협업의 기초 - 문서의 공유권한과 설정

구글앱스/구글드라이브 2012.10.02 10:49 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글드라이브(문서도구, 독스) 협업의 기본개념은 공유 및 권한설정으로 볼 수 있다. 

특정한 문서나 폴더에 대해 다음과 같은 설정을 할 수 있다.



1. 기본 공유 설정


■ 웹에 공개 : 

   웹사이트나 기타 게시판등에 게시할 수 있으며, 이 경우 검색이나 사이트공개등을 통해 공개


■ 링크가 있는 모든 사용자에게 공개 : 

   구글 로그인과 상관없이 해당 문서 링크를 알고 있는 모두에게 공개


■ 구글앱스(본인의 해당 조직, 개인사용자가 아닌 구글앱스 계정사용자의 경우에 해당) :

   구글앱스에 본인이 속한 조직원에게 공개


■ 링크가 있는 구글앱스(본인의 해당 조직, 개인사용자가 아닌 구글앱스 계정사용자의 경우에 해당) :

   같은 조직내의 구글앱스 사용자라 하더라도 링크주소를 알지 못하면 공개가 안됨


■ 비공개 :

   특정인을 지목하여 공개 가능하며, 이외의 사용자에게는 비공개



2. 공유초대


위와 같은 기본 공유 설정을 한 후 다음의 공유 설정에서 공유초대를 할 수 있습니다. 



특정사용자를 하단 이메일 또는 이름 기입란에 기입하여 초대를 할 수 있으며, 이 때 문서에 관한 접근 권한을 설정할 수 있습니다. 이는 추후 설정 변경이 가능합니다. 


■ 수정가능 : 문서의 편집 수정까지 가능한 상태로 공유.  


■ 보기가능 : 문서를 함께 보고, 공유할 수 있으나, 수정권한은 없음.



3. 공유권한 개념도 




간단한 개념도를 만들어 보았습니다. 


기본적으로 A가 문서를 생성, 작성한 소유권자이며, 

B와 C는 문서를 함께 볼 수만 있습니다. 

D와 E는 실시간으로 문서를 함깨 공유하며, 편집까지 가능한 형태로 협업할 수 있습니다. 


구글의 모든 공유와 협업 개념은 위와 같습니다. 


하나의 문서, 파일이 존재하며, 사용자마다 다른 권한을 부여하고 해당 파일에 "접속" 하여 작업을 할 수 있습니다. 누군가 접근하여, 해당파일을 수정한다면, 최종적으로 수정된 문서를 접하게 되는 것이죠. 


결국, 하나의 파일을 다수의 사용자가 각기 다른 권한을 가지고 접속 가능하다는 것이 구글드라이브(독스, 문서도구)의 핵심 개념으로 볼 수 있습니다. 


협업의 기초는 결국 "공유"입니다. 



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구글 클라우드 커넥트는 구글의 협업을 PC용 오피스 프로그램과 연동하여 실행할 수 있도록 해주는 도구이다. 온라인 협업이 화면을 공유하거나 업데이트된 상태를 즉시 반영하는 장점이 있는 반면, 그림을 그리거나 사이즈가 큰 자료를 편집하거나 복합적인 편집 작업을 하는 등에 있어서는 PC용 오피스이 비해 한계점을 가지는 것이 사실이다.

이러한 온라인 협업의 단점을 극복하기 위해 마이크로오피스 프로그램과 연동하여 오프라인 작업을 온라인 저장도구 및 편집이력 등을 이용하여 오프라인 공간에서 작업하고 수시로 온라인으로 결합하는 방식이 구글 클라우드 커넥트이다.


구글 클라우드 커넥트는 먼저 프로그램을 다운로드하여 설치해야만 한다. 프로그램을 다운로드하고 설치한 후 마이크로소프트 오피스 프로그램(엑셀, 워드, 파워포인트 등)를 실행시키면 클라우드 커텍트 기능버튼이 설치된다.


1. 다운로드

- 다운로드 위치 : https://tools.google.com/dlpage/cloudconnect/

접속하면 다음과 같은 화면이 출력되며 다운로드 버튼을 클릭하면 설치 가능하다.



다운로드하여 프로그램을 설치한다.


2. 설치한 후 오피스(엑셀, 워드, 파워포인트) 실행시

연결될 계정과 암호를 입력하여 접근이 되면 다음과 같은 화면에서 해당 어플리케이션에서 구글에 승인을 요청하는 사항을 보여주며 이에 대한 허용여부를 묻는다.



마이크로오피스용 클라우드 커넥트에서 요청하는 사항은 구글문서 및 주소록에 대한 접근여부이다.

이에 대한 접근을 허용하면 이후 마이크로소프트 오피스에서 구글문서도구에 클라우드 커텍트를 통해 문서를 쓰고, 읽고, 공유하면 작업이 가능하게 된다.


이렇게 연결되면 이에 대한 문서 옵션과 로컬에서의 저장 위치 등을 묻는 설정화면을 추가로 요구한다.




연결이 완료되면 기존에는 보이지 않던 구글클라우드커텍트란 콘트롤 행이 생기며,  현재의 상태를 보여준다.(여기서는 엑셀의 상태창 바로 아래에 출력된 구글 클라우드 커넥트 상태창임)



이제부터는 작성되는 엑셀(오피스) 파일은 로컬의 지정된 디렉토리에 저장되면서 구글 드라이브(도큐먼트)에도 저장되고 공동작업을 통해 공유 및 업데이트가 가능해 진다.


다른 오피스 도구 즉, 파워포인트나 워드 등에서도 동일한 과정을 거쳐 작업이 이루어진다. 물론 초기 설치는 엑셀이나 워드 혹은 파워포인트에서 한번만 설치, 로긴(접근권한 설정) 하면 다른 도구에서도 통용된다. 


필요한 경우 로그아웃하여 공유를 중지할 수 있다.


아래는 구글 클라우드 커넥트 소개 동영상이다.

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=H12teRzulW0


아쉬운 점은 이전 및 현재시점(2012. 8)에서 아래한글에 대한 지원 부분은 언급된 바 없다는 것이다. 국내에서는 엑셀이나 파워포인트에 비해 워드에 대한 사용자는 상대적으로 적음을 감안할 때 아래한글의 커넥트 지원이 필요하다고 생각되나 구글이 이를 지원할지는 미지수이다.



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구글드라이브(문서도구)의 상황별 사용예시

구글앱스/구글드라이브 2012.08.11 23:35 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글 문서도구는 다양한 기능을 가지고 있다. 

이번 글에서는 간단히 사용가능한 상황을 짚어보겠다.


상황별 사용 예시

 (1) 워드프로세스

   1) 간단한 문서 작성 및 보고서 작성에 용이

 (2) 스프레드 시트 

   1) 실시간 협업으로 워크시트 작성에 용이 (사용자간 작업현황을 실시간 모니터링 가능)

   2) 엑셀문서 업로드시 구글스프레드시트형식으로 변환되어 업로딩됨

 (3) 프리젠테이션

    1) 다양한 템플릿 및 일반적 기능(애니메이션기능포함)을 갖추고 있어 일반적 프리젠테이션 작성 가능

    2) 특히 구글서치를 통한 이미지삽입기능등은 디테일한 편의성 갖춤

 (4) 양식

    1) 간단한 설문조사, 신청서 작성 등에 용이하며, 수집된 내용을 바탕으로 통계내기에 좋은 도구임.

 (5) 도면

    1) 간단한 그리기 가능


위와 같이 문서도구는 여러가지 기능과 양식을 지니고 있다. 


앞으로 각각의 기능별 상세한 설명 및 예를 포스팅할 예정이니 기대해도 좋겠다. 



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구글 문서도구의 개념 및 장, 단점

구글앱스/구글드라이브 2012.07.08 16:28 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글 문서도구_드라이브


구글 문서도구는 구글앱스 및 개인사용자 모두 사용이 가능하며,

현재는 드라이브 라는 명칭으로 파일공유 및 클라우드 서비스를 제공하고 있다.


1. 개요

구글 문서도구는 스마트워크를 위한 핵심 기능으로서, 중소기업에서 일반적으로 사용되는 문서를 로컬에서 작성, 저장, 배포하는 방법이 아닌 클라우드 형태의 서비스를 지칭한다. 

일반적으로 워드프로세서, 스프레드시트, 프리젠테이션, 양식, 도면으로 구분되며, 각각의 기능에 따라 업무문서를 적용, 작성할 수 있다. 

기본 개념은 웹에서 작성, 저장, 공유를 자유롭게 할 수 있다는 것으로 설명할 수 있다. 


2. 문서도구의 장단점 및 한계 


 (1) 장점

   1) 인터넷 환경만 조성되어 있다면, 언제, 어디서나 문서를 작성, 저장, 배포, 공유할 수 있다. 

   2) 실시간 협업이 가능하다. 

   3) 거의 대부분의 일반적 업무문서에 맞는 형식을 가지고 있다. 

   4) 공유문서의 공개범위, 사용자별 권한부여에 대해 취사 선택할 수 있다. 

   5) 별도의 백업이 필요없을 만큼 실시간 저장 및 백업기능이 강하다. 


 (2) 단점

   1) 용량이 큰 워크시트 및 기타 문서들의 편집시 속도가 저하될 수 있다. 

   2) MS오피스에서처럼 디테일한 기능들을 사용할 수 없다. 

   3) 온라인상에서 작업한다. (오프라인문서작성도 지원가능)


 (3) 한계 또는 유의점

   1) 용량에 제한은 없으나, 용량이 크면 속도저하 및 작성에 어려움이 생길 수 있다. 

   2) 권한설정등의 충분한 숙지가 없으면, 보안문제가 생길 수 있다. 

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