IV-5. 캘린더의 기업 적용 사례

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.03.24 12:19 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

IV-5. 캘린더의 기업 적용 사례

1) 공유캘린더 적용사례

관리자(admin)는 회사의 조직 구성과 업무특성을 고려하여 정책적으로 캘린더를 공유하고 관리해야 합니다. 회사의 조직도에 따른 부서별, 업무별 공용캘린더를 결정하고 그에 따라 캘린더를 생성합니다. 가급적 조직(회사)의 공유 캘린더는 최소화하는 것이 좋습니다.

 다음 표는 A기업 공유 캘린더의 예시입니다. (사용자 권한은 캘린더의 옵션에 있는 권한명을 그대로 사용하여 표기하였습니다.)


캘린더명

공유대상

사용자 권한

비고

회사공용

캘린더

경영지원부

일정변경

회사 공식일정

전체 임직원

모든 일정 세부정보 보기

외부공개용

캘린더

경영지원부

일정변경

외부 공개용 공식일정

모든 사용자(조직 내외부)

모든 일정 세부정보 보기

CEO

공식일정

캘린더

CEO

일정변경

CEO 외부공식일정

경영지원부 담당자

모든 일정 세부정보 보기

각 부서장

한가함/바쁨으로만 보기

영업부

CEO

모든 일정 세부정보 보기

부서 공식일정

부서내 회의, 출장 등

영업부장 및 부서원

일정변경

타 부서장 및 부서원

한가함/바쁨으로만 보기

생산부

CEO

모든 일정 세부정보 보기

부서 공식일정

부서내 회의, 출장 등

생산부장 및 부서원

일정변경

타 부서장 및 부서원

한가함/바쁨으로만 보기

경영지원부

CEO

모든 일정 세부정보 보기

부서 공식일정

부서내 회의, 출장 등

경영지원부장 및 부서원

일정변경

타 부서장 및 부서원

한가함/바쁨으로만 보기


 A기업은 20 여명 안팎의 제조업체로 크게 경영지원부, 생산부, 영업부로 구성되어 있는 회사입니다. 부서장 회의를 통해, 제시된 표의 내용과 같이 여섯 개의 공유캘린더를 생성하였습니다.

 

· 회사공용 캘린더 : 조직내부의 구성원들이 공유하는 캘린더이며 경영지원부에서 일정을 등록, 수정, 관리합니다. 모든 직원이 상세 일정을 확인할 수 있습니다. 회사의 공식일정을 등록 배포합니다.

· 외부공개용 캘린더 : 제품시연회, 고객초대행사 등 외부에 공개해야 할 일정을 등록합니다. 거래처에 제품 납품 일정을 공개하는 용으로 사용할 수도 있습니다.

· CEO 공식일정 캘린더 : CEO의 공식일정을 등록하며, 경영지원부 담당자는 모든 일정을 확인하고, 타 부서장의 경우 일정의 유무 정도만을 확인합니다.

· 각 부서 캘린더 : CEO는 모든 세부일정을 확인 할 수 있으며, 해당 부서는 일정을 변경할 수 있으나 다른 부서장 및 부서원들은 해당 부서 일정의 유무 정도만 확인합니다. 이를 통해 부서 간 일정을 조정하는데 참조합니다.

 

이 방식은 하나의 사례에 불과합니다. 각 기업의 특성에 맞도록 공용캘린더를 정하고, 그에 따라 생성 관리하는 것은 해당 기업의 몫입니다. 다만, 공용캘린더의 수를 최소화하고 관리자(admin)가 관리하는 것이 바람직하다는 것을 유의하길 바랍니다.

 

(2) 제품, 서비스의 일정관리 활용

B기업은 부품을 수입하여 완제품을 거래처에 납품하는 기업입니다. B기업의 경우 캘린더를 부서, 사람의 일정관리 뿐만 아니라 제품과 서비스의 일정관리용으로도 활용하고 있습니다. 앞서 제시한 부서별 캘린더와 회사공용 캘린더 이외에 다음과 같은 두 가지 캘린더를 활용하고 있습니다.

 

① 주요 부품의 입고 일정 관리

B기업의 특성상 핵심 부품의 수입일정이 완제품을 납품하는 일정에 큰 영향을 미칩니다. 특히 주요 부품의 수입일정이 비정기적이며 실시간 공유되지 않아 납품부서(영업부)가 납기 관리에 어려움을 겪고 있었습니다. 이 문제를 부품 공유캘린더를 통해 해결하였습니다.

부품의 수입일정에 관한 부품 공유캘린더를 만들어 부품 공급업체와 구매생산부, 영업부가 공유하였습니다. 주요 부품별의 수입일정이 확정되면, 수입일정을 캘린더에 등록하는 것만으로 영업부는 해당 일정을 즉시 확인하고 처리할 수 있게 되었습니다.

 

 

② AS 일정 관리

두 번째로 고객사에 납품된 제품들에 대한 AS 캘린더를 생성하였습니다. 이 캘린더는 영업부와 품질관리부가 공유하는 캘린더입니다. 기존에는 영업부에서 접수된 제품의 AS 요청을 품질관리부에 통보하면, 품질관리부에서 다시 영업부로 AS 일정을 알려주고 고객사에 통보하는 과정을 거쳤습니다.

AS 캘린더를 생성한 후에는 영업부에 접수된 내용이 즉시 품질관리부에 통보되고, 품질관리부는 일정을 계획하고 AS 캘린더에 등록합니다.

이 과정이 반복되면서 AS 캘린더에 등록된 일정을 영업부도 공유하고 있으므로, 고객사로부터 AS접수 시 현재 계획된 AS일정을 즉시 확인하고 비어 있는 일정을 다시 고객사에게 제시할 수 있게 되었습니다. 또한 이를 반영한 일정을 품질관리부에도 공유하여 다음 일정을 계획할 때 참고할 수 있게 되었습니다.

 

 

B기업의 사례처럼 캘린더는 사람, 부서의 일정뿐만 아니라, 제품, 서비스의 일정으로도 활용이 가능합니다. 구글 캘린더는 각 조직(회사)의 내부 상황에 따른 아이디어를 적용하여 더욱 다양한 방법으로 활용할 수 있습니다.


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<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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IV-4. 캘린더의 할 일 목록 어떻게 사용하나요?

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.02.25 15:02 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

IV-4. 캘린더의 할 일 목록 어떻게 사용하나요?


구글 캘린더는 일정뿐만 아니라 할 일 목록도 관리할 수 있습니다.


간단한 메모에서부터 아이디어, 해야 할 일 등을 기록하고 체크하는 방식은 여러 가지가 있습니다. 이미 할 일 목록을 다양한 방법으로 관리하고 있을 것입니다. 이러한 할 일 관리의 도구로 구글의 “할 일 목록”을 사용할 것을 권장합니다.

‘할 일 목록’이란 기본적으로 일정(캘린더에 특정 날짜와 시간을 지정)으로 등록할 수 없는, 일정에 기록하기에는 애매한 ‘해야 할 일’을 기록하고 관리하는 방식입니다. 때로는 순간 떠오른 아이디어나 급하게 기록한 메모일 수도 있습니다.

어떠한 기록이든 구글의 “할 일 목록”에서 관리되고 동시에 스마트 기기에서도 동기화 되어야 합니다.

할 일 목록 관리는 지메일과 캘린더 두 곳에서 할 수 있습니다. 기본적으로 캘린더에서 할 일 목록을 관리하길 권장합니다. ‘할 일’은 특정 일정을 잡을 수 없는 업무 목록입니다. 따라서 날짜와 시간을 지정하든 안하든, 캘린더 내에서 나의 할 일들이 모두 관리되는 것이 바람직하기 때문입니다. 


<할 일 목록 초기화면>


 1) 할 일 목록 만들기

할 일 목록을 만들고 관리하려면 구글 “캘린더 > 내 캘린더” 목록에서 할 일 목록을 활성화(클릭)합니다. 할 일 목록 창이 캘린더 화면의 오른쪽에 표시됩니다. 


<할 일 목록 등록>


  · 할 일을 추가하려면 “할 일 목록” 창의 하단에서 “+” 아이콘을 클릭하거나, 할 일 목록의 빈 칸, 또는 간편일정 등록화면의 “할 일”탭으로 들어가면 됩니다.

  · 목록에 있는 특정 할 일을 마쳤으면 해당 항목 옆에 있는 “확인”란을 선택합니다.

  · “완료된 할 일 지우기“를 클릭하면 완료된 항목을 삭제하지 않으면서 목록에서 지울 수 있습니다. 해당 항목은 나중에 ”완료된 할 일 보기“를 통하여 다시 볼 수 있습니다.

  · 할 일을 삭제하려면 해당 항목을 선택한 다음 “할 일 목록” 하단의 “휴지통” 아이콘을 클릭합니다.

  · “할 일 목록”은 기본적으로 하나의 목록만 제공됩니다. 그러나 필요하다면 다른 목록을 생성해 두 개의 할 일 목록을 만들 수 있습니다. 할 일 목록 하단의 오른쪽 끝에 “목록전환” 아이콘이 있으며 여기서 “새 목록”을 만들거나 삭제할 수 있고 보여지는 목록을 전환할 수 있습니다.

   - 들여쓰기를 사용하여 하나의 할 일 항목을 하위 항목처럼 만들 수 있습니다. 할 일 목록에서 하나의 항목을 선택하고 “Tab” 키를 누르면 들여쓰기가 되고 “Shift+Tab” 키를 누르면 들여쓰기가 취소됩니다. 구글의 할 일 목록이 실제로 하위구조의 할 일 목록을 지원하지는 않지만, 들여쓰기를 통해서 하위 목록처럼 관리할 수 있습니다.

  · 단축키 사용하기

   - 할 일 목록에 있는 하나의 항목을 위 아래로 이동할 수 있습니다. 할 일 목록에서 하나의 항목을 선택하고 “Ctrl+Up”을 누르면 할 일이 위로 이동하고 “Ctrl+Down”을 누르면 목록 아래로 이동합니다.


 2) 할 일 목록의 날짜 지정 - 캘린더 연동

할 일 목록이라고 해서 날짜를 지정할 수 없는 것은 아닙니다. 기한(마감일)이 있는 할 일은 캘린더에 표시할 수 있으며 ‘종일 일정’에 자동으로 표시됩니다. (종일 일정은 캘린더 주간보기 화면 시간대가 표시된 최고 상단 “GMT+09"가 있는 행입니다. 여기에 기념일이나 음력이 종일 일정으로 나타납니다.)


  · 캘린더에서 기한이 있는 할 일을 만들기

 - 캘린더 월간보기 화면에서 날짜를 클릭하면 간편일정 등록 화면이 나타나며 상단에 “할 일” 탭을 눌러 그 날짜에 할 일을 등록할 수 있습니다. 

 - 월간보기를 제외한 나머지 캘린더 보기 화면에서는 “종일 일정”(GMT+90이 있는 행)이 표시되는 공간을 클릭하면 같은 방법으로 할 일을 등록할 수 있습니다.

 - 기존 할 일에 기한을 추가하려면 “할 일 목록”에서 해당 할 일 옆의 화살표(> 기호)를 클릭하여 메모나 기한을 추가합니다.


<할 일 목록의 캘린더 연동>


<할 일 목록의 날짜 지정>


  · 할 일의 날짜를 수정하려면 캘린더 일정에서와 마찬가지로 할 일을 다른 날짜로 드래그하면 됩니다. 

  · 할 일의 네모난 체크박스를 클릭하여 완료로 표시할 수 있습니다.

  · 할 일 정렬 : 할 일에 캘린더 날짜를 지정하면 “기한순 정렬” 기능을 사용하여 날짜 순으로 정렬할 수 있습니다. 기한순 정렬 기능을 사용하려면 할 일 목록 아래쪽의 “작업” 메뉴를 클릭하고 기한순 정렬을 선택합니다. 이 기능을 사용하는 중에도 목록에서 할 일 항목을 선택한 다음 “Ctrl+Up 화살표"를 눌러 위로 이동하거나 "Ctrl+Down 화살표"를 눌러 아래로 이동하는 방법으로 할 일의 순서를 변경할 수 있습니다.

· 인쇄 : 할 일 목록을 인쇄하려면 할 일 목록 아래쪽의 “작업” 메뉴를 클릭하고 “할 일 목록 인쇄”를 선택합니다.


  3) 모바일에서 사용하기

   ① 안드로이드

기본 구글 할 일 관리 앱은 “GTasks”를 권장합니다.

  “Jorte 앱”에서도 할일 목록 동기화를 지원하지만 사용해 본 결과 동기화가 원활하지 않습니다. 기본 “GTasks 앱”은 빠르고 완벽한 동기화를 지원하며 스마트폰 바탕화면에 위젯으로 추가 할 수 있습니다. (무료버전 위젯은 수동 동기화, 유료버전은 자동 동기화 됩니다)

"Gtasks"를 실행하면 기본 할 일 목록이 보이며 “모두” 메뉴를 누르면 추가된 목록이나 다른 구글 계정(개인 지메일을 포함해)의 목록도 확인할 수 있습니다. “+"를 눌러 새 할 일을 추가할 수 있고 항목을 선택해 수정, 삭제, 지메일, 카카오톡 등 다른 앱으로 보낼 수 있습니다.


<안드로이드 할 일 목록 앱 - GTasks>


  ② iOS

 iOS의 할 일 관리 앱은 “GoTasks”를 권장합니다. GoTasks는 구글 할 일 목록과 동기화되고 사용하기에도 편리합니다. 

 GoTasks 앱 외에도 구글 모바일 앱을 사용하거나 브라우저에서 mail.google.com/tasks/iphone으로 접속하면 구글 할 일 목록을 관리할 수 있습니다.


<iOS 할 일 목록 앱 – GoTasks>         


<iOS GoTasks 목록 예시>


Q. 캘린더에 할 일 목록이 너무 작아요. 크게 볼 수는 없나요?

A. 브라우저에서 http://mail.google.com/tasks/canvas 로 접속하면 “할 일 목록”을 큰 화면으로 볼 수 있으며 다양한 기능을 통해 관리할 수 있습니다.




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IV-2. 일정을 만들고 다른 사람을 초대하세요

 1) 일정을 만들고 알림을 받아보세요. 

 2) 일정에 다른 사람을 초대하세요. 

 3) 일정에 회의실, 차량 등 공용자원을 예약하세요

일정에는 공용자원(리소스)을 추가할 수 있습니다. 이는 회의실이나 공용 자동차와 같이 공유 가능한 자원을 예약하는 기능입니다. 일정을 만들며 공용 자동차를 이용하고자 한다면 미리 등록되어 있는 자원(이름은 ‘회의실’로 되어 있음) 항목의 공용 자동차를 선택합니다. 해당 사용 기간에 만일 다른 직원이 일정을 입력할 때는 해당 자원의 선택 목록에 나타나지 않아 사용이 불가능합니다. 

공용 자원(리소스) 관리는 관리콘솔을 참조해주시기 바랍니다([부록]-2-13)-(5) 캘린더 참조)


  (1) 공용자원 사용하기


  ․ 공용자원을 사용하고자 하는 날짜에 새로운 일정을 만듭니다.


<캘린더 리소스 사용을 위한 일정등록>


  ․ 우측 “회의실”을 선택하면 해당일정과 시간에 사용가능한 공용자원의 리스트를 볼 수 있습니다.


<캘린더 리소스>


  ․ 사용 가능한 회의실 중 ‘대회의실’을 추가합니다. 이미 공용자원이 사용 되고 있을 경우, 공용자원은 회의실에 표시되지 않습니다. 


<캘린더 리소스 장소>


  ․ 일정 세부정보의 장소 항목에 ‘대회의실’이 할당되어 있는 것을 확인할 수 있습니다.


<캘린더 리소스 확인>





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IV-2. 2) 일정에 다른 사람을 초대하세요.

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.01.28 13:33 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

IV-2. 일정을 만들고 다른 사람을 초대하세요

 1) 일정을 만들고 알림을 받아보세요. 

 2) 일정에 다른 사람을 초대하세요. 

  (1) 일정 초대란?

일정의 초대는 각각의 개별 일정을 공유하는 것으로 특정 캘린더 전체를 공유하지 않더라도 특정인 및 그룹과 개별일정을 공유할 수 있습니다. 또한 회의 소집이나 미팅을 잡을 때에도 “초대”를 이용하면 상대방의 수락 여부를 알 수 있으며 수락할 경우 상대방의 캘린더에도 일정이 자동 등록됩니다.

예를 들어 회사 전체가 공유 되고 있는 “회사업무용” 캘린더에 “회사 전체 회식”이라는 일정을 만들고 전체 직원을 초대하면, 초대장이 이메일로 전달되며, 이메일에서 즉시 참석, 보류, 거절할 수 있습니다. 직원의 응답현황을 일정에서 확인할 수 있으므로 아직 답변을 하지 않은 사람과 답변(참석, 보류, 거절 표시)한 사람을 구분할 수도 있습니다. 

초대자의 알림설정이 일정을 문자메시지(SMS)로 받도록 설정 되어 있고, 초대 일정을 등록하며 SMS 알림을 선택했을 경우 답변은 문자메시지(SMS)로 받을 수 있습니다.

답변자가 받은 이메일 > “옵션 더보기”를 클릭하면 참석 여부뿐만 아니라 추가 참석자와 메모 등을 남길 수 있습니다. 추가정보도 일정 초대 화면에서 확인할 수 있습니다.


  (2) 일정초대의 장점

     · 캘린더를 공유하지 않은 사람들과 함께 진행되는 일정의 경우에도 개별일정을 공유할 수 있어 다양한 환경의 일정공유가 가능해집니다.

     · 조직(회사) 외부 사용자에게도 초대장을 보낼 수 있습니다.

     · 지메일 작성창에 “초대장”과 같은 기능을 합니다.


  (3) 일정의 초대와 권한 설정

     ․ 공유할 일정 선택(혹은 새 일정 등록) > 일정 팝업에서 “일정수정”을 선택합니다.


<캘린더 일정수정>


   ․ 우측의 참석자 추가 란에 공유(초대)할 사람의 이메일 주소를 입력하거나 구글 주소록에 등록된 참석자라면 이름을 입력하여 선택합니다.


<캘린더 일정초대 란>


   ․ 참석자의 권한설정(3가지 옵션) 후 "추가"를 클릭합니다

    - 일정수정 : 참석자는 자신이 초대된 일정을 수정할 수 있습니다.  

    - 다른 사람 초대: 참석자는 자신이 초대된 일정에 다른 사람을 초대할 수 있습니다. 

    - 참석자 명단 보기 : 참석자가 다른 참석자 명단을 확인할 수 있습니다.

   ․ 일정에 장소 추가 : 일정에 장소를 등록하면 구글 맵을 통해 해당 장소를 확인할 수 있습니다. 이를 클릭하면 “구글 맵”에 장소가 표시됩니다. 만약 “단양대명리조트”를 장소로 입력하면 아래와 같이 구글 맵과 연동되어 초대된 사람이 장소를 쉽게 확인 할 수 있습니다. 


<캘린더 지도화면>


    · 초대장 작성 완료 후 "저장“하면 이메일 발송여부를 선택할 수 있습니다. ”보내기“를 선택하면 참석자들에게 일정이 포함된 초대장이 발송되며 동시에 구글 캘린더 일정으로 등록됩니다. 


<캘린더 초대장>


   (4) 일정 변경 시 참석자에게 이메일 보내기

초대 일정 내용을 변경(수정)한 뒤 “저장”을 하면 “남아있는 참석자에게 업데이트 내용을 보내시겠습니까?”라는 팝업창이 열립니다. 공유된 일정에 변경된 사안이 중요한 내용이라면 이메일로 보냅니다. 



<캘린더 초대변경>


   (5) 일정에 초대된 사람

일정에 초대된 이메일을 확인하면 일정과 관련된 여러 가지 정보(초대자, 시간, 장소, 참석자, 지도, 첨부파일 등)를 확인할 수 있습니다. 어떤 답변을 해도 ‘새 창’으로 일정 등록화면과 연결되며 “저장”을 누르면 해당 일정(참석, 미정, 아니오)이 초대된 사람의 캘린더에 저장됩니다.


  ․ 초대장 화면과 참석여부 확인



 <캘린더 초대 메일> 


<초대된 캘린더 추가> 


  (6) 참석자 확인

답변에 따라 참석자 확인이 가능합니다.

초대자 목록을 보면 참석자는 “√”표시가, “미정”으로 답한 경우에는 “?” 표시가, “아니오”로 답한 경우는 "⊘“표시가 뜨며, 아직 답을 하지 않은 사람은 빈 칸입니다.


<캘린더 초대 참석여부> 






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IV-2. 일정을 만들고 다른 사람을 초대하세요 


캘린더 마다 일정을 관리하고, 초대를 통해 다른 사용자와 공유할 수 있습니다.


일정은 모두 캘린더에 종속됩니다. 일정의 집합이 캘린더입니다. 일정은 시작시간과 끝나는 시간, 진행되는 장소를 설정할 수 있습니다. 일정에 대해 참가해야 할 사람을 초대할 수 있으며 내가 만든 일정의 소유권을 다른 사람에게 넘길 수 있습니다. 이번 절에서는 개별 일정을 만들고 편집하는 방법과 다른 사용자를 초대하여 일정을 공유하는 방법을 설명하겠습니다. 


  1) 일정을 만들고 알림을 받아보세요. 

일정은 캘린더 화면의 “만들기” 버튼을 선택하거나 달력에서 더블 클릭하여 직접 입력할 수 있습니다.(한 번 클릭은 간단 일정 등록, 두 번 클릭은 상세 일정 등록이 됩니다)


아래 예시는 “회사워크숍”을 전체 직원에게 공지하는 일정으로 만들었습니다.


    (1) 간편 일정 등록

캘린더 달력에 날짜(또는 시간)을 클릭하여 간편하게 일정을 생성할 수 있습니다.


  · 먼저 입력하고자 하는 일정의 시작일(시간)을 클릭합니다. 팝업으로 신규 일정 입력화면이 나타납니다.

  · “일정”과 “할 일”을 선택하여 입력할 수 있으며 일정의 내용과 캘린더를 지정하고 “일정 만들기” 버튼을 클릭하면 신규 일정이 입력됩니다.

입력할 때는 시간을 “오후 6시에 고객과 식사” 또는 “18:00에 고객과 식사” 와 같이 입력하면 오후 6시 일정으로 등록됩니다.


<캘린더 간편일정 등록>



    (2) 상세 일정 등록

  ․ 캘린더 화면의 "만들기" 버튼을 누르거나 캘린더의 날짜를 더블클릭합니다.

  ․ 일정 제목을 입력합니다.

  ․ 일정 시간을 입력하거나 “종일”버튼을 클릭합니다. 반복일정에 대해서는 4항의 반복 일정 설정 및 활용에서 자세하게 설명합니다.

  ․ 일정 세부정보

    - 장소 : 장소를 기록합니다. 구체적인 주소를 입력하면 구글 맵과 연동되어 지도로 확인 할 수 있습니다. 

    - 영상통화(화상 통화 추가) : 특정 시각에 관련된 사람들끼리 영상통화를 할 때 사용합니다. 즉, 온라인 화상회의를 예약하는 개념으로 자동 연결해 주지는 않습니다. 

    - 캘린더 : 해당 일정을 어떤 캘린더 일정으로 등록할 것인가 선택합니다. 자신이 “일정변경” 이상의 권한을 가진 캘린더를 선택할 수 있습니다.

    - 설명 : 일정에 대한 세부 설명을 기록합니다.

    - 첨부파일 : 첨부파일이 있는 경우, 즉 세부적인 자료나 약도, 사진 등이 있다면 첨부합니다.

    - 일정색상 : 일정 색상은 자신이 지정할 수 있으며 선택하지 않을 경우, 캘린더에 설정된 색상으로 표시됩니다.

    - 알림 : 해당 일정에 대한 알림을 어떻게 받을 것인지에 대한 설정입니다. 이메일이나 SMS, 팝업 알림을 추가할 수 있습니다.

    - 내 상태 : 상태를 ‘바쁨’이나 ‘한가함’으로 표시할 수 있습니다. 이 캘린더에 대한 접근 권한이 “한가함/바쁨으로만 보기(세부정보는 숨김)”로 설정된 사람들에게 ‘한가함’(일정 없는 것처럼 해당 일정이 보이지 않게 됩니다)이나 ‘바쁨’ 표시만을 할 때 사용됩니다. 

    - 개인정보 보호 : 캘린더의 공유 설정에 상관없이 특정 일정에 대한 개별 개인정보 보호 설정을 할 수 있습니다. 기본값은 캘린더의 공유 설정에 따르며, 비공개는 캘린더의 보기권한만 가진 사용자에게 숨겨지나 ‘일정 변경’ 이상의 권한을 가진 사용자에게는 보입니다.


  ․ “시간 찾기” 탭에서는 자신이 보유한 캘린더에서의 다른 일정을 확인할 수 있습니다.


<일정 만들기>


    

   (3) 알림 설정

알림은 '이메일“, ”SMS", "팝업“의 형태로 ”분“, ”시간“, ”일“, ”주“ 단위로 설정할 수 있습니다.

  ․ 이메일 : 설정한 시간에 이메일을 받을 수 있습니다. 

  ․ SMS : IV-1-2)-(3) 모바일 설정에서 설명한 바와 같이 미리 스마트폰 인증을 해 두어야 하며, 문자메세지를 통해 일정을 알려줍니다. 

  ․ 팝업 : PC에서는 구글 앱스 계정에 로그인 된 상태로 캘린더 창을 띄워 둔 경우 다른 작업을 하고 있더라도 팝업창이 활성화되며 일정을 알려줍니다. 스마트폰의 경우 캘린더 동기화가 되어 있는 상태라면, 푸쉬기능을 통해 일정을 알려줍니다. 


<알림 설정>



   (4) 반복 일정의 설정 및 활용

일정을 입력하는 화면에서 “반복”을 체크합니다.


 

<캘린더 반복일정 매주>


<캘린더 반복일정 매월> 



반복 설정은 반복 빈도를 선택할 때마다 입력되는 항목이 바뀝니다.

설정 가능한 반복 빈도는 다음과 같습니다. 

 · 매일 : 매일 또는 격일, 5일마다와 같은 반복주기를 가지는 경우

 · 주중매일(월-금) : 주말을 제외한 날짜에 계속 반복되는 경우

 · 매주 월/수/금 : 매주 월요일, 수요일, 금요일 반복되는 경우

 · 매주 화/수 : 매주 화요일, 수요일이 반복되는 경우

 · 매주 : 매주 특정날짜가 반복되는 경우

 · 매월 : 월주기로 반복되는 일정, 매월이나 격월, 또는 분기, 반기마다 반복되는 일정의 경우

 · 매년 : 매년, 격년, 3년마다 등과 같은 일정 반복을 기록할 수 있습니다.

“계속 반복”을 선택하지 않고 종료일을 지정하는 것이 좋습니다. 




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IV-1. 구글 캘린더는 다중 캘린더입니다.

  1) 캘린더 초기화면 

  2) 캘린더 환경설정 

  3) 캘린더 만들기

  4) 캘린더 공유

  5) 캘린더 보안 

   (1) 기본 캘린더 

“캘린더 > 내 캘린더” 목록의 맨 처음 사용자 이름으로 되어 있는 캘린더가 “기본 캘린더”입니다. 사용자가 캘린더를 새로 만들어 사용하는 경우 그 캘린더는 “보조 캘린더”가 됩니다. “보조 캘린더”는 소유자(또는 공유권한을 가진 사람)가 삭제할 수 있으나 “기본 캘린더”는 구글 앱스 계정을 삭제하지 않는 한 누구도 삭제할 수 없습니다.

기본 캘린더는 기본 설정값으로 “조직 내 모든 사용자와 이 캘린더 공유”가 선택되어 있습니다.(관리콘솔에서 변경할 수 있습니다) 따라서 조직 내 모든 사용자가 볼 수 있습니다, 만일 사용자의 “기본 캘린더 > 공유 설정”에서 조직 내 다른 사용자와 공유를 해제 할 경우 조직 구성원들은 볼 수 없게 되지만 그래도 관리자(admin)는 사용자의 캘린더와 일정을 확인 할 수 있습니다.

기본 캘린더는 경우 사용자의 퇴사 등으로 계정이 삭제되면 함께 삭제됩니다. 따라서 조직의 다른 사용자와 기본 캘린더를 공유할 경우, 캘린더가 삭제 될 수도 있으므로 가급적 공유의 용도로 사용하지 않는 것이 좋습니다.


   (2) 보조캘린더 

사용자가 새로 만든 캘린더를 ‘보조 캘린더’라고 합니다. 보조 캘린더는 다른 사용자와 공유하지 않는 한 관리자 및 조직 구성원이 볼 수 없기 때문에 개인일정은 보조 캘린더를 생성하여 사용하는 것을 추천합니다.(개인 일정은 개인 지메일 계정의 캘린더를 내 구글 앱스 계정에 공유해 사용하는 것이 가장 안전합니다)

퇴사 등의 이유로 구글 앱스 계정이 삭제 될 경우 기존 캘린더의 일정을 “내보내기”하여 개인 지메일 계정으로 옮길 수도 있습니다. 그러나 반복 설정된 일정은 모두 개별일정으로 변환됩니다. 따라서 “내보내기” 전에 반복일정은 모두 삭제하고 내보내야 합니다.(무한 반복 일정이 개별일정으로 들어가 버리면 모두 찾아 삭제하는 것이 불가능해 집니다)

보조 캘린더는 구글 앱스 계정이 삭제되더라도 조직 내 다른 사용자와 공유되어 있다면, 삭제되지 않습니다.


Q. 여러 개의 캘린더가 동시에 화면에 표시되어 구분이 되지 않습니다. 이렇게 복잡한 건가요?

A.구글 캘린더는 캘린더 및 일정별로 색상라벨을 지정할 수 있으며 캘린더 활성/비활성화를 통해 선택적으로 캘린더를 표시할 수 있습니다.

여러 개의 캘린더를 사용하더라도 지금 볼 필요가 없는 캘린더는 캘린더 색상부분을 선택해제하면 화면에서 안보이게 됩니다.




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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IV-1. 구글 캘린더는 다중 캘린더입니다.

  1) 캘린더 초기화면 

  2) 캘린더 환경설정 

  3) 캘린더 만들기

  4) 캘린더 공유

구글 캘린더의 장점 중 하나는 그룹 및 특정 사용자간 캘린더 및 일정을 공유하는 기능입니다. 구글 캘린더의 공유는 개인, 부서, 회사 등의 일정을 관리하는 ‘캘린더의 공유’와 각 캘린더에 속하는 개별 ‘일정의 공유’로 나누어 살펴볼 수 있습니다.


  · 캘린더 공유와 일정의 공유

캘린더 공유와 일정의 공유는 구분해야 합니다. 캘린더 공유란 경영지원부, 영업부 등의 캘린더 자체를 공유하는 것이며 일정의 공유는 캘린더에 포함된 개별 일정 각각을 공유하는 것입니다. 이 절은 캘린더의 공유에 대한 설명이며 일정에 대한 공유는 IV-3절에서 다루겠습니다.


  (1) 캘린더 공유란?

특정 캘린더를 여러 사람과 공유하는 개념으로, 해당 캘린더에서 발생하는 모든 일정은 주어진 권한 내에서 함께 사용할 수 있습니다.

예를 들어 회사 일정을 관리하는 캘린더를 만들고 이 캘린더를 회사 전체 직원들과 공유하게 되면 별도로 회사 일정을 공지하지 않아도 모든 직원이 알 수 있습니다. 또한 현재 진행 중인 업무 일정을 등록함으로써 업무의 흐름을 파악할 수 있습니다.

<캘린더 공유의 예>


  (2) 캘린더 공유 및 권한설정


캘린더를 공유할 때, 공유대상을 선택하고 각각의 권한을 설정할 수 있습니다.


    ① 이 캘린더 공유하기 

경영지원부의 조직원들이 함께 사용하기 위한 “CBSW_경영지원부”라는 캘린더를 만들었다고 가정하고 설명하겠습니다. 캘린더 공유를 위한 방법은 두 가지가 있습니다. 


    ․ “내 캘린더” 목록의 "CBSW_경영지원부" 캘린더 우측의 아래 화살표를 선택 > “이 캘린더 공유하기”를 선택합니다. 

    ․ 캘린더 메인화면 “설정” 클릭 > 서브 메뉴 중 “설정” > 캘린더 메뉴 화면의 캘린더 목록 중 “CBSW_경영지원부” 캘린더 선택 > 상단 탭 중 “이 캘린더 공유하기”를 선택합니다.  


두 가지 방법 모두 “이 캘린더 공유하기” 화면으로 이동합니다. 


<캘린더 공유설정>



     ② 공유대상 선택 및 공유권한 설정

“이 캘린더 공유하기” 메뉴의 설정 값은 다음과 같습니다.


  ․ 캘린더를 다른 사용자와 공유

   - 캘린더를 공개로 설정 : 전 세계 누구나 이 캘린더를 검색해 볼 수 있습니다. 특별한 경우가 아니라면 체크하지 않습니다.

   - 조직 내 모든 사용자와 이 캘린더 공유 : 조직(회사) 내 구성원은 이 캘린더를 볼 수 있습니다.

  ․ 특정 사용자와 공유

공유하려는 사용자의 이메일 주소를 입력하고 오른쪽 사용권한을 선택합니다.

   - 일정변경 및 공유관리 : 이 캘린더의 삭제 권한을 포함해 일정 변경, 공유 권한 등 모든 권한을 가지게 됩니다. 또한 이 캘린더는 공유된 사용자의 "내 캘린더" 목록으로 들어갑니다. 따라서 이 권한을 다른 사용자에게 부여하지 않도록 권장합니다. 캘린더를 삭제할 수도 있기 때문입니다. 

   - 일정변경 : 캘린더에 대한 권한(캘린더의 삭제와 편집 등)은 없고 일정에 대해서는 생성, 변경, 삭제 등의 작업이 가능한 권한입니다. 이 캘린더는 공유된 사용자의 "다른 캘린더" 목록으로 들어갑니다. 

   - 모든 일정 세부정보 보기 : 캘린더나 일정에 대한 수정, 삭제 권한은 없고 단지 해당 일정을 볼 수 있는 권한입니다.

   - 한가함/바쁨 정보만 보기(세부정보는 숨김) : 일정이 있다는 것은 알지만 어떤 내용인지 알 수 없고 “바쁨” 이라고만 표시됩니다. 일정을 등록하는 사람이 하나의 일정을 등록하며 “내 상태” 정보를 “한가함”으로 체크했다면 일정 자체가 보이지 않습니다. 


<캘린더 공유> 

Q. 누구나 캘린더를 만들어 공유하는 것이 가능한가요?

A. 누구나 캘린더를 생성하여 공유할 수 있습니다. 그러나 조직에서 구성원들과 함께 사용하는 업무용 캘린더의 경우, 관리자(admin)가 생성하여 공유하는 것이 바람직합니다. 사용자 개개인이 만들 경우 퇴사, 부서이동 등 조직변동이 있을 때 캘린더의 소유권이 이전되거나 양도되지 않기 때문입니다. 따라서 업무용 공유 캘린더의 경우 특히 주의해야 합니다. 


  (3) 다른 캘린더 가져오기 

     ① “내 캘린더”와 “다른 캘린더”, “기본 캘린더”와 “보조 캘린더”     

        ․ 내 캘린더 : 보고 수정할 수 있는 캘린더(캘린더를 변경할 수 있는 권한)         ․ 다른 캘린더 : 보기만 가능한 캘린더(권한이 있다면 일정 수정은 가능) 

        ․ 기본 캘린더 : 구글 앱스에 로그인 > 캘린더에 “내 캘린더” 목록에 첫 번째로 나오는 자신의 이름으로 된 캘린더

        ․ 보조 캘린더 : “기본 캘린더”를 제외하고 필요에 의해 새롭게 만든 캘린더

    

<다른 캘린더 기본>


         ② 동료의 캘린더 추가하기

관리자(admin)의 관리콘솔 “캘린더 > 공유설정 > 내부 공유 옵션”에 조직 내부 - 기본 설정에 “모든 정보를 공유합니다“가 기본 값으로 설정되어 있습니다. 이 경우 사용자는 “다른 캘린더”의 오른쪽 화살표 > 동료의 캘린더 추가하기 > 이메일 란에 이메일 입력 > “추가”를 하면 동료의 캘린더가 추가됩니다. 추가되는 캘린더는 동료의 이름으로 되어 있는 기본 캘린더입니다. 만일 동료가 만든 "보조 캘린더“는 이런 방식으로 추가할 수 없고 동료가 공유해 주어야만 추가할 수 있습니다.

만일 관리자(admin)의 관리콘솔에서 기본 설정을 바꿔 공유하지 않도록 설정한다면, 동료의 캘린더를 추가할 경우 동료의 이메일로 공유 요청을 보내게 되며 동료가 승인을 해야 공유됩니다.


<다른캘린더 추가>

    ③ 재미있는 캘린더 검색

기념일, 스포츠 등 다양한 캘린더를 추가할 수 있습니다. 가져오려면 “구독”을 클릭합니다.     

   ④ URL로 추가

공개된 캘린더의 URL을 알고 있다면 여기서 바로 추가할 수 있습니다. 요즘은 유명 연예인들도 구글 캘린더 URL을 공개해 팬들이 일정을 알 수 있게 하고 있습니다. 또한 구글 캘린더가 음력을 지원하지 않기 때문에 URL이 공개된 음력 캘린더를 가지고 오면 달력에 음력이 표시됩니다. 

음력 캘린더를 URL로 추가하려면 아래 URL을 입력하거나 포털사이트의 검색을 통해 여러 가지 음력 캘린더를 찾을 수 있습니다.


[대한민국 음력 및 24절기 구독주소] 

https://www.google.com/calendar/ical/qbldfk7vonnik7osj7q8nfnn1o%40group.calendar.google.com/public/basic.ics


⑤ 캘린더 가져오기

 일정이 들어있는 파일을 가져올 수 있습니다. 구글 ics, 애플의 iCal, 아웃룩(iCalendar로 내보내기) 파일을 내 캘린더로 가져옵니다.


· Microsoft Outlook에서 일정가져오기

  - Outlook을 열고 일정을 클릭합니다.

  - 내보내려는 일정을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 다른 이름으로 저장을 선택합니다.

  - iCalendar 형식을 선택합니다.

  - 옵션 더보기를 클릭하고 “날짜 범위 > 전체 캘린더, 세부정보 > 전체 세부정보”를 클릭합니다.

  - “확인 및 저장”을 클릭합니다.

  - 구글 캘린더 > 다른 캘린더 메뉴에서 캘린더 가져오기를 선택합니다.

  - Outlook에서 저장한 파일을 불러옵니다.

  - 일정을 가져오려는 구글 캘린더를 선택한 다음 “가져오기”를 클릭합니다.


Apple iCal은 Mac OS에서 ‘내보내기’하며 일정을 가져오는 방법은 동일합니다.




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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IV-1. 구글 캘린더는 다중 캘린더입니다.

 1) 캘린더 초기화면 

 2) 캘린더 환경설정 

 3) 캘린더 만들기

캘린더 메뉴에서 캘린더를 생성, 변경, 공유하는 방법을 알아보겠습니다. "기업의 업무용 공유 캘린더"를 생성하고자 한다면 관리자(admin)가 생성, 관리 할 것을 권장합니다. 개별 사용자가 캘린더를 생성할 경우 직원의 퇴사, 조작 실수로 캘린더가 삭제될 수 있기 때문입니다.


   (1) 새 캘린더 만들기 

새 캘린더를 만드는 방법은 두 가지가 있습니다. 

     ․ 캘린더 메인화면 > 좌측 “내 캘린더” > “새 캘린더 만들기”

     ․ 캘린더 메인화면 > 우측 상단 “설정” > “설정” > “캘린더” > “새 캘린더 만들기” 

“새 캘린더 만들기”를 클릭하면 새로운 캘린더를 만들기 위한 페이지로 이동합니다. 


<캘린더 만들기>


   (2) 캘린더 기본내용 입력

    ․ 캘린더 이름 : 원하는 이름을 입력하세요. (예, 생산부일정)

    ․ 기업 및 단체 : 구글 앱스 가입 시 입력된 조직(회사)명이 자동으로 표시됩니다. 

    ․ 설명 : 캘린더에 대한 설명을 입력합니다. (예, 생산부 팀원들의 공유일정입니다)

    ․ 위치 : 생략합니다.

    ․ 캘린더 시간대 : 환경설정에 대한민국 시간대를 입력하였으므로 자동으로 대한민국 표준시가 표시됩니다. 

    ․ 캘린더를 다른 사용자와 공유 

      - 캘린더를 공개로 설정 : 선택하면 모든 일정이 구글 웹 검색에 공개됩니다. 따라서 조직(회사)에서 이 캘린더를 전 세계 누구나 볼 수 있게 공개할 것이 아니라면 체크하지 않습니다. 

      - 조직 내 모든 사용자와 이 캘린더 공유 : 선택하면 조직 내 모든 사용자가 구독 할 수 있습니다. 조직(회사) 외부는 공유되지 않습니다.

    ․ 특정 사용자와 공유 : 특정한 사용자들과 공유하기 위한 설정입니다. 공유와 관련된 권한 설정은 다음 “캘린더 공유”에서 상세히 다루겠습니다.

 

   (3) 캘린더 확인

캘린더를 만든 후 캘린더 메인화면 좌측의 “내 캘린더” 목록에 새로 만든 캘린더가 나타나는지 확인합니다. 캘린더를 만들 때 특정 사용자에게 캘린더를 공유하고 권한을 부여하면 그 사용자에게 이메일이 전송됩니다. 



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IV-1. 구글 캘린더는 다중 캘린더입니다.

캘린더는 특정 주제를 가진 일정의 집합이며, 공유의 기본단위입니다. 손쉽게 일정을 등록하고 수정하며 자유로운 공유를 통해 조직의 일정을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 


본 장에서 이야기하는 “캘린더”는 구글 앱스의 서비스 단위인 “캘린더 서비스”가 아닌, “구글 캘린더” 내의 하나의 주제를 가진 일정의 집합을 뜻합니다.(구글 앱스의 서비스인 지메일, 캘린더, 드라이브... 중에 캘린더가 아니라 일정(달력)을 등록하는 캘린더 자체를 의미함)

구글 캘린더를 이해하기 위해서는 구글 캘린더가 다중캘린더라는 것을 이해해야 합니다. 회사의 전체 캘린더, 개인 캘린더, 부서 캘린더, 프로젝트 그룹 캘린더 등 다양한 주제를 가진 “캘린더”를 공유하거나 구독하는 것으로 여러 가지 일정을 관리할 수 있습니다. 


이 절에서는 캘린더를 생성하고 편집 및 삭제하는 기본적인 방법에 대해 알아보겠습니다. 

캘린더 화면의 좌측을 살펴보면 "내 캘린더"와 "다른 캘린더"로 분류된 캘린더 목록이 있습니다. "내 캘린더"는 자신이 생성한 캘린더와, 공유한 캘린더 중 캘린더를 관리, 수정할 수 있는 권한이 있는 캘린더 목록입니다. "다른 캘린더"는 다른 사람의 캘린더를 공유(또는 구독)하고 있는 캘린더 목록입니다. 공유 캘린더라 하더라도 캘린더 자체를 수정(삭제)할 수 있는 권한이 있다면 “내 캘린더” 목록에, 캘린더의 수정권한(공유권한, 삭제권한 등)은 없고 단순히 일정만 등록/수정할 수 있는 권한이 있다면 “다른 캘린더” 목록에 나타납니다.


  1) 캘린더 초기화면

캘린더의 초기화면입니다. 좌측으로부터 캘린더의 목록과 달력 형태의 일정을 한 눈에 파악할 수 있으며, 우측으로 ‘환경설정’ 및 ‘할 일 목록’ 등을 확인할 수 있습니다. 


 ․ 만들기 : 일정을 등록합니다. 

 ․ 현재 달력을 월 단위로 보여줍니다. (일별, 주별, 목록으로 볼 수도 있습니다)

 ․ 내 캘린더 : 내가 수정 권한을 가진 캘린더의 목록를 보여줍니다. 

 ․ 다른 캘린더 : 내가 구독하는 다른 사람의 캘린더나 공개된 캘린더, 나에게 공유된 캘린더 등의 목록를 보여줍니다. 

 ․ 일, 주, 월, 4일, 일정목록 : 해당하는 단위로 일정을 메인 화면에 표시합니다. 

 ․ 더 보기 : 인쇄와 새로고침 메뉴를 선택할 수 있습니다. 

 ․ 설정 : 톱니바퀴 모양의 아이콘으로 캘린더의 환경설정 페이지로 이동합니다. 

 ․ 할 일 목록 : ‘할 일 목록’을 보여줍니다.  



<캘린더 기본화면>







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IV. 캘린더 : 개인일정과 업무일정을 통합 관리합니다. 


구글 캘린더로 나와, 내가 속한 조직의 일정을 편리하게 공유하고 관리할 수 있습니다.





구글 캘린더는 클라우드 서비스로 장소와 기기의 제한 없이 언제나 편리하게 일정을 관리하고 공유할 수 있는 구글 앱스의 대표적 서비스입니다. 이번 장에서는 구글 캘린더의 개념을 이해하고 다양한 활용 방법을 살펴보겠습니다.


․ 손쉬운 일정관리와 호환성

구글 캘린더는 손쉽게 일정을 관리할 수 있으며, 다양한 스마트 기기와 동기화되고, 여러 가지의 캘린더 앱을 사용할 수 있습니다. 하나의 일정을 PC, 모바일, 수첩, 탁상달력에 여러 번 기록해야했던 불편함, 시간낭비를 줄이고 효율적인 일정관리를 가능하게 합니다.


․ 효율적인 다중캘린더와 공유기능

구글 캘린더는 개인의 일정 뿐 아니라 회사, 부서, 모임 등의 별도 캘린더를 생성하여 관리할 수 있습니다. 또한 캘린더 별로 색상을 지정하여 한 눈에 모든 스케줄을 확인할 수 있습니다. 구글 캘린더는 일정 하나를 여러 사람과 공유하며 그 일정에 권한을 따로 부여하는 방식이 아닌 여러 캘린더를 만들고 캘린더 마다 공유 및 권한을 부여하는 ‘다중 캘린더’입니다. 


예를 들어 S회사 영업부장인 박부장은 구글 캘린더로 하루를 시작합니다. 박부장이 구글 캘린더를 열자 파란색으로 표시된 개인 캘린더와 분홍색으로 표시된 영업부 캘린더가 한 눈에 보입니다. 그 날의 주요일정과 보고받을 업무들을 할 일 목록에 꼼꼼히 체크하고 부서의 주요 일정을 영업팀 직원들과 공유합니다. 그리고 주황색으로 표시된 회사 주요행사가 일주일정도 남았음을 인지하고 행사준비를 위한 주간 일정을 추가합니다.

이처럼 구글 캘린더를 이용하여 다양한 그룹의 일정을 일목요연하게 파악하고 지금 해야 할 일과 준비해야 할 일들에 대한 계획 및 일정수립을 편리하게 수행할 수 있습니다.


․ 친절한 알림기능

구글 캘린더는 문자메시지와 이메일, 팝업 등을 통해 특정 일정에 대한 알림기능을 사용할 수 있습니다. 외부에서 일일이 PC를 접속하거나 스케줄 노트를 펴보지 않더라도 스마트폰으로 쉽게 일정을 통보받고 다음 일정에 대한 계획을 수립할 수 있습니다.


․ 공용자원의 공유와 관리

구글 캘린더는 사람의 일정뿐만 아니라 회사에 공용자원(회의실, 차량 등)의 일정도 함께 공유하고 관리할 수 있습니다. 회의실, 회사차량 같은 공용 자원을 사용할 때 여러 사람들 간에 일정의 충돌 없이 예약(일정에 등록)하고 공유할 수 있도록 관리할 수 있습니다.

 

․ 효율적인 할 일 관리

구체적인 날짜와 시간을 정해 캘린더에 등록하지 않아도 해야 할 일들이 있습니다. 구글 캘린더는 이렇게 할 일 목록을 기록하고 관리할 수 있습니다. 캘린더의 할 일 목록 관리를 통하여 순간적인 아이디어나 처리해야 할 일 목록을 효율적으로 관리할 수 있습니다.


이렇게 구글 캘린더는 단순한 일정을 기록하고 확인하는 수준을 넘어 여러 사람이 함께 공유하고 해야 할 업무와 공용자원, 할 일 목록을 관리하는 등 강력한 기능을 갖추고 있습니다. 또한 구글 캘린더의 모든 기능을 스마트 기기에서도 동일하게 사용할 수 있습니다.










<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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