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  1. 2013.01.22 중소기업의 구글 캘린더 도입과 공유의 효과 - 사례

구글 캘린더는 개인용+회사업무용+공유 캘린더를 한번에 보고 관리할 수 있습니다. 중소기업에서 구글앱스와 구글 캘린더를 도입한 사례입니다.


<본 이미지는 아래 사례와 관련이 없습니다>



1. Y기업


<도입과정>


Y기업의 경우 무료 앱스를 사용할 정도로 비교적 작은 조직이라 캘린더를 만들고 공유하는 것이 간단할 것으로 예상했습니다. 그러나 대부분의 직원이 컴퓨터 근무환경의 사무직이 아니라 주로 현장 방문이 많은 영업, AS 업무를 수행하고 있어 일정관리는 개인 다이어리나 수첩을 활용하고 있었으며 이를 한 순간에 구글 캘린더로 변화를 주기에는 적응의 어려움이 있었습니다.

어려움이란 대체로

1. 직원들이 개인의 일정을 ‘공유’한다는 개념이 명확하지 않다보니 정말 개인적인 일정까지 회사에 ‘공개’되는 것이냐 하는 우려

2. 스마트폰의 조작 실수 등으로 개인정보가 유출되지 않을까 하는 우려

3. 구글 캘린더로 개인의 일정관리 방법을 변경하는 새로운 학습과 적응에 대한 불편함

4. 무엇보다 현장을 돌아다니는 일정의 공개로 회사로부터 감시 당하는 것 아니냐 하는 불만을 제기하기도 했습니다.


그렇다 하더라도

1. 기업에서 업무와 관련한 일정을 공유하는 것은 당연한 것이고

2. 이를 통해 회사 전체가 좀 더 효율적인 자원의 흐름, 집중, 의사결정을 하는 것은 물론,

3. 서로에 대한 이해와 소통을 도와주는 일이라는 우리의 설명에   공감하고 구글 캘린더를 적극적으로 업무에 도입하자는 결의를 이끌어 낼 수 있었습니다.

4. 그리고 개인의 일정, 개인 정보가 결코 외부에 보여지지 않는 다는 것과

5. 혹시 모를 사용자 실수를 방지하기 위해서라도 구글 캘린더에 대해 제대로 알고 사용해야 한다는 점을 강조했습니다.


<구글 캘린더 적용>


Y기업 구글앱스 도입 컨설팅 일정에 맞추어 세번째 교육 및 실습시간에 구글 캘린더를 적용했습니다. 다만 사전에 Jorte앱을 설치했고 공유캘린더를 어떻게 구성할지에 대한 계획을 세우도록 했습니다.

적용 과정은 다음과 같습니다.

첫째, 개인업무용 캘린더를 활용하여 업무 일정을 모두 기록하게 하였습니다. 별로 어렵지 않게 일정들을 기록했고 아울러 스마트폰과도 동기화를 했습니다. Y기업의 경우 직원 모두 안드로이드 폰과 갤럭시 탭만 쓰고 있어서 아이폰 계열을 따로 설명하지 않았습니다.

둘째, 영업부 캘린더, AS 캘린더 두개를 만들고 공유 설정을 하였습니다.

AS 캘린더는 AS 담당자들(편집권한)과 영업부(보기권한), 대표이사(보기권한), 경리담당자(편집권한)까지 모두 공유했고 영업부 캘린더는 영업부(편집권한)와 대표이사(편집권한)만 공유했으며 대표이사 캘린더는 ‘한가함/바쁨’정보만 표시되도록 해서 경리담당자(보기권한)와 공유했습니다. 별도의 회사 공유 캘린더는 만들지 않았습니다. 회사 전체 일정이 생길 경우 편집권한을 가진 경리 담당자가 AS캘린더에 일정을 등록하는 것으로 공유했습니다. 회사의 주요 업무가 AS다보니 AS정보를 공유하는 것이 가장 근간을 이룬 것 같습니다.


<효과>


-개인 일정관리도 좋아졌다.

 가족의 기념일이나 모임을 잘 챙기게 되었다.

 가족간의 일정도 서로 공유해 사용하며 서로 알려주지 않아도 가족의 일정을 알 수 있게 되어 편리합니다.


- 수첩을 쓰지 않게 되었다.

 수첩을 사용할 때 일정이 바뀌면 수첩이 지저분해지고 한 칸에 여러개 넣을때 어려웠습니다.

 예전 일정을 찾아볼 때가 많았는데 수첩은 다 찾아봐야 하는데 구글 캘린더는 검색이 되어 좋습니다.


- 반복일정이 아주 편리합니다.

  모임이 많아 정기적인 일정이 많았는데 예전엔 일일이 기억하고, 또 생각나면 다이어리에 기록하고 그랬는데 지금은 반복일정 관리가 아주 편해졌습니다.


- 일정의 통합관리가 가능해 졌습니다.

 일정이 겹쳐서 아주 곤란한 경우가 많았는데 이제는 겹치지 않고 일정을 잡게 되었습니다.

 대표님 일정을 몰라 매번 물어보고 따로 기록하고 있다가 다른 직원들이 물어보면 알려주고 했는데 

이젠 대표님이 언제 

시간이 될지 공유하고 있어 관리하는 입장에서는 아주 편리합니다.


- 업무에 변화

  굳이 알려주지 않아도, 물어보지 않아도 

같이 일하는 사람들의 일정을 알 수 있습니다.

  회사 차량의 공유가 원칙이 생겼고 사용하기 편리해 졌습니다.

  일정을 등록 안하면 일을 안하는 사람으로 보일까봐 일정을 꼬박꼬박 사용하고 있습니다.

  그러다보니 업무관리가 저절로 개선되는 효과가 있습니다.

  할일 관리를 사용하지 않았는데 자꾸 잊어버렸던 할일들을 

제대로 챙기게 되었습니다.

  영업일정을 잡을 때 과거 거래처 방문 일정을 참고하기가 쉬워졌습니다.


2. A기업의 구글 캘린더 도입


A기업의 경우 앱스 교육 대상자만 5개 부서에 50명에 이르고 조직체계도 이사/부장/과장/대리/주임/사원으로 중소기업 치고는 방대한 조직과 규모를 갖추고 있어 전사적 일정의 변화, 공유와 통합 과정에 여러가지 어려움이 있었습니다.

첫째, 연령층이 다양해 20~30대 젊은 직원들과 40대 이상의 임직원들 사이에 구글 캘린더를 설명하고 받아들이는 속도의 차이가 서로 달랐습니다. 구글 캘릴더를 이미 개인적으로 사용하고 있거나 사용해본 직원이 1/3에 달했고 또 사용해 보지 않는 사람들 중에서도 앞서 컨설팅 교육과정에 이미 먼저 캘린더를 살펴본 직원이 1/3정도, 그리고 나머지 1/3정도가 전혀 구글 캘린더에 대한 사전지식 없이 교육에 임했습니다.

둘째, 공유 캘린더에 규정을 마련하기가 쉽지 않았습니다. 부서간 생성할 공유 캘린더의 범위와 권한이 복잡하고 합의점을 찾기까지 여러 사람의 의견을 고려해야 하는 등의 어려움입니다.

셋째, 대표이사와 임원 분들이 자주 교육에 참여하지 못했습니다. 따라서 기능에 대한 습득은 물론 공유 캘린더에 대한 여러가지 의사결정이 늦어지고 효율을 높이고자 여러가지 아이디어를 모으고 대안을 마련하는 시간을 갖지 못했습니다.

넷째, 구글앱스의 담당자 직책이 주임이다보니 전사적 도입을 위한 독려에 한계가 있었습니다. 충분히 신뢰를 받는 직원이었으나 바쁜 현업에 새로운 업무방식의 혁신을 주도하기에는 그 권한이 너무 작아 부서간 협조를 이끌어내니가 어려웠습니다.


우리의 대응은 Y기업과 마찬가지로 기본적인 캘린더 공유의 당위성과 중요성을 위주로 다음과 같은 대안을 통해 구글 캘린더를 전사적으로 도입하였습니다.

첫째, 교육을 제때 받지 못한 대표이사 및 임직원과 받았더라도 습득이 느렸던 임원분들을 대상으로 재교육을 실시하여 전체 구성원이 최소한 수준 이상의 공감대를 형성했습니다.

둘째, 경영기획, 영업 부서가 먼저 주도적으로 공유하고 활용하였으며 순차적으로 R&D, 생산관리, 관리부서가 참여하는 방식으로 시간을 두고 적용하였습니다.

셋째, 잘 활용하는 사람이 잘 모르는 사람을 적극적으로 돕는 방식을 요구하였습니다. 조직 전체가 함께 일때 효과가 나오는 만큼 구성원간의 격차는 최소화 하고자 젊은 직원들 중심으로 전체에 확산되길 바랬고 또 이분들 역시 적극적인 자세로 대응을 하는 등 세대가 어우러져 함께 돕는 이 회사의 좋은 기업문화가 도움이 되었습니다.


구글 캘린더 적용

A기업의 개인 일정관리의 구글 캘린더 적용은 컨설팅 즉시 전체 구성원이 다 변화하지는 않았습니다.

시간을 두고 천천히 도입할 수 있게 하되 데드라인을 정해놓고 그 시점까지 모두 변화하는 것으로 추진했습니다. 업무상 구글 캘린더를 사용하더라도 개인의 일정만큼은 구글이 아닌 다른 방식으로 관리하겠다는 분들도 그대로 인정하기로 했습니다. 충분히 잘 사용하시는 분이라 어렵지 않을 것입니다.

공유일정은 경영지원부가 전체 회사 공유 캘린더를 만들어 운영하고, 영업부 캘린더, 경영지원부 캘린더를 먼저 만들었습니다. 각각의 부서별 캘린더는 해당 부서원들끼리 공유하였으며 대표이사나 다른 부서원들과는 공유하지 않았습니다.

아울러 개별 프로젝트성 업무들로 인해 부서나 직책과 무관하게 2~3명 단위의 소규모 공유 캘린더들을 만들고 자신들끼리 공유하는 일들이 많아졌습니다. 결국 회사 전체에서 캘린더의 공유와 권한 등을 통합 관리하기는 어렵고 사안에 따라, 필요에 따라 공유캘린더를 생성하고 활용하는 쪽으로 적용되었습니다.

회사 전체의 통합 관리를 하게 되면 공유캘린더의 생성과 관리를 한군데로 통합하게 되어 관리의 편의성, 보안 등에서 충분한 잇점이 있을 수 있습니다. 

또한 캘린더 생성자가 admin이 아닌 개인일 경우 담당자가 만든 캘린더를 공유해 사용하든 도중 그 직원이 퇴사를 해버리면 그 공유 캘린더를 더 이상 삭제/변경할 수 없는 문제가 생기게 됩니다. 

이러한 문제점이 있을 수 있지만 공유 캘린더 생성 및 권한에 대한 사전계획도 어렵고 또 매번 admin권한을 가진 담당자에게 부탁하는 절차도 번거로웠고 담당자 역시 구글 캘린더 관리가 주 업무가 아닌 이상 관리에 부담도 있는 등 현실적인 문제들로 공유 캘린더를 전사적 계획하에 두기는 어려웠습니다.

향후 주의해야 할 부분은 회사의 중요한 일정, 보안일정 등이 함부로 외부에 유출되지 않도록 하는 보안에 대한 관심과 직원의 퇴직 시 해당 직원의 공유 범위를 파악해 정상적으로 인수인계가 이루어지도록 해야 할 것입니다.




<효과>

- 업무에 변화


조직 내 회의 관련자료를 미리 배포해 회의 시간이 단축되는 등 효율 증가됩니다.

회의 참석자 조사가 매번 전화하고 독촉했는데 편리해졌습니다

회의실이 2층 대회의 실과 3층 소회의실 2개 등 여러 개가 있었는데 전체 회의실을 미리 파악하고 예약할 수 있어서 매우 좋습니다.  

휴가/연차 캘린더를 만들어 공유하고 있는데 누가 언제 휴가를 계획하는지 알게되고 서로 중복되지 않는 범위에서 휴가 계획을 세울 수 있어서 편리합니다.

대표이사 결재를 받기위해 경영기획 담당자에게 대표님의 일정을 물어보면 답변까지 시간이 걸렸는데 지금은 바로 확인을 해주니 편리합니다.

기타 Y기업 효과와 같음.

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