V-3 설문의 활용

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2015.01.19 11:52 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

3. 양식의 활용


양식은 웹페이지를 통해 질문에 대한 응답을 받을 수 있는 문서도구이며, 설문조사, 정보수집, 반복정보의 입력 등 다양한 형태로 활용 가능합니다. 



양식은 기본적으로 질문을 만들어 웹에 게시하거나 이메일로 발송해 응답을 받을 수 있게 하는 문서도구이며, 다음과 같은 용도로 활용할 수 있습니다. 


  ․ 설문조사, 고객만족도조사, 데이터 수집, AS처리일지, 재고조사, 각종 신청서 작성 등


특히 업무용으로는 반복되는 데이터의 현장입력 등에 유용하게 사용할 수 있습니다. 

양식 사용방법을 구체적으로 살펴보도록 하겠습니다. 


 1) 설문 만들기 

   드라이브 첫 화면에서 “새로 만들기 > Google 설문지”를 클릭합니다.

 

<Google 설문지>


 2) 테마 선택하기 

제목을 설정하고 테마를 선택합니다. 원하는 배경과 테마를 선택하고 테마를 선택하지 않으려면 취소를 클릭합니다. (다음 양식을 만들 때 테마 선택 표시를 하지 않으려면 “새 양식에 표시” 체크를 풀어줍니다.) 

 

<제목 및 테마>


 3) 로그인 정보 및 사용자이름 정보 수집 설정, 제목 작성하기


   ․ 이 양식을 보려면 로그인(조직 도메인 사용)이 필요합니다. 

     - 구글 앱스 사용자가 양식을 작성할 때만 보이는 체크사항입니다. 개인 지메일 사용자에게는 설정이 나타나지 않습니다. 이 설정을 하게 되면 구글 앱스로 가입한 조직 내 사용자가 로그인 해야만 양식을 보고 응답할 수 있습니다. 당연히 조직 외부 사용자는 양식을 보거나 응답할 수 없습니다. 

   ․ 응답자의 사용자 이름(조직 도메인 사용)을 자동 수집합니다. 

     - 개인 지메일 사용자가 양식을 만들 때는 지원하지 않는 기능(구글 앱스 계정만 사용가능한 기능)입니다. 구글 앱스 사용자가 양식을 만들 때 체크를 하면 응답하는 조직 내 구성원의 아이디가 자동으로 저장됩니다.(당연히 구글 앱스 계정으로 로그인해야 응답 가능합니다) 

 

<양식 작성 예>


  4) 섹션 머리글  

  양식의 제목을 정하고, 이 양식의 내용, 및 응답자를 위한 설명을 입력합니다. 


<섹션 머리글>


  5)질문 작성하기 

    양식의 질문 유형은 9가지가 있습니다. 각 유형에 따라서 응답의 방식과 데이터 저장 형태가 달라집니다. 


    (1) 텍스트

   질문에 답변을 텍스트로 입력하도록 하는 형식입니다. 질문의 하단 도움말에는 대답의 예시나 형태를 상세히 설명해 주는 것이 좋습니다. 모든 질문형식 하단에는 필수질문 선택 항목이 있습니다. 필수질문으로 선택하면, 해당 질문에 답변하지 않으면 응답이 완료되지 않으며 해당 항목에 답변이 없다는 것을 표시하여 알려줍니다. 


<텍스트 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


   (2) 단락 텍스트 

  응답의 내용이 많아 자세한 답변을 요구할 때 사용합니다. 장문의 텍스트를 입력할 수 있습니다. 


<단락 텍스트 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (3) 목록에서 선택

해당 목록을 입력하고 사용자가 ‘스크롤 목록’에서 선택하게 합니다. 목록에서 선택의 경우 답변을 기준으로 페이지를 서로 다르게 이동할 수 있습니다. 답변의 내용에 따라 다음 질문에 응답하지 않아도 되는 경우, 페이지를 분리하고 사용가능합니다. 페이지 분리는 “메뉴 > 삽입 > 페이지 나누기”를 선택하면 가능합니다. 

 

<목록에서 선택 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (4) 점수 범위 선택

점수 범위를 지정하여 선택하게 합니다. 점수 범위는 1부터 10까지 설정할 수 있습니다. 점수별 설명을 입력하여 답변을 요구할 수 있습니다. 


<점수 범위 선택 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (5) 객관식 질문 

원하는 답변 중 하나를 선택하게 하는 객관식 질문의 형태입니다. 답변 항목 중 “기타”를 선택하면 별도의 답변을 입력할 수도 있습니다. ‘답변을 기준으로 페이지 이동하기’가 가능합니다. 


<객관식 질문 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


 (6) 그리드

행과 열로 나누어 원하는 질문과 답변의 형태를 지정합니다. 비슷한 유형의 많은 질문과 답변을 받을 때 유용합니다. 


<그리드 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (7) 확인란

답변에 확인표시(체크박스)를 하여 선택하는 형식의 질문입니다. 이는 유일하게 다수 항목에 대해 중복선택이 가능한 질문 형식입니다. 역시 “기타”를 선택하면 별도의 답변을 입력할 수 있습니다. 


<확인란>


<양식으로 보여지는 화면>


  (8) 날짜와 시간 

날짜와 시간을 선택할 수 있는 질문 형식입니다. 날짜와 시간 형태로 제공됩니다.


<날짜형식>


<양식으로 보여지는 화면>


<시간 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  6) 이미지 삽입 

양식의 내용 중 원하는 곳에 이미지를 삽입하고 이미지의 제목과 마우스를 올려놓았을 때 표시되는 설명을 입력할 수 있습니다 


<이미지 입력>


<양식으로 보여지는 화면>


  7) 작성된 현재 양식 확인 

상단 도구모음의 “현재 양식 보기”를 클릭하면, 지금까지 만든 질문에 대해 실제 입력 가능한 화면이 새 창으로 열립니다. 



<현재 형식 보기>


<완성된 양식 화면>


  8) 완성된 양식의 배포

완성된 양식은 여러 가지 방법으로 응답자에게 배포할 수 있습니다. 


  (1) 양식 보내기   

“파일 > 양식보내기”를 선택하면 양식의 링크주소가 생성됩니다. “이메일로 양식 보내기”를 클릭하면 주소록의 이름을 입력 선택하거나, 이메일을 직접 입력하여 양식을 보낼 수 있습니다. 또한 구글 플러스, 페이스북, 트위터 등에 해당 링크를 공유할 수도 있습니다. 

다음과 같은 옵션을 선택할 수 있습니다. 


  ․ 이메일에 양식 첨부 : 이메일에 해당 양식을 첨부하여 이메일 본문 안에서 설문에 응답할 수 있게 합니다.(받은 이메일 본문에서 바로 응답 가능)

  ․ 나에게 사본 보내기 : 내 이메일로 사본을 보냅니다. 

  ․ 메시지 및 제목 맞춤 설정 : 별도 설정이 없으면 양식의 제목이 메일제목으로 표시됩니다. 클릭해서 메일의 제목과 메일의 본문을 작성할 수 있습니다. 


<양식 보내기 화면>


<이메일 수신화면>


  (2) 임베드 : 웹페이지에 삽입

양식 보내기의 화면에서 링크 옆의 “임베드”를 선택하면 코드가 생성됩니다. 이 코드를 원하는 페이지에 삽입하여 웹에 게시 할 수 있습니다. 


 

<양식 삽입 화면>


  9) 응답받기 

기본적으로 양식의 응답데이터는 해당 양식에 저장됩니다. 응답을 새 시트를 만들어 받거나, 기존에 사용 중인 시트로 연결하여 저장할 수 있습니다. 


   (1) 응답대상 선택, 해제하기

     “메뉴 > 응답 > 응답대상 선택”을 클릭합니다. 


<응답 받기>


   ․ 새 스프레드시트 : “양식 제목(응답)”으로 자동 생성됩니다. 

   ․ 기존 스프레드시트의 새 시트 : 기존 존재하는 시트에 새 시트를 만들어 생성됩니다.

   ․ 항상 새 스프레드시트 만들기 : 응답대상 선택 시 항상 새 스프레드시트를 만들어 생성됩니다.

   ․ 구글 양식에서만 응답 유지 : 별도의 스프레드시트에 연결하지 않고, 양식 내에서만 응답데이터를 유지합니다. 이 경우 데이터를 직접 확인하지는 못하지만, “메뉴 > 파일 > 다운로드”를 선택하면 ‘csv 파일’ 형태로 내려 받을 수 있습니다. 이 경우 언제든 다시 스프레드시트에 연결할 수 있습니다. 



<응답 대상 선택>


<응답 대상 선택화면>


    ․ 기존에 연결되어 있는 스프레드시트와 연결을 해제  

“메뉴 > 응답 > 양식 연결 해제”를 클릭합니다. 연결이 해제 되면 기존에 연결되어 있는 스프레드시트에 더 이상 새 응답이 저장되지 않습니다. 연결을 해제 하는 경우는 기존에 받은 응답과 새 응답의 시점을 구분해야 할 경우나 기간별로 데이터를 수집해야 할 경우 유용합니다. 예를 들면 10월 재고조사 파일을 마감하고 11월 파일을 다시 생성해야 할 경우 기존 스프레드시트(10월 재고조사)와 연결을 해제하고 새 응답 스프레드시트(11월 재고조사)를 연결하면 양식을 새로 만들지 않고 그대로 이용할 수 있습니다. 

 

<양식 연결 해제 메뉴>


<양식 연결 해제>


   (2) 응답확인, 요약보기

연결된 스프레드시트에 접속하면 응답된 데이터를 한 시트에서 확인할 수 있습니다. 질문의 내용이 첫 행에 표시되며 1열에 타임스탬프가 생성됩니다. 타임스탬프는 응답자가 응답한 시간이 기록되고 2열부터 질문에 대한 데이터가 기록됩니다. 

결과 시트는 다른 사용자와 공유할 수도 있으며 새 시트에서 해당 데이터를 이용한 분석과 가공이 가능합니다. 


<타임스탬프와 응답데이터 시트>


응답된 데이터의 기본적인 요약보기가 가능합니다. 양식파일에서 “메뉴 > 응답 > 응답요약”을 클릭합니다. 각 항목에 대한 기본적인 요약 및 비율을 그래프와 함께 보여줍니다. 


<응답 요약 보기>




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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 4) 양식

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.06.10 10:02 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

4) 양식

구글 드라이브의 문서도구 중 기업에서 가장 유용하게 쓰일 수 있는 기능이 바로 양식(form)도구입니다.  양식은 스프레드시트를 사용하여 질문에 대한 응답을 받을 수 있도록 문서를 작성하며, 다수에게 반복적인 정보를 수집하는 경우에 아주 강력하고 유용한 도구입니다.

에디터(편집기)를 통해 질문과 그에 대한 응답을 여러 가지 형태로 만들 수 있습니다. 이렇게 만들어진 질문들에 답을 할 수 있도록 ‘입력 화면’이 자동으로 생성되며, 입력 화면을 통해 쉽게 응답을 입력할 수 있습니다. 입력된 응답 데이터는 스프레드시트에 기록됩니다.

기록된 답변 또는 입력 데이터의 통계와 집계 내역을 제공하고 웹에 게시할 수 있도록 해 주는 기능도 있습니다.

양식은 기존 오피스에서 보지 못한 새로운 기능입니다.(자세한 내용은 V-3 양식의 활용 참고)



<양식 초기화면>


<양식의 작성>


<양식의 질문형태 예시>



<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809



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<OO기계(주) 원자재 입출고, 가공, 재고관리>

개요 : 경기도 평택에 위치한 OO기계(주)는 크레인 바퀴나 체인에 들어가는 쇠를 중간 가공하는 업체로 다양한 부품이 들어오면 CNC와 머신센타라 불리는 기계로 깎고 구멍을 뚫어 완성차 조립회사로 납품하는 일을 하고 있습니다.
기존에 엑셀로 관리하고 있었으나 관리에 여러가지 한계를 느껴 프로그램으로 구축하고자 문의를 해 왔습니다.
우리는 큰 비용이 들더라도 업체에 적합한 프로그램을 직접 개발하는 방법, 시중에 나와 있는 범용 프로그램을 유료로 구입하거나 서비스 받는 방법, 그리고 구글 드라이브의 양식을 활용하는 방법, 이 세가지 안으로 제안했습니다. 결론은 대표이사 및 담당자의 적극적인 동참으로 구글 드라이브를 선택했고 그 사례를 공개하기로 했습니다.

장점 및 특징 :
- 중간 가공 사업의 특성상 프로세스가 복잡하지 않고 비교적 제조에 비해 단순한 업무 프로세스입니다.
- 입고, 가공, 출고가 현장에서 일어나는 만큼 현장에서 스마트폰을 활용해 거의 실시간으로 입출고 및 가공수량을 파악해 즉시 입력한다면 별도로 기록해서 사무실로 다시와서 엑셀에 입력해야 하는 번거로움 없이 처리할 수 있습니다.
- 대표이사가 청주에도 사업장이 있어 왔다갔다하며 업무를 처리해야 하는데 언제, 어디서나 현재 재고, 작업(가공)현황, 매출액이나 불량, 가공손실 등 핵심적인 정보를 실시간으로, 스마트폰으로 확인할 수 있습니다.
- 비용이 전혀 들지 않는 무료사용입니다.
- 몇명이든 동시에 작업할 수 있으며 누가 기록한 것인지 그 히스토리까지 남게 됩니다.
- 정기적(1주, 또는 1개월 단위 등)으로 자료를 저장해야하며 저장된 자료는 언제든 스마트폰으로 열어 볼 수도 있고 엑셀로 저장할 수도 있습니다.

단점 :
- 데이터는 사용자(권한을 부여받은) 내부에서는 공유하게 되며 누구라도 수정할 수 있습니다. 이는 장점이 될 수도 있으나 데이터의 무결성을 지키려면 모든 사용자가 아주 신중하게 수정해야 하는 번거로움이 있습니다.
- 데이터의 캐릭터(문자, 숫자, 날자, 계산식) 역시 쉽게 지정하고 수정할 수 있기에 드라이브 내 구글시트의 구성을 제대로 이해하지 못할 경우 잘못하면 데이터를 날리거나 오류를 입력할 수 있습니다.
- 정기적으로 자료를 저장해야하고 과거 저장된 자료에서 자동 검색해 올 수는 없고 일일이 자료를 열어봐야 합니다.

(1) 양식 만들기
- 기초데이터 입력
품목, 소재단가(원자재 단가), 단조단가(프로세스 내에서 단조작업의 경우 다시 외주를 주는 단가), 가공단가(가공을 통해 얻는 마진 금액) 이렇게 4가지 기초 데이터를 품목별로 작업합니다.
기초 데이터이므로 다른 시트에 직접 입력해 놓습니다. 그리고 단가가 바뀔 때는 수정합니다.



위 그림을 보시면 시트는 DATA, 통계, 단가표 시트가 있습니다. 이 단가표 시트가 기초데이터를 입력해 놓은 시트입니다. 그리고 DATA시트는 구글 드라이브 양식으로 작성한 데이터가 기록되는 시트이며 통계는 기초데이터를 합산해 품목별 통계를 보는 시트입니다.
단가표 시트는 분홍색과 노란색으로 구분 했습니다.
분홍색을 함수를 이용해 DATA시트에서 입력되는 품명을 자동으로 가져오게 되며 노란색으로 구분된 영역은 직접 입력해야 합니다.
참고로 자동으로 가져오는 셀의 함수는 A2='통계'!A3 입니다.

(2)양식 만들기
구글 드라이브의 양식 기능을 이용해 양식을 만들었습니다. 양식은 페이지로 구분해 만들었습니다.



첫번째 입력은 필수 항목으로 입고, 가공, 출고 중에 선택하게 선택박스로 넣었습니다.
입고를 누르면 입고 페이지로, 가공을 누르면 가공 페이지로, 출고를 누르면 출고 페이지로 이동하게 됩니다.

입고페이지에는 입고일자(필수), L/NO, H/NO, 입고수량(필수)을 입력하게 됩니다.

가공 페이지는 가공일자(필수), 가공수량, 소재불량, 가공불량을 입력하게 됩니다.



납품 페이지에는 납품일자(필수), 납품 수량(필수)을 입력하게 됩니다.
그리고 모든 입력을 마친 뒤 맨 마지막 페이지는 작성자를 선택하도록 했습니다. 이는 이 데이터 생성자가 누구인지 기록하는 역할을 하게 됩니다.

양식을 만들었으니 웹페이지에서 어떻게 나타나는지 보겠습니다.


(1. 품목과 내용 선택화면)


(1. 품목과 내용 선택화면 - 필수 항목 입력 없이 넘어가면 위와 같이 경고 메시지가 나타남)


(2. 입고 화면 - 필수 항목을 넣고 계속>>을 누르거나 뒤로>> 돌아갈 수도 있음)


(3. 가공화면 - 필수항목을 입력하고 계속>> 하거나 뒤로>> 돌아갈 수도 있음)


(납품 화면 - 필수 항목을 입력하고 계속>> 하거나 뒤로>> 돌아갈 수도 있음)


(작성자 입력화면 - 맨 마지막으로 누가 작성했는지 작성자를 선택하는 화면)

이런식으로 PC, 또는 스마트폰에서 웹페이지를 열어 직접 입력하게 됩니다.
여러 데이터를 입력하면 DATA 시트에는 입력된 정보가 다음과 같이 보여집니다.


타임 스탬프는 양식을 작성한 시간이며 나머지 항목들은 양식을 작성한 내용이 순서대로 들어가게 됩니다.
OO기계(주)는 이를 매월 1월 1일 초기화(데이터 영역 삭제)하여 작성을 시작해 매월 말일 마감(파일-사본만들기-년/월일자로 사본 저장)을 합니다.
따라서 매월마다 이와같은 문서가 하나씩 생기게 됩니다.

통계 시트는 입력된 DATA와 단가표를 통해 품목별 월 총 입고 누계, 소재불량, 가공불량, 납품 수량, 가공수량 누계, 가공단가, 납품금액, 소재단가, 단조단가, 가공 손실액, 가공재고, 미가공 재고, 총 재고를 파악할 수 있습니다.


위 그림에서 노란색 영역만 입력합니다. 나머지는 절대 수정하지 않습니다.(서식이 들어가 있어 수정하면 오류)
이 노란색 영역에 품목만 쓰면 나머지 항목들은 DATA 시트와 단가표 시트에서 자동으로 가져오게 됩니다.
예를 들어 B4셀인 JS 106 품목에 대한 월 입고 누계 수식은 다음과 같습니다.
=if(A4=ʺʺ,ʺʺ,sumif(DATA!$B$2:$B$141,A4,DATA!$F$2:$F$141))
엑셀에서 사용하는 함수이니 자세히 설명하지는 않겠습니다만 이런 식으로 통계를 .
스마트폰에서 바탕화면에 웹페이지 바로가기를 위젯으로 만들어 놓으면 언제든 스마트폰에 앱처럼 클릭 만으로 바로 입력할 수 있습니다.



phone_4.png
스마트폰에서 아이콘을 클릭하면 위와 같이 입력 페이지가 바로 나타나게 됩니다.
위에서 보는 입력 양식은 해당 양식을 메일로 보내 여러 사람에게 입력할 수 있도록 하는 것이고
위 문서 자체를 공유하게 되면 DATA, 통계, 단가표 시트까지 직접 들어와 여러명이 동시에 수정을 할 수 있습니다.

스마트폰으로 문서에 접근하여 시트를 보면 다음과 같이 나타납니다.


스마트 폰으로 본 DATA 시트입니다.

스마트 폰으로 본 통계 시트입니다.

스마트 폰으로 본 단가표 시트입니다.


이렇게 실시간으로 언제 어디서나 스마트폰을 활용하여 입력하고 데이터를 확인하고 수정할 수 있습니다.

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