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  1. 2015.01.19 V-3 설문의 활용

V-3 설문의 활용

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2015.01.19 11:52 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

3. 양식의 활용


양식은 웹페이지를 통해 질문에 대한 응답을 받을 수 있는 문서도구이며, 설문조사, 정보수집, 반복정보의 입력 등 다양한 형태로 활용 가능합니다. 



양식은 기본적으로 질문을 만들어 웹에 게시하거나 이메일로 발송해 응답을 받을 수 있게 하는 문서도구이며, 다음과 같은 용도로 활용할 수 있습니다. 


  ․ 설문조사, 고객만족도조사, 데이터 수집, AS처리일지, 재고조사, 각종 신청서 작성 등


특히 업무용으로는 반복되는 데이터의 현장입력 등에 유용하게 사용할 수 있습니다. 

양식 사용방법을 구체적으로 살펴보도록 하겠습니다. 


 1) 설문 만들기 

   드라이브 첫 화면에서 “새로 만들기 > Google 설문지”를 클릭합니다.

 

<Google 설문지>


 2) 테마 선택하기 

제목을 설정하고 테마를 선택합니다. 원하는 배경과 테마를 선택하고 테마를 선택하지 않으려면 취소를 클릭합니다. (다음 양식을 만들 때 테마 선택 표시를 하지 않으려면 “새 양식에 표시” 체크를 풀어줍니다.) 

 

<제목 및 테마>


 3) 로그인 정보 및 사용자이름 정보 수집 설정, 제목 작성하기


   ․ 이 양식을 보려면 로그인(조직 도메인 사용)이 필요합니다. 

     - 구글 앱스 사용자가 양식을 작성할 때만 보이는 체크사항입니다. 개인 지메일 사용자에게는 설정이 나타나지 않습니다. 이 설정을 하게 되면 구글 앱스로 가입한 조직 내 사용자가 로그인 해야만 양식을 보고 응답할 수 있습니다. 당연히 조직 외부 사용자는 양식을 보거나 응답할 수 없습니다. 

   ․ 응답자의 사용자 이름(조직 도메인 사용)을 자동 수집합니다. 

     - 개인 지메일 사용자가 양식을 만들 때는 지원하지 않는 기능(구글 앱스 계정만 사용가능한 기능)입니다. 구글 앱스 사용자가 양식을 만들 때 체크를 하면 응답하는 조직 내 구성원의 아이디가 자동으로 저장됩니다.(당연히 구글 앱스 계정으로 로그인해야 응답 가능합니다) 

 

<양식 작성 예>


  4) 섹션 머리글  

  양식의 제목을 정하고, 이 양식의 내용, 및 응답자를 위한 설명을 입력합니다. 


<섹션 머리글>


  5)질문 작성하기 

    양식의 질문 유형은 9가지가 있습니다. 각 유형에 따라서 응답의 방식과 데이터 저장 형태가 달라집니다. 


    (1) 텍스트

   질문에 답변을 텍스트로 입력하도록 하는 형식입니다. 질문의 하단 도움말에는 대답의 예시나 형태를 상세히 설명해 주는 것이 좋습니다. 모든 질문형식 하단에는 필수질문 선택 항목이 있습니다. 필수질문으로 선택하면, 해당 질문에 답변하지 않으면 응답이 완료되지 않으며 해당 항목에 답변이 없다는 것을 표시하여 알려줍니다. 


<텍스트 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


   (2) 단락 텍스트 

  응답의 내용이 많아 자세한 답변을 요구할 때 사용합니다. 장문의 텍스트를 입력할 수 있습니다. 


<단락 텍스트 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (3) 목록에서 선택

해당 목록을 입력하고 사용자가 ‘스크롤 목록’에서 선택하게 합니다. 목록에서 선택의 경우 답변을 기준으로 페이지를 서로 다르게 이동할 수 있습니다. 답변의 내용에 따라 다음 질문에 응답하지 않아도 되는 경우, 페이지를 분리하고 사용가능합니다. 페이지 분리는 “메뉴 > 삽입 > 페이지 나누기”를 선택하면 가능합니다. 

 

<목록에서 선택 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (4) 점수 범위 선택

점수 범위를 지정하여 선택하게 합니다. 점수 범위는 1부터 10까지 설정할 수 있습니다. 점수별 설명을 입력하여 답변을 요구할 수 있습니다. 


<점수 범위 선택 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (5) 객관식 질문 

원하는 답변 중 하나를 선택하게 하는 객관식 질문의 형태입니다. 답변 항목 중 “기타”를 선택하면 별도의 답변을 입력할 수도 있습니다. ‘답변을 기준으로 페이지 이동하기’가 가능합니다. 


<객관식 질문 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


 (6) 그리드

행과 열로 나누어 원하는 질문과 답변의 형태를 지정합니다. 비슷한 유형의 많은 질문과 답변을 받을 때 유용합니다. 


<그리드 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (7) 확인란

답변에 확인표시(체크박스)를 하여 선택하는 형식의 질문입니다. 이는 유일하게 다수 항목에 대해 중복선택이 가능한 질문 형식입니다. 역시 “기타”를 선택하면 별도의 답변을 입력할 수 있습니다. 


<확인란>


<양식으로 보여지는 화면>


  (8) 날짜와 시간 

날짜와 시간을 선택할 수 있는 질문 형식입니다. 날짜와 시간 형태로 제공됩니다.


<날짜형식>


<양식으로 보여지는 화면>


<시간 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  6) 이미지 삽입 

양식의 내용 중 원하는 곳에 이미지를 삽입하고 이미지의 제목과 마우스를 올려놓았을 때 표시되는 설명을 입력할 수 있습니다 


<이미지 입력>


<양식으로 보여지는 화면>


  7) 작성된 현재 양식 확인 

상단 도구모음의 “현재 양식 보기”를 클릭하면, 지금까지 만든 질문에 대해 실제 입력 가능한 화면이 새 창으로 열립니다. 



<현재 형식 보기>


<완성된 양식 화면>


  8) 완성된 양식의 배포

완성된 양식은 여러 가지 방법으로 응답자에게 배포할 수 있습니다. 


  (1) 양식 보내기   

“파일 > 양식보내기”를 선택하면 양식의 링크주소가 생성됩니다. “이메일로 양식 보내기”를 클릭하면 주소록의 이름을 입력 선택하거나, 이메일을 직접 입력하여 양식을 보낼 수 있습니다. 또한 구글 플러스, 페이스북, 트위터 등에 해당 링크를 공유할 수도 있습니다. 

다음과 같은 옵션을 선택할 수 있습니다. 


  ․ 이메일에 양식 첨부 : 이메일에 해당 양식을 첨부하여 이메일 본문 안에서 설문에 응답할 수 있게 합니다.(받은 이메일 본문에서 바로 응답 가능)

  ․ 나에게 사본 보내기 : 내 이메일로 사본을 보냅니다. 

  ․ 메시지 및 제목 맞춤 설정 : 별도 설정이 없으면 양식의 제목이 메일제목으로 표시됩니다. 클릭해서 메일의 제목과 메일의 본문을 작성할 수 있습니다. 


<양식 보내기 화면>


<이메일 수신화면>


  (2) 임베드 : 웹페이지에 삽입

양식 보내기의 화면에서 링크 옆의 “임베드”를 선택하면 코드가 생성됩니다. 이 코드를 원하는 페이지에 삽입하여 웹에 게시 할 수 있습니다. 


 

<양식 삽입 화면>


  9) 응답받기 

기본적으로 양식의 응답데이터는 해당 양식에 저장됩니다. 응답을 새 시트를 만들어 받거나, 기존에 사용 중인 시트로 연결하여 저장할 수 있습니다. 


   (1) 응답대상 선택, 해제하기

     “메뉴 > 응답 > 응답대상 선택”을 클릭합니다. 


<응답 받기>


   ․ 새 스프레드시트 : “양식 제목(응답)”으로 자동 생성됩니다. 

   ․ 기존 스프레드시트의 새 시트 : 기존 존재하는 시트에 새 시트를 만들어 생성됩니다.

   ․ 항상 새 스프레드시트 만들기 : 응답대상 선택 시 항상 새 스프레드시트를 만들어 생성됩니다.

   ․ 구글 양식에서만 응답 유지 : 별도의 스프레드시트에 연결하지 않고, 양식 내에서만 응답데이터를 유지합니다. 이 경우 데이터를 직접 확인하지는 못하지만, “메뉴 > 파일 > 다운로드”를 선택하면 ‘csv 파일’ 형태로 내려 받을 수 있습니다. 이 경우 언제든 다시 스프레드시트에 연결할 수 있습니다. 



<응답 대상 선택>


<응답 대상 선택화면>


    ․ 기존에 연결되어 있는 스프레드시트와 연결을 해제  

“메뉴 > 응답 > 양식 연결 해제”를 클릭합니다. 연결이 해제 되면 기존에 연결되어 있는 스프레드시트에 더 이상 새 응답이 저장되지 않습니다. 연결을 해제 하는 경우는 기존에 받은 응답과 새 응답의 시점을 구분해야 할 경우나 기간별로 데이터를 수집해야 할 경우 유용합니다. 예를 들면 10월 재고조사 파일을 마감하고 11월 파일을 다시 생성해야 할 경우 기존 스프레드시트(10월 재고조사)와 연결을 해제하고 새 응답 스프레드시트(11월 재고조사)를 연결하면 양식을 새로 만들지 않고 그대로 이용할 수 있습니다. 

 

<양식 연결 해제 메뉴>


<양식 연결 해제>


   (2) 응답확인, 요약보기

연결된 스프레드시트에 접속하면 응답된 데이터를 한 시트에서 확인할 수 있습니다. 질문의 내용이 첫 행에 표시되며 1열에 타임스탬프가 생성됩니다. 타임스탬프는 응답자가 응답한 시간이 기록되고 2열부터 질문에 대한 데이터가 기록됩니다. 

결과 시트는 다른 사용자와 공유할 수도 있으며 새 시트에서 해당 데이터를 이용한 분석과 가공이 가능합니다. 


<타임스탬프와 응답데이터 시트>


응답된 데이터의 기본적인 요약보기가 가능합니다. 양식파일에서 “메뉴 > 응답 > 응답요약”을 클릭합니다. 각 항목에 대한 기본적인 요약 및 비율을 그래프와 함께 보여줍니다. 


<응답 요약 보기>




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