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  1. 2012.09.02 [구글그룹스] 개별그룹의 관리 2 - 설정관리

구글그룹스의 개별 그룹에 대한 관리 중 2번째 항목으로 "설정관리"에 대해 기술합니다.


설정관리는 그룹의 주요기능 즉, 받은 게시물에 대한 이메일 전송부터 모든 메시지에 첨부되는 머리말이나 꼬리말의 안내 및 신규회원에 대한 권한관리와 스팸 등의 메시지를 어떻게 처리할 것인지 등에 대한 설정을 지정 및 변경할 수 있다.

특히 해당 그룹에 "태그"나 "카테고리"를 적용하는 경우가 "설정"의 중요한 부분이라고 할 수 있다. 만일 그룹에 기록되는 게시물을 "카테고리"별로 관리하고 싶다면 본 설정을 활용하면 된다.


1) 이메일 옵션 


- 이메일 옵션은 그룹에 등록된 내용을 이메일로 보내줄 때 원문내용과 더불어 특정 메시지, 설정 등을 어떻게 보낼 것인지에 대한 옵션을 지정한다. 그 항목으로는 제목 말머리, 이메일 바닥글, 답글 올리기, 최대 메일 크기, 반송된 이메일 알림 등이며 상세 설명은 아래와 같다.


- 제목 말머리 : 그룹에 게시되는 모든 메시지의 제목에 추가되는 머리말이다. %d를 쓰면 해당 게시물의 번호가 출력된다. 향후 이메일에서의 검색 등에서 효과적으로 활용하기 위해서는 해당 그룹의 이름을 사용하는 것이 좋다. 그룹의 이름에 []나 {}를 붙이는 것을 권고한다.


- 이메일 바닥글 : 이메일 바닥글은 이메일을 송부할 때 하단에 바닥글로 추가적으로 보내주는 옵션이며 바닥글 상단에는 "맞춤 바닥글"로 지정된 문구가 출력되며 그 이후에는 아래의 설정옵션에 따라 내용을 추가하거나 제외한다.


. Display how to post to this group by email. : 이메일 주소를 이용하여 게시물 보내는 방법을 안내 함

. Display how to unsubscribe from this group by email. : 그룹을 탈퇴하기 위한 안내

. 그룹 웹페이지 URL을 표시합니다. : 웹으로 접근할 수 있는 그룹 웹페이지 URL을 안내

. Display the Google Groups opt-out URL. : 그룹에 대한 설정을 변경하기 위한 페이지 안내. <안내 URL 오류 및 접속시 오류가 있음 2012. 8. 8 현재>

. 맞춤 바닥글 텍스트를 추가합니다. : 개별적으로 등록하고 싶은 메시지 등록 및 안내할 수 있는 기능이며 그 설정 및 실행결과는 아래와 같다.



- 답글 올리기 : 게시물이 각 회원에게 이메일로 도착하였을 경우 해당 답글에 대한 기본 처리 방법을 설정합니다. 디폴트는 "답글을 보낼 대상을 사용자가 지정"이다.

관리의 필요에 따라 전체 그룹으로 보내도록 하거나 특정 주소로 보내게 할 수도 있다.


. 전체그룹으로

. 메시지 작성자에게만

. 그룹 소유자에게

. 그룹 관리자에게

. 답글을 보낼 대상을 사용자가 지정

. 사용자설정 주소로 답글 보내기


- 최대 메일 크기 : 등록 가능한 메일의 최대크기를 설정하는 것으로 구글의 "기본값"을 사용하면 무리가 없다. 그렇지만 용량을 제한하고자 하는 경우 특정 크기를 지정하면 된다. 설정가능한 값은 10KB/100KB/1MB/10MB/25MB 이다. "기본값"은 25MB 이다.


- 반송된 이메일 알림 : 작성자에게 반송된 이메일을 알려줄 것인지를 옵션으로 설정할 수 있다. 이 옵션을 설정하면 회원 중 반송되는 내역을 알 수 있으나 반송되는 숫자가 많은 경우 이메일 량이 너무 많아질 수 있으므로 유의한다.



2) 신원

- 신원 확인방법 : 보낸 사람의 신원을 확인할때 사용자가 지정한 이름만으로도 표시할 것인지? 혹은 구글 프로필에 작성된 경우에만 표시할 것인지 등을 결정한다.


. 표시 이름만  (예: 사용자는 TheBoss와 같은 가명을 사용하여 게시할 수 있습니다.)

. Google 프로필 전용  (예: 사용자는 실제 신원이 표시된 Google 프로필이 있어야 합니다)

. 표시 이름 또는 Google 프로필


- 이름 및 이메일주소 표시 : 사용자가 지정한 이름으로 표시할 것인지? 혹은 이메일주소를 함께 표시할 것인지 등을 설정한다.


3) 검토

- 검토는 등록되는 메시지에 대해 사전 검토 후에 등록할 것인지에 대한 설정이다. 


- 그룹에 등록되는 메시지를 모두 검토하거나 새로운 회원의 메시지만 검토 혹은 비회원이 등록할 수 있도록 설정된 경우에는 비회원의 메시지를 사전 검토한 후 등록 할 수 있으며 거부된 게시물에 대해서는 운영자가 지정한 메시지를 송부할 수 있다.


- 스팸 메시지에 대한 처리는 "검토 대기열로 전송한 후 검토자에게 알림" 이 디폴트이며 이는 "검토 대기열"에 저장한 후 운영자가 등록을 승인하는 경우에만 등록된다. 그 외에 "검토 대기열로 전송하지만 운영자에게 알리지 않음"이나 "즉시 거부", "검토 대기열로 보내지 않고 그룹에 게시" 등의 옵션이 있다.


4) 새 회원

- 새 회원은 그룹의 신규 회원의 승인을 위한 조건 등을 설정한다.

 

- 조직에 외부 회원 허용 : 해당 도메인 외의 사용자가 회원이 될 수 있는지를 설정한다. 그룹에는 관리자가 회원을 초대하거나 등록할 수도 있지만, 개별적으로 만들어진 그룹에서는 그룹을 만든 이용자 혹은 회원인 이용자가 다른 회원을 초대할 수 있는데, 이에 대한 설정이라고 볼 수 있다.


- 그룹 참여 : 그룹에 참여할 수 있는 사용자의 조건이며, 조직내 모든 사용자가 요청 가능, 조직내 모든 사용자, 초대된 사용자만 등의 세가지 설정이 가능하며 첫번째 옵션이 디폴트이다.


- 새회원 권한 : 신규 회원이 게시물을 등록할 경우의 권한으로써 "검토" 후에 등록할 것인지 여부를 선택한다.


5) 태그

- 해당 그룹에서 태그를 사용할 것인지를 설정하는 옵션이다. 디폴트는 태그사용을 하지 않도록 되어 있으며, "태그사용" 버튼을 클릭하면 설정 화면이 출력된다.


- 게시 규칙 : 태그를 필수로 입력할 것인지 설정


- 주제당 태그 수 : 주제당 설정할 수 있는 태그의 최대 수를 제한한다. 최대 14개까지 허용된다.


- 태그 제안 : 기본적으로 설정하고 싶은 제안 태그를 설정한다. 


6) 카테고리

- 해당 그룹에서 카테고리를 사용할 것인지를 설정하는 옵션이다. 디폴트는 카테고리 사용을 하지 않도록 되어 있으며, "카테고리 사용" 버튼을 클릭하면 설정 화면이 출력된다.


- 카테고리는 해당 그룹내의 게시물을 카테고리로 관리할 수 있는 기능이다. 해당 그룹내의 게시물을 특성에 따라 관리하고 싶다면 카테고리 설정을 한 이후 게시물을 게시할 때 카테고리 선택을 의무화하면 체계적인 관리가 가능해 진다. 물론 이메일로 해당 그룹에 전송하는 경우에는 카테고리가 설정되지 않는다.


- 카테고리가 설정되기 이전의 내용이나 설정한 이후 메일로 해당 그룹에 등록된 게시물은 "도든 주제 표시"를 클릭해야만 출력된다.


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