지메일 용량부족시 기존메일 백업하기

구글앱스/지메일과 주소록 2014.10.30 20:49 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

교육이수를 받았던 업체의 사용자로부터 다음과 같은 질문을 받았습니다. 


Q. 이메일 용량이 가득찼는데, 기존 메일을 백업받고 삭제 하려합니다. 

백업 절차가 어떻게 되나요?


A. 계정정보에서 데이터백업을 할 수 있습니다. 

로그인 후 우측 상단 계정정보에서 다음과 같이 진행합니다. 

1. 계정

2. 데이터도구 > 다운로드할 데이터 선택 을 클릭

3. 원하는 데이터 > 메일 선택 

4. 원하는 형태로 백업


위 기능에서는 아래와 같은 항목을 모두 백업받을 수 있으니 참조하세요~





<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809


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2014.07 GoogleApps Admin Forum

구강만소식 2014.07.09 21:20 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위


GoogleApps Admin Forum

7월 11일 금 오후 3시, 상상디자인포토스튜디오

구글 I/O 에서 새롭게 발표된 내용을 위주로 
커피 한 잔과 함께 이야기 나눠볼게요. ~


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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 4) 양식

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.06.10 10:02 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

4) 양식

구글 드라이브의 문서도구 중 기업에서 가장 유용하게 쓰일 수 있는 기능이 바로 양식(form)도구입니다.  양식은 스프레드시트를 사용하여 질문에 대한 응답을 받을 수 있도록 문서를 작성하며, 다수에게 반복적인 정보를 수집하는 경우에 아주 강력하고 유용한 도구입니다.

에디터(편집기)를 통해 질문과 그에 대한 응답을 여러 가지 형태로 만들 수 있습니다. 이렇게 만들어진 질문들에 답을 할 수 있도록 ‘입력 화면’이 자동으로 생성되며, 입력 화면을 통해 쉽게 응답을 입력할 수 있습니다. 입력된 응답 데이터는 스프레드시트에 기록됩니다.

기록된 답변 또는 입력 데이터의 통계와 집계 내역을 제공하고 웹에 게시할 수 있도록 해 주는 기능도 있습니다.

양식은 기존 오피스에서 보지 못한 새로운 기능입니다.(자세한 내용은 V-3 양식의 활용 참고)



<양식 초기화면>


<양식의 작성>


<양식의 질문형태 예시>



<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

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IV-5. 캘린더의 기업 적용 사례

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.03.24 12:19 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

IV-5. 캘린더의 기업 적용 사례

1) 공유캘린더 적용사례

관리자(admin)는 회사의 조직 구성과 업무특성을 고려하여 정책적으로 캘린더를 공유하고 관리해야 합니다. 회사의 조직도에 따른 부서별, 업무별 공용캘린더를 결정하고 그에 따라 캘린더를 생성합니다. 가급적 조직(회사)의 공유 캘린더는 최소화하는 것이 좋습니다.

 다음 표는 A기업 공유 캘린더의 예시입니다. (사용자 권한은 캘린더의 옵션에 있는 권한명을 그대로 사용하여 표기하였습니다.)


캘린더명

공유대상

사용자 권한

비고

회사공용

캘린더

경영지원부

일정변경

회사 공식일정

전체 임직원

모든 일정 세부정보 보기

외부공개용

캘린더

경영지원부

일정변경

외부 공개용 공식일정

모든 사용자(조직 내외부)

모든 일정 세부정보 보기

CEO

공식일정

캘린더

CEO

일정변경

CEO 외부공식일정

경영지원부 담당자

모든 일정 세부정보 보기

각 부서장

한가함/바쁨으로만 보기

영업부

CEO

모든 일정 세부정보 보기

부서 공식일정

부서내 회의, 출장 등

영업부장 및 부서원

일정변경

타 부서장 및 부서원

한가함/바쁨으로만 보기

생산부

CEO

모든 일정 세부정보 보기

부서 공식일정

부서내 회의, 출장 등

생산부장 및 부서원

일정변경

타 부서장 및 부서원

한가함/바쁨으로만 보기

경영지원부

CEO

모든 일정 세부정보 보기

부서 공식일정

부서내 회의, 출장 등

경영지원부장 및 부서원

일정변경

타 부서장 및 부서원

한가함/바쁨으로만 보기


 A기업은 20 여명 안팎의 제조업체로 크게 경영지원부, 생산부, 영업부로 구성되어 있는 회사입니다. 부서장 회의를 통해, 제시된 표의 내용과 같이 여섯 개의 공유캘린더를 생성하였습니다.

 

· 회사공용 캘린더 : 조직내부의 구성원들이 공유하는 캘린더이며 경영지원부에서 일정을 등록, 수정, 관리합니다. 모든 직원이 상세 일정을 확인할 수 있습니다. 회사의 공식일정을 등록 배포합니다.

· 외부공개용 캘린더 : 제품시연회, 고객초대행사 등 외부에 공개해야 할 일정을 등록합니다. 거래처에 제품 납품 일정을 공개하는 용으로 사용할 수도 있습니다.

· CEO 공식일정 캘린더 : CEO의 공식일정을 등록하며, 경영지원부 담당자는 모든 일정을 확인하고, 타 부서장의 경우 일정의 유무 정도만을 확인합니다.

· 각 부서 캘린더 : CEO는 모든 세부일정을 확인 할 수 있으며, 해당 부서는 일정을 변경할 수 있으나 다른 부서장 및 부서원들은 해당 부서 일정의 유무 정도만 확인합니다. 이를 통해 부서 간 일정을 조정하는데 참조합니다.

 

이 방식은 하나의 사례에 불과합니다. 각 기업의 특성에 맞도록 공용캘린더를 정하고, 그에 따라 생성 관리하는 것은 해당 기업의 몫입니다. 다만, 공용캘린더의 수를 최소화하고 관리자(admin)가 관리하는 것이 바람직하다는 것을 유의하길 바랍니다.

 

(2) 제품, 서비스의 일정관리 활용

B기업은 부품을 수입하여 완제품을 거래처에 납품하는 기업입니다. B기업의 경우 캘린더를 부서, 사람의 일정관리 뿐만 아니라 제품과 서비스의 일정관리용으로도 활용하고 있습니다. 앞서 제시한 부서별 캘린더와 회사공용 캘린더 이외에 다음과 같은 두 가지 캘린더를 활용하고 있습니다.

 

① 주요 부품의 입고 일정 관리

B기업의 특성상 핵심 부품의 수입일정이 완제품을 납품하는 일정에 큰 영향을 미칩니다. 특히 주요 부품의 수입일정이 비정기적이며 실시간 공유되지 않아 납품부서(영업부)가 납기 관리에 어려움을 겪고 있었습니다. 이 문제를 부품 공유캘린더를 통해 해결하였습니다.

부품의 수입일정에 관한 부품 공유캘린더를 만들어 부품 공급업체와 구매생산부, 영업부가 공유하였습니다. 주요 부품별의 수입일정이 확정되면, 수입일정을 캘린더에 등록하는 것만으로 영업부는 해당 일정을 즉시 확인하고 처리할 수 있게 되었습니다.

 

 

② AS 일정 관리

두 번째로 고객사에 납품된 제품들에 대한 AS 캘린더를 생성하였습니다. 이 캘린더는 영업부와 품질관리부가 공유하는 캘린더입니다. 기존에는 영업부에서 접수된 제품의 AS 요청을 품질관리부에 통보하면, 품질관리부에서 다시 영업부로 AS 일정을 알려주고 고객사에 통보하는 과정을 거쳤습니다.

AS 캘린더를 생성한 후에는 영업부에 접수된 내용이 즉시 품질관리부에 통보되고, 품질관리부는 일정을 계획하고 AS 캘린더에 등록합니다.

이 과정이 반복되면서 AS 캘린더에 등록된 일정을 영업부도 공유하고 있으므로, 고객사로부터 AS접수 시 현재 계획된 AS일정을 즉시 확인하고 비어 있는 일정을 다시 고객사에게 제시할 수 있게 되었습니다. 또한 이를 반영한 일정을 품질관리부에도 공유하여 다음 일정을 계획할 때 참고할 수 있게 되었습니다.

 

 

B기업의 사례처럼 캘린더는 사람, 부서의 일정뿐만 아니라, 제품, 서비스의 일정으로도 활용이 가능합니다. 구글 캘린더는 각 조직(회사)의 내부 상황에 따른 아이디어를 적용하여 더욱 다양한 방법으로 활용할 수 있습니다.


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<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

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IV. 캘린더 : 개인일정과 업무일정을 통합 관리합니다. 


구글 캘린더로 나와, 내가 속한 조직의 일정을 편리하게 공유하고 관리할 수 있습니다.





구글 캘린더는 클라우드 서비스로 장소와 기기의 제한 없이 언제나 편리하게 일정을 관리하고 공유할 수 있는 구글 앱스의 대표적 서비스입니다. 이번 장에서는 구글 캘린더의 개념을 이해하고 다양한 활용 방법을 살펴보겠습니다.


․ 손쉬운 일정관리와 호환성

구글 캘린더는 손쉽게 일정을 관리할 수 있으며, 다양한 스마트 기기와 동기화되고, 여러 가지의 캘린더 앱을 사용할 수 있습니다. 하나의 일정을 PC, 모바일, 수첩, 탁상달력에 여러 번 기록해야했던 불편함, 시간낭비를 줄이고 효율적인 일정관리를 가능하게 합니다.


․ 효율적인 다중캘린더와 공유기능

구글 캘린더는 개인의 일정 뿐 아니라 회사, 부서, 모임 등의 별도 캘린더를 생성하여 관리할 수 있습니다. 또한 캘린더 별로 색상을 지정하여 한 눈에 모든 스케줄을 확인할 수 있습니다. 구글 캘린더는 일정 하나를 여러 사람과 공유하며 그 일정에 권한을 따로 부여하는 방식이 아닌 여러 캘린더를 만들고 캘린더 마다 공유 및 권한을 부여하는 ‘다중 캘린더’입니다. 


예를 들어 S회사 영업부장인 박부장은 구글 캘린더로 하루를 시작합니다. 박부장이 구글 캘린더를 열자 파란색으로 표시된 개인 캘린더와 분홍색으로 표시된 영업부 캘린더가 한 눈에 보입니다. 그 날의 주요일정과 보고받을 업무들을 할 일 목록에 꼼꼼히 체크하고 부서의 주요 일정을 영업팀 직원들과 공유합니다. 그리고 주황색으로 표시된 회사 주요행사가 일주일정도 남았음을 인지하고 행사준비를 위한 주간 일정을 추가합니다.

이처럼 구글 캘린더를 이용하여 다양한 그룹의 일정을 일목요연하게 파악하고 지금 해야 할 일과 준비해야 할 일들에 대한 계획 및 일정수립을 편리하게 수행할 수 있습니다.


․ 친절한 알림기능

구글 캘린더는 문자메시지와 이메일, 팝업 등을 통해 특정 일정에 대한 알림기능을 사용할 수 있습니다. 외부에서 일일이 PC를 접속하거나 스케줄 노트를 펴보지 않더라도 스마트폰으로 쉽게 일정을 통보받고 다음 일정에 대한 계획을 수립할 수 있습니다.


․ 공용자원의 공유와 관리

구글 캘린더는 사람의 일정뿐만 아니라 회사에 공용자원(회의실, 차량 등)의 일정도 함께 공유하고 관리할 수 있습니다. 회의실, 회사차량 같은 공용 자원을 사용할 때 여러 사람들 간에 일정의 충돌 없이 예약(일정에 등록)하고 공유할 수 있도록 관리할 수 있습니다.

 

․ 효율적인 할 일 관리

구체적인 날짜와 시간을 정해 캘린더에 등록하지 않아도 해야 할 일들이 있습니다. 구글 캘린더는 이렇게 할 일 목록을 기록하고 관리할 수 있습니다. 캘린더의 할 일 목록 관리를 통하여 순간적인 아이디어나 처리해야 할 일 목록을 효율적으로 관리할 수 있습니다.


이렇게 구글 캘린더는 단순한 일정을 기록하고 확인하는 수준을 넘어 여러 사람이 함께 공유하고 해야 할 업무와 공용자원, 할 일 목록을 관리하는 등 강력한 기능을 갖추고 있습니다. 또한 구글 캘린더의 모든 기능을 스마트 기기에서도 동일하게 사용할 수 있습니다.










<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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http://www.yes24.com/24/goods/11370809


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