V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

3) 프리젠테이션

프리젠테이션은 MS 파워포인트와 유사한 문서도구이며, 스프레드시트와 마찬가지로 웹상에서 모든 작업이 가능한 웹오피스입니다. 프리젠테이션 문서의 작성부터 브리핑 혹은 발표를 위한 프리젠테이션 보기까지 웹브라우저에서 가능합니다. 

프리젠테이션 도구는 장점과 단점이 분명하게 구분됩니다. 

장점은 웹에서 작성하여 프리젠테이션(발표화면)까지 가능하며, 해당 파일을 웹에 게시하거나, 공유할 수 있으며, 여러 사람이 함께 하나의 파일에 접속하여 내용을 채우거나 편집을 하여 효율적인 공동작업을 할 수 있다는 것입니다. 

단점은 애니메이션이나 기타 효과 등을 지원하지만, MS 파워포인트처럼 다양하고 화려한 편집이나 세부 설정에는 한계가 있다는 것입니다. 따라서 업무용으로 내부 사용자들 간 발표하는 정도는 문제가 없겠으나 고객을 대상으로 하는 발표에는 그 기능이 너무 부족해 적합하지 않습니다. 


필진은 프리젠테이션을 ‘발표자료 작성을 위한 협업도구’로 사용할 것을 권장합니다. 예를 들어, 방대한 제안서를 만들어야 할 경우 프리젠테이션에 목차를 페이지별로 만들어 협업해야할 사람들과 공유합니다. 협업을 통해 각 페이지별로 맡은 부분에 내용(콘텐츠)을 채우고, 내용이 완성되면 이를 MS 파워포인트 형식으로 다운받아 마무리는 파워포인트에서 디자인과 서식을 꾸밉니다. 완성된 파워포인트 파일을 다시 공유해 협업한 사람들과 검토합니다. 이렇게 제안서 마무리는 MS 파워포인트로 하더라도, 구글 프리젠테이션을 협업의 도구로 활용하면, 빠른 시간 안에 여러 명의 공동작업으로 제안서 내용을 채울 때 유용하게 활용할 수 있습니다.

반대로 기존에 MS 파워포인트에서 작성한 파일을 문서도구 형식으로 변환해 구글 프리젠테이션으로 활용할 수 있습니다. 이렇게 함으로써 여러 사람이 동시에 한 파일에 접속하여 공동작업을 하고, 웹에 게시하거나 공유할 수 있습니다.


  

<프리젠테이션 작성화면>


<프리젠테이션 보기화면>

 

  ․ 테마적용하기 : 파워포인트와 마찬가지로 슬라이드의 기본 테마를 설정할 수 있습니다. (메뉴 > 슬라이드 > 테마변경)

<프레젠테이션 테마 변경>


<프리젠테이션 테마 선택>








<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V. 드라이브 : 문서의 작성과 공유, 협업을 위한 도구입니다.

모든 문서작업을 기기나 공간의 제약 없이 실시간으로 협업하고 공유하는 것, 스마트워크의 핵심입니다.

 


문서작업은 ‘내 컴퓨터’에서 작성하여 ‘내 문서’ 폴더에 저장하는 것이 일반적입니다. 다른 사람의 검토가 필요한 경우에는 인쇄를 하거나, 이메일, 이동형 저장장치 등을 이용해 문서를 전달하고 검토 작업을 수행한 후, 다시 문서를 받아 작업을 완료해야 했습니다. 여러 사람이 작성한 문서를 취합해야할 경우, 여러 개의 문서를 한사람이 받아 하나의 문서로 편집해 완성했습니다.
 

 

이러한 기존의 문서작성 방식은 크게 세 가지 단점을 가지고 있습니다.

첫째, 여러 단계를 거치게 되며 시간소모가 많습니다.

둘째, 수정 문서가 많이 쌓이다 보면 어느 문서가 최신본인지 구별하기 힘들어 집니다.

셋째, 문서에 대한 커뮤니케이션이 복잡해지고 협업이 쉽지 않습니다.

 

위 세 가지 문제점들을 해결하기 위해서는 문서작업 시 다음과 같은 원칙을 세워야 합니다.

01. 모든 문서는 관련자들과 공유해야 합니다.

02. 실시간 공동 작업이 이루어질 수 있어야 합니다.

03. 언제 어디서 어떤 기기로 접속하더라도 문서를 작성, 수정할 수 있어야 합니다.

 

이 원칙을 실현할 수 있는 방안이 구글 드라이브를 사용하는 것입니다. 서비스 명칭 변경 전에는 “문서도구”라고 불렸으며, 현재는 “드라이브”라고 통칭합니다. 개인용 드라이브는 15GB, 구글 앱스 비즈니스 사용자는 30GB의 용량을 제공합니다.

 

드라이브의 사용으로 모든 문서 웹브라우저 환경에서 작성하거나 공유될 수 있고, 항상 최신본을 유지할 수 있습니다. 동시에 하나의 문서를 여러 명이 실시간으로 열어보고 작성하거나 수정할 수 있습니다. 변경 내역을 개인별 시간별로 확인하거나, 문서에 대한 각자의 의견을 실시간으로 나눌 수도 있습니다.

 

본 장에서는 구글 드라이브의 문서 작성, 공유, 관리, 협업에 대한 내용을 설명하겠습니다.

 




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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견적서 스마트폰에서 보내기

구글앱스/구글드라이브 2013.01.20 17:23 Posted by 블루소프트

<견적서 실시간 작성 및 전송>
OO디자인스튜디오는 디자이너 3명을 두고 대표가 영업, 기획을 담당하는  소기업입니다.  대표는 거래처를 돌아다니며 상담하고 견적서를 실시간으로 제출할 수 있도록 구글 드리이브에 견적서 파일을 만들어 놓고 사용하고 있습니다.
이것을 이동하는 차 안에서 수정하여 PDF 파일로 즉시 견적서를 제출하고 있습니다.
견적서 양식은 구글 드라이브의 스프레드 시트로 만듭니다.


이렇게 만들어 놓은 표준 양식에 그때그때 필요한 견적 내용을 채워 넣습니다.
그리고 다 완성되었다면 다음과 같이 보내면 됩니다.

* PC에서 :  파일>다른이름으로 다운로드>PDF선택.
이러면 견적서는 PDF로 다운로드 되고 이것을 메일로 보내면 됩니다.




* 안드로이드폰에서 : 구글 드라이브로 들어가면 문서 목록에 견적서 문서가 보입니다.


이 ‘견적서 표준양식’ 문서 오른쪽>를 누르면 문서정보가 나오고 상단에 메뉴를 누르면
보내기, 또는 링크 보내기 등을 선택할 수 있습니다.



여기서 보내기를 누르면 여러가지 앱 중에 지메일을 선택하고 보내면 PDF문서로 상대방이 받게 됩니다.
링크 보내기는 액세스 권한이 제한되어 앱스 계정을 로그인해야 하므로 외부에 보낼 때에는 적합하지 않습니다.
아이폰에서:구글드라이브 앱으로는 견적서 파일을 보낼 수 없습니다. 사파리 브라우저로 구글 드라이브에 접속해서 견적서 파일을 선택하고 하단에 공유 버튼을 누릅니다.



공유를 누르면 이메일에 첨부하기 메뉴가 나오고 이를 선택합니다.



화면에 다음 형식으로 문서 첨부 옆에 파일 형식을 MS엑셀, 오픈오피스, PDF 형식으로 다양하게 첨부할 수 있습니다.
이렇게 언제 어디서나 견적서를 만들고, 수정해서 PDF 첨부파일로 메일을 보낼 수 있습니다.

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