V-3 설문의 활용

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2015.01.19 11:52 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

3. 양식의 활용


양식은 웹페이지를 통해 질문에 대한 응답을 받을 수 있는 문서도구이며, 설문조사, 정보수집, 반복정보의 입력 등 다양한 형태로 활용 가능합니다. 



양식은 기본적으로 질문을 만들어 웹에 게시하거나 이메일로 발송해 응답을 받을 수 있게 하는 문서도구이며, 다음과 같은 용도로 활용할 수 있습니다. 


  ․ 설문조사, 고객만족도조사, 데이터 수집, AS처리일지, 재고조사, 각종 신청서 작성 등


특히 업무용으로는 반복되는 데이터의 현장입력 등에 유용하게 사용할 수 있습니다. 

양식 사용방법을 구체적으로 살펴보도록 하겠습니다. 


 1) 설문 만들기 

   드라이브 첫 화면에서 “새로 만들기 > Google 설문지”를 클릭합니다.

 

<Google 설문지>


 2) 테마 선택하기 

제목을 설정하고 테마를 선택합니다. 원하는 배경과 테마를 선택하고 테마를 선택하지 않으려면 취소를 클릭합니다. (다음 양식을 만들 때 테마 선택 표시를 하지 않으려면 “새 양식에 표시” 체크를 풀어줍니다.) 

 

<제목 및 테마>


 3) 로그인 정보 및 사용자이름 정보 수집 설정, 제목 작성하기


   ․ 이 양식을 보려면 로그인(조직 도메인 사용)이 필요합니다. 

     - 구글 앱스 사용자가 양식을 작성할 때만 보이는 체크사항입니다. 개인 지메일 사용자에게는 설정이 나타나지 않습니다. 이 설정을 하게 되면 구글 앱스로 가입한 조직 내 사용자가 로그인 해야만 양식을 보고 응답할 수 있습니다. 당연히 조직 외부 사용자는 양식을 보거나 응답할 수 없습니다. 

   ․ 응답자의 사용자 이름(조직 도메인 사용)을 자동 수집합니다. 

     - 개인 지메일 사용자가 양식을 만들 때는 지원하지 않는 기능(구글 앱스 계정만 사용가능한 기능)입니다. 구글 앱스 사용자가 양식을 만들 때 체크를 하면 응답하는 조직 내 구성원의 아이디가 자동으로 저장됩니다.(당연히 구글 앱스 계정으로 로그인해야 응답 가능합니다) 

 

<양식 작성 예>


  4) 섹션 머리글  

  양식의 제목을 정하고, 이 양식의 내용, 및 응답자를 위한 설명을 입력합니다. 


<섹션 머리글>


  5)질문 작성하기 

    양식의 질문 유형은 9가지가 있습니다. 각 유형에 따라서 응답의 방식과 데이터 저장 형태가 달라집니다. 


    (1) 텍스트

   질문에 답변을 텍스트로 입력하도록 하는 형식입니다. 질문의 하단 도움말에는 대답의 예시나 형태를 상세히 설명해 주는 것이 좋습니다. 모든 질문형식 하단에는 필수질문 선택 항목이 있습니다. 필수질문으로 선택하면, 해당 질문에 답변하지 않으면 응답이 완료되지 않으며 해당 항목에 답변이 없다는 것을 표시하여 알려줍니다. 


<텍스트 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


   (2) 단락 텍스트 

  응답의 내용이 많아 자세한 답변을 요구할 때 사용합니다. 장문의 텍스트를 입력할 수 있습니다. 


<단락 텍스트 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (3) 목록에서 선택

해당 목록을 입력하고 사용자가 ‘스크롤 목록’에서 선택하게 합니다. 목록에서 선택의 경우 답변을 기준으로 페이지를 서로 다르게 이동할 수 있습니다. 답변의 내용에 따라 다음 질문에 응답하지 않아도 되는 경우, 페이지를 분리하고 사용가능합니다. 페이지 분리는 “메뉴 > 삽입 > 페이지 나누기”를 선택하면 가능합니다. 

 

<목록에서 선택 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (4) 점수 범위 선택

점수 범위를 지정하여 선택하게 합니다. 점수 범위는 1부터 10까지 설정할 수 있습니다. 점수별 설명을 입력하여 답변을 요구할 수 있습니다. 


<점수 범위 선택 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (5) 객관식 질문 

원하는 답변 중 하나를 선택하게 하는 객관식 질문의 형태입니다. 답변 항목 중 “기타”를 선택하면 별도의 답변을 입력할 수도 있습니다. ‘답변을 기준으로 페이지 이동하기’가 가능합니다. 


<객관식 질문 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


 (6) 그리드

행과 열로 나누어 원하는 질문과 답변의 형태를 지정합니다. 비슷한 유형의 많은 질문과 답변을 받을 때 유용합니다. 


<그리드 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (7) 확인란

답변에 확인표시(체크박스)를 하여 선택하는 형식의 질문입니다. 이는 유일하게 다수 항목에 대해 중복선택이 가능한 질문 형식입니다. 역시 “기타”를 선택하면 별도의 답변을 입력할 수 있습니다. 


<확인란>


<양식으로 보여지는 화면>


  (8) 날짜와 시간 

날짜와 시간을 선택할 수 있는 질문 형식입니다. 날짜와 시간 형태로 제공됩니다.


<날짜형식>


<양식으로 보여지는 화면>


<시간 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  6) 이미지 삽입 

양식의 내용 중 원하는 곳에 이미지를 삽입하고 이미지의 제목과 마우스를 올려놓았을 때 표시되는 설명을 입력할 수 있습니다 


<이미지 입력>


<양식으로 보여지는 화면>


  7) 작성된 현재 양식 확인 

상단 도구모음의 “현재 양식 보기”를 클릭하면, 지금까지 만든 질문에 대해 실제 입력 가능한 화면이 새 창으로 열립니다. 



<현재 형식 보기>


<완성된 양식 화면>


  8) 완성된 양식의 배포

완성된 양식은 여러 가지 방법으로 응답자에게 배포할 수 있습니다. 


  (1) 양식 보내기   

“파일 > 양식보내기”를 선택하면 양식의 링크주소가 생성됩니다. “이메일로 양식 보내기”를 클릭하면 주소록의 이름을 입력 선택하거나, 이메일을 직접 입력하여 양식을 보낼 수 있습니다. 또한 구글 플러스, 페이스북, 트위터 등에 해당 링크를 공유할 수도 있습니다. 

다음과 같은 옵션을 선택할 수 있습니다. 


  ․ 이메일에 양식 첨부 : 이메일에 해당 양식을 첨부하여 이메일 본문 안에서 설문에 응답할 수 있게 합니다.(받은 이메일 본문에서 바로 응답 가능)

  ․ 나에게 사본 보내기 : 내 이메일로 사본을 보냅니다. 

  ․ 메시지 및 제목 맞춤 설정 : 별도 설정이 없으면 양식의 제목이 메일제목으로 표시됩니다. 클릭해서 메일의 제목과 메일의 본문을 작성할 수 있습니다. 


<양식 보내기 화면>


<이메일 수신화면>


  (2) 임베드 : 웹페이지에 삽입

양식 보내기의 화면에서 링크 옆의 “임베드”를 선택하면 코드가 생성됩니다. 이 코드를 원하는 페이지에 삽입하여 웹에 게시 할 수 있습니다. 


 

<양식 삽입 화면>


  9) 응답받기 

기본적으로 양식의 응답데이터는 해당 양식에 저장됩니다. 응답을 새 시트를 만들어 받거나, 기존에 사용 중인 시트로 연결하여 저장할 수 있습니다. 


   (1) 응답대상 선택, 해제하기

     “메뉴 > 응답 > 응답대상 선택”을 클릭합니다. 


<응답 받기>


   ․ 새 스프레드시트 : “양식 제목(응답)”으로 자동 생성됩니다. 

   ․ 기존 스프레드시트의 새 시트 : 기존 존재하는 시트에 새 시트를 만들어 생성됩니다.

   ․ 항상 새 스프레드시트 만들기 : 응답대상 선택 시 항상 새 스프레드시트를 만들어 생성됩니다.

   ․ 구글 양식에서만 응답 유지 : 별도의 스프레드시트에 연결하지 않고, 양식 내에서만 응답데이터를 유지합니다. 이 경우 데이터를 직접 확인하지는 못하지만, “메뉴 > 파일 > 다운로드”를 선택하면 ‘csv 파일’ 형태로 내려 받을 수 있습니다. 이 경우 언제든 다시 스프레드시트에 연결할 수 있습니다. 



<응답 대상 선택>


<응답 대상 선택화면>


    ․ 기존에 연결되어 있는 스프레드시트와 연결을 해제  

“메뉴 > 응답 > 양식 연결 해제”를 클릭합니다. 연결이 해제 되면 기존에 연결되어 있는 스프레드시트에 더 이상 새 응답이 저장되지 않습니다. 연결을 해제 하는 경우는 기존에 받은 응답과 새 응답의 시점을 구분해야 할 경우나 기간별로 데이터를 수집해야 할 경우 유용합니다. 예를 들면 10월 재고조사 파일을 마감하고 11월 파일을 다시 생성해야 할 경우 기존 스프레드시트(10월 재고조사)와 연결을 해제하고 새 응답 스프레드시트(11월 재고조사)를 연결하면 양식을 새로 만들지 않고 그대로 이용할 수 있습니다. 

 

<양식 연결 해제 메뉴>


<양식 연결 해제>


   (2) 응답확인, 요약보기

연결된 스프레드시트에 접속하면 응답된 데이터를 한 시트에서 확인할 수 있습니다. 질문의 내용이 첫 행에 표시되며 1열에 타임스탬프가 생성됩니다. 타임스탬프는 응답자가 응답한 시간이 기록되고 2열부터 질문에 대한 데이터가 기록됩니다. 

결과 시트는 다른 사용자와 공유할 수도 있으며 새 시트에서 해당 데이터를 이용한 분석과 가공이 가능합니다. 


<타임스탬프와 응답데이터 시트>


응답된 데이터의 기본적인 요약보기가 가능합니다. 양식파일에서 “메뉴 > 응답 > 응답요약”을 클릭합니다. 각 항목에 대한 기본적인 요약 및 비율을 그래프와 함께 보여줍니다. 


<응답 요약 보기>




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지메일 용량부족시 기존메일 백업하기

구글앱스/지메일과 주소록 2014.10.30 20:49 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

교육이수를 받았던 업체의 사용자로부터 다음과 같은 질문을 받았습니다. 


Q. 이메일 용량이 가득찼는데, 기존 메일을 백업받고 삭제 하려합니다. 

백업 절차가 어떻게 되나요?


A. 계정정보에서 데이터백업을 할 수 있습니다. 

로그인 후 우측 상단 계정정보에서 다음과 같이 진행합니다. 

1. 계정

2. 데이터도구 > 다운로드할 데이터 선택 을 클릭

3. 원하는 데이터 > 메일 선택 

4. 원하는 형태로 백업


위 기능에서는 아래와 같은 항목을 모두 백업받을 수 있으니 참조하세요~





<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 7) 템플릿

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.08.20 10:15 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

 7) 템플릿


템플릿이란, 특정문서의 형식을 사용하기 편하게 미리 만들어 둔 파일입니다. 문서의 모양이나 형식을 미리 만들어 놓고 필요한 내용만 손쉽게 삽입 및 수정할 수 있습니다. 템플릿은 구글에서 직접 제공하는 것과 사용자들이 만들어서 등록해 둔 것으로 나누어집니다. 또한 조직 내부에서 별도 제작하여 등록한 후 조직 내 사용자들만 사용할 수도 있습니다.

필진은 기업에서 사용하는 여러 가지 서식(문서 양식)을 드라이브의 템플릿으로 등록해 놓고 사용자들이 이 템플릿에서 회사의 서식을 내려 받아 활용할 수 있도록 권장합니다.


  ․ 각 문서도구의 메뉴에서 “파일 > 새로 만들기 > “템플릿에서” 를 클릭하면 “구글 문서도구 > 탬플릿 갤러리” 화면으로 이동합니다. (구글 드라이브의 “만들기”가 아니라 문서도구(문서, 프리젠테이션, 스프레드시트 등) 작성 화면으로 들어가 “파일” 메뉴에 있습니다.)


<템플릿에서>


  “템플릿 갤러리”의 기본화면은 사용 중인 “조직(도메인)의 템플릿” 탭입니다. 아직 조직에서 등록해 둔 템플릿이 없다면 아래 화면처럼 보입니다. 상단 탭에 “공개 템플릿”, “조직 내 템플릿”, “사용한 템플릿”, “내 템플릿”으로 구분됩니다. 

 

<템플릿 초기화면>


‘공개 템플릿’에서 원하는 키워드로 검색을 하면 필요한 템플릿을 찾거나 유사한 템플릿을 선택하여 사용할 수 있습니다. 또 유형별 검색(문서, 스프레드시트, 프리젠테이션, 양식, 그림)과 카테고리별 검색(비즈니스 양식, 캘린더 및 일정, 재무 및 회계, 라벨 및 명함, 편지 및 팩스, 계획표, 프리젠테이션 디자인, 이력서 및 자기소개서, 학생 및 교사 등)을 좌측 메뉴에 제공합니다. 


<키워드 검색>


원하는 템플릿을 찾았다면, 미리보기 후 사용합니다. “이 템플릿 사용”을 클릭하면 “문서제목(템플릿 문서 제목)의 복사본”이라는 파일명을 가진 새 파일이 “내 드라이브”에 생성됩니다. 원하는 문서제목을 부여하고 내용을 작성하면 됩니다. 


<미리보기 화면>


중소기업은 이미 여러 가지 서식이 있는 공식 문서를 보유하고 있을 것입니다. 공문형식이나 각종 보고서 형식, 기안이나 협조문서 등을 MS 엑셀이나 워드, 아래한글로 만들어 사용해 왔다면 이를 구글 문서도구 ‘템플릿’으로 등록해 조직 구성원들이 함께 사용할 수 있도록 제공하면 됩니다.

회사의 모든 공식 문서를 한꺼번에 템플릿으로 변경할 필요는 없습니다. 스마트워크로 업무 프로세스가 변경되는 것과 관련한 문서부터 하나씩 차례대로 템플릿을 활용하기 바랍니다. 예를 들어, 기존에 업무보고 프로세스(각자 보고서를 작성해 출력해 보고하던 방식)를 공통된 보고서 서식으로 드라이브에서 작성하고, 링크만 이메일로 보고하는 프로세스로 변경할 수 있습니다. 이 때 보고서 서식을 템플릿에 올려놓고 언제든 쉽게 내려 받아 작성할 수 있습니다. 다만 “스마트 기기 > 드라이브 앱”에서는 템플릿을 활용할 수 없습니다. “드라이브 앱”에서는 기존에 작성했던 문서를 “수정 > 사본 저장”해 보고서를 제출하면 됩니다.




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

6) 파일 업로드 및 버전관리

  (1) 파일 업로드

파일 업로드는 형식을 변환하거나 변환하지 않는 방식으로 업로드가 가능하며 변환은 구글 문서도구 형식으로의 변환과 텍스트 변환이 있습니다.


  ․ 업로드 된 파일을 구글 문서도구 형식으로 변환 : 워드, 파워포인트, 엑셀 등의 MS 오피스로 작성된 파일을 업로드 시 드라이브의 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트로 변환합니다. 

  ․ 업로드 된 PDF 또는 이미지 파일의 텍스트 변환 : PDF, 이미지 파일을 업로드 시 드라이브의 문서에 이미지형태로 변환하며 텍스트를 추출해 줍니다.


  (2) 버전관리

구글 문서도구가 제공하는 웹오피스 도구(문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식, 그림 등)을 제외한 나머지 문서파일은 그대로 파일 형태로 드라이브에 업로드가 가능합니다. (엑셀(XLS), 파워포인트(PPTX), 워드(DOC), 한글(HWP)등) 

이렇게 업로드 된 파일은 순차적인 버전관리가 가능합니다. 버전관리 기능을 이용하면 새로운 버전의 파일이 생성되었을 때, 하나의 파일명에 각각의 버전을 순차적으로 보관, 업로드 할 수 있습니다.

같은 파일을 수정할 때마다 업로드하면 너무 많은 파일이 생기며 구분하기 어렵기 때문에 버전관리는 매우 유용한 기능입니다.


   ․ 버전을 관리할 파일을 선택하고 더보기 > 버전관리를 클릭합니다. 



<버전 관리>


   ․ “새 버전 업로드”를 클릭하고 업로드할 파일을 선택하면 기존 버전을 그대로 유지한 채 새로운 버전의 파일을 업로드 할 수 있습니다.  

  

<새 버전 업로드>


<새 파일 선택>


각 버전별로 누가 언제 업로드 하였는지를 보여 주며 각각의 파일을 보관, 다운로드 가능합니다. 물론 이전 버전이 더 이상 필요가 없다거나, 새 버전의 파일이 잘못된 파일이라면 선택 후 삭제할 수 있습니다. 새 버전으로 업로드 된 파일은 초기의 파일명을 그대로 가져갑니다. 파일명은 언제든지 변경할 수 있습니다. 


<업로드 된 새 버전 확인>




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 5) 그림

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.07.01 11:51 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

5) 그림

그림 도구는 단독으로 쓰이기 보다는 다른 문서와 함께 쓰이는 경우가 더 많습니다. 그림을 직접 그리거나, 도형, 선, 텍스트 등을 이용하여 이미지를 생성할 수 있습니다. 

특히 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션 도구의 상단 메뉴 중 “삽입 > 그림”을 클릭하면 문서도구의 그림도구와 같은 그림그리기 팝업창이 나타납니다. 이 그림도구를 이용하여 그린 그림은 해당 문서에 바로 삽입이 됩니다. 또한 이 그림을 별도의 이미지 파일로 저장하거나 다운로드 할 수 있습니다. 


<그림 초기화면>



<그림 활용>




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

3) 프리젠테이션

프리젠테이션은 MS 파워포인트와 유사한 문서도구이며, 스프레드시트와 마찬가지로 웹상에서 모든 작업이 가능한 웹오피스입니다. 프리젠테이션 문서의 작성부터 브리핑 혹은 발표를 위한 프리젠테이션 보기까지 웹브라우저에서 가능합니다. 

프리젠테이션 도구는 장점과 단점이 분명하게 구분됩니다. 

장점은 웹에서 작성하여 프리젠테이션(발표화면)까지 가능하며, 해당 파일을 웹에 게시하거나, 공유할 수 있으며, 여러 사람이 함께 하나의 파일에 접속하여 내용을 채우거나 편집을 하여 효율적인 공동작업을 할 수 있다는 것입니다. 

단점은 애니메이션이나 기타 효과 등을 지원하지만, MS 파워포인트처럼 다양하고 화려한 편집이나 세부 설정에는 한계가 있다는 것입니다. 따라서 업무용으로 내부 사용자들 간 발표하는 정도는 문제가 없겠으나 고객을 대상으로 하는 발표에는 그 기능이 너무 부족해 적합하지 않습니다. 


필진은 프리젠테이션을 ‘발표자료 작성을 위한 협업도구’로 사용할 것을 권장합니다. 예를 들어, 방대한 제안서를 만들어야 할 경우 프리젠테이션에 목차를 페이지별로 만들어 협업해야할 사람들과 공유합니다. 협업을 통해 각 페이지별로 맡은 부분에 내용(콘텐츠)을 채우고, 내용이 완성되면 이를 MS 파워포인트 형식으로 다운받아 마무리는 파워포인트에서 디자인과 서식을 꾸밉니다. 완성된 파워포인트 파일을 다시 공유해 협업한 사람들과 검토합니다. 이렇게 제안서 마무리는 MS 파워포인트로 하더라도, 구글 프리젠테이션을 협업의 도구로 활용하면, 빠른 시간 안에 여러 명의 공동작업으로 제안서 내용을 채울 때 유용하게 활용할 수 있습니다.

반대로 기존에 MS 파워포인트에서 작성한 파일을 문서도구 형식으로 변환해 구글 프리젠테이션으로 활용할 수 있습니다. 이렇게 함으로써 여러 사람이 동시에 한 파일에 접속하여 공동작업을 하고, 웹에 게시하거나 공유할 수 있습니다.


  

<프리젠테이션 작성화면>


<프리젠테이션 보기화면>

 

  ․ 테마적용하기 : 파워포인트와 마찬가지로 슬라이드의 기본 테마를 설정할 수 있습니다. (메뉴 > 슬라이드 > 테마변경)

<프레젠테이션 테마 변경>


<프리젠테이션 테마 선택>








<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

  2) 스프레드시트

스프레드시트는 MS오피스 엑셀과 유사하며 함수를 통해 여러 가지 작업이 가능합니다. 엑셀처럼 주로 일정수준의 분량을 가진 정형데이터 처리나 같은 형식을 가진 비정형 데이터에 대한 집계 등을 위해 사용합니다. 

엑셀에서 사용하던 대부분의 함수를 스프레드시트에서 이용할 수 있으며, 한 문서 내에 포함된 다른 시트의 데이터를 이용해 좀 더 구체적인 분석 작업을 수행할 수도 있습니다. 

특히 스프레트시트는 문서도구 중 양식(form)과 결합하여 온라인을 통해 반복적으로 수집된 질문들에 대한 답변이 저장되는 저장소로서의 역할을 수행합니다.(양식과 관련된 내용은 V-3 양식의 활용 참고)


기존에 사용하던 엑셀문서를 드라이브에서 사용하는 방법은 두 가지가 있습니다. 

첫째, 엑셀 문서를 업로드할 때 구글의 문서도구 형식으로 변환하는 방법입니다. 이렇게 파일을 변환하여 업로드하면, 엑셀 파일이 구글 스프레드시트에 맞게 자동으로 변환되어, 모양과 양식, 함수 등을 유지하게 되며 편집이 가능합니다. 따라서 문서의 다양한 공유 권한과 공동작업이 가능하게 됩니다. 

둘째, 엑셀 문서 업로드할 때 구글의 문서도구와 호환되지 않도록 설정하는 방법입니다. 즉 원본 형식(xls)을 그대로 업로드합니다. 이 방법으로 업로드 된 문서는 편집할 수는 없으며 다른 형식의 문서(PDF, 아래한글)처럼 보기만 가능한 형태로 업로드 됩니다. 

필진은 문서의 공유와 협업을 위해 가급적 스프레드시트로 변환하여 사용할 것을 권장합니다. 스프레드시트로 작업을 해도 엑셀 형식으로 다운받아 활용할 수 있습니다.


<스프레드시트 초기화면>

 

MS 엑셀로 작성된 문서를 스프레드시트로 변환해도 형태나 내용에 큰 변화가 없습니다.


<스프레드시트 견적서 예>






<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 1) 문서

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.04.13 19:23 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

구글 드라이브는 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식, 그림 등의 다양한 문서도구를 지원 합니다.


구글 문서도구 형식으로 저장되는 문서는 스토리지 용량에 영향을 받지 않고 무제한 저장이 가능합니다. 구글 드라이브에서 작성 가능한 문서의 종류는 다음과 같습니다. 


  ․ 문서 : MS 오피스의 워드와 호환되며, 일반 문서를 의미합니다.

  ․ 프리젠테이션 : MS 오피스의 파워포인트와 호환되며, 프리젠테이션을 위한 파일 형식을 의미합니다.

  ․ 스프레드시트 : MS 오피스의 엑셀과 호환되며, 데이터의 손쉬운 관리 및 계산식, 함수 등을 사용할 수 있습니다.

  ․ 양식 : 설문조사와 같이, 형식을 가진 데이터를 반복적으로 입력받기 위한 문서형식입니다.

  ․ 그림 : 그림을 그리거나 이미지를 간단하게 편집할 수 있습니다.


 1) 문서

웹오피스 형태로 사용되는 구글 문서도구는 여러 형식을 지원하지만 유사한 인터페이스를 가지고 있어 쉽게 적응할 수 있습니다. 가장 기본적인 인터페이스와 이에 대한 상세 설명을 본 절에서 다루어 보겠습니다. 

여기서 “문서"는 MS 워드, 아래한글 같은 문서 편집기를 이야기 합니다.


   (1) 문서 만들기 

  ․ 드라이브 초기화면에서 “만들기 > 문서”를 클릭합니다.

<문서 만들기>

  

  ․ 새 창으로 “제목 없음”이라는 문서가 생성됩니다. 상단의 “제목 없음”을 클릭하면 문서의 제목을 수정할 수 있습니다. 


<문서 초기화면>


드라이브의 문서가 MS 워드만큼 다양한 서체(특히 한글의 경우)를 제공하거나 세세한 편집 기능을 제공하지는 않지만, 일반적인 문서를 작성하는 것에는 불편함이 없습니다. 

문서의 디자인을 조금 더 보기 좋게 하기 위한 방법으로 템플릿을 사용할 수 있습니다. 미리 작성된 템플릿(V-2-7 템플릿 참고)을 이용하거나, MS 워드에서 기본적인 틀을 만들어 업로드 후 작업하는 방법도 가능합니다.


  (2) 문서 작성하기

기본 메뉴와 기능을 살펴보도록 하겠습니다. 

상단 메뉴 바에는 파일, 수정, 삽입, 서식, 도구, 퓨전테이블, 도움말 등이 있습니다. 


  ․ ‘파일’메뉴

  - 공유 : 파일의 공동작업자, 공유권한 등을 설정할 수 있습니다. (V-4 문서의 소유권, 공유와 협업 참고)

  - 새로 만들기 : 원하는 형식의 새 문서를 생성합니다. 

  - 열기 : 기존 문서를 선택하여 엽니다. 

  - 이름 바꾸기 : 문서의 제목을 바꿉니다. 

  - 사본 만들기 : 해당 문서의 사본을 생성합니다. 

  - 업데이트 기록 보기 : 문서의 변경이력을 실시간으로 확인하고 복원할 수 있습니다. 


<업데이트 기록>


  - 다른 이름으로 다운로드 : 구글 문서형식의 파일을 MS 워드(.doc), OpenDocument(.odt), 서식 있는 텍스트 형식(.rtf), PDF문서(.pdf), 일반 텍스트(.txt), 웹페이지 형식(.html) 등으로 변환하여 다운로드 할 수 있습니다. 


<다른 이름으로 다운로드>


  - 웹에 게시 : 해당 문서를 웹에 게시할 수 있습니다.


<웹에 게시>


‘문서링크를 통해 다운로드’ 또는 ‘소스코드 삽입’의 방식으로 문서를 웹상에 게시할 수 있습니다. 


<문서의 링크 및 소스>


  - 공동작업자에게 이메일 전송 : 공유 기능을 통해 공동작업 권한을 가진 사용자에게 해당문서 정보를 이메일로 전송합니다. 

  - 이메일에 첨부하기 : 해당 문서를 첨부하여 이메일을 전송할 수 있습니다. 


  ․ ‘수정’ 메뉴

  - 실행취소, 다시실행, 잘라내기, 복사, 붙여넣기, 웹 클립보드, 모두 선택, 찾기 및 바꾸기 

  등 일반적인 문서편집에 관한 명령을 실행할 수 있습니다. 


  <수정 메뉴>


  ․ ‘보기’ 메뉴 

  - 인쇄 레이아웃, 눈금자 표시, 등식 툴바 보기, 맞춤법 추천 보기, 컨트롤 숨기기, 전체화면 등 보기설정에 관한 명령을 실행할 수 있습니다. 

 

<보기메뉴>

  

  ․ ‘삽입’ 메뉴 

  - 이미지, 링크, 등식, 그림 표, 댓글, 각주, 특수문자, 가로줄, 페이지 번호, 페이지 수, 페이지 나누기, 머리글, 바닥글, 북마크, 목차가 있습니다.

문서 편집 시 필요한 이미지, 링크 및 특수문자 등의 삽입 명령을 실행 할 수 있습니다. ‘이미지‘와 ’그림‘을 같은 메뉴로 생각할 수 있으나, 이미지의 경우 이미지 파일 자체를 삽입할 수 있는 반면, 그림 메뉴는 직접 그림을 웹 도구(팝업 창)에서 직접 그려 삽입하는 차이점이 있습니다. 

‘삽입’ 메뉴의 기능 중 ‘댓글’의 경우 문서의 협업 시 좋은 도구로 활용될 수 있습니다.(해당 기능은 V-3 문서의 소유권, 공유와 협업 참고)


  <삽입 메뉴>


  ․ ‘서식’ 메뉴

  - 굵게, 기울임꼴, 취소선, 윗첨자, 아래첨자, 단락 스타일, 정렬, 줄 간격, 목록 스타일, 서식 지우기 등 각 선택영역의 서식에 관한 메뉴를 실행할 수 있습니다.

 

<서식 메뉴>


  ․ ‘도구’ 메뉴 

  - 조사, 정의, 단어 개수, 문서 번역, 스크립트 관리자, 스크립트 편집기, 환경설정에 관한 기능을 수행합니다.

  

 <도구 메뉴>


도구 기능 중 조사는 문서작성 시 유용하게 쓰일 수 있는 기능입니다. 조사를 클릭하면, 문서 우측에 구글 검색창이 생깁니다. 원하는 검색어를 입력하면, 이미지, 링크, 인용의 형태로 바로 문서에 삽입할 수 있습니다. 정의 기능의 경우 조사를 통한 검색 결과 중 사전에 수록된 내용만을 보여줍니다. 


<도구 조사 메뉴>


  ․ ‘퓨전 테이블’ 메뉴

  - 퓨전테이블은 표를 삽입하거나 삽입된 표를 편집하는 명령을 수행합니다. 


<퓨전 테이블 메뉴>






<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

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V-1. 구글 드라이브를 소개합니다.

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.04.07 16:21 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

1. 구글 드라이브를 소개합니다. 

구글 드라이브는 ‘웹기반 오피스’ 도구이며, 공유와 협업으로 변화를 가져오는 강력한 스마트워크 도구입니다. 


드라이브는 구글의 핵심 서비스 중 하나로 웹브라우저에서 문서도구를 이용하여 온라인으로 문서를 작성하고, 쉽게 공유하며, 실시간 협업을 가능하게 합니다. 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식(form), 그림 등 구글에서 제공하는 문서도구를 이용하여 문서를 작성 및 편집할 수 있으며 클라우드 서비스를 이용하여 문서를 업로드 및 보관할 수 있습니다.

스마트워크를 위한 구글 드라이브의 이용은 문서작업 방식의 근본적인 변화를 가져올 것입니다. 이것은 PC에서 클라우드로, 1인 혹은 단독작업에서 다자간 협업으로, 단계적 작성에서 실시간 공동작업으로의 변화입니다. 

이 절에서는 이러한 변화를 가능하게 하는 드라이브의 특징과 장점 및 단점, 환경설정에 대해 설명하겠습니다.


 1) 스마트워크를 위한 문서와 문서함의 네이밍 규칙

중소기업은 드라이브를 이용하기에 앞서, 문서와 문서함의 네이밍 규칙을 효율적으로 정해야 합니다. 

업무를 위한 문서는 하루에도 수십 건 이상 발생하며 별다른 규칙 없이 누적되기만 한다면 필요할 때 찾아보기가 어려워 비효율적인 업무를 초래할 수 있습니다.

문서작성 당시에는, 작성자가 문서제목을 보고 해당 내용을 쉽게 유추할 수 있지만, 시간이 지남에 따라 본인이 작성한 문서도 제목만 보고는 내용을 알 수 없는 경우가 많습니다. 본인도 알아보기 힘든 문서를 다른 사람이 본다면 내용을 예측하거나 찾아보기 더욱 힘들 수밖에 없습니다.

일례로, 총무팀에서 회사 전체의 워크샵을 추진위한 기획서를 작성할 때, 파일 명을 “워크샵”이라고 하면 작성 당시나 행사 진행 당시에는 크게 혼돈이 없을 수도 있습니다. 그러나 몇 년이 지나면서 언제, 어떤 내용으로 누가 작성했는지 바로 파악하기 어려워집니다. 


문서의 제목은 다음과 같은 내용에 준하여, 명명하는 것이 좋습니다. 

 ․ 소속 부서, 업무분류, 제목, 작성일, 작성자 등을 기술합니다. 

    예> 회사 워크샵 - “행사_회사 전체 워크샵__20130912_총무부_홍길동” 등으로 구체적으로 명명하는 것이 효과적입니다. 누가 보아도 2013년 9월 12일에 총무부 홍길동이 작성한 회사 전체 워크샵에 관한 문서라는 것을 알 수 있습니다. 


이처럼 문서의 제목을 구체적이고 체계적으로 작성하는 것만으로도 공유를 통한 협업의 기본 조건을 갖출 수 있습니다. 

문서함(폴더) 역시 같은 원칙을 적용할 수 있습니다. 조직이나 업무, 진행 및 완료 상태에 따라 문서함을 잘 분류해 놓으면 효과적으로 문서를 관리할 수 있습니다.  


2) 드라이브의 특성

 (1) 구글 드라이브는 웹오피스입니다. 

구글 드라이브는 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식(form), 그림 등의 형식을 지원하는 웹오피스 도구를 제공합니다. 웹브라우저에서 바로 문서의 작성, 수정, 공유 작업을 진행하며, 구글 드라이브에 저장됩니다. 물론 구글에서 지원하는 형식 이외의 문서나 파일도 업로드를 통하여 저장할 수 있으나 온라인에서의 편집은 불가능합니다. 기존의 문서작성방식이 개인의 PC에서 작성되고 저장되는 형태였다면, 구글 드라이브는 웹에서 바로 작성하고 저장된다는 점이 가장 중요한 차이점입니다.

이러한 클라우드 웹 저장 형태는 작업 도중 PC의 프로그램이 다운되거나 전원이 갑자기 꺼졌을 때도, 작업 중이던 파일을 안전하게 저장할 수 있게 해줍니다. 또한 웹오피스는 스마트 기기로 언제 어디서나 동일한 파일을 열어 작업을 하고, 다른 사람과 손쉽게 공유할 수 있습니다.

 (2) 구글 드라이브의 저장용량은 다른 구글 서비스와 통합하여 사용됩니다. 

 ․ 개인 사용자 15GB, 구글 앱스 사용자 30GB

이메일 및 첨부파일, 드라이브의 문서, 구글 플러스 포토의 모든 내용을 통합하여 용량을 공유합니다. 드라이브에는 단일 파일의 크기가 최대 10GB까지 업로드 됩니다.

단, 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트 등 드라이브 형식의 문서는 용량 산정에서 제외되어 무제한 사용이 가능합니다. “구글 플러스 > 포토”에 업로드 된 2048*2048 사이즈 이하의 사진 역시 용량을 차지하지 않습니다.

구글 앱스(Business, Education 버전)의 통합 저장용량은 30GB를 제공합니다. 저장용량이 부족한 경우 추가 결제를 통해 용량을 추가할 수 있습니다. 


 (3) 모든 종류의 파일을 다른 사용자와 공유할 수 있습니다. 

드라이브의 모든 파일(문서, 동영상, 사진 등)을 다른 사용자와 공유 할 수 있습니다. 파일의 형식과 소유자의 설정에 따라 보기가능, 댓글작성가능, 수정가능과 같은 권한을 부여할 수 있습니다.


 (4) 실시간 저장, 버전관리, 업데이트 내역관리

드라이브의 모든 문서작업은 실시간으로 저장됩니다. 또한 업로드 된 파일의 버전 관리, 드라이브 문서의 업데이트 내역 등을 확인하여 원하는 버전 및 시점으로 복원할 수 있습니다.



3) 드라이브의 장단점

 (1) 장점

   ․ 언제 어디서나 동일한 문서에 접근할 수 있습니다. 

   ․ 실시간 공유 및 협업이 가능합니다. (동시작업을 지원합니다.)

   ․ 실시간 백업 및 이전 버전으로 즉시 복구할 수 있습니다.

   ․ 지메일과 드라이브를 이용해 대용량 첨부파일을 자유롭게 사용할 수 있습니다. 

   (네이버, 다음과 같은 포털 메일 서비스의 경우 대용량 파일은 다운로드 횟수, 기간 제한 있음)


 (2) 단점

   ․ 로그인정보 노출, 휴대기기 분실 시 어플리케이션 잠금이 되어 있지 않으면 파일이 노출될 우려가 있습니다. 

   ․ 문서 작성의 경우 기존 MS오피스만큼 복잡하거나 화려하게 꾸미기 어렵습니다. 


 4) 화면 및 환경설정

   (1) 화면설명

처음 “드라이브”에 접속했다면 PC용 구글 드라이브 다운로드 안내 화면이 보이며, 이후에는 드라이브 서비스 화면이 보입니다. 화면 좌측에는 “만들기”와 “업로드” 아이콘 및 “내 드라이브” 등이 있으며 본문에는 폴더와 문서 목록이 있습니다. 폴더 아이콘에 사람 모양 표시가 있는 것은 여러 사용자와 공유된 폴더임을 의미합니다.


   ․ 만들기 : 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식 등의 생성 및 작성을 시작합니다. 

   ․ 업로드 아이콘(위로 화살표) : 구글 문서형식 외 다른 형식의 파일을 업로드 합니다. 

     (PDF, 글, 압축파일, 동영상파일 등 모든 파일)

   ․ 내 드라이브 : PC의 탐색기에 “내 폴더”와 같은 개념입니다.

   ․ 공유 문서함 : 다른 사용자가 내게 공유한 폴더 및 문서를 보여줍니다. 

   ․ 중요 문서함 : “별표”한 문서를 보여줍니다. 

   ․ 활동 : 최근 수정된 문서 목록이 순서대로 나타납니다.(열어본 문서도 나타남)  

   ․ 고급 필터링 : 문서의 종류, 소유권, 공개설정 등 여러 조건으로 필터링합니다.


<드라이브 첫 화면>


고급 검색 옵션을 사용하면 문서의 형식, 소유자, 열어본 문서함, 문서의 공개여부 등 다양한 조건으로 문서를 검색할 수 있습니다.


<고급 검색 옵션>


   (2) 환경설정

드라이브 화면 우측 상단의 “설정” > “설정”을 들어가면 “기본설정” 및 “수정” 탭이 있습니다. “기본 설정” 탭에서는 ‘언어’나 ‘시간대’, 굵게 표시 여부를 설정할 수 있으며 현재 사용중인 저장 공간이 나타납니다. 

“수정” 탭의 ‘오른쪽에서 왼쪽 컨트롤’ 은 오른쪽에서 왼쪽으로 읽고 쓰는 우횡서(右橫書) 형식의 문서작성을 지원합니다.


<드라이브 기본설정> 


드라이브의 환경설정(“설정” 아이콘 클릭 시 보이는) “업로드 설정”은 다음과 같습니다. 

   ․ 업로드 된 파일을 구글 문서도구 형식으로 변환 : 워드, 파워포인트, 엑셀 등의 MS 오피스로 작성된 파일을 업로드 시 구글 드라이브의 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트 형식으로 변환합니다. 

   ․ 업로드 된 PDF 또는 이미지 파일의 텍스트 변환 : 용량이 2Mb 이내의 PDF, 이미지를 변환하며, 원본을 이미지로 구글 문서에 붙여넣고 PDF, 이미지 내의 텍스트를 별도로 추출하여 문서 하단에 넣어줍니다. 이미지에서 텍스트를 추출하는 기능은 완벽하지 않습니다.

   ․ 업로드 할 때마다 설정 확인 : 위 두 가지 항목에 언급된 파일들을 업로드 할 때마다 구글 문서도구 형식으로 변환할지 묻는 설정입니다. 이 옵션을 설정해두는 것이 좋습니다. 그렇지 않은 경우 자동적으로 문서 형식이 변환되어 호환성에 문제가 될 수도 있습니다. 특히, 국내에서 주로 사용되는 문서의 인코딩 형식이 자동으로 MS 워드로 변환되어 제대로 읽혀지지 않을 수 있습니다.

   

<업로드 설정>




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V. 드라이브 : 문서의 작성과 공유, 협업을 위한 도구입니다.

모든 문서작업을 기기나 공간의 제약 없이 실시간으로 협업하고 공유하는 것, 스마트워크의 핵심입니다.

 


문서작업은 ‘내 컴퓨터’에서 작성하여 ‘내 문서’ 폴더에 저장하는 것이 일반적입니다. 다른 사람의 검토가 필요한 경우에는 인쇄를 하거나, 이메일, 이동형 저장장치 등을 이용해 문서를 전달하고 검토 작업을 수행한 후, 다시 문서를 받아 작업을 완료해야 했습니다. 여러 사람이 작성한 문서를 취합해야할 경우, 여러 개의 문서를 한사람이 받아 하나의 문서로 편집해 완성했습니다.
 

 

이러한 기존의 문서작성 방식은 크게 세 가지 단점을 가지고 있습니다.

첫째, 여러 단계를 거치게 되며 시간소모가 많습니다.

둘째, 수정 문서가 많이 쌓이다 보면 어느 문서가 최신본인지 구별하기 힘들어 집니다.

셋째, 문서에 대한 커뮤니케이션이 복잡해지고 협업이 쉽지 않습니다.

 

위 세 가지 문제점들을 해결하기 위해서는 문서작업 시 다음과 같은 원칙을 세워야 합니다.

01. 모든 문서는 관련자들과 공유해야 합니다.

02. 실시간 공동 작업이 이루어질 수 있어야 합니다.

03. 언제 어디서 어떤 기기로 접속하더라도 문서를 작성, 수정할 수 있어야 합니다.

 

이 원칙을 실현할 수 있는 방안이 구글 드라이브를 사용하는 것입니다. 서비스 명칭 변경 전에는 “문서도구”라고 불렸으며, 현재는 “드라이브”라고 통칭합니다. 개인용 드라이브는 15GB, 구글 앱스 비즈니스 사용자는 30GB의 용량을 제공합니다.

 

드라이브의 사용으로 모든 문서 웹브라우저 환경에서 작성하거나 공유될 수 있고, 항상 최신본을 유지할 수 있습니다. 동시에 하나의 문서를 여러 명이 실시간으로 열어보고 작성하거나 수정할 수 있습니다. 변경 내역을 개인별 시간별로 확인하거나, 문서에 대한 각자의 의견을 실시간으로 나눌 수도 있습니다.

 

본 장에서는 구글 드라이브의 문서 작성, 공유, 관리, 협업에 대한 내용을 설명하겠습니다.

 




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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