IV-5. 캘린더의 기업 적용 사례

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.03.24 12:19 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

IV-5. 캘린더의 기업 적용 사례

1) 공유캘린더 적용사례

관리자(admin)는 회사의 조직 구성과 업무특성을 고려하여 정책적으로 캘린더를 공유하고 관리해야 합니다. 회사의 조직도에 따른 부서별, 업무별 공용캘린더를 결정하고 그에 따라 캘린더를 생성합니다. 가급적 조직(회사)의 공유 캘린더는 최소화하는 것이 좋습니다.

 다음 표는 A기업 공유 캘린더의 예시입니다. (사용자 권한은 캘린더의 옵션에 있는 권한명을 그대로 사용하여 표기하였습니다.)


캘린더명

공유대상

사용자 권한

비고

회사공용

캘린더

경영지원부

일정변경

회사 공식일정

전체 임직원

모든 일정 세부정보 보기

외부공개용

캘린더

경영지원부

일정변경

외부 공개용 공식일정

모든 사용자(조직 내외부)

모든 일정 세부정보 보기

CEO

공식일정

캘린더

CEO

일정변경

CEO 외부공식일정

경영지원부 담당자

모든 일정 세부정보 보기

각 부서장

한가함/바쁨으로만 보기

영업부

CEO

모든 일정 세부정보 보기

부서 공식일정

부서내 회의, 출장 등

영업부장 및 부서원

일정변경

타 부서장 및 부서원

한가함/바쁨으로만 보기

생산부

CEO

모든 일정 세부정보 보기

부서 공식일정

부서내 회의, 출장 등

생산부장 및 부서원

일정변경

타 부서장 및 부서원

한가함/바쁨으로만 보기

경영지원부

CEO

모든 일정 세부정보 보기

부서 공식일정

부서내 회의, 출장 등

경영지원부장 및 부서원

일정변경

타 부서장 및 부서원

한가함/바쁨으로만 보기


 A기업은 20 여명 안팎의 제조업체로 크게 경영지원부, 생산부, 영업부로 구성되어 있는 회사입니다. 부서장 회의를 통해, 제시된 표의 내용과 같이 여섯 개의 공유캘린더를 생성하였습니다.

 

· 회사공용 캘린더 : 조직내부의 구성원들이 공유하는 캘린더이며 경영지원부에서 일정을 등록, 수정, 관리합니다. 모든 직원이 상세 일정을 확인할 수 있습니다. 회사의 공식일정을 등록 배포합니다.

· 외부공개용 캘린더 : 제품시연회, 고객초대행사 등 외부에 공개해야 할 일정을 등록합니다. 거래처에 제품 납품 일정을 공개하는 용으로 사용할 수도 있습니다.

· CEO 공식일정 캘린더 : CEO의 공식일정을 등록하며, 경영지원부 담당자는 모든 일정을 확인하고, 타 부서장의 경우 일정의 유무 정도만을 확인합니다.

· 각 부서 캘린더 : CEO는 모든 세부일정을 확인 할 수 있으며, 해당 부서는 일정을 변경할 수 있으나 다른 부서장 및 부서원들은 해당 부서 일정의 유무 정도만 확인합니다. 이를 통해 부서 간 일정을 조정하는데 참조합니다.

 

이 방식은 하나의 사례에 불과합니다. 각 기업의 특성에 맞도록 공용캘린더를 정하고, 그에 따라 생성 관리하는 것은 해당 기업의 몫입니다. 다만, 공용캘린더의 수를 최소화하고 관리자(admin)가 관리하는 것이 바람직하다는 것을 유의하길 바랍니다.

 

(2) 제품, 서비스의 일정관리 활용

B기업은 부품을 수입하여 완제품을 거래처에 납품하는 기업입니다. B기업의 경우 캘린더를 부서, 사람의 일정관리 뿐만 아니라 제품과 서비스의 일정관리용으로도 활용하고 있습니다. 앞서 제시한 부서별 캘린더와 회사공용 캘린더 이외에 다음과 같은 두 가지 캘린더를 활용하고 있습니다.

 

① 주요 부품의 입고 일정 관리

B기업의 특성상 핵심 부품의 수입일정이 완제품을 납품하는 일정에 큰 영향을 미칩니다. 특히 주요 부품의 수입일정이 비정기적이며 실시간 공유되지 않아 납품부서(영업부)가 납기 관리에 어려움을 겪고 있었습니다. 이 문제를 부품 공유캘린더를 통해 해결하였습니다.

부품의 수입일정에 관한 부품 공유캘린더를 만들어 부품 공급업체와 구매생산부, 영업부가 공유하였습니다. 주요 부품별의 수입일정이 확정되면, 수입일정을 캘린더에 등록하는 것만으로 영업부는 해당 일정을 즉시 확인하고 처리할 수 있게 되었습니다.

 

 

② AS 일정 관리

두 번째로 고객사에 납품된 제품들에 대한 AS 캘린더를 생성하였습니다. 이 캘린더는 영업부와 품질관리부가 공유하는 캘린더입니다. 기존에는 영업부에서 접수된 제품의 AS 요청을 품질관리부에 통보하면, 품질관리부에서 다시 영업부로 AS 일정을 알려주고 고객사에 통보하는 과정을 거쳤습니다.

AS 캘린더를 생성한 후에는 영업부에 접수된 내용이 즉시 품질관리부에 통보되고, 품질관리부는 일정을 계획하고 AS 캘린더에 등록합니다.

이 과정이 반복되면서 AS 캘린더에 등록된 일정을 영업부도 공유하고 있으므로, 고객사로부터 AS접수 시 현재 계획된 AS일정을 즉시 확인하고 비어 있는 일정을 다시 고객사에게 제시할 수 있게 되었습니다. 또한 이를 반영한 일정을 품질관리부에도 공유하여 다음 일정을 계획할 때 참고할 수 있게 되었습니다.

 

 

B기업의 사례처럼 캘린더는 사람, 부서의 일정뿐만 아니라, 제품, 서비스의 일정으로도 활용이 가능합니다. 구글 캘린더는 각 조직(회사)의 내부 상황에 따른 아이디어를 적용하여 더욱 다양한 방법으로 활용할 수 있습니다.


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<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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IV-1. 구글 캘린더는 다중 캘린더입니다.

 1) 캘린더 초기화면 

 2) 캘린더 환경설정 


     ․ 캘린더 우측에 “설정”을 클릭하고 메뉴 중 “설정”을 선택합니다. 


<캘린더 환경설정>


캘린더 환경설정에는 일반설정, 캘린더 설정, 모바일 설정, 실험실 등의 메뉴가 있습니다. 이곳에서 캘린더의 기본 환경설정 및 캘린더 생성, 삭제, 수정, 공유 등 다양한 설정을 지정할 수 있습니다. 특히 캘린더 설정부분은 캘린더의 분류나 공유 범위 등 중요한 내용을 다루게 되므로 신중해야 합니다.

캘린더 환경설정의 각 메뉴별 기능과 사용방법에 대해 살펴보겠습니다. 


   (1) “일반” 메뉴

언어, 국가, 날짜형식 등과 같은 캘린더의 일반사항을 설정하는 메뉴입니다. 각 설정의 의미(필요한 경우)와 기본 설정 값 또는 추천 설정 값은 다음과 같습니다.



<캘린더 일반설정>

․  언어 : 언어를 선택합니다. (기본, 한국어)

․  국가 : 거주하고 있는 국가를 선택합니다. (기본, 대한민국)

․  현재시간대 : 표준시간대를 선택합니다. (기본, (GMT+09:00) 서울)

․  날짜 형식 : 사용하기 편한 날짜형식을 선택합니다. (기본,"2012. 12.31")

․  시간 형식 : 시간 형식을 선택합니다. (기본, "오후 1:00")

․  기본 회의 길이 : 60분(기본 일정 등록이 1시간 단위로 등록됩니다)

․  한 주의 시작 : "일요일" (기본은 "월요일"로 되어 있습니다. 일요일, 토요일, 월요일 중 선택할 수 있습니다. 우리나라 달력의 대부분은 "일요일"입니다)

․  근무 시간 : 체크하지 않습니다. (업무시간 외에 일정에 초대하는 경우 경고 메시지를 보내기 위해 사용됩니다)

․  일정 흐리게 표시 : 과거일정이나 향후 반복일정을 흐리게 표시합니다,

․  주말 표시 : "예"

․  기본 보기 : "월"("월" 전체 달력을 보여줄 것인지, 당일 일정목록을 보여줄 것인지, 주간 일정을 보여줄지 등)로 설정합니다.

․  위치 : 기본 위치를 선택할 수 있습니다. 

․  내 위치를 기반으로 날씨 표시 : "날씨를 표시하지 않음"

․  거절한 일정 표시 : "예"

․  내 캘린더에 초대장 자동 추가 : "예"

․  만든 일정에 화상 통화 자동추가 : "아니오"

․  보조 캘린더 : "없음"

․  단축키 사용 : "예"


   (2) “캘린더” 메뉴

내 캘린더 및 기타 캘린더의 표시여부, 알림설정, 공유설정 등을 확인 및 변경이 가능하며 새로운 캘린더를 등록하거나 삭제할 수 있습니다. 

자세한 내용은 3) 캘린더 만들기에서 상세히 다루도록 하겠습니다.



<캘린더 설정>


   (3) “모바일 설정” 메뉴

구글 캘린더의 모바일 설정을 사용하면 문자메시지(SMS)를 통해 일정에 대한 알림을 받을 수 있습니다. 국내 모든 이동통신 사업자들(SKT/KT/LGT)의 문자메시지 서비스를 이용할 수 있습니다. 


  · 전화번호를 입력 한 후 인증코드 전송 버튼을 클릭합니다.  · 모바일로 전송된 인증코드를 입력하면 설정이 완료됩니다. 


<캘린더 모바일 설정>


   (4) “실험실” 메뉴

"실험실"은 구글 캘린더 서비스와 연동되는 다양한 실험용 어플리케이션을 추가적으로 제공하는 공간입니다. 세부적인 내용을 확인 한 후, 유용하다고 판단되는 기능을 추가할 수 있습니다.


  · 추천할만한 실험실 앱 - “이른 아침 및 밤 시간대 숨기기”

일정이 없는 시간대가 캘린더 화면의 공간을 불필요하게 많이 차지할 필요는 없습니다. 이 실험실 기능을 사용하면 이른 아침과 밤 시간대 영역이 압축되며 일정 제목만 표시되어 공간이 최소화됩니다.

이 기능을 “사용”에 체크하면 캘린더 ‘주간보기’ 화면의 시간이 표시되는 지점에 가로줄이 생깁니다. 이것을 위, 아래로 드래그 해 숨기고자 하는 시간대에 끌어다 놓습니다. 숨긴 부분을 다시 표시하고 싶다면 숨겨진 시간대를 클릭하면 원상태로 돌아옵니다.



<캘린더 실험실 앱>




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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IV-1. 구글 캘린더는 다중 캘린더입니다.

캘린더는 특정 주제를 가진 일정의 집합이며, 공유의 기본단위입니다. 손쉽게 일정을 등록하고 수정하며 자유로운 공유를 통해 조직의 일정을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 


본 장에서 이야기하는 “캘린더”는 구글 앱스의 서비스 단위인 “캘린더 서비스”가 아닌, “구글 캘린더” 내의 하나의 주제를 가진 일정의 집합을 뜻합니다.(구글 앱스의 서비스인 지메일, 캘린더, 드라이브... 중에 캘린더가 아니라 일정(달력)을 등록하는 캘린더 자체를 의미함)

구글 캘린더를 이해하기 위해서는 구글 캘린더가 다중캘린더라는 것을 이해해야 합니다. 회사의 전체 캘린더, 개인 캘린더, 부서 캘린더, 프로젝트 그룹 캘린더 등 다양한 주제를 가진 “캘린더”를 공유하거나 구독하는 것으로 여러 가지 일정을 관리할 수 있습니다. 


이 절에서는 캘린더를 생성하고 편집 및 삭제하는 기본적인 방법에 대해 알아보겠습니다. 

캘린더 화면의 좌측을 살펴보면 "내 캘린더"와 "다른 캘린더"로 분류된 캘린더 목록이 있습니다. "내 캘린더"는 자신이 생성한 캘린더와, 공유한 캘린더 중 캘린더를 관리, 수정할 수 있는 권한이 있는 캘린더 목록입니다. "다른 캘린더"는 다른 사람의 캘린더를 공유(또는 구독)하고 있는 캘린더 목록입니다. 공유 캘린더라 하더라도 캘린더 자체를 수정(삭제)할 수 있는 권한이 있다면 “내 캘린더” 목록에, 캘린더의 수정권한(공유권한, 삭제권한 등)은 없고 단순히 일정만 등록/수정할 수 있는 권한이 있다면 “다른 캘린더” 목록에 나타납니다.


  1) 캘린더 초기화면

캘린더의 초기화면입니다. 좌측으로부터 캘린더의 목록과 달력 형태의 일정을 한 눈에 파악할 수 있으며, 우측으로 ‘환경설정’ 및 ‘할 일 목록’ 등을 확인할 수 있습니다. 


 ․ 만들기 : 일정을 등록합니다. 

 ․ 현재 달력을 월 단위로 보여줍니다. (일별, 주별, 목록으로 볼 수도 있습니다)

 ․ 내 캘린더 : 내가 수정 권한을 가진 캘린더의 목록를 보여줍니다. 

 ․ 다른 캘린더 : 내가 구독하는 다른 사람의 캘린더나 공개된 캘린더, 나에게 공유된 캘린더 등의 목록를 보여줍니다. 

 ․ 일, 주, 월, 4일, 일정목록 : 해당하는 단위로 일정을 메인 화면에 표시합니다. 

 ․ 더 보기 : 인쇄와 새로고침 메뉴를 선택할 수 있습니다. 

 ․ 설정 : 톱니바퀴 모양의 아이콘으로 캘린더의 환경설정 페이지로 이동합니다. 

 ․ 할 일 목록 : ‘할 일 목록’을 보여줍니다.  



<캘린더 기본화면>







<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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구글캘린더는 다중캘린더

구글앱스/구글캘린더 2013.01.31 11:51 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글 캘린더는 다중 캘린더입니다.


구글 캘린더는 개념을 이해하는 것이 중요하고 개념만 잘 이해하면 구글의 다른 기능들에 비해  비교적 쉬운 기능입니다.

구글 캘린더의 가장 큰 장점은 편리한 일정 관리와 공유입니다. 클라우드 서비스가 보급되기 이전에는 PC에 일정관리 프로그램을 쓰더라도 외근을 할 경우 다이어리(수첩)를 사용하고, 동시에 핸드폰(피쳐폰)의 달력 기능을 사용했습니다. 이제는 스마트폰, PC, 스마트패드에서 동일한 일정을 사용하고 나아가 다른 사람, 부서, 회사의 캘린더를 공유하게 되었습니다.

구글 캘린더를 처음 이해할 때 이 공유에 대한 개념이 가장 어렵습니다.

공유에 개념은 캘린더 그 자체를 공유하는 것과 캘린더 안에 하나의 일정을 공유하는 개념, 이렇게 두 가지로 구분됩니다.

일단 캘린더를 통째로 공유하는 것, 즉 다중 캘린더 기능이 구글 캘린더의 강점이라 할 수 있습니다. 

예를 들어 영업부 박부장님은 개인 캘린더를 기본으로 사용하겠지요? 그리고 새로운 영업부 캘린더를 만들어 영업부 직원들에게 공유를 합니다. 그럼 2개의 캘린더를 사용하는 것입니다.

또 경영지원부에서 만든 회사 전체 영업부캘린더를 공유해서 이부장님이 사용한다면 내 캘린더, 내가 만들어 공유한 영업부 캘린더, 내가 공유 사용자가된 회사 캘린더 이렇게 3개의 캘린더를 하나의 화면에 모두 보는 방식입니다.



가족과 공유한 캘린더, 특정인과 공유한 캘린더, 공개 된 공유캘린더까지 한 사람이 몇 개의 캘린더를 사용해도 상관 없으며, 이 여러개의 캘린더를 한 화면에 다 모아서(중첩, 레이어 개념) 보여주기 때문에 전체 일정을 한눈에 보고 관리할 수 있는 것입니다.

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구글 캘린더는 개인용+회사업무용+공유 캘린더를 한번에 보고 관리할 수 있습니다. 중소기업에서 구글앱스와 구글 캘린더를 도입한 사례입니다.


<본 이미지는 아래 사례와 관련이 없습니다>



1. Y기업


<도입과정>


Y기업의 경우 무료 앱스를 사용할 정도로 비교적 작은 조직이라 캘린더를 만들고 공유하는 것이 간단할 것으로 예상했습니다. 그러나 대부분의 직원이 컴퓨터 근무환경의 사무직이 아니라 주로 현장 방문이 많은 영업, AS 업무를 수행하고 있어 일정관리는 개인 다이어리나 수첩을 활용하고 있었으며 이를 한 순간에 구글 캘린더로 변화를 주기에는 적응의 어려움이 있었습니다.

어려움이란 대체로

1. 직원들이 개인의 일정을 ‘공유’한다는 개념이 명확하지 않다보니 정말 개인적인 일정까지 회사에 ‘공개’되는 것이냐 하는 우려

2. 스마트폰의 조작 실수 등으로 개인정보가 유출되지 않을까 하는 우려

3. 구글 캘린더로 개인의 일정관리 방법을 변경하는 새로운 학습과 적응에 대한 불편함

4. 무엇보다 현장을 돌아다니는 일정의 공개로 회사로부터 감시 당하는 것 아니냐 하는 불만을 제기하기도 했습니다.


그렇다 하더라도

1. 기업에서 업무와 관련한 일정을 공유하는 것은 당연한 것이고

2. 이를 통해 회사 전체가 좀 더 효율적인 자원의 흐름, 집중, 의사결정을 하는 것은 물론,

3. 서로에 대한 이해와 소통을 도와주는 일이라는 우리의 설명에   공감하고 구글 캘린더를 적극적으로 업무에 도입하자는 결의를 이끌어 낼 수 있었습니다.

4. 그리고 개인의 일정, 개인 정보가 결코 외부에 보여지지 않는 다는 것과

5. 혹시 모를 사용자 실수를 방지하기 위해서라도 구글 캘린더에 대해 제대로 알고 사용해야 한다는 점을 강조했습니다.


<구글 캘린더 적용>


Y기업 구글앱스 도입 컨설팅 일정에 맞추어 세번째 교육 및 실습시간에 구글 캘린더를 적용했습니다. 다만 사전에 Jorte앱을 설치했고 공유캘린더를 어떻게 구성할지에 대한 계획을 세우도록 했습니다.

적용 과정은 다음과 같습니다.

첫째, 개인업무용 캘린더를 활용하여 업무 일정을 모두 기록하게 하였습니다. 별로 어렵지 않게 일정들을 기록했고 아울러 스마트폰과도 동기화를 했습니다. Y기업의 경우 직원 모두 안드로이드 폰과 갤럭시 탭만 쓰고 있어서 아이폰 계열을 따로 설명하지 않았습니다.

둘째, 영업부 캘린더, AS 캘린더 두개를 만들고 공유 설정을 하였습니다.

AS 캘린더는 AS 담당자들(편집권한)과 영업부(보기권한), 대표이사(보기권한), 경리담당자(편집권한)까지 모두 공유했고 영업부 캘린더는 영업부(편집권한)와 대표이사(편집권한)만 공유했으며 대표이사 캘린더는 ‘한가함/바쁨’정보만 표시되도록 해서 경리담당자(보기권한)와 공유했습니다. 별도의 회사 공유 캘린더는 만들지 않았습니다. 회사 전체 일정이 생길 경우 편집권한을 가진 경리 담당자가 AS캘린더에 일정을 등록하는 것으로 공유했습니다. 회사의 주요 업무가 AS다보니 AS정보를 공유하는 것이 가장 근간을 이룬 것 같습니다.


<효과>


-개인 일정관리도 좋아졌다.

 가족의 기념일이나 모임을 잘 챙기게 되었다.

 가족간의 일정도 서로 공유해 사용하며 서로 알려주지 않아도 가족의 일정을 알 수 있게 되어 편리합니다.


- 수첩을 쓰지 않게 되었다.

 수첩을 사용할 때 일정이 바뀌면 수첩이 지저분해지고 한 칸에 여러개 넣을때 어려웠습니다.

 예전 일정을 찾아볼 때가 많았는데 수첩은 다 찾아봐야 하는데 구글 캘린더는 검색이 되어 좋습니다.


- 반복일정이 아주 편리합니다.

  모임이 많아 정기적인 일정이 많았는데 예전엔 일일이 기억하고, 또 생각나면 다이어리에 기록하고 그랬는데 지금은 반복일정 관리가 아주 편해졌습니다.


- 일정의 통합관리가 가능해 졌습니다.

 일정이 겹쳐서 아주 곤란한 경우가 많았는데 이제는 겹치지 않고 일정을 잡게 되었습니다.

 대표님 일정을 몰라 매번 물어보고 따로 기록하고 있다가 다른 직원들이 물어보면 알려주고 했는데 

이젠 대표님이 언제 

시간이 될지 공유하고 있어 관리하는 입장에서는 아주 편리합니다.


- 업무에 변화

  굳이 알려주지 않아도, 물어보지 않아도 

같이 일하는 사람들의 일정을 알 수 있습니다.

  회사 차량의 공유가 원칙이 생겼고 사용하기 편리해 졌습니다.

  일정을 등록 안하면 일을 안하는 사람으로 보일까봐 일정을 꼬박꼬박 사용하고 있습니다.

  그러다보니 업무관리가 저절로 개선되는 효과가 있습니다.

  할일 관리를 사용하지 않았는데 자꾸 잊어버렸던 할일들을 

제대로 챙기게 되었습니다.

  영업일정을 잡을 때 과거 거래처 방문 일정을 참고하기가 쉬워졌습니다.


2. A기업의 구글 캘린더 도입


A기업의 경우 앱스 교육 대상자만 5개 부서에 50명에 이르고 조직체계도 이사/부장/과장/대리/주임/사원으로 중소기업 치고는 방대한 조직과 규모를 갖추고 있어 전사적 일정의 변화, 공유와 통합 과정에 여러가지 어려움이 있었습니다.

첫째, 연령층이 다양해 20~30대 젊은 직원들과 40대 이상의 임직원들 사이에 구글 캘린더를 설명하고 받아들이는 속도의 차이가 서로 달랐습니다. 구글 캘릴더를 이미 개인적으로 사용하고 있거나 사용해본 직원이 1/3에 달했고 또 사용해 보지 않는 사람들 중에서도 앞서 컨설팅 교육과정에 이미 먼저 캘린더를 살펴본 직원이 1/3정도, 그리고 나머지 1/3정도가 전혀 구글 캘린더에 대한 사전지식 없이 교육에 임했습니다.

둘째, 공유 캘린더에 규정을 마련하기가 쉽지 않았습니다. 부서간 생성할 공유 캘린더의 범위와 권한이 복잡하고 합의점을 찾기까지 여러 사람의 의견을 고려해야 하는 등의 어려움입니다.

셋째, 대표이사와 임원 분들이 자주 교육에 참여하지 못했습니다. 따라서 기능에 대한 습득은 물론 공유 캘린더에 대한 여러가지 의사결정이 늦어지고 효율을 높이고자 여러가지 아이디어를 모으고 대안을 마련하는 시간을 갖지 못했습니다.

넷째, 구글앱스의 담당자 직책이 주임이다보니 전사적 도입을 위한 독려에 한계가 있었습니다. 충분히 신뢰를 받는 직원이었으나 바쁜 현업에 새로운 업무방식의 혁신을 주도하기에는 그 권한이 너무 작아 부서간 협조를 이끌어내니가 어려웠습니다.


우리의 대응은 Y기업과 마찬가지로 기본적인 캘린더 공유의 당위성과 중요성을 위주로 다음과 같은 대안을 통해 구글 캘린더를 전사적으로 도입하였습니다.

첫째, 교육을 제때 받지 못한 대표이사 및 임직원과 받았더라도 습득이 느렸던 임원분들을 대상으로 재교육을 실시하여 전체 구성원이 최소한 수준 이상의 공감대를 형성했습니다.

둘째, 경영기획, 영업 부서가 먼저 주도적으로 공유하고 활용하였으며 순차적으로 R&D, 생산관리, 관리부서가 참여하는 방식으로 시간을 두고 적용하였습니다.

셋째, 잘 활용하는 사람이 잘 모르는 사람을 적극적으로 돕는 방식을 요구하였습니다. 조직 전체가 함께 일때 효과가 나오는 만큼 구성원간의 격차는 최소화 하고자 젊은 직원들 중심으로 전체에 확산되길 바랬고 또 이분들 역시 적극적인 자세로 대응을 하는 등 세대가 어우러져 함께 돕는 이 회사의 좋은 기업문화가 도움이 되었습니다.


구글 캘린더 적용

A기업의 개인 일정관리의 구글 캘린더 적용은 컨설팅 즉시 전체 구성원이 다 변화하지는 않았습니다.

시간을 두고 천천히 도입할 수 있게 하되 데드라인을 정해놓고 그 시점까지 모두 변화하는 것으로 추진했습니다. 업무상 구글 캘린더를 사용하더라도 개인의 일정만큼은 구글이 아닌 다른 방식으로 관리하겠다는 분들도 그대로 인정하기로 했습니다. 충분히 잘 사용하시는 분이라 어렵지 않을 것입니다.

공유일정은 경영지원부가 전체 회사 공유 캘린더를 만들어 운영하고, 영업부 캘린더, 경영지원부 캘린더를 먼저 만들었습니다. 각각의 부서별 캘린더는 해당 부서원들끼리 공유하였으며 대표이사나 다른 부서원들과는 공유하지 않았습니다.

아울러 개별 프로젝트성 업무들로 인해 부서나 직책과 무관하게 2~3명 단위의 소규모 공유 캘린더들을 만들고 자신들끼리 공유하는 일들이 많아졌습니다. 결국 회사 전체에서 캘린더의 공유와 권한 등을 통합 관리하기는 어렵고 사안에 따라, 필요에 따라 공유캘린더를 생성하고 활용하는 쪽으로 적용되었습니다.

회사 전체의 통합 관리를 하게 되면 공유캘린더의 생성과 관리를 한군데로 통합하게 되어 관리의 편의성, 보안 등에서 충분한 잇점이 있을 수 있습니다. 

또한 캘린더 생성자가 admin이 아닌 개인일 경우 담당자가 만든 캘린더를 공유해 사용하든 도중 그 직원이 퇴사를 해버리면 그 공유 캘린더를 더 이상 삭제/변경할 수 없는 문제가 생기게 됩니다. 

이러한 문제점이 있을 수 있지만 공유 캘린더 생성 및 권한에 대한 사전계획도 어렵고 또 매번 admin권한을 가진 담당자에게 부탁하는 절차도 번거로웠고 담당자 역시 구글 캘린더 관리가 주 업무가 아닌 이상 관리에 부담도 있는 등 현실적인 문제들로 공유 캘린더를 전사적 계획하에 두기는 어려웠습니다.

향후 주의해야 할 부분은 회사의 중요한 일정, 보안일정 등이 함부로 외부에 유출되지 않도록 하는 보안에 대한 관심과 직원의 퇴직 시 해당 직원의 공유 범위를 파악해 정상적으로 인수인계가 이루어지도록 해야 할 것입니다.




<효과>

- 업무에 변화


조직 내 회의 관련자료를 미리 배포해 회의 시간이 단축되는 등 효율 증가됩니다.

회의 참석자 조사가 매번 전화하고 독촉했는데 편리해졌습니다

회의실이 2층 대회의 실과 3층 소회의실 2개 등 여러 개가 있었는데 전체 회의실을 미리 파악하고 예약할 수 있어서 매우 좋습니다.  

휴가/연차 캘린더를 만들어 공유하고 있는데 누가 언제 휴가를 계획하는지 알게되고 서로 중복되지 않는 범위에서 휴가 계획을 세울 수 있어서 편리합니다.

대표이사 결재를 받기위해 경영기획 담당자에게 대표님의 일정을 물어보면 답변까지 시간이 걸렸는데 지금은 바로 확인을 해주니 편리합니다.

기타 Y기업 효과와 같음.

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구글앱스는 조직 및 단체에서 이용하는 것을 전제로 설계된 서비스입니다.

캘린더의 경우도 조직 내에서의 정보공유에 초점을 맞추다보니, 개인의 설정과 관계없이 관리자의 설정에 따라 자신의 일정이 노출될 수 있으므로 이에 대한 인지없이 사용하다보면 개인 사생활이 노출될 위험이 있습니다.
캘린더의 공유에 관련된 정책은 관리자 대시보드에서 설정이 가능합니다.



관리자 대시보드에서 “설정”의 “캘린더” 항목을 보면 기본 캘린더에 대한 사용자 권한을 설정하는 옵션과 내부 공유 옵션이 있습니다.
기본 캘린더란 사용자가 생성되면 기본적으로 사용자 이메일주소로 생성되는 기본 캘린더를 말합니다. 이에 대한 외부 설정 옵션입니다.

- 한가함/바쁨 정보만 표시(일정 세부정보는 숨김)
- 모든 정보를 공유하지만 외부 사용자는 캘린더를 변경할 수 없습니다.
- 모든 정보를 공유하며 외부 사용자도 캘린더를 변경할 수 있습니다.
- 모든 정보를 공유하고 캘린더 관리를 허용합니다.

상기 옵션은 캘린더 공유에서 설명한 공유권한과 같습니다. 한가함/바쁨만 표시하거나 보기만 할 수 있거나, 일정을 변경할 수도 있는 경우와 캘린더를 삭제할 수도 있는 권한까지 입니다.
만일 외부 사용자가 캘린더를 공유하였는데, 일정의 세부내용은 보이지 않고 “바쁨”으로 표시된다면, 관리자가 외부 사용자와는 해당 권한 이상 설정할 수 없도록 해 놓았음을 의미하여 개인의 공유 설정에서도 이 권한 이상이 표시되지 않습니다.

회사의 업무공유나 공개용 일정을 외부에서 볼 수 있도록 하기 위해서는 “모든 정보를 공유하며 외부 사용자는 캘린더를 변경할 수 없습니다”로 설정합니다.

다음으로 내부 공유 옵션입니다. 이는 도메인 내부의 이용자간의 공유권한 범위를 설정합니다.
- 공유하지 않습니다.
- 한가함/바쁨 정보만 표시(일정 세부정보는 숨김)
- 모든 정보를 공유합니다.

조직 내에서의 정보 공유를 위해서는 “모든 정보를 공유합니다”로 선택합니다.

이렇게 구글캘린더의 공유정책을 설정하였다면, 각 개인에게 분명하게 고지되어야 할 사항이 있습니다. 구글앱스 계정의 개인용 “기본 캘린더”는 공유에 관련된 설정 값과 관계없이 해당 도메인(조직)의 관리자에게는 개인의 공유권한 설정과 관계없이 “동료캘린더 추가”를 통해 일정이 공개될 수 있다는 점입니다.

그러므로 구글앱스를 이용한 일정관리가 개인 사생활의 보호와 조직의 정보 공유를 효과적으로 반영하기 위해서는 일정에 대한 접근권한별로 캘린더를 사용해야 합니다.

- 개인일정(비공개) : 개인 Gmail의 일정을 이용합니다. 자신이 지정한 사람외에는 일정이 전혀 공개되지 않습니다.
- 개인일정(공개 혹은 업무) : 개인 구글앱스 계정의 “기본 캘린더”를 이용합니다. 관리자 권한을 가진 사람과 자신이 공개 설정한 사람에게 일정이 공개될 수 있음을 해당 이용자에게 고지합니다. 구글앱스에서도 “경고”를 하지만, 구체적으로 어떻게 공개되는지 설명합니다. 다른 이용자로 접속한 다음 해당 이용자의 캘린더에서 “다른 캘린더” 메뉴의 최상단 EditBox에(동료 캘린더 추가)에 확인하고자 하는 이용자 이메일 주소를 입력하면 바로 “다른 캘린더”에 등록되며, 관리자 권한을 가진 사람에게는 일정이 모두 노출되며 다른 이용자에게는 공유권한 설정한 방식으로 기록한 일정이 보여집니다.
- 공유일정(보기전용) : CEO 혹은 관리자의 일정이나 회사 공식일정 등은 해당 이용자에게 주어진 권한에 따라 “한가함/바쁨”으로 표시되거나 일정 세부내용을 표시합니다. 이 경우에도 관리자 권한을 가진 사용자는 해당 일정을 상세 내역까지 볼 수 있습니다.
- 공유일정(수정권한) : 해당 일정을 등록하거나 등록된 일정을 수정할 수 있는 캘린더입니다.

이상과 같은 캘린더의 배치와 생성자는 다음과 같습니다.
개인일정(비공개) : 개별적으로 gmail 계정 생성
개인일정(공개/업무용) : 사용자 생성과 함께 “기본 캘리더”로 등록됨
공유일정 : 관리자 계정으로 생성하며, 해당 이용자의 특성에 따라 “한가함/바쁨”으로 보거나 일정을 등록/수정/삭제할 수 있도록 권한 제공

이렇게 설정하였을 때 문제는 일정은 한 곳에서 관리하기가 용이하지 않다는 데 있습니다. 일반적으로 일정의 등록은 개인PC 또는 스마트폰에서 일이난다고 가정하였을 때, 일정을 편리하게 관리하기 위한 방법을 여기서 제시합니다.

구글앱스 사용자는 자신의 캘린더 설정에서 공유대상으로 자신의 개인 gamil 계정의 “기본 캘린더”를 지정합니다. 권한은 “모든 일정 세부내역 보기”로 설정합니다.

이렇게 설정되면 관리자가 설정한 회사의 정책에 따라 공유하는 다수의 “회사업무용 캘린더”, 구글앱스의 자신의 “기본 캘린더”와 개인 계정인 gamil의 “기본 캘린더”를 통합한 캘린더를 볼 수 있게 됩니다.

자신의 계정에서는 개인 계정의 “기본 캘린더”를 볼 수 있지만, 회사의 동료가 자신의 캘린더를 공유한다 하더라도 “개인계정의 캘린더”는 볼 수 없게 됩니다. 만일 구글앱스의 계정에서 개인일정을 기록하거나 변경 등을 자유롭게 하고 싶다면, 개인 계정의 “기본 캘린더”의 “설정”화면에서 해당 캘린더의 “공유권한”을 “일정변경”으로 하면 됩니다.

전체적으로 정리하면 다음과 같습니다.
“소유”는 개인 일정은 개인 계정에, 개인의 회사 일정은 앱스계정의 “기본 캘린더”로, 업무용 공유캘린더는 “관리자” 소유로 합니다.

“접근권한”은 먼저 관리자 대시보드에서 외부자의 접근은 가능하나 수정이 없는 권한으로, 내부 이용자는 모든 내용을 공유로 설정합니다.

각 캘린더에서의 “공유권한”은 특별한 이유가 없는 한 각자가 소유한 “기본 캘린더” 및 “내 캘린더”는 “일정변경 및 공유관리” 권한을 주지 않습니다. 필요하다면 일정을 추가/삭제/수정할 수 있는 “일정변경” 권한을 줍니다. 그 외에는 “일정내용보기”나 “한가함/바쁨”만 보기 권한을 부여합니다.

이렇게 설정 및 관리하면 개인일정은 보호되며, 회사일정은 공유됩니다.

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