V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 7) 템플릿

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.08.20 10:15 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

 7) 템플릿


템플릿이란, 특정문서의 형식을 사용하기 편하게 미리 만들어 둔 파일입니다. 문서의 모양이나 형식을 미리 만들어 놓고 필요한 내용만 손쉽게 삽입 및 수정할 수 있습니다. 템플릿은 구글에서 직접 제공하는 것과 사용자들이 만들어서 등록해 둔 것으로 나누어집니다. 또한 조직 내부에서 별도 제작하여 등록한 후 조직 내 사용자들만 사용할 수도 있습니다.

필진은 기업에서 사용하는 여러 가지 서식(문서 양식)을 드라이브의 템플릿으로 등록해 놓고 사용자들이 이 템플릿에서 회사의 서식을 내려 받아 활용할 수 있도록 권장합니다.


  ․ 각 문서도구의 메뉴에서 “파일 > 새로 만들기 > “템플릿에서” 를 클릭하면 “구글 문서도구 > 탬플릿 갤러리” 화면으로 이동합니다. (구글 드라이브의 “만들기”가 아니라 문서도구(문서, 프리젠테이션, 스프레드시트 등) 작성 화면으로 들어가 “파일” 메뉴에 있습니다.)


<템플릿에서>


  “템플릿 갤러리”의 기본화면은 사용 중인 “조직(도메인)의 템플릿” 탭입니다. 아직 조직에서 등록해 둔 템플릿이 없다면 아래 화면처럼 보입니다. 상단 탭에 “공개 템플릿”, “조직 내 템플릿”, “사용한 템플릿”, “내 템플릿”으로 구분됩니다. 

 

<템플릿 초기화면>


‘공개 템플릿’에서 원하는 키워드로 검색을 하면 필요한 템플릿을 찾거나 유사한 템플릿을 선택하여 사용할 수 있습니다. 또 유형별 검색(문서, 스프레드시트, 프리젠테이션, 양식, 그림)과 카테고리별 검색(비즈니스 양식, 캘린더 및 일정, 재무 및 회계, 라벨 및 명함, 편지 및 팩스, 계획표, 프리젠테이션 디자인, 이력서 및 자기소개서, 학생 및 교사 등)을 좌측 메뉴에 제공합니다. 


<키워드 검색>


원하는 템플릿을 찾았다면, 미리보기 후 사용합니다. “이 템플릿 사용”을 클릭하면 “문서제목(템플릿 문서 제목)의 복사본”이라는 파일명을 가진 새 파일이 “내 드라이브”에 생성됩니다. 원하는 문서제목을 부여하고 내용을 작성하면 됩니다. 


<미리보기 화면>


중소기업은 이미 여러 가지 서식이 있는 공식 문서를 보유하고 있을 것입니다. 공문형식이나 각종 보고서 형식, 기안이나 협조문서 등을 MS 엑셀이나 워드, 아래한글로 만들어 사용해 왔다면 이를 구글 문서도구 ‘템플릿’으로 등록해 조직 구성원들이 함께 사용할 수 있도록 제공하면 됩니다.

회사의 모든 공식 문서를 한꺼번에 템플릿으로 변경할 필요는 없습니다. 스마트워크로 업무 프로세스가 변경되는 것과 관련한 문서부터 하나씩 차례대로 템플릿을 활용하기 바랍니다. 예를 들어, 기존에 업무보고 프로세스(각자 보고서를 작성해 출력해 보고하던 방식)를 공통된 보고서 서식으로 드라이브에서 작성하고, 링크만 이메일로 보고하는 프로세스로 변경할 수 있습니다. 이 때 보고서 서식을 템플릿에 올려놓고 언제든 쉽게 내려 받아 작성할 수 있습니다. 다만 “스마트 기기 > 드라이브 앱”에서는 템플릿을 활용할 수 없습니다. “드라이브 앱”에서는 기존에 작성했던 문서를 “수정 > 사본 저장”해 보고서를 제출하면 됩니다.




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V. 드라이브 : 문서의 작성과 공유, 협업을 위한 도구입니다.

모든 문서작업을 기기나 공간의 제약 없이 실시간으로 협업하고 공유하는 것, 스마트워크의 핵심입니다.

 


문서작업은 ‘내 컴퓨터’에서 작성하여 ‘내 문서’ 폴더에 저장하는 것이 일반적입니다. 다른 사람의 검토가 필요한 경우에는 인쇄를 하거나, 이메일, 이동형 저장장치 등을 이용해 문서를 전달하고 검토 작업을 수행한 후, 다시 문서를 받아 작업을 완료해야 했습니다. 여러 사람이 작성한 문서를 취합해야할 경우, 여러 개의 문서를 한사람이 받아 하나의 문서로 편집해 완성했습니다.
 

 

이러한 기존의 문서작성 방식은 크게 세 가지 단점을 가지고 있습니다.

첫째, 여러 단계를 거치게 되며 시간소모가 많습니다.

둘째, 수정 문서가 많이 쌓이다 보면 어느 문서가 최신본인지 구별하기 힘들어 집니다.

셋째, 문서에 대한 커뮤니케이션이 복잡해지고 협업이 쉽지 않습니다.

 

위 세 가지 문제점들을 해결하기 위해서는 문서작업 시 다음과 같은 원칙을 세워야 합니다.

01. 모든 문서는 관련자들과 공유해야 합니다.

02. 실시간 공동 작업이 이루어질 수 있어야 합니다.

03. 언제 어디서 어떤 기기로 접속하더라도 문서를 작성, 수정할 수 있어야 합니다.

 

이 원칙을 실현할 수 있는 방안이 구글 드라이브를 사용하는 것입니다. 서비스 명칭 변경 전에는 “문서도구”라고 불렸으며, 현재는 “드라이브”라고 통칭합니다. 개인용 드라이브는 15GB, 구글 앱스 비즈니스 사용자는 30GB의 용량을 제공합니다.

 

드라이브의 사용으로 모든 문서 웹브라우저 환경에서 작성하거나 공유될 수 있고, 항상 최신본을 유지할 수 있습니다. 동시에 하나의 문서를 여러 명이 실시간으로 열어보고 작성하거나 수정할 수 있습니다. 변경 내역을 개인별 시간별로 확인하거나, 문서에 대한 각자의 의견을 실시간으로 나눌 수도 있습니다.

 

본 장에서는 구글 드라이브의 문서 작성, 공유, 관리, 협업에 대한 내용을 설명하겠습니다.

 




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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구글드라이브 양식답변 수집시 타임스탬프 시간 설정하기

구글앱스/구글드라이브 2013.06.19 11:25 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

필진의 개인 블로그를 보시고 이메일을 통해 질문이 올라와서 포스팅합니다. 

어느 분께서 이런 질문을 이메일로 보내 주셨네요^^


Q. 평안하시죠? 인포빌 김00님 페이스북을 보다가 님의 Tistory로 흘러들어가게 되었네요.구글드라이브의 양식을 이용해 금전출납부로 활용한 것이 흥미있었은데요.. 한가지 궁금한것이.. 타임스탬프의 시간이 미국 서부시간대로 저장이 되던데요. setting을 변경해 주어야 하나요? 초면에 죄송^^


양식을 이용한 금전출납부 해당 글은 이 링크를 참조하시면 좋겠습니다. 

2013/04/24 - [스마트폰활용기] - 구글과 스마트폰의 만남 - 나만의 어플리케이션 만들기


구글 드라이브를 활용하면 나만의 양식을 만들어 응답을 받을 수 있습니다. 


이 때 응답이 저장되는 시간이 맨 앞에 표기되는데요. 

이를 타임스탬프라고 합니다. 



질문의 요지는 이 타임스탬프가 미국 서부 시간으로 저장된다는 것인데요

간단히 변경할 수 있습니다. 


1. 구글 드라이브 메인화면에서 우측 상단의 톱니바퀴 모양의 설정 버튼을 클릭하고 설정을 선택합니다. 



2. 다음 화면에서 시간대와 언어를 해당 언어와 원하는 시간대로 변경해 주시면 됩니다. 

간단한 내용이지만, 처음 접하는 분들은 어디에 설정이 있는지 찾기가 어려울 수도 있습니다. 

다른 분들도 같이 참고 하시라고, 포스팅으로 답변 드립니다. 


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<OO기계(주) 원자재 입출고, 가공, 재고관리>

개요 : 경기도 평택에 위치한 OO기계(주)는 크레인 바퀴나 체인에 들어가는 쇠를 중간 가공하는 업체로 다양한 부품이 들어오면 CNC와 머신센타라 불리는 기계로 깎고 구멍을 뚫어 완성차 조립회사로 납품하는 일을 하고 있습니다.
기존에 엑셀로 관리하고 있었으나 관리에 여러가지 한계를 느껴 프로그램으로 구축하고자 문의를 해 왔습니다.
우리는 큰 비용이 들더라도 업체에 적합한 프로그램을 직접 개발하는 방법, 시중에 나와 있는 범용 프로그램을 유료로 구입하거나 서비스 받는 방법, 그리고 구글 드라이브의 양식을 활용하는 방법, 이 세가지 안으로 제안했습니다. 결론은 대표이사 및 담당자의 적극적인 동참으로 구글 드라이브를 선택했고 그 사례를 공개하기로 했습니다.

장점 및 특징 :
- 중간 가공 사업의 특성상 프로세스가 복잡하지 않고 비교적 제조에 비해 단순한 업무 프로세스입니다.
- 입고, 가공, 출고가 현장에서 일어나는 만큼 현장에서 스마트폰을 활용해 거의 실시간으로 입출고 및 가공수량을 파악해 즉시 입력한다면 별도로 기록해서 사무실로 다시와서 엑셀에 입력해야 하는 번거로움 없이 처리할 수 있습니다.
- 대표이사가 청주에도 사업장이 있어 왔다갔다하며 업무를 처리해야 하는데 언제, 어디서나 현재 재고, 작업(가공)현황, 매출액이나 불량, 가공손실 등 핵심적인 정보를 실시간으로, 스마트폰으로 확인할 수 있습니다.
- 비용이 전혀 들지 않는 무료사용입니다.
- 몇명이든 동시에 작업할 수 있으며 누가 기록한 것인지 그 히스토리까지 남게 됩니다.
- 정기적(1주, 또는 1개월 단위 등)으로 자료를 저장해야하며 저장된 자료는 언제든 스마트폰으로 열어 볼 수도 있고 엑셀로 저장할 수도 있습니다.

단점 :
- 데이터는 사용자(권한을 부여받은) 내부에서는 공유하게 되며 누구라도 수정할 수 있습니다. 이는 장점이 될 수도 있으나 데이터의 무결성을 지키려면 모든 사용자가 아주 신중하게 수정해야 하는 번거로움이 있습니다.
- 데이터의 캐릭터(문자, 숫자, 날자, 계산식) 역시 쉽게 지정하고 수정할 수 있기에 드라이브 내 구글시트의 구성을 제대로 이해하지 못할 경우 잘못하면 데이터를 날리거나 오류를 입력할 수 있습니다.
- 정기적으로 자료를 저장해야하고 과거 저장된 자료에서 자동 검색해 올 수는 없고 일일이 자료를 열어봐야 합니다.

(1) 양식 만들기
- 기초데이터 입력
품목, 소재단가(원자재 단가), 단조단가(프로세스 내에서 단조작업의 경우 다시 외주를 주는 단가), 가공단가(가공을 통해 얻는 마진 금액) 이렇게 4가지 기초 데이터를 품목별로 작업합니다.
기초 데이터이므로 다른 시트에 직접 입력해 놓습니다. 그리고 단가가 바뀔 때는 수정합니다.



위 그림을 보시면 시트는 DATA, 통계, 단가표 시트가 있습니다. 이 단가표 시트가 기초데이터를 입력해 놓은 시트입니다. 그리고 DATA시트는 구글 드라이브 양식으로 작성한 데이터가 기록되는 시트이며 통계는 기초데이터를 합산해 품목별 통계를 보는 시트입니다.
단가표 시트는 분홍색과 노란색으로 구분 했습니다.
분홍색을 함수를 이용해 DATA시트에서 입력되는 품명을 자동으로 가져오게 되며 노란색으로 구분된 영역은 직접 입력해야 합니다.
참고로 자동으로 가져오는 셀의 함수는 A2='통계'!A3 입니다.

(2)양식 만들기
구글 드라이브의 양식 기능을 이용해 양식을 만들었습니다. 양식은 페이지로 구분해 만들었습니다.



첫번째 입력은 필수 항목으로 입고, 가공, 출고 중에 선택하게 선택박스로 넣었습니다.
입고를 누르면 입고 페이지로, 가공을 누르면 가공 페이지로, 출고를 누르면 출고 페이지로 이동하게 됩니다.

입고페이지에는 입고일자(필수), L/NO, H/NO, 입고수량(필수)을 입력하게 됩니다.

가공 페이지는 가공일자(필수), 가공수량, 소재불량, 가공불량을 입력하게 됩니다.



납품 페이지에는 납품일자(필수), 납품 수량(필수)을 입력하게 됩니다.
그리고 모든 입력을 마친 뒤 맨 마지막 페이지는 작성자를 선택하도록 했습니다. 이는 이 데이터 생성자가 누구인지 기록하는 역할을 하게 됩니다.

양식을 만들었으니 웹페이지에서 어떻게 나타나는지 보겠습니다.


(1. 품목과 내용 선택화면)


(1. 품목과 내용 선택화면 - 필수 항목 입력 없이 넘어가면 위와 같이 경고 메시지가 나타남)


(2. 입고 화면 - 필수 항목을 넣고 계속>>을 누르거나 뒤로>> 돌아갈 수도 있음)


(3. 가공화면 - 필수항목을 입력하고 계속>> 하거나 뒤로>> 돌아갈 수도 있음)


(납품 화면 - 필수 항목을 입력하고 계속>> 하거나 뒤로>> 돌아갈 수도 있음)


(작성자 입력화면 - 맨 마지막으로 누가 작성했는지 작성자를 선택하는 화면)

이런식으로 PC, 또는 스마트폰에서 웹페이지를 열어 직접 입력하게 됩니다.
여러 데이터를 입력하면 DATA 시트에는 입력된 정보가 다음과 같이 보여집니다.


타임 스탬프는 양식을 작성한 시간이며 나머지 항목들은 양식을 작성한 내용이 순서대로 들어가게 됩니다.
OO기계(주)는 이를 매월 1월 1일 초기화(데이터 영역 삭제)하여 작성을 시작해 매월 말일 마감(파일-사본만들기-년/월일자로 사본 저장)을 합니다.
따라서 매월마다 이와같은 문서가 하나씩 생기게 됩니다.

통계 시트는 입력된 DATA와 단가표를 통해 품목별 월 총 입고 누계, 소재불량, 가공불량, 납품 수량, 가공수량 누계, 가공단가, 납품금액, 소재단가, 단조단가, 가공 손실액, 가공재고, 미가공 재고, 총 재고를 파악할 수 있습니다.


위 그림에서 노란색 영역만 입력합니다. 나머지는 절대 수정하지 않습니다.(서식이 들어가 있어 수정하면 오류)
이 노란색 영역에 품목만 쓰면 나머지 항목들은 DATA 시트와 단가표 시트에서 자동으로 가져오게 됩니다.
예를 들어 B4셀인 JS 106 품목에 대한 월 입고 누계 수식은 다음과 같습니다.
=if(A4=ʺʺ,ʺʺ,sumif(DATA!$B$2:$B$141,A4,DATA!$F$2:$F$141))
엑셀에서 사용하는 함수이니 자세히 설명하지는 않겠습니다만 이런 식으로 통계를 .
스마트폰에서 바탕화면에 웹페이지 바로가기를 위젯으로 만들어 놓으면 언제든 스마트폰에 앱처럼 클릭 만으로 바로 입력할 수 있습니다.



phone_4.png
스마트폰에서 아이콘을 클릭하면 위와 같이 입력 페이지가 바로 나타나게 됩니다.
위에서 보는 입력 양식은 해당 양식을 메일로 보내 여러 사람에게 입력할 수 있도록 하는 것이고
위 문서 자체를 공유하게 되면 DATA, 통계, 단가표 시트까지 직접 들어와 여러명이 동시에 수정을 할 수 있습니다.

스마트폰으로 문서에 접근하여 시트를 보면 다음과 같이 나타납니다.


스마트 폰으로 본 DATA 시트입니다.

스마트 폰으로 본 통계 시트입니다.

스마트 폰으로 본 단가표 시트입니다.


이렇게 실시간으로 언제 어디서나 스마트폰을 활용하여 입력하고 데이터를 확인하고 수정할 수 있습니다.

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[구글드라이브] 첫 화면 살펴보기

구글앱스/구글드라이브 2012.08.19 11:30 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글 드라이브의 첫 화면은 어떻게 구성되어 있나?

구글 드라이브는 다양한 파일형식들을 업로드 및 작성할 수 있다. 


우선 화면을 보자. 




드라이브 웹 화면에 접속하면 파일리스트가 보여진다. 

만들기 버튼((좌측상단빨간버튼)을 누르면 여러가지 형식의 파일버튼이 보인다. 


기본적으로 일반적인 

문서, 프리젠테이션, 스프레트시트(엑셀), 양식(설문 등 입력폼 만들기), 그림, 폴더 등으로 구성되어 있다. 

더보기에는 표와 스크립트 등이 추가된다. 


템플릿은 구글 드라이브에서 제공되는 각 파일별 템플릿이 제공된다. 


필자의 드라이브 화면을 보면, 

제목 앞에 해당하는 아이콘으로 쉽게 어떤 종류의 파일인지를 알 수 있다. 


우측 상단 버튼을 통해 정렬 방법(날짜순, 이름순) 및 화면 보기 방식등을 내가 원하는 구성으로 변경이 가능하다. 





▲ 정렬방식 




▲ 보기방식(목록, 바둑판식)





▲ 화면 및 기타 설정



구글 드라이브의 첫 화면을 살펴보았다. 

내게 맞는 보기 및 정렬방식으로 좀 더 효율적인 화면구성을 해 보면 사용에 편리할 것이다. 


다음 글에서는 각 파일의 공유 및 소유권 등에 관한 설정을 알아보도록 하겠다. 







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구글드라이브(문서도구)의 상황별 사용예시

구글앱스/구글드라이브 2012.08.11 23:35 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글 문서도구는 다양한 기능을 가지고 있다. 

이번 글에서는 간단히 사용가능한 상황을 짚어보겠다.


상황별 사용 예시

 (1) 워드프로세스

   1) 간단한 문서 작성 및 보고서 작성에 용이

 (2) 스프레드 시트 

   1) 실시간 협업으로 워크시트 작성에 용이 (사용자간 작업현황을 실시간 모니터링 가능)

   2) 엑셀문서 업로드시 구글스프레드시트형식으로 변환되어 업로딩됨

 (3) 프리젠테이션

    1) 다양한 템플릿 및 일반적 기능(애니메이션기능포함)을 갖추고 있어 일반적 프리젠테이션 작성 가능

    2) 특히 구글서치를 통한 이미지삽입기능등은 디테일한 편의성 갖춤

 (4) 양식

    1) 간단한 설문조사, 신청서 작성 등에 용이하며, 수집된 내용을 바탕으로 통계내기에 좋은 도구임.

 (5) 도면

    1) 간단한 그리기 가능


위와 같이 문서도구는 여러가지 기능과 양식을 지니고 있다. 


앞으로 각각의 기능별 상세한 설명 및 예를 포스팅할 예정이니 기대해도 좋겠다. 



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구글 문서도구의 개념 및 장, 단점

구글앱스/구글드라이브 2012.07.08 16:28 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글 문서도구_드라이브


구글 문서도구는 구글앱스 및 개인사용자 모두 사용이 가능하며,

현재는 드라이브 라는 명칭으로 파일공유 및 클라우드 서비스를 제공하고 있다.


1. 개요

구글 문서도구는 스마트워크를 위한 핵심 기능으로서, 중소기업에서 일반적으로 사용되는 문서를 로컬에서 작성, 저장, 배포하는 방법이 아닌 클라우드 형태의 서비스를 지칭한다. 

일반적으로 워드프로세서, 스프레드시트, 프리젠테이션, 양식, 도면으로 구분되며, 각각의 기능에 따라 업무문서를 적용, 작성할 수 있다. 

기본 개념은 웹에서 작성, 저장, 공유를 자유롭게 할 수 있다는 것으로 설명할 수 있다. 


2. 문서도구의 장단점 및 한계 


 (1) 장점

   1) 인터넷 환경만 조성되어 있다면, 언제, 어디서나 문서를 작성, 저장, 배포, 공유할 수 있다. 

   2) 실시간 협업이 가능하다. 

   3) 거의 대부분의 일반적 업무문서에 맞는 형식을 가지고 있다. 

   4) 공유문서의 공개범위, 사용자별 권한부여에 대해 취사 선택할 수 있다. 

   5) 별도의 백업이 필요없을 만큼 실시간 저장 및 백업기능이 강하다. 


 (2) 단점

   1) 용량이 큰 워크시트 및 기타 문서들의 편집시 속도가 저하될 수 있다. 

   2) MS오피스에서처럼 디테일한 기능들을 사용할 수 없다. 

   3) 온라인상에서 작업한다. (오프라인문서작성도 지원가능)


 (3) 한계 또는 유의점

   1) 용량에 제한은 없으나, 용량이 크면 속도저하 및 작성에 어려움이 생길 수 있다. 

   2) 권한설정등의 충분한 숙지가 없으면, 보안문제가 생길 수 있다. 

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