IV-1. 구글 캘린더는 다중 캘린더입니다.

캘린더는 특정 주제를 가진 일정의 집합이며, 공유의 기본단위입니다. 손쉽게 일정을 등록하고 수정하며 자유로운 공유를 통해 조직의 일정을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 


본 장에서 이야기하는 “캘린더”는 구글 앱스의 서비스 단위인 “캘린더 서비스”가 아닌, “구글 캘린더” 내의 하나의 주제를 가진 일정의 집합을 뜻합니다.(구글 앱스의 서비스인 지메일, 캘린더, 드라이브... 중에 캘린더가 아니라 일정(달력)을 등록하는 캘린더 자체를 의미함)

구글 캘린더를 이해하기 위해서는 구글 캘린더가 다중캘린더라는 것을 이해해야 합니다. 회사의 전체 캘린더, 개인 캘린더, 부서 캘린더, 프로젝트 그룹 캘린더 등 다양한 주제를 가진 “캘린더”를 공유하거나 구독하는 것으로 여러 가지 일정을 관리할 수 있습니다. 


이 절에서는 캘린더를 생성하고 편집 및 삭제하는 기본적인 방법에 대해 알아보겠습니다. 

캘린더 화면의 좌측을 살펴보면 "내 캘린더"와 "다른 캘린더"로 분류된 캘린더 목록이 있습니다. "내 캘린더"는 자신이 생성한 캘린더와, 공유한 캘린더 중 캘린더를 관리, 수정할 수 있는 권한이 있는 캘린더 목록입니다. "다른 캘린더"는 다른 사람의 캘린더를 공유(또는 구독)하고 있는 캘린더 목록입니다. 공유 캘린더라 하더라도 캘린더 자체를 수정(삭제)할 수 있는 권한이 있다면 “내 캘린더” 목록에, 캘린더의 수정권한(공유권한, 삭제권한 등)은 없고 단순히 일정만 등록/수정할 수 있는 권한이 있다면 “다른 캘린더” 목록에 나타납니다.


  1) 캘린더 초기화면

캘린더의 초기화면입니다. 좌측으로부터 캘린더의 목록과 달력 형태의 일정을 한 눈에 파악할 수 있으며, 우측으로 ‘환경설정’ 및 ‘할 일 목록’ 등을 확인할 수 있습니다. 


 ․ 만들기 : 일정을 등록합니다. 

 ․ 현재 달력을 월 단위로 보여줍니다. (일별, 주별, 목록으로 볼 수도 있습니다)

 ․ 내 캘린더 : 내가 수정 권한을 가진 캘린더의 목록를 보여줍니다. 

 ․ 다른 캘린더 : 내가 구독하는 다른 사람의 캘린더나 공개된 캘린더, 나에게 공유된 캘린더 등의 목록를 보여줍니다. 

 ․ 일, 주, 월, 4일, 일정목록 : 해당하는 단위로 일정을 메인 화면에 표시합니다. 

 ․ 더 보기 : 인쇄와 새로고침 메뉴를 선택할 수 있습니다. 

 ․ 설정 : 톱니바퀴 모양의 아이콘으로 캘린더의 환경설정 페이지로 이동합니다. 

 ․ 할 일 목록 : ‘할 일 목록’을 보여줍니다.  



<캘린더 기본화면>







<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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IV. 캘린더 : 개인일정과 업무일정을 통합 관리합니다. 


구글 캘린더로 나와, 내가 속한 조직의 일정을 편리하게 공유하고 관리할 수 있습니다.





구글 캘린더는 클라우드 서비스로 장소와 기기의 제한 없이 언제나 편리하게 일정을 관리하고 공유할 수 있는 구글 앱스의 대표적 서비스입니다. 이번 장에서는 구글 캘린더의 개념을 이해하고 다양한 활용 방법을 살펴보겠습니다.


․ 손쉬운 일정관리와 호환성

구글 캘린더는 손쉽게 일정을 관리할 수 있으며, 다양한 스마트 기기와 동기화되고, 여러 가지의 캘린더 앱을 사용할 수 있습니다. 하나의 일정을 PC, 모바일, 수첩, 탁상달력에 여러 번 기록해야했던 불편함, 시간낭비를 줄이고 효율적인 일정관리를 가능하게 합니다.


․ 효율적인 다중캘린더와 공유기능

구글 캘린더는 개인의 일정 뿐 아니라 회사, 부서, 모임 등의 별도 캘린더를 생성하여 관리할 수 있습니다. 또한 캘린더 별로 색상을 지정하여 한 눈에 모든 스케줄을 확인할 수 있습니다. 구글 캘린더는 일정 하나를 여러 사람과 공유하며 그 일정에 권한을 따로 부여하는 방식이 아닌 여러 캘린더를 만들고 캘린더 마다 공유 및 권한을 부여하는 ‘다중 캘린더’입니다. 


예를 들어 S회사 영업부장인 박부장은 구글 캘린더로 하루를 시작합니다. 박부장이 구글 캘린더를 열자 파란색으로 표시된 개인 캘린더와 분홍색으로 표시된 영업부 캘린더가 한 눈에 보입니다. 그 날의 주요일정과 보고받을 업무들을 할 일 목록에 꼼꼼히 체크하고 부서의 주요 일정을 영업팀 직원들과 공유합니다. 그리고 주황색으로 표시된 회사 주요행사가 일주일정도 남았음을 인지하고 행사준비를 위한 주간 일정을 추가합니다.

이처럼 구글 캘린더를 이용하여 다양한 그룹의 일정을 일목요연하게 파악하고 지금 해야 할 일과 준비해야 할 일들에 대한 계획 및 일정수립을 편리하게 수행할 수 있습니다.


․ 친절한 알림기능

구글 캘린더는 문자메시지와 이메일, 팝업 등을 통해 특정 일정에 대한 알림기능을 사용할 수 있습니다. 외부에서 일일이 PC를 접속하거나 스케줄 노트를 펴보지 않더라도 스마트폰으로 쉽게 일정을 통보받고 다음 일정에 대한 계획을 수립할 수 있습니다.


․ 공용자원의 공유와 관리

구글 캘린더는 사람의 일정뿐만 아니라 회사에 공용자원(회의실, 차량 등)의 일정도 함께 공유하고 관리할 수 있습니다. 회의실, 회사차량 같은 공용 자원을 사용할 때 여러 사람들 간에 일정의 충돌 없이 예약(일정에 등록)하고 공유할 수 있도록 관리할 수 있습니다.

 

․ 효율적인 할 일 관리

구체적인 날짜와 시간을 정해 캘린더에 등록하지 않아도 해야 할 일들이 있습니다. 구글 캘린더는 이렇게 할 일 목록을 기록하고 관리할 수 있습니다. 캘린더의 할 일 목록 관리를 통하여 순간적인 아이디어나 처리해야 할 일 목록을 효율적으로 관리할 수 있습니다.


이렇게 구글 캘린더는 단순한 일정을 기록하고 확인하는 수준을 넘어 여러 사람이 함께 공유하고 해야 할 업무와 공용자원, 할 일 목록을 관리하는 등 강력한 기능을 갖추고 있습니다. 또한 구글 캘린더의 모든 기능을 스마트 기기에서도 동일하게 사용할 수 있습니다.










<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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