을 사용해야 하기 때문에 익스플로러를 꼭 써야 합니다. 2개의 브라우저를 쓴다는 건 불편한데요?

A. 크롬에서도 인증서 없이 오픈뱅킹이라는 각종 인터넷 뱅킹 업무를 할 수 있고, 쇼핑몰의 전자지불 시스템도 요즘은 크롬을 많이 지원합니다. 그렇지만 특정 Active X를 사용하는 사이트는 어쩔 수 없이 익스플로러를 써야 하는데요, 구글 크롬 확장 프로그램을 통해 크롬에서도 Active X를 사용할 수 있습니다.

https://chrome.google.com/webstore 사이트에서 'ie' 로 검색하면 'IE Tab' 이라는 확장 프로그램을 크롬에 추가할 수 있습니다. 설치한 뒤에 Active X를 필요로 하는 사이트일 경우 크롬 상단에 설치된 익스플로러 아이콘의 확장 프로그램을 클릭하면 그 탭은 익스플로러를 불러와 실행시켜 줍니다. 그러나 정작 사용은 조금 불편합니다. 그냥 익스플로러를 함께 쓰길 권장합니다.


Q2. 인터넷 링크를 클릭하면 자꾸 기본 브라우저가 익스플로러로 연결되는데요? 기본 브라우저를 크롬 바꾸려면 어떻게 해야 하죠?

A. 크롬브라우저 우측의 “Chrome 맞춤설정 및 제어” 메뉴 > “설정”에 들어가면 하단에 “크롬을 기본 브라우저로” 설정 할 수 있습니다.


Q3. 이메일 첨부파일이 Active X가 자동 실행되는 인증화면으로 연결되어 파일이 열리지 않습니다. 어떻게 해야 하나요?

A. 예를 들어, 청구서 내역을 확인하는 첨부파일이 html 파일로 메일에 첨부되었을 경우 클릭하면 크롬 브라우저가 기본 실행되며 내용을 확인할 수 없게 됩니다. 이럴 때에는 이메일에 첨부된 파일을 다운로드 받아 저장 한 뒤에 익스플로러를 열고 저장한 파일을 불러오면 됩니다.


필진은 크롬과 익스플로러, 두개를 모두 사용하길 권장합니다. 세계적으로 Active X는 사용하지 않는 추세이며 우리나라도 세계적인 표준에 맞추어 개선되고 있으니 시간이 지나면 이러한 불편이 점차 해소 될 것입니다. 따라서 비록 특정 사이트는 익스플로러를 사용하더라도 기본 브라우저를 크롬으로 사용한다면 훨씬 빠르고 안정적인 업무를 수행할 수 있을 것입니다.


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II. 스마트워크 환경구축 : 기업은 하나의 스마트워크 플랫폼을 갖춰야 합니다.


"하나의 조직에서 동일한 업무환경을 만드는 것이 스마트워크의 시작입니다."



마이크로소프트사의 엑셀을 사용할 때에도 사용자 간에 버전이 다르면 호환에 불편을 겪게 됩니다. 하물며 서로 다른 프로그램을 사용한다면 공유와 협업이 중심인 스마트워크가 불가능해 집니다. 


공통된 업무환경을 갖추는 것은 매우 중요한 일입니다. 한 조직에서 개개인이 서로 다른 업무 환경을 갖는 것은 개인의 특성을 존중하는 것이 아닙니다. 축구 시합에 야구화를 신고 참여할 수 없듯이, 한 조직이라면 스마트워크를 위해 반드시 동일한 시스템을 사용하는 업무환경이 필수입니다.


필진은 이번 장을 통해 PC와 스마트 기기에 동일한 앱을 설치하여 구글 앱스 사용자들이 동일한 업무환경에서 공유와 협업이 이루어질 수 있도록 제안합니다.


동일한 업무환경을 위해 PC에 적용될 공통 프로그램은 크롬 브라우저와 PC버전의 구글 드라이브입니다.


구글 캘린더나 지메일을 인터넷이 연결되지 않은 오프라인 모드에서도 앱을 설치하여 사용할 수 있지만 기본적으로 사무실의 PC는 물론 스마트 기기(노트북 포함)는 언제나 인터넷에 접속할 수 있다고 가정해 설명하겠습니다.


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