IV-2. 일정을 만들고 다른 사람을 초대하세요 


캘린더 마다 일정을 관리하고, 초대를 통해 다른 사용자와 공유할 수 있습니다.


일정은 모두 캘린더에 종속됩니다. 일정의 집합이 캘린더입니다. 일정은 시작시간과 끝나는 시간, 진행되는 장소를 설정할 수 있습니다. 일정에 대해 참가해야 할 사람을 초대할 수 있으며 내가 만든 일정의 소유권을 다른 사람에게 넘길 수 있습니다. 이번 절에서는 개별 일정을 만들고 편집하는 방법과 다른 사용자를 초대하여 일정을 공유하는 방법을 설명하겠습니다. 


  1) 일정을 만들고 알림을 받아보세요. 

일정은 캘린더 화면의 “만들기” 버튼을 선택하거나 달력에서 더블 클릭하여 직접 입력할 수 있습니다.(한 번 클릭은 간단 일정 등록, 두 번 클릭은 상세 일정 등록이 됩니다)


아래 예시는 “회사워크숍”을 전체 직원에게 공지하는 일정으로 만들었습니다.


    (1) 간편 일정 등록

캘린더 달력에 날짜(또는 시간)을 클릭하여 간편하게 일정을 생성할 수 있습니다.


  · 먼저 입력하고자 하는 일정의 시작일(시간)을 클릭합니다. 팝업으로 신규 일정 입력화면이 나타납니다.

  · “일정”과 “할 일”을 선택하여 입력할 수 있으며 일정의 내용과 캘린더를 지정하고 “일정 만들기” 버튼을 클릭하면 신규 일정이 입력됩니다.

입력할 때는 시간을 “오후 6시에 고객과 식사” 또는 “18:00에 고객과 식사” 와 같이 입력하면 오후 6시 일정으로 등록됩니다.


<캘린더 간편일정 등록>



    (2) 상세 일정 등록

  ․ 캘린더 화면의 "만들기" 버튼을 누르거나 캘린더의 날짜를 더블클릭합니다.

  ․ 일정 제목을 입력합니다.

  ․ 일정 시간을 입력하거나 “종일”버튼을 클릭합니다. 반복일정에 대해서는 4항의 반복 일정 설정 및 활용에서 자세하게 설명합니다.

  ․ 일정 세부정보

    - 장소 : 장소를 기록합니다. 구체적인 주소를 입력하면 구글 맵과 연동되어 지도로 확인 할 수 있습니다. 

    - 영상통화(화상 통화 추가) : 특정 시각에 관련된 사람들끼리 영상통화를 할 때 사용합니다. 즉, 온라인 화상회의를 예약하는 개념으로 자동 연결해 주지는 않습니다. 

    - 캘린더 : 해당 일정을 어떤 캘린더 일정으로 등록할 것인가 선택합니다. 자신이 “일정변경” 이상의 권한을 가진 캘린더를 선택할 수 있습니다.

    - 설명 : 일정에 대한 세부 설명을 기록합니다.

    - 첨부파일 : 첨부파일이 있는 경우, 즉 세부적인 자료나 약도, 사진 등이 있다면 첨부합니다.

    - 일정색상 : 일정 색상은 자신이 지정할 수 있으며 선택하지 않을 경우, 캘린더에 설정된 색상으로 표시됩니다.

    - 알림 : 해당 일정에 대한 알림을 어떻게 받을 것인지에 대한 설정입니다. 이메일이나 SMS, 팝업 알림을 추가할 수 있습니다.

    - 내 상태 : 상태를 ‘바쁨’이나 ‘한가함’으로 표시할 수 있습니다. 이 캘린더에 대한 접근 권한이 “한가함/바쁨으로만 보기(세부정보는 숨김)”로 설정된 사람들에게 ‘한가함’(일정 없는 것처럼 해당 일정이 보이지 않게 됩니다)이나 ‘바쁨’ 표시만을 할 때 사용됩니다. 

    - 개인정보 보호 : 캘린더의 공유 설정에 상관없이 특정 일정에 대한 개별 개인정보 보호 설정을 할 수 있습니다. 기본값은 캘린더의 공유 설정에 따르며, 비공개는 캘린더의 보기권한만 가진 사용자에게 숨겨지나 ‘일정 변경’ 이상의 권한을 가진 사용자에게는 보입니다.


  ․ “시간 찾기” 탭에서는 자신이 보유한 캘린더에서의 다른 일정을 확인할 수 있습니다.


<일정 만들기>


    

   (3) 알림 설정

알림은 '이메일“, ”SMS", "팝업“의 형태로 ”분“, ”시간“, ”일“, ”주“ 단위로 설정할 수 있습니다.

  ․ 이메일 : 설정한 시간에 이메일을 받을 수 있습니다. 

  ․ SMS : IV-1-2)-(3) 모바일 설정에서 설명한 바와 같이 미리 스마트폰 인증을 해 두어야 하며, 문자메세지를 통해 일정을 알려줍니다. 

  ․ 팝업 : PC에서는 구글 앱스 계정에 로그인 된 상태로 캘린더 창을 띄워 둔 경우 다른 작업을 하고 있더라도 팝업창이 활성화되며 일정을 알려줍니다. 스마트폰의 경우 캘린더 동기화가 되어 있는 상태라면, 푸쉬기능을 통해 일정을 알려줍니다. 


<알림 설정>



   (4) 반복 일정의 설정 및 활용

일정을 입력하는 화면에서 “반복”을 체크합니다.


 

<캘린더 반복일정 매주>


<캘린더 반복일정 매월> 



반복 설정은 반복 빈도를 선택할 때마다 입력되는 항목이 바뀝니다.

설정 가능한 반복 빈도는 다음과 같습니다. 

 · 매일 : 매일 또는 격일, 5일마다와 같은 반복주기를 가지는 경우

 · 주중매일(월-금) : 주말을 제외한 날짜에 계속 반복되는 경우

 · 매주 월/수/금 : 매주 월요일, 수요일, 금요일 반복되는 경우

 · 매주 화/수 : 매주 화요일, 수요일이 반복되는 경우

 · 매주 : 매주 특정날짜가 반복되는 경우

 · 매월 : 월주기로 반복되는 일정, 매월이나 격월, 또는 분기, 반기마다 반복되는 일정의 경우

 · 매년 : 매년, 격년, 3년마다 등과 같은 일정 반복을 기록할 수 있습니다.

“계속 반복”을 선택하지 않고 종료일을 지정하는 것이 좋습니다. 




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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IV. 캘린더 : 개인일정과 업무일정을 통합 관리합니다. 


구글 캘린더로 나와, 내가 속한 조직의 일정을 편리하게 공유하고 관리할 수 있습니다.





구글 캘린더는 클라우드 서비스로 장소와 기기의 제한 없이 언제나 편리하게 일정을 관리하고 공유할 수 있는 구글 앱스의 대표적 서비스입니다. 이번 장에서는 구글 캘린더의 개념을 이해하고 다양한 활용 방법을 살펴보겠습니다.


․ 손쉬운 일정관리와 호환성

구글 캘린더는 손쉽게 일정을 관리할 수 있으며, 다양한 스마트 기기와 동기화되고, 여러 가지의 캘린더 앱을 사용할 수 있습니다. 하나의 일정을 PC, 모바일, 수첩, 탁상달력에 여러 번 기록해야했던 불편함, 시간낭비를 줄이고 효율적인 일정관리를 가능하게 합니다.


․ 효율적인 다중캘린더와 공유기능

구글 캘린더는 개인의 일정 뿐 아니라 회사, 부서, 모임 등의 별도 캘린더를 생성하여 관리할 수 있습니다. 또한 캘린더 별로 색상을 지정하여 한 눈에 모든 스케줄을 확인할 수 있습니다. 구글 캘린더는 일정 하나를 여러 사람과 공유하며 그 일정에 권한을 따로 부여하는 방식이 아닌 여러 캘린더를 만들고 캘린더 마다 공유 및 권한을 부여하는 ‘다중 캘린더’입니다. 


예를 들어 S회사 영업부장인 박부장은 구글 캘린더로 하루를 시작합니다. 박부장이 구글 캘린더를 열자 파란색으로 표시된 개인 캘린더와 분홍색으로 표시된 영업부 캘린더가 한 눈에 보입니다. 그 날의 주요일정과 보고받을 업무들을 할 일 목록에 꼼꼼히 체크하고 부서의 주요 일정을 영업팀 직원들과 공유합니다. 그리고 주황색으로 표시된 회사 주요행사가 일주일정도 남았음을 인지하고 행사준비를 위한 주간 일정을 추가합니다.

이처럼 구글 캘린더를 이용하여 다양한 그룹의 일정을 일목요연하게 파악하고 지금 해야 할 일과 준비해야 할 일들에 대한 계획 및 일정수립을 편리하게 수행할 수 있습니다.


․ 친절한 알림기능

구글 캘린더는 문자메시지와 이메일, 팝업 등을 통해 특정 일정에 대한 알림기능을 사용할 수 있습니다. 외부에서 일일이 PC를 접속하거나 스케줄 노트를 펴보지 않더라도 스마트폰으로 쉽게 일정을 통보받고 다음 일정에 대한 계획을 수립할 수 있습니다.


․ 공용자원의 공유와 관리

구글 캘린더는 사람의 일정뿐만 아니라 회사에 공용자원(회의실, 차량 등)의 일정도 함께 공유하고 관리할 수 있습니다. 회의실, 회사차량 같은 공용 자원을 사용할 때 여러 사람들 간에 일정의 충돌 없이 예약(일정에 등록)하고 공유할 수 있도록 관리할 수 있습니다.

 

․ 효율적인 할 일 관리

구체적인 날짜와 시간을 정해 캘린더에 등록하지 않아도 해야 할 일들이 있습니다. 구글 캘린더는 이렇게 할 일 목록을 기록하고 관리할 수 있습니다. 캘린더의 할 일 목록 관리를 통하여 순간적인 아이디어나 처리해야 할 일 목록을 효율적으로 관리할 수 있습니다.


이렇게 구글 캘린더는 단순한 일정을 기록하고 확인하는 수준을 넘어 여러 사람이 함께 공유하고 해야 할 업무와 공용자원, 할 일 목록을 관리하는 등 강력한 기능을 갖추고 있습니다. 또한 구글 캘린더의 모든 기능을 스마트 기기에서도 동일하게 사용할 수 있습니다.










<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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