V. 드라이브 : 문서의 작성과 공유, 협업을 위한 도구입니다.

모든 문서작업을 기기나 공간의 제약 없이 실시간으로 협업하고 공유하는 것, 스마트워크의 핵심입니다.

 


문서작업은 ‘내 컴퓨터’에서 작성하여 ‘내 문서’ 폴더에 저장하는 것이 일반적입니다. 다른 사람의 검토가 필요한 경우에는 인쇄를 하거나, 이메일, 이동형 저장장치 등을 이용해 문서를 전달하고 검토 작업을 수행한 후, 다시 문서를 받아 작업을 완료해야 했습니다. 여러 사람이 작성한 문서를 취합해야할 경우, 여러 개의 문서를 한사람이 받아 하나의 문서로 편집해 완성했습니다.
 

 

이러한 기존의 문서작성 방식은 크게 세 가지 단점을 가지고 있습니다.

첫째, 여러 단계를 거치게 되며 시간소모가 많습니다.

둘째, 수정 문서가 많이 쌓이다 보면 어느 문서가 최신본인지 구별하기 힘들어 집니다.

셋째, 문서에 대한 커뮤니케이션이 복잡해지고 협업이 쉽지 않습니다.

 

위 세 가지 문제점들을 해결하기 위해서는 문서작업 시 다음과 같은 원칙을 세워야 합니다.

01. 모든 문서는 관련자들과 공유해야 합니다.

02. 실시간 공동 작업이 이루어질 수 있어야 합니다.

03. 언제 어디서 어떤 기기로 접속하더라도 문서를 작성, 수정할 수 있어야 합니다.

 

이 원칙을 실현할 수 있는 방안이 구글 드라이브를 사용하는 것입니다. 서비스 명칭 변경 전에는 “문서도구”라고 불렸으며, 현재는 “드라이브”라고 통칭합니다. 개인용 드라이브는 15GB, 구글 앱스 비즈니스 사용자는 30GB의 용량을 제공합니다.

 

드라이브의 사용으로 모든 문서 웹브라우저 환경에서 작성하거나 공유될 수 있고, 항상 최신본을 유지할 수 있습니다. 동시에 하나의 문서를 여러 명이 실시간으로 열어보고 작성하거나 수정할 수 있습니다. 변경 내역을 개인별 시간별로 확인하거나, 문서에 대한 각자의 의견을 실시간으로 나눌 수도 있습니다.

 

본 장에서는 구글 드라이브의 문서 작성, 공유, 관리, 협업에 대한 내용을 설명하겠습니다.

 




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809



저작자 표시 비영리 변경 금지
신고

[구글드라이브] 첫 화면 살펴보기

구글앱스/구글드라이브 2012.08.19 11:30 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글 드라이브의 첫 화면은 어떻게 구성되어 있나?

구글 드라이브는 다양한 파일형식들을 업로드 및 작성할 수 있다. 


우선 화면을 보자. 




드라이브 웹 화면에 접속하면 파일리스트가 보여진다. 

만들기 버튼((좌측상단빨간버튼)을 누르면 여러가지 형식의 파일버튼이 보인다. 


기본적으로 일반적인 

문서, 프리젠테이션, 스프레트시트(엑셀), 양식(설문 등 입력폼 만들기), 그림, 폴더 등으로 구성되어 있다. 

더보기에는 표와 스크립트 등이 추가된다. 


템플릿은 구글 드라이브에서 제공되는 각 파일별 템플릿이 제공된다. 


필자의 드라이브 화면을 보면, 

제목 앞에 해당하는 아이콘으로 쉽게 어떤 종류의 파일인지를 알 수 있다. 


우측 상단 버튼을 통해 정렬 방법(날짜순, 이름순) 및 화면 보기 방식등을 내가 원하는 구성으로 변경이 가능하다. 





▲ 정렬방식 




▲ 보기방식(목록, 바둑판식)





▲ 화면 및 기타 설정



구글 드라이브의 첫 화면을 살펴보았다. 

내게 맞는 보기 및 정렬방식으로 좀 더 효율적인 화면구성을 해 보면 사용에 편리할 것이다. 


다음 글에서는 각 파일의 공유 및 소유권 등에 관한 설정을 알아보도록 하겠다. 







저작자 표시 비영리 변경 금지
신고

구글드라이브(문서도구)의 상황별 사용예시

구글앱스/구글드라이브 2012.08.11 23:35 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글 문서도구는 다양한 기능을 가지고 있다. 

이번 글에서는 간단히 사용가능한 상황을 짚어보겠다.


상황별 사용 예시

 (1) 워드프로세스

   1) 간단한 문서 작성 및 보고서 작성에 용이

 (2) 스프레드 시트 

   1) 실시간 협업으로 워크시트 작성에 용이 (사용자간 작업현황을 실시간 모니터링 가능)

   2) 엑셀문서 업로드시 구글스프레드시트형식으로 변환되어 업로딩됨

 (3) 프리젠테이션

    1) 다양한 템플릿 및 일반적 기능(애니메이션기능포함)을 갖추고 있어 일반적 프리젠테이션 작성 가능

    2) 특히 구글서치를 통한 이미지삽입기능등은 디테일한 편의성 갖춤

 (4) 양식

    1) 간단한 설문조사, 신청서 작성 등에 용이하며, 수집된 내용을 바탕으로 통계내기에 좋은 도구임.

 (5) 도면

    1) 간단한 그리기 가능


위와 같이 문서도구는 여러가지 기능과 양식을 지니고 있다. 


앞으로 각각의 기능별 상세한 설명 및 예를 포스팅할 예정이니 기대해도 좋겠다. 



저작자 표시 비영리 변경 금지
신고

구글 문서도구의 개념 및 장, 단점

구글앱스/구글드라이브 2012.07.08 16:28 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글 문서도구_드라이브


구글 문서도구는 구글앱스 및 개인사용자 모두 사용이 가능하며,

현재는 드라이브 라는 명칭으로 파일공유 및 클라우드 서비스를 제공하고 있다.


1. 개요

구글 문서도구는 스마트워크를 위한 핵심 기능으로서, 중소기업에서 일반적으로 사용되는 문서를 로컬에서 작성, 저장, 배포하는 방법이 아닌 클라우드 형태의 서비스를 지칭한다. 

일반적으로 워드프로세서, 스프레드시트, 프리젠테이션, 양식, 도면으로 구분되며, 각각의 기능에 따라 업무문서를 적용, 작성할 수 있다. 

기본 개념은 웹에서 작성, 저장, 공유를 자유롭게 할 수 있다는 것으로 설명할 수 있다. 


2. 문서도구의 장단점 및 한계 


 (1) 장점

   1) 인터넷 환경만 조성되어 있다면, 언제, 어디서나 문서를 작성, 저장, 배포, 공유할 수 있다. 

   2) 실시간 협업이 가능하다. 

   3) 거의 대부분의 일반적 업무문서에 맞는 형식을 가지고 있다. 

   4) 공유문서의 공개범위, 사용자별 권한부여에 대해 취사 선택할 수 있다. 

   5) 별도의 백업이 필요없을 만큼 실시간 저장 및 백업기능이 강하다. 


 (2) 단점

   1) 용량이 큰 워크시트 및 기타 문서들의 편집시 속도가 저하될 수 있다. 

   2) MS오피스에서처럼 디테일한 기능들을 사용할 수 없다. 

   3) 온라인상에서 작업한다. (오프라인문서작성도 지원가능)


 (3) 한계 또는 유의점

   1) 용량에 제한은 없으나, 용량이 크면 속도저하 및 작성에 어려움이 생길 수 있다. 

   2) 권한설정등의 충분한 숙지가 없으면, 보안문제가 생길 수 있다. 

저작자 표시 비영리 변경 금지
신고