V-3 설문의 활용

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2015.01.19 11:52 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

3. 양식의 활용


양식은 웹페이지를 통해 질문에 대한 응답을 받을 수 있는 문서도구이며, 설문조사, 정보수집, 반복정보의 입력 등 다양한 형태로 활용 가능합니다. 



양식은 기본적으로 질문을 만들어 웹에 게시하거나 이메일로 발송해 응답을 받을 수 있게 하는 문서도구이며, 다음과 같은 용도로 활용할 수 있습니다. 


  ․ 설문조사, 고객만족도조사, 데이터 수집, AS처리일지, 재고조사, 각종 신청서 작성 등


특히 업무용으로는 반복되는 데이터의 현장입력 등에 유용하게 사용할 수 있습니다. 

양식 사용방법을 구체적으로 살펴보도록 하겠습니다. 


 1) 설문 만들기 

   드라이브 첫 화면에서 “새로 만들기 > Google 설문지”를 클릭합니다.

 

<Google 설문지>


 2) 테마 선택하기 

제목을 설정하고 테마를 선택합니다. 원하는 배경과 테마를 선택하고 테마를 선택하지 않으려면 취소를 클릭합니다. (다음 양식을 만들 때 테마 선택 표시를 하지 않으려면 “새 양식에 표시” 체크를 풀어줍니다.) 

 

<제목 및 테마>


 3) 로그인 정보 및 사용자이름 정보 수집 설정, 제목 작성하기


   ․ 이 양식을 보려면 로그인(조직 도메인 사용)이 필요합니다. 

     - 구글 앱스 사용자가 양식을 작성할 때만 보이는 체크사항입니다. 개인 지메일 사용자에게는 설정이 나타나지 않습니다. 이 설정을 하게 되면 구글 앱스로 가입한 조직 내 사용자가 로그인 해야만 양식을 보고 응답할 수 있습니다. 당연히 조직 외부 사용자는 양식을 보거나 응답할 수 없습니다. 

   ․ 응답자의 사용자 이름(조직 도메인 사용)을 자동 수집합니다. 

     - 개인 지메일 사용자가 양식을 만들 때는 지원하지 않는 기능(구글 앱스 계정만 사용가능한 기능)입니다. 구글 앱스 사용자가 양식을 만들 때 체크를 하면 응답하는 조직 내 구성원의 아이디가 자동으로 저장됩니다.(당연히 구글 앱스 계정으로 로그인해야 응답 가능합니다) 

 

<양식 작성 예>


  4) 섹션 머리글  

  양식의 제목을 정하고, 이 양식의 내용, 및 응답자를 위한 설명을 입력합니다. 


<섹션 머리글>


  5)질문 작성하기 

    양식의 질문 유형은 9가지가 있습니다. 각 유형에 따라서 응답의 방식과 데이터 저장 형태가 달라집니다. 


    (1) 텍스트

   질문에 답변을 텍스트로 입력하도록 하는 형식입니다. 질문의 하단 도움말에는 대답의 예시나 형태를 상세히 설명해 주는 것이 좋습니다. 모든 질문형식 하단에는 필수질문 선택 항목이 있습니다. 필수질문으로 선택하면, 해당 질문에 답변하지 않으면 응답이 완료되지 않으며 해당 항목에 답변이 없다는 것을 표시하여 알려줍니다. 


<텍스트 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


   (2) 단락 텍스트 

  응답의 내용이 많아 자세한 답변을 요구할 때 사용합니다. 장문의 텍스트를 입력할 수 있습니다. 


<단락 텍스트 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (3) 목록에서 선택

해당 목록을 입력하고 사용자가 ‘스크롤 목록’에서 선택하게 합니다. 목록에서 선택의 경우 답변을 기준으로 페이지를 서로 다르게 이동할 수 있습니다. 답변의 내용에 따라 다음 질문에 응답하지 않아도 되는 경우, 페이지를 분리하고 사용가능합니다. 페이지 분리는 “메뉴 > 삽입 > 페이지 나누기”를 선택하면 가능합니다. 

 

<목록에서 선택 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (4) 점수 범위 선택

점수 범위를 지정하여 선택하게 합니다. 점수 범위는 1부터 10까지 설정할 수 있습니다. 점수별 설명을 입력하여 답변을 요구할 수 있습니다. 


<점수 범위 선택 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (5) 객관식 질문 

원하는 답변 중 하나를 선택하게 하는 객관식 질문의 형태입니다. 답변 항목 중 “기타”를 선택하면 별도의 답변을 입력할 수도 있습니다. ‘답변을 기준으로 페이지 이동하기’가 가능합니다. 


<객관식 질문 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


 (6) 그리드

행과 열로 나누어 원하는 질문과 답변의 형태를 지정합니다. 비슷한 유형의 많은 질문과 답변을 받을 때 유용합니다. 


<그리드 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (7) 확인란

답변에 확인표시(체크박스)를 하여 선택하는 형식의 질문입니다. 이는 유일하게 다수 항목에 대해 중복선택이 가능한 질문 형식입니다. 역시 “기타”를 선택하면 별도의 답변을 입력할 수 있습니다. 


<확인란>


<양식으로 보여지는 화면>


  (8) 날짜와 시간 

날짜와 시간을 선택할 수 있는 질문 형식입니다. 날짜와 시간 형태로 제공됩니다.


<날짜형식>


<양식으로 보여지는 화면>


<시간 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  6) 이미지 삽입 

양식의 내용 중 원하는 곳에 이미지를 삽입하고 이미지의 제목과 마우스를 올려놓았을 때 표시되는 설명을 입력할 수 있습니다 


<이미지 입력>


<양식으로 보여지는 화면>


  7) 작성된 현재 양식 확인 

상단 도구모음의 “현재 양식 보기”를 클릭하면, 지금까지 만든 질문에 대해 실제 입력 가능한 화면이 새 창으로 열립니다. 



<현재 형식 보기>


<완성된 양식 화면>


  8) 완성된 양식의 배포

완성된 양식은 여러 가지 방법으로 응답자에게 배포할 수 있습니다. 


  (1) 양식 보내기   

“파일 > 양식보내기”를 선택하면 양식의 링크주소가 생성됩니다. “이메일로 양식 보내기”를 클릭하면 주소록의 이름을 입력 선택하거나, 이메일을 직접 입력하여 양식을 보낼 수 있습니다. 또한 구글 플러스, 페이스북, 트위터 등에 해당 링크를 공유할 수도 있습니다. 

다음과 같은 옵션을 선택할 수 있습니다. 


  ․ 이메일에 양식 첨부 : 이메일에 해당 양식을 첨부하여 이메일 본문 안에서 설문에 응답할 수 있게 합니다.(받은 이메일 본문에서 바로 응답 가능)

  ․ 나에게 사본 보내기 : 내 이메일로 사본을 보냅니다. 

  ․ 메시지 및 제목 맞춤 설정 : 별도 설정이 없으면 양식의 제목이 메일제목으로 표시됩니다. 클릭해서 메일의 제목과 메일의 본문을 작성할 수 있습니다. 


<양식 보내기 화면>


<이메일 수신화면>


  (2) 임베드 : 웹페이지에 삽입

양식 보내기의 화면에서 링크 옆의 “임베드”를 선택하면 코드가 생성됩니다. 이 코드를 원하는 페이지에 삽입하여 웹에 게시 할 수 있습니다. 


 

<양식 삽입 화면>


  9) 응답받기 

기본적으로 양식의 응답데이터는 해당 양식에 저장됩니다. 응답을 새 시트를 만들어 받거나, 기존에 사용 중인 시트로 연결하여 저장할 수 있습니다. 


   (1) 응답대상 선택, 해제하기

     “메뉴 > 응답 > 응답대상 선택”을 클릭합니다. 


<응답 받기>


   ․ 새 스프레드시트 : “양식 제목(응답)”으로 자동 생성됩니다. 

   ․ 기존 스프레드시트의 새 시트 : 기존 존재하는 시트에 새 시트를 만들어 생성됩니다.

   ․ 항상 새 스프레드시트 만들기 : 응답대상 선택 시 항상 새 스프레드시트를 만들어 생성됩니다.

   ․ 구글 양식에서만 응답 유지 : 별도의 스프레드시트에 연결하지 않고, 양식 내에서만 응답데이터를 유지합니다. 이 경우 데이터를 직접 확인하지는 못하지만, “메뉴 > 파일 > 다운로드”를 선택하면 ‘csv 파일’ 형태로 내려 받을 수 있습니다. 이 경우 언제든 다시 스프레드시트에 연결할 수 있습니다. 



<응답 대상 선택>


<응답 대상 선택화면>


    ․ 기존에 연결되어 있는 스프레드시트와 연결을 해제  

“메뉴 > 응답 > 양식 연결 해제”를 클릭합니다. 연결이 해제 되면 기존에 연결되어 있는 스프레드시트에 더 이상 새 응답이 저장되지 않습니다. 연결을 해제 하는 경우는 기존에 받은 응답과 새 응답의 시점을 구분해야 할 경우나 기간별로 데이터를 수집해야 할 경우 유용합니다. 예를 들면 10월 재고조사 파일을 마감하고 11월 파일을 다시 생성해야 할 경우 기존 스프레드시트(10월 재고조사)와 연결을 해제하고 새 응답 스프레드시트(11월 재고조사)를 연결하면 양식을 새로 만들지 않고 그대로 이용할 수 있습니다. 

 

<양식 연결 해제 메뉴>


<양식 연결 해제>


   (2) 응답확인, 요약보기

연결된 스프레드시트에 접속하면 응답된 데이터를 한 시트에서 확인할 수 있습니다. 질문의 내용이 첫 행에 표시되며 1열에 타임스탬프가 생성됩니다. 타임스탬프는 응답자가 응답한 시간이 기록되고 2열부터 질문에 대한 데이터가 기록됩니다. 

결과 시트는 다른 사용자와 공유할 수도 있으며 새 시트에서 해당 데이터를 이용한 분석과 가공이 가능합니다. 


<타임스탬프와 응답데이터 시트>


응답된 데이터의 기본적인 요약보기가 가능합니다. 양식파일에서 “메뉴 > 응답 > 응답요약”을 클릭합니다. 각 항목에 대한 기본적인 요약 및 비율을 그래프와 함께 보여줍니다. 


<응답 요약 보기>




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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 7) 템플릿

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.08.20 10:15 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

 7) 템플릿


템플릿이란, 특정문서의 형식을 사용하기 편하게 미리 만들어 둔 파일입니다. 문서의 모양이나 형식을 미리 만들어 놓고 필요한 내용만 손쉽게 삽입 및 수정할 수 있습니다. 템플릿은 구글에서 직접 제공하는 것과 사용자들이 만들어서 등록해 둔 것으로 나누어집니다. 또한 조직 내부에서 별도 제작하여 등록한 후 조직 내 사용자들만 사용할 수도 있습니다.

필진은 기업에서 사용하는 여러 가지 서식(문서 양식)을 드라이브의 템플릿으로 등록해 놓고 사용자들이 이 템플릿에서 회사의 서식을 내려 받아 활용할 수 있도록 권장합니다.


  ․ 각 문서도구의 메뉴에서 “파일 > 새로 만들기 > “템플릿에서” 를 클릭하면 “구글 문서도구 > 탬플릿 갤러리” 화면으로 이동합니다. (구글 드라이브의 “만들기”가 아니라 문서도구(문서, 프리젠테이션, 스프레드시트 등) 작성 화면으로 들어가 “파일” 메뉴에 있습니다.)


<템플릿에서>


  “템플릿 갤러리”의 기본화면은 사용 중인 “조직(도메인)의 템플릿” 탭입니다. 아직 조직에서 등록해 둔 템플릿이 없다면 아래 화면처럼 보입니다. 상단 탭에 “공개 템플릿”, “조직 내 템플릿”, “사용한 템플릿”, “내 템플릿”으로 구분됩니다. 

 

<템플릿 초기화면>


‘공개 템플릿’에서 원하는 키워드로 검색을 하면 필요한 템플릿을 찾거나 유사한 템플릿을 선택하여 사용할 수 있습니다. 또 유형별 검색(문서, 스프레드시트, 프리젠테이션, 양식, 그림)과 카테고리별 검색(비즈니스 양식, 캘린더 및 일정, 재무 및 회계, 라벨 및 명함, 편지 및 팩스, 계획표, 프리젠테이션 디자인, 이력서 및 자기소개서, 학생 및 교사 등)을 좌측 메뉴에 제공합니다. 


<키워드 검색>


원하는 템플릿을 찾았다면, 미리보기 후 사용합니다. “이 템플릿 사용”을 클릭하면 “문서제목(템플릿 문서 제목)의 복사본”이라는 파일명을 가진 새 파일이 “내 드라이브”에 생성됩니다. 원하는 문서제목을 부여하고 내용을 작성하면 됩니다. 


<미리보기 화면>


중소기업은 이미 여러 가지 서식이 있는 공식 문서를 보유하고 있을 것입니다. 공문형식이나 각종 보고서 형식, 기안이나 협조문서 등을 MS 엑셀이나 워드, 아래한글로 만들어 사용해 왔다면 이를 구글 문서도구 ‘템플릿’으로 등록해 조직 구성원들이 함께 사용할 수 있도록 제공하면 됩니다.

회사의 모든 공식 문서를 한꺼번에 템플릿으로 변경할 필요는 없습니다. 스마트워크로 업무 프로세스가 변경되는 것과 관련한 문서부터 하나씩 차례대로 템플릿을 활용하기 바랍니다. 예를 들어, 기존에 업무보고 프로세스(각자 보고서를 작성해 출력해 보고하던 방식)를 공통된 보고서 서식으로 드라이브에서 작성하고, 링크만 이메일로 보고하는 프로세스로 변경할 수 있습니다. 이 때 보고서 서식을 템플릿에 올려놓고 언제든 쉽게 내려 받아 작성할 수 있습니다. 다만 “스마트 기기 > 드라이브 앱”에서는 템플릿을 활용할 수 없습니다. “드라이브 앱”에서는 기존에 작성했던 문서를 “수정 > 사본 저장”해 보고서를 제출하면 됩니다.




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

6) 파일 업로드 및 버전관리

  (1) 파일 업로드

파일 업로드는 형식을 변환하거나 변환하지 않는 방식으로 업로드가 가능하며 변환은 구글 문서도구 형식으로의 변환과 텍스트 변환이 있습니다.


  ․ 업로드 된 파일을 구글 문서도구 형식으로 변환 : 워드, 파워포인트, 엑셀 등의 MS 오피스로 작성된 파일을 업로드 시 드라이브의 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트로 변환합니다. 

  ․ 업로드 된 PDF 또는 이미지 파일의 텍스트 변환 : PDF, 이미지 파일을 업로드 시 드라이브의 문서에 이미지형태로 변환하며 텍스트를 추출해 줍니다.


  (2) 버전관리

구글 문서도구가 제공하는 웹오피스 도구(문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식, 그림 등)을 제외한 나머지 문서파일은 그대로 파일 형태로 드라이브에 업로드가 가능합니다. (엑셀(XLS), 파워포인트(PPTX), 워드(DOC), 한글(HWP)등) 

이렇게 업로드 된 파일은 순차적인 버전관리가 가능합니다. 버전관리 기능을 이용하면 새로운 버전의 파일이 생성되었을 때, 하나의 파일명에 각각의 버전을 순차적으로 보관, 업로드 할 수 있습니다.

같은 파일을 수정할 때마다 업로드하면 너무 많은 파일이 생기며 구분하기 어렵기 때문에 버전관리는 매우 유용한 기능입니다.


   ․ 버전을 관리할 파일을 선택하고 더보기 > 버전관리를 클릭합니다. 



<버전 관리>


   ․ “새 버전 업로드”를 클릭하고 업로드할 파일을 선택하면 기존 버전을 그대로 유지한 채 새로운 버전의 파일을 업로드 할 수 있습니다.  

  

<새 버전 업로드>


<새 파일 선택>


각 버전별로 누가 언제 업로드 하였는지를 보여 주며 각각의 파일을 보관, 다운로드 가능합니다. 물론 이전 버전이 더 이상 필요가 없다거나, 새 버전의 파일이 잘못된 파일이라면 선택 후 삭제할 수 있습니다. 새 버전으로 업로드 된 파일은 초기의 파일명을 그대로 가져갑니다. 파일명은 언제든지 변경할 수 있습니다. 


<업로드 된 새 버전 확인>




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 5) 그림

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.07.01 11:51 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

5) 그림

그림 도구는 단독으로 쓰이기 보다는 다른 문서와 함께 쓰이는 경우가 더 많습니다. 그림을 직접 그리거나, 도형, 선, 텍스트 등을 이용하여 이미지를 생성할 수 있습니다. 

특히 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션 도구의 상단 메뉴 중 “삽입 > 그림”을 클릭하면 문서도구의 그림도구와 같은 그림그리기 팝업창이 나타납니다. 이 그림도구를 이용하여 그린 그림은 해당 문서에 바로 삽입이 됩니다. 또한 이 그림을 별도의 이미지 파일로 저장하거나 다운로드 할 수 있습니다. 


<그림 초기화면>



<그림 활용>




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3) 프리젠테이션

프리젠테이션은 MS 파워포인트와 유사한 문서도구이며, 스프레드시트와 마찬가지로 웹상에서 모든 작업이 가능한 웹오피스입니다. 프리젠테이션 문서의 작성부터 브리핑 혹은 발표를 위한 프리젠테이션 보기까지 웹브라우저에서 가능합니다. 

프리젠테이션 도구는 장점과 단점이 분명하게 구분됩니다. 

장점은 웹에서 작성하여 프리젠테이션(발표화면)까지 가능하며, 해당 파일을 웹에 게시하거나, 공유할 수 있으며, 여러 사람이 함께 하나의 파일에 접속하여 내용을 채우거나 편집을 하여 효율적인 공동작업을 할 수 있다는 것입니다. 

단점은 애니메이션이나 기타 효과 등을 지원하지만, MS 파워포인트처럼 다양하고 화려한 편집이나 세부 설정에는 한계가 있다는 것입니다. 따라서 업무용으로 내부 사용자들 간 발표하는 정도는 문제가 없겠으나 고객을 대상으로 하는 발표에는 그 기능이 너무 부족해 적합하지 않습니다. 


필진은 프리젠테이션을 ‘발표자료 작성을 위한 협업도구’로 사용할 것을 권장합니다. 예를 들어, 방대한 제안서를 만들어야 할 경우 프리젠테이션에 목차를 페이지별로 만들어 협업해야할 사람들과 공유합니다. 협업을 통해 각 페이지별로 맡은 부분에 내용(콘텐츠)을 채우고, 내용이 완성되면 이를 MS 파워포인트 형식으로 다운받아 마무리는 파워포인트에서 디자인과 서식을 꾸밉니다. 완성된 파워포인트 파일을 다시 공유해 협업한 사람들과 검토합니다. 이렇게 제안서 마무리는 MS 파워포인트로 하더라도, 구글 프리젠테이션을 협업의 도구로 활용하면, 빠른 시간 안에 여러 명의 공동작업으로 제안서 내용을 채울 때 유용하게 활용할 수 있습니다.

반대로 기존에 MS 파워포인트에서 작성한 파일을 문서도구 형식으로 변환해 구글 프리젠테이션으로 활용할 수 있습니다. 이렇게 함으로써 여러 사람이 동시에 한 파일에 접속하여 공동작업을 하고, 웹에 게시하거나 공유할 수 있습니다.


  

<프리젠테이션 작성화면>


<프리젠테이션 보기화면>

 

  ․ 테마적용하기 : 파워포인트와 마찬가지로 슬라이드의 기본 테마를 설정할 수 있습니다. (메뉴 > 슬라이드 > 테마변경)

<프레젠테이션 테마 변경>


<프리젠테이션 테마 선택>








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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

  2) 스프레드시트

스프레드시트는 MS오피스 엑셀과 유사하며 함수를 통해 여러 가지 작업이 가능합니다. 엑셀처럼 주로 일정수준의 분량을 가진 정형데이터 처리나 같은 형식을 가진 비정형 데이터에 대한 집계 등을 위해 사용합니다. 

엑셀에서 사용하던 대부분의 함수를 스프레드시트에서 이용할 수 있으며, 한 문서 내에 포함된 다른 시트의 데이터를 이용해 좀 더 구체적인 분석 작업을 수행할 수도 있습니다. 

특히 스프레트시트는 문서도구 중 양식(form)과 결합하여 온라인을 통해 반복적으로 수집된 질문들에 대한 답변이 저장되는 저장소로서의 역할을 수행합니다.(양식과 관련된 내용은 V-3 양식의 활용 참고)


기존에 사용하던 엑셀문서를 드라이브에서 사용하는 방법은 두 가지가 있습니다. 

첫째, 엑셀 문서를 업로드할 때 구글의 문서도구 형식으로 변환하는 방법입니다. 이렇게 파일을 변환하여 업로드하면, 엑셀 파일이 구글 스프레드시트에 맞게 자동으로 변환되어, 모양과 양식, 함수 등을 유지하게 되며 편집이 가능합니다. 따라서 문서의 다양한 공유 권한과 공동작업이 가능하게 됩니다. 

둘째, 엑셀 문서 업로드할 때 구글의 문서도구와 호환되지 않도록 설정하는 방법입니다. 즉 원본 형식(xls)을 그대로 업로드합니다. 이 방법으로 업로드 된 문서는 편집할 수는 없으며 다른 형식의 문서(PDF, 아래한글)처럼 보기만 가능한 형태로 업로드 됩니다. 

필진은 문서의 공유와 협업을 위해 가급적 스프레드시트로 변환하여 사용할 것을 권장합니다. 스프레드시트로 작업을 해도 엑셀 형식으로 다운받아 활용할 수 있습니다.


<스프레드시트 초기화면>

 

MS 엑셀로 작성된 문서를 스프레드시트로 변환해도 형태나 내용에 큰 변화가 없습니다.


<스프레드시트 견적서 예>






<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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III-4. 네이버메일, 한메일도 모두 지메일에서 확인하세요.


다른 포털 이메일을 ‘지메일’에서 통합관리 할 수 있습니다. 


다른 이메일 업체의 계정을 오래 사용해 왔다면, 구글 앱스 계정의 지메일로 전환하기 전에 많은 고민을 하게 됩니다. 주변에 새 이메일 주소를 알려야 하는 문제부터 사용하던 웹사이트마다 이메일 기록을 변경해야 하는 문제가 발생합니다.

구글 지메일은 외부메일(네이버 메일, 한메일, 익스체인지 등)을 가져와 지메일 화면에서 통합적으로 관리할 수 있는 기능을 제공합니다. 지메일은 간편하게 외부메일을 가져올 수 있으며 수신량에 따라 외부메일을 가져오는 주기가 지능적으로 조절됩니다.

지메일 자체가 아웃룩 같은 이메일 클라이언트로써의 기능(외부메일 계정을 자유롭게 연결해 내 편지함에서 볼 수 있는 기능)을 하는 것입니다. 단, 가져오려는 이메일 계정에서 POP3를 지원해야 하며 지메일에서 POP3를 사용하도록 설정해야 합니다. 



1) 지메일로 외부메일 가져오기

지메일에 외부메일 설정(계정추가)을 하게 되면 여러 가지 편리한 점이 있습니다. 우선 기존의 외부메일 서비스에 별도로 접속하여 메일을 확인하지 않아도 지메일에서 모두 확인이 가능합니다. 또한 맞춤 메일설정을 하게 되면, 지메일에서 기존의 메일주소를 이용해 메일을 보낼 수도 있습니다.(지메일에서 메일을 보내지만 보내는 메일 주소가 외부메일 계정으로 표시되게 설정) 

이처럼 기존 외부메일 계정을 추가하여 사용한다면 시간을 절약하고, 기존 메일주소도 사용하는 등의 효과를 얻을 수 있습니다. 가급적 지메일로 모든 메일을 통합관리하기를 권장합니다. 


  ․ 지메일 화면에서 “환경설정”을 클릭합니다.


<지메일 환경설정 선택>


 ․ “계정” 탭을 엽니다.


<계정>

 ․ “다른 계정의 메일 확인(POP3 사용)”에서 “내 POP3 메일 계정 추가”를 클릭합니다.



<메일 계정 추가>


 ․ 가져오려는 계정의 전체 이메일 주소를 입력하고 “다음 단계”를 클릭합니다.

 ․ 사용자 이름, 비밀번호, POP 서버, 포트 정보를 입력하는 란이 나옵니다.

  - 네이버는 pop.naver.com(포트995)이며, 한메일은 pop.daum.com(포트995)이며 기타 다른 메일은 해당 계정으로 로그인 해 POP3 정보를 정확히 확인해 입력합니다. 

  - 한메일, 네이버, 네이트 메일 등 기존 웹메일을 가져올 때 “가져온 메일의 사본을 서버에 남겨둡니다”를 체크하지 않을 경우 기존에 모든 메일을 가지고 오며 따라서 웹메일에는 기존 모든 메일이 사라지게 됩니다. 모든 메일을 가져온다면 체크를 하지 않아도 되고 사본을 남겨두려면 꼭 체크해야 합니다. 

회사의 웹메일 대표계정이거나 공용계정일 경우(여러 사람이 들어가 보는 메일일 경우) 원래 메일서버에 있던 내용이 사라지기 때문에 "가져온 메일의 사본을 서버에 남겨둡니다"에 꼭 체크해야 합니다. 

“수신 메일에 라벨 지정”을 통해 가져온 메일을 특정 라벨에 넣고 “받은편지함”에는 건너뛰기(수신 메일 보관처리 체크)를 하면 모두 라벨로 정리가 되어 편리하게 사용할 수 있습니다.



<메일 계정 추가 정보입력>


 ․ 다음 사항을 결정합니다.

  - 가져온 메일 사본을 서버에 보관할 것인지 여부

  - 메일을 가져올 때 항상 보안 연결(SSL)을 사용할 것인지 여부

  - 수신 메일에 라벨을 지정할 것인지 여부


 ․ 설정을 마치면 “계정 추가”를 클릭합니다.

가져오는 외부메일 계정으로 메일을 보낼 수 있습니다. 그러나 가급적 구글 앱스를 사용하고 있으므로 보내는 메일 계정을 외부메일 계정으로 하지 않도록 합니다. 조직(회사)의 업무처리를 위해 많은 메일을 보내게 되는데 그 때마다 구글 앱스 계정의 메일이 아닌 외부메일 계정으로 메일이 간다면 여러 가지 구글 서비스를 제대로 사용할 수 없게 됩니다. 따라서 외부메일을 지메일로 가져와 하나의 계정에서 통합관리 하는 것이 좋습니다. 



<메일 계정 추가 확인>




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I-3. 구글 앱스로 강소기업 만들기

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2013.10.04 08:30 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

I-3. 구글 앱스로 강소기업 만들기


"중소기업 전체가 통합된 업무환경으로 공유, 협업할 수 있습니다. "


스마트워크를 위해 조직(회사) 전체가 통합된 소프트웨어 환경(도구)을 갖춰야 합니다. '구글 앱스로 강소기업 만들기'에서는 중소기업의 스마트워크 실현을 위한 도구로 구글 앱스를 선택했습니다. 마이크로소프트 오피스365와 네이버나 다음의 기업용 서비스 등 여러 소프트웨어 대기업에서 출시한 좋은 스마트워크를 위한 프로그램들이 있음에도 불구하고 구글 앱스를 선택한 이유는 대부분의 스마트 기기(스마트폰, 태블릿 PC 등)를 가장 쉽게 만족시키며, 공유와 협업이 원활하고 안정적이기 때문입니다. 더불어 저렴하면서도 세계적이어야 한다는 기준에 가장 적합하기 때문입니다.


그렇다고 구글 앱스만 잘 활용할 줄 알면 된다는 의미는 아닙니다. 오히려 구글 앱스의 다양한 기능과 사용법을 모두 배우려 하는 것은 또 다른 문제를 야기할 수 있습니다. 중요한 것은 중소기업의 스마트워크입니다. '어떤 시스템을 쓰느냐'가 아니라 '어떻게 쓰느냐'가 더 중요합니다.


‘구글 앱스로 강소기업 만들기’는 중소기업의 스마트워크를 위해 구글 앱스의 전체 서비스가 아닌 몇 가지 주요 기능에 집중합니다. 업무와 관련된 소통은 지메일을 기본으로 하고, 여러 일정을 공유하는 캘린더, 협업과 문서를 위한 드라이브, 업무 공유와 기록을 위한 그룹스, 화상회의를 위한 행아웃 등입니다. 이렇게 업무를 통합, 공유, 협업할 수 있도록 중소기업에 꼭 필요한 도구들만 익히면 됩니다.


필진은 오랜 시간 중소기업의 현실에 맞추어 ‘구글 앱스로 강소기업 만들기’라는 모델을 만들고 중소기업에 적용해 왔으며 지금까지 이를 알리기 위한 노력도 끊임없이 하고 있습니다. 세미나, 교육, 강의와 컨설팅 등 다양한 방법으로 접근하고 있으나 제한된 시간과 기회만으로 수많은 중소기업에 전파하기에는 한계가 있습니다. 그래서 ‘구글 앱스로 강소기업 만들기’ 모델을 책으로 내서 중소기업이 효과적인 스마트워크를 스스로 이루어 내는데 참고가 될 수 있기를 기대합니다. 아울러 스마트워크를 도입하고자하는 중소기업을 위해 교육과 컨설팅을 제공해 드리고 있으며 이 책은 교재로 활용 될 수 있을 것입니다.


‘구글 앱스로 강소기업 만들기’ 모델은 더욱 발전할 것이며, 중소기업이 최소의 비용으로 업무 혁신을 이루고 스마트하게 일할 수 있도록 지속적으로 노력할 것입니다. 




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I-2. 기본은 갖추어야 합니다.

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2013.10.03 09:30 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

I-2. 기본은 갖추어야 합니다.


"모든 것은 기록해야 합니다. 스마트폰을 스마트하게 사용할 줄 알아야 합니다. 사람 중심의 업무에서 프로세스 중심의 업무로 변화해야 합니다. 나이가 많거나 직급이 높다고 예외는 없습니다."


가장 필요한 것은 역시 스마트워크를 실현하고자 하는 구성원들의 의지와 노력입니다. 이와 더불어 이 책이 제시하는 적절한 기술/기능적 대안을 조직 전체가 수용하고, 그 바탕 위에서 중소기업 스스로 스마트하게 업무를 진행하기 위한 고민이 이어져야 합니다. 이럴 때 비로소 기존 업무의 비용과 낭비를 줄이고 생산성을 높일 수 있는 혁신적인 업무 프로세스들이 생겨나게 됩니다. 이것은 단순하게 일하는 시간과 장소의 제약을 벗어나는 소극적인 스마트워크 이야기가 아니라 중소기업의 업무 프로세스 혁신을 가능하게 하는 근본적인 업무 문화의 변화입니다.


'구글 앱스로 강소기업 만들기'는 이를 위해 네 가지의 근본적인 변화를 요구하고 있습니다.


1) 업무 의사소통 방법의 통합입니다. 

업무를 지시, 전달, 보고하는 기존의 다양하고 개별적인 방식을 통합된 방식으로 변화해야 합니다. 이를 통해 언제, 어디서나, 누구에게나 정확한 의사전달을 하게 되며 기록을 남기고 업무의 오해, 중복, 누락 없는 업무 체계를 갖추게 됩니다.


2) 스마트 기기의 활용입니다. 

언제 어디서나 스마트폰, 태블릿 PC 등 스마트 기기로 업무에 참여할 수 있도록 제반 환경을 마련하고, 실습과 훈련을 통해 업무에 참여하는 경험을 해야 합니다. 스마트 기기를, 내 PC에서 하는 거의 모든 일을 할 수 있는 도구로 만들어야 합니다. 이것은 개인적인 생산성 향상은 물론 실시간 의사결정 및 소통, 공유, 협업을 도와 줄 것입니다. 중소기업의 한정된 자원을 생각한다면 시간과 비용, 공간의 절약을 위해서도 스마트 기기를 즉시 업무에 활용해야 합니다.


3) 일하는 방식을 사람 중심에서 프로세스 중심으로 바꿔야 합니다. 

중소기업의 특성상 업무는 시스템이 아닌 사람에 의존하게 되고, 개별적인 방식으로 처리하며, 체계가 없는 경우가 많습니다. 특히 직원이 언제든 쉽게 다른 회사로 이직하는 경우가 많은 중소기업은 사람이 바뀌면 업무가 지속되지 않고, 심지어 어느 사업 분야가 사라지기도 합니다. 체계화된 업무 프로세스는 사람이 바뀌어도 업무는 지속가능한 방식이 될 것이며 이러한 변화는 공유와 협업으로 이루어질 수 있습니다.


4) 구성원 전체가 스마트(Smart)해져야 합니다. 

누구든 자신의 업무를 지속적으로 개선해 나갈 방법을 고민하고 실험하고 정착시켜야 합니다. 젊은 직원들이 더 나은 방식이나 지식을 알고 충분히 스마트하게 일 할 수 있는데 나이든 부장, 임원이 스마트폰이 어렵다는 이유로 기존 업무방식을 고집한다면 이는 조직에 큰 걸림돌이 되는 역할을 자청하는 것입니다.







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앱스를 유료로 사용하며 그룹스를 생성하면 우리 회사 도메인(OO@mycompany.co.kr)을 가진 그룹스 메일을 만들 수 있지만, 무료 사용자는 OO@googlegroups.com 의 메일 주소로만 그룹스가 생성됩니다.

그러나 회사 대표 메일을 사용하고자 할 때에는 무료 앱스라도 대시보드의 그룹스 기능으로 대표메일을 만든 수 있습니다.

단점은 실제 그룹스(게시판)가 생성되지 않기 때문에 저장되거나 나중에 찾아볼 수 없다는 것이고

장점은 그래도 우리회사 도메인을 가진 대표메일을 설정할 수 있다는 것입니다(이건 무료사용자 수에 포함되지 않습니다.)


방법은

먼저 대시보드로 들어가 그룹스> 새그룹 만들기를 합니다.


만들 때 대표 메일 주소를 입력합니다.

그렇게 만든 그룹을 클릭하고 멤버를 추가해 줍니다.

멤버는 조직 내부 외부 모두 가능하며 그렇게 사용하기 위해 역할 및 권한을 선택합니다.


이렇게 하면 대표메일로 누구든 메일을 보내면 멤버로 추가한 사람들에게 자동으로 메일이 모두 날라가게 됩니다.

- 내가 멤버로 속해 있을 때 내가 보낸(멤버가 보낸) 대표 메일은 나한테는 오지 않습니다.(다른 멤버들에게는 갑니다)

- 보내고 받는데 약간의 시간 지연이 있을 수 있습니다. 조금 기다리시면 옵니다.


이상 무료로 앱스를 사용하실 경우 대시보드의 그룹스로 대표메일 기능을 사용하는 팁을 살펴 보았습니다.


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