III-5. 모든 연락처를 구글 주소록으로 통합하세요.

1) 구글 주소록, 어떻게 사용하나요?

2) 주소록 스마트폰과 동기화하세요. 

3) 기존 주소록 가져오기

 (1) 스마트폰 주소록을 구글 주소록으로 가져오기

내 주소록이 오직 스마트폰(안드로이드)에만 있는 경우가 있습니다. 이럴 경우 스마트폰을 잃어버리면 주소록도 함께 잃어버리게 됩니다. 안드로이드 스마트폰 사용자라면 쉽게 구글 주소록으로 통합할 수 있습니다.

구글이 아닌 엑셀이나 네이버 주소록 등 별도로 주소록을 가지고 있더라도 현재 스마트폰(안드로이드)에 있는 주소록과 같거나, 스마트폰 주소록이 최신의 정보 일 때에는 그냥 스마트폰의 주소록을 구글 주소록과 통합하면 됩니다.(아이폰은 구글 주소록과 통합 기능이 없습니다.)


 ․ 스마트폰(안드로이드)에 “환경설정 > 계정 및 동기화”에 구글 앱스 계정을 넣습니다.

 ․ LG 계열의 스마트폰은 이 계정 설정에서 주소록 동기화를 확인(체크)합니다.

 ․ 삼성 계열의 스마트폰에서는 ‘주소록’에서 “설정 > 구글주소록과 통합”을 선택합니다.

 ․ 삼성 계열은 주소록 목록에 구글 표시가 있고 LG 계열은 주소록 세부정보에 구글 계정과 통합된 표시가 나타납니다.



<구글 계정과 통합>                        


<구글 계정과 통합 확인>


  (2) 엑셀을 이용한 기존 주소록 가져오기

구글 주소록이 아닌 다른 주소록에서 ‘주소록 가져오기’ 기능을 통해 쉽게 구글 주소록으로 옮겨올 수 있습니다. 그러나 주소록의 항목이 대부분 서로 다른 체계를 가지고 있어 막상 가지고 와도 일일이 주소록에 값들을 수정해야 하는 경우가 많습니다. 많은 연락처를 가지고 있다면 주소록을 하나하나 직접 정리하는 일은 매우 번거로운 일이 됩니다. 

또한 스마트폰으로 전화가 왔을 때 내가 원하는 발신자 표시는 ‘홍길동 OO기업 대표’ 라고 표시되길 원하지만 ‘길동 홍’ 만 찍힌다던지 ‘대표 OO기업 길동 홍’으로 표시되는 난감한 경우가 있습니다. 이렇게 스마트폰에 표시되는 방식과 각각의 검색과 관리에 최적화하는 방법을 찾아서 필진은 구글 주소록 변환에 최적화된 엑셀파일을 만들었습니다.

이 엑셀 파일의 양식대로 주소록을 만든 뒤에 ‘가져오기’ 하면 완벽하게 구글 주소록으로 모든 값들을 가져올 수 있습니다.

아래 링크에 첨부된 엑셀파일을 다운받습니다.

http://googlesmw.tistory.com/3

양식을 보면 첫 번째 행에 입력해야하는 방법에 대해 메모로 삽입해 놓았습니다.


<구글 주소록에 호환되는 엑셀파일>


위에서 다운받은 엑셀 양식대로 주소록이 완성되었다면 ‘CSV’ 확장자로 저장하고

구글 주소록에서 해당 파일을 가져오면 됩니다.


 ․ 먼저 지메일 화면에서 “메일” 메뉴 > “주소록”을 클릭합니다.


<주소록>


․ 주소록 페이지가 열리면 왼쪽 메뉴에서 주소록 “가져오기”를 클릭합니다.


<주소록 가져오기>


 ․ 만들어 놓은 CSV 파일을 선택하고 “가져오기”를 클럭합니다.


<주소록 가져오기 파일선택>


 ․ 등록된 주소록은 다음과 같이 확인할 수 있습니다. 


<가져온 주소록 확인>


가져온 주소록은 그 날짜를 그룹으로 묶여 있습니다. 날짜 그룹이 필요 없다면 그룹을 삭제하면 됩니다. 그룹을 삭제해도 내 주소록에 모든 연락처가 남아 있습니다.


 (3) Outlook 주소록을 구글 주소록으로 가져오기 

Outlook 주소록을 구글 주소록으로 가져오는 방법은 여러 가지가 있습니다. 대표적인 방법으로 Outlook 연락처를 엑셀이나 CSV형태의 파일로 “내보내기”한 후 구글 주소록으로 가져오는 방법이 있습니다. 구글 주소록은 앞서 설명한 바와 같이 CSV파일 형태를 가장 잘 인식합니다. 그러나 Outlook에서 “내보내기”한 CSV파일의 형식과 구글 주소록의 형식이 달라 그대로 구글 주소록으로 가져오면 여러 가지 오류가 발생합니다. 이에 대한 해결책으로 우선 엑셀이나 CSV형식으로 내보내기 한 Outlook 주소록 파일을 엽니다. 이 파일의 내용을 앞서 소개한대로 구글 주소록에 맞게 제작된 엑셀 파일에 항목(열)별로 복사하여 입력합니다. 그리고 구글 주소록으로 가져오면 정보의 손실이나 오류 없이 효과적으로 주소록을 이전 할 수 있습니다. 




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809


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I-3. 구글 앱스로 강소기업 만들기

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2013.10.04 08:30 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

I-3. 구글 앱스로 강소기업 만들기


"중소기업 전체가 통합된 업무환경으로 공유, 협업할 수 있습니다. "


스마트워크를 위해 조직(회사) 전체가 통합된 소프트웨어 환경(도구)을 갖춰야 합니다. '구글 앱스로 강소기업 만들기'에서는 중소기업의 스마트워크 실현을 위한 도구로 구글 앱스를 선택했습니다. 마이크로소프트 오피스365와 네이버나 다음의 기업용 서비스 등 여러 소프트웨어 대기업에서 출시한 좋은 스마트워크를 위한 프로그램들이 있음에도 불구하고 구글 앱스를 선택한 이유는 대부분의 스마트 기기(스마트폰, 태블릿 PC 등)를 가장 쉽게 만족시키며, 공유와 협업이 원활하고 안정적이기 때문입니다. 더불어 저렴하면서도 세계적이어야 한다는 기준에 가장 적합하기 때문입니다.


그렇다고 구글 앱스만 잘 활용할 줄 알면 된다는 의미는 아닙니다. 오히려 구글 앱스의 다양한 기능과 사용법을 모두 배우려 하는 것은 또 다른 문제를 야기할 수 있습니다. 중요한 것은 중소기업의 스마트워크입니다. '어떤 시스템을 쓰느냐'가 아니라 '어떻게 쓰느냐'가 더 중요합니다.


‘구글 앱스로 강소기업 만들기’는 중소기업의 스마트워크를 위해 구글 앱스의 전체 서비스가 아닌 몇 가지 주요 기능에 집중합니다. 업무와 관련된 소통은 지메일을 기본으로 하고, 여러 일정을 공유하는 캘린더, 협업과 문서를 위한 드라이브, 업무 공유와 기록을 위한 그룹스, 화상회의를 위한 행아웃 등입니다. 이렇게 업무를 통합, 공유, 협업할 수 있도록 중소기업에 꼭 필요한 도구들만 익히면 됩니다.


필진은 오랜 시간 중소기업의 현실에 맞추어 ‘구글 앱스로 강소기업 만들기’라는 모델을 만들고 중소기업에 적용해 왔으며 지금까지 이를 알리기 위한 노력도 끊임없이 하고 있습니다. 세미나, 교육, 강의와 컨설팅 등 다양한 방법으로 접근하고 있으나 제한된 시간과 기회만으로 수많은 중소기업에 전파하기에는 한계가 있습니다. 그래서 ‘구글 앱스로 강소기업 만들기’ 모델을 책으로 내서 중소기업이 효과적인 스마트워크를 스스로 이루어 내는데 참고가 될 수 있기를 기대합니다. 아울러 스마트워크를 도입하고자하는 중소기업을 위해 교육과 컨설팅을 제공해 드리고 있으며 이 책은 교재로 활용 될 수 있을 것입니다.


‘구글 앱스로 강소기업 만들기’ 모델은 더욱 발전할 것이며, 중소기업이 최소의 비용으로 업무 혁신을 이루고 스마트하게 일할 수 있도록 지속적으로 노력할 것입니다. 




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I-2. 기본은 갖추어야 합니다.

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2013.10.03 09:30 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

I-2. 기본은 갖추어야 합니다.


"모든 것은 기록해야 합니다. 스마트폰을 스마트하게 사용할 줄 알아야 합니다. 사람 중심의 업무에서 프로세스 중심의 업무로 변화해야 합니다. 나이가 많거나 직급이 높다고 예외는 없습니다."


가장 필요한 것은 역시 스마트워크를 실현하고자 하는 구성원들의 의지와 노력입니다. 이와 더불어 이 책이 제시하는 적절한 기술/기능적 대안을 조직 전체가 수용하고, 그 바탕 위에서 중소기업 스스로 스마트하게 업무를 진행하기 위한 고민이 이어져야 합니다. 이럴 때 비로소 기존 업무의 비용과 낭비를 줄이고 생산성을 높일 수 있는 혁신적인 업무 프로세스들이 생겨나게 됩니다. 이것은 단순하게 일하는 시간과 장소의 제약을 벗어나는 소극적인 스마트워크 이야기가 아니라 중소기업의 업무 프로세스 혁신을 가능하게 하는 근본적인 업무 문화의 변화입니다.


'구글 앱스로 강소기업 만들기'는 이를 위해 네 가지의 근본적인 변화를 요구하고 있습니다.


1) 업무 의사소통 방법의 통합입니다. 

업무를 지시, 전달, 보고하는 기존의 다양하고 개별적인 방식을 통합된 방식으로 변화해야 합니다. 이를 통해 언제, 어디서나, 누구에게나 정확한 의사전달을 하게 되며 기록을 남기고 업무의 오해, 중복, 누락 없는 업무 체계를 갖추게 됩니다.


2) 스마트 기기의 활용입니다. 

언제 어디서나 스마트폰, 태블릿 PC 등 스마트 기기로 업무에 참여할 수 있도록 제반 환경을 마련하고, 실습과 훈련을 통해 업무에 참여하는 경험을 해야 합니다. 스마트 기기를, 내 PC에서 하는 거의 모든 일을 할 수 있는 도구로 만들어야 합니다. 이것은 개인적인 생산성 향상은 물론 실시간 의사결정 및 소통, 공유, 협업을 도와 줄 것입니다. 중소기업의 한정된 자원을 생각한다면 시간과 비용, 공간의 절약을 위해서도 스마트 기기를 즉시 업무에 활용해야 합니다.


3) 일하는 방식을 사람 중심에서 프로세스 중심으로 바꿔야 합니다. 

중소기업의 특성상 업무는 시스템이 아닌 사람에 의존하게 되고, 개별적인 방식으로 처리하며, 체계가 없는 경우가 많습니다. 특히 직원이 언제든 쉽게 다른 회사로 이직하는 경우가 많은 중소기업은 사람이 바뀌면 업무가 지속되지 않고, 심지어 어느 사업 분야가 사라지기도 합니다. 체계화된 업무 프로세스는 사람이 바뀌어도 업무는 지속가능한 방식이 될 것이며 이러한 변화는 공유와 협업으로 이루어질 수 있습니다.


4) 구성원 전체가 스마트(Smart)해져야 합니다. 

누구든 자신의 업무를 지속적으로 개선해 나갈 방법을 고민하고 실험하고 정착시켜야 합니다. 젊은 직원들이 더 나은 방식이나 지식을 알고 충분히 스마트하게 일 할 수 있는데 나이든 부장, 임원이 스마트폰이 어렵다는 이유로 기존 업무방식을 고집한다면 이는 조직에 큰 걸림돌이 되는 역할을 자청하는 것입니다.







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