IV-1. 구글 캘린더는 다중 캘린더입니다.

  1) 캘린더 초기화면 

  2) 캘린더 환경설정 

  3) 캘린더 만들기

  4) 캘린더 공유

  5) 캘린더 보안 

   (1) 기본 캘린더 

“캘린더 > 내 캘린더” 목록의 맨 처음 사용자 이름으로 되어 있는 캘린더가 “기본 캘린더”입니다. 사용자가 캘린더를 새로 만들어 사용하는 경우 그 캘린더는 “보조 캘린더”가 됩니다. “보조 캘린더”는 소유자(또는 공유권한을 가진 사람)가 삭제할 수 있으나 “기본 캘린더”는 구글 앱스 계정을 삭제하지 않는 한 누구도 삭제할 수 없습니다.

기본 캘린더는 기본 설정값으로 “조직 내 모든 사용자와 이 캘린더 공유”가 선택되어 있습니다.(관리콘솔에서 변경할 수 있습니다) 따라서 조직 내 모든 사용자가 볼 수 있습니다, 만일 사용자의 “기본 캘린더 > 공유 설정”에서 조직 내 다른 사용자와 공유를 해제 할 경우 조직 구성원들은 볼 수 없게 되지만 그래도 관리자(admin)는 사용자의 캘린더와 일정을 확인 할 수 있습니다.

기본 캘린더는 경우 사용자의 퇴사 등으로 계정이 삭제되면 함께 삭제됩니다. 따라서 조직의 다른 사용자와 기본 캘린더를 공유할 경우, 캘린더가 삭제 될 수도 있으므로 가급적 공유의 용도로 사용하지 않는 것이 좋습니다.


   (2) 보조캘린더 

사용자가 새로 만든 캘린더를 ‘보조 캘린더’라고 합니다. 보조 캘린더는 다른 사용자와 공유하지 않는 한 관리자 및 조직 구성원이 볼 수 없기 때문에 개인일정은 보조 캘린더를 생성하여 사용하는 것을 추천합니다.(개인 일정은 개인 지메일 계정의 캘린더를 내 구글 앱스 계정에 공유해 사용하는 것이 가장 안전합니다)

퇴사 등의 이유로 구글 앱스 계정이 삭제 될 경우 기존 캘린더의 일정을 “내보내기”하여 개인 지메일 계정으로 옮길 수도 있습니다. 그러나 반복 설정된 일정은 모두 개별일정으로 변환됩니다. 따라서 “내보내기” 전에 반복일정은 모두 삭제하고 내보내야 합니다.(무한 반복 일정이 개별일정으로 들어가 버리면 모두 찾아 삭제하는 것이 불가능해 집니다)

보조 캘린더는 구글 앱스 계정이 삭제되더라도 조직 내 다른 사용자와 공유되어 있다면, 삭제되지 않습니다.


Q. 여러 개의 캘린더가 동시에 화면에 표시되어 구분이 되지 않습니다. 이렇게 복잡한 건가요?

A.구글 캘린더는 캘린더 및 일정별로 색상라벨을 지정할 수 있으며 캘린더 활성/비활성화를 통해 선택적으로 캘린더를 표시할 수 있습니다.

여러 개의 캘린더를 사용하더라도 지금 볼 필요가 없는 캘린더는 캘린더 색상부분을 선택해제하면 화면에서 안보이게 됩니다.




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809



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IV-1. 구글 캘린더는 다중 캘린더입니다.

  1) 캘린더 초기화면 

  2) 캘린더 환경설정 

  3) 캘린더 만들기

  4) 캘린더 공유

구글 캘린더의 장점 중 하나는 그룹 및 특정 사용자간 캘린더 및 일정을 공유하는 기능입니다. 구글 캘린더의 공유는 개인, 부서, 회사 등의 일정을 관리하는 ‘캘린더의 공유’와 각 캘린더에 속하는 개별 ‘일정의 공유’로 나누어 살펴볼 수 있습니다.


  · 캘린더 공유와 일정의 공유

캘린더 공유와 일정의 공유는 구분해야 합니다. 캘린더 공유란 경영지원부, 영업부 등의 캘린더 자체를 공유하는 것이며 일정의 공유는 캘린더에 포함된 개별 일정 각각을 공유하는 것입니다. 이 절은 캘린더의 공유에 대한 설명이며 일정에 대한 공유는 IV-3절에서 다루겠습니다.


  (1) 캘린더 공유란?

특정 캘린더를 여러 사람과 공유하는 개념으로, 해당 캘린더에서 발생하는 모든 일정은 주어진 권한 내에서 함께 사용할 수 있습니다.

예를 들어 회사 일정을 관리하는 캘린더를 만들고 이 캘린더를 회사 전체 직원들과 공유하게 되면 별도로 회사 일정을 공지하지 않아도 모든 직원이 알 수 있습니다. 또한 현재 진행 중인 업무 일정을 등록함으로써 업무의 흐름을 파악할 수 있습니다.

<캘린더 공유의 예>


  (2) 캘린더 공유 및 권한설정


캘린더를 공유할 때, 공유대상을 선택하고 각각의 권한을 설정할 수 있습니다.


    ① 이 캘린더 공유하기 

경영지원부의 조직원들이 함께 사용하기 위한 “CBSW_경영지원부”라는 캘린더를 만들었다고 가정하고 설명하겠습니다. 캘린더 공유를 위한 방법은 두 가지가 있습니다. 


    ․ “내 캘린더” 목록의 "CBSW_경영지원부" 캘린더 우측의 아래 화살표를 선택 > “이 캘린더 공유하기”를 선택합니다. 

    ․ 캘린더 메인화면 “설정” 클릭 > 서브 메뉴 중 “설정” > 캘린더 메뉴 화면의 캘린더 목록 중 “CBSW_경영지원부” 캘린더 선택 > 상단 탭 중 “이 캘린더 공유하기”를 선택합니다.  


두 가지 방법 모두 “이 캘린더 공유하기” 화면으로 이동합니다. 


<캘린더 공유설정>



     ② 공유대상 선택 및 공유권한 설정

“이 캘린더 공유하기” 메뉴의 설정 값은 다음과 같습니다.


  ․ 캘린더를 다른 사용자와 공유

   - 캘린더를 공개로 설정 : 전 세계 누구나 이 캘린더를 검색해 볼 수 있습니다. 특별한 경우가 아니라면 체크하지 않습니다.

   - 조직 내 모든 사용자와 이 캘린더 공유 : 조직(회사) 내 구성원은 이 캘린더를 볼 수 있습니다.

  ․ 특정 사용자와 공유

공유하려는 사용자의 이메일 주소를 입력하고 오른쪽 사용권한을 선택합니다.

   - 일정변경 및 공유관리 : 이 캘린더의 삭제 권한을 포함해 일정 변경, 공유 권한 등 모든 권한을 가지게 됩니다. 또한 이 캘린더는 공유된 사용자의 "내 캘린더" 목록으로 들어갑니다. 따라서 이 권한을 다른 사용자에게 부여하지 않도록 권장합니다. 캘린더를 삭제할 수도 있기 때문입니다. 

   - 일정변경 : 캘린더에 대한 권한(캘린더의 삭제와 편집 등)은 없고 일정에 대해서는 생성, 변경, 삭제 등의 작업이 가능한 권한입니다. 이 캘린더는 공유된 사용자의 "다른 캘린더" 목록으로 들어갑니다. 

   - 모든 일정 세부정보 보기 : 캘린더나 일정에 대한 수정, 삭제 권한은 없고 단지 해당 일정을 볼 수 있는 권한입니다.

   - 한가함/바쁨 정보만 보기(세부정보는 숨김) : 일정이 있다는 것은 알지만 어떤 내용인지 알 수 없고 “바쁨” 이라고만 표시됩니다. 일정을 등록하는 사람이 하나의 일정을 등록하며 “내 상태” 정보를 “한가함”으로 체크했다면 일정 자체가 보이지 않습니다. 


<캘린더 공유> 

Q. 누구나 캘린더를 만들어 공유하는 것이 가능한가요?

A. 누구나 캘린더를 생성하여 공유할 수 있습니다. 그러나 조직에서 구성원들과 함께 사용하는 업무용 캘린더의 경우, 관리자(admin)가 생성하여 공유하는 것이 바람직합니다. 사용자 개개인이 만들 경우 퇴사, 부서이동 등 조직변동이 있을 때 캘린더의 소유권이 이전되거나 양도되지 않기 때문입니다. 따라서 업무용 공유 캘린더의 경우 특히 주의해야 합니다. 


  (3) 다른 캘린더 가져오기 

     ① “내 캘린더”와 “다른 캘린더”, “기본 캘린더”와 “보조 캘린더”     

        ․ 내 캘린더 : 보고 수정할 수 있는 캘린더(캘린더를 변경할 수 있는 권한)         ․ 다른 캘린더 : 보기만 가능한 캘린더(권한이 있다면 일정 수정은 가능) 

        ․ 기본 캘린더 : 구글 앱스에 로그인 > 캘린더에 “내 캘린더” 목록에 첫 번째로 나오는 자신의 이름으로 된 캘린더

        ․ 보조 캘린더 : “기본 캘린더”를 제외하고 필요에 의해 새롭게 만든 캘린더

    

<다른 캘린더 기본>


         ② 동료의 캘린더 추가하기

관리자(admin)의 관리콘솔 “캘린더 > 공유설정 > 내부 공유 옵션”에 조직 내부 - 기본 설정에 “모든 정보를 공유합니다“가 기본 값으로 설정되어 있습니다. 이 경우 사용자는 “다른 캘린더”의 오른쪽 화살표 > 동료의 캘린더 추가하기 > 이메일 란에 이메일 입력 > “추가”를 하면 동료의 캘린더가 추가됩니다. 추가되는 캘린더는 동료의 이름으로 되어 있는 기본 캘린더입니다. 만일 동료가 만든 "보조 캘린더“는 이런 방식으로 추가할 수 없고 동료가 공유해 주어야만 추가할 수 있습니다.

만일 관리자(admin)의 관리콘솔에서 기본 설정을 바꿔 공유하지 않도록 설정한다면, 동료의 캘린더를 추가할 경우 동료의 이메일로 공유 요청을 보내게 되며 동료가 승인을 해야 공유됩니다.


<다른캘린더 추가>

    ③ 재미있는 캘린더 검색

기념일, 스포츠 등 다양한 캘린더를 추가할 수 있습니다. 가져오려면 “구독”을 클릭합니다.     

   ④ URL로 추가

공개된 캘린더의 URL을 알고 있다면 여기서 바로 추가할 수 있습니다. 요즘은 유명 연예인들도 구글 캘린더 URL을 공개해 팬들이 일정을 알 수 있게 하고 있습니다. 또한 구글 캘린더가 음력을 지원하지 않기 때문에 URL이 공개된 음력 캘린더를 가지고 오면 달력에 음력이 표시됩니다. 

음력 캘린더를 URL로 추가하려면 아래 URL을 입력하거나 포털사이트의 검색을 통해 여러 가지 음력 캘린더를 찾을 수 있습니다.


[대한민국 음력 및 24절기 구독주소] 

https://www.google.com/calendar/ical/qbldfk7vonnik7osj7q8nfnn1o%40group.calendar.google.com/public/basic.ics


⑤ 캘린더 가져오기

 일정이 들어있는 파일을 가져올 수 있습니다. 구글 ics, 애플의 iCal, 아웃룩(iCalendar로 내보내기) 파일을 내 캘린더로 가져옵니다.


· Microsoft Outlook에서 일정가져오기

  - Outlook을 열고 일정을 클릭합니다.

  - 내보내려는 일정을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 다른 이름으로 저장을 선택합니다.

  - iCalendar 형식을 선택합니다.

  - 옵션 더보기를 클릭하고 “날짜 범위 > 전체 캘린더, 세부정보 > 전체 세부정보”를 클릭합니다.

  - “확인 및 저장”을 클릭합니다.

  - 구글 캘린더 > 다른 캘린더 메뉴에서 캘린더 가져오기를 선택합니다.

  - Outlook에서 저장한 파일을 불러옵니다.

  - 일정을 가져오려는 구글 캘린더를 선택한 다음 “가져오기”를 클릭합니다.


Apple iCal은 Mac OS에서 ‘내보내기’하며 일정을 가져오는 방법은 동일합니다.




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809



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