II-1. 내 PC가 먼저 똑똑해져야 합니다. 

 1) 1) 크롬 브라우저를 사용하세요.

 2) PC용 구글 드라이브


구글 앱스의 대표적 서비스인 구글 드라이브를 내 PC의 탐색기에서 직접 사용할 수 있는 프로그램입니다. 구글 드라이브는 인터넷 상에서 실행되는 웹기반의 오피스 프로그램이며 동시에 파일을 저장하는 서비스이지만, 내 PC의 윈도우 탐색기에 특정 ‘폴더’와 동기화 시킬 수 있습니다. 이 동기화 되는 내 PC의 ‘폴더’에 파일을 넣어두면 인터넷 상의 구글 드라이브에도 동일한 파일이 존재하게 됩니다. 이러한 동기화 서비스는 네이버의 N드라이브, 다음 클라우드 서비스도 동일합니다. 클라우드 저장소에 내 파일과 내 컴퓨터에 있는 내 파일을 동기화 시켜 줍니다.


  (1) PC용 구글 드라이브 설치

http://tools.google.com/dlpage/drive”에서 다운로드 받아 설치한 뒤 구글 앱스 계정으로 로그인합니다. 또는 지메일 화면 상단에 “드라이브” 메뉴를 클릭하면 구글 드라이브 화면이 나타납니다. 드라이브 화면에서 좌측 아래에 있는 “PC용 드라이브 다운로드”를 클릭하여 설치할 수 있습니다.


<PC용 구글 드라이브 다운>

`

<PC용 구글 드라이브 설치>


  (2) PC용 구글 드라이브 설정

설치를 마친 뒤 구글 앱스 계정으로 로그인합니다. 구글 드라이브를 설치하면 컴퓨터 작업표시줄 트레이 아이콘에 구글 드라이브 아이콘이 나타납니다. 윈도우 탐색기를 실행하면 탐색기에도 “Google 드라이브”라는 폴더가 생성됩니다.


<구글 드라이브 폴더 생성 확인>


  (3) PC용 구글 드라이브 활용

대부분 업무에 필요한 파일은 윈도우 탐색기의 '내문서' 폴더에 있을 것입니다. 그러나 앞으로 업무에 자주 쓰는 파일은 모두 탐색기의 'Google 드라이브' 폴더에 넣어두고 작업하기 바랍니다. 기존에 ‘내문서’ 폴더와 똑같이 파일을 관리할 수 있으며 동시에 구글 앱스의 클라우드에도 저장되어 언제 어디서나, 어떤 스마트 기기로도 업무 파일을 열어볼 수 있습니다.

구글 드라이브 용량은 30기가(구글 앱스, 개인 지메일 사용자는 15기가)를 제공하므로 오래되고 용량이 큰 파일은 기존 내문서 폴더에 그냥 두고 현재 필요한 파일들만 옮겨놓고 작업하기 바랍니다. 

탐색기의 “Google 드라이브” 폴더와 인터넷(클라우드)의 ‘구글 드라이브’ 사이에 동기화에는 다소 시간이 걸립니다. 


Q1. 내 업무 폴더가 30기가의 용량만으로 부족하다면 어떻게 하나요?

A. 탐색기에서 쓸 수 있는 클라우드 서비스는 구글 드라이브뿐만 아니라 네이버 N드라이브(30기가), 다음 클라우드(50기가) 등이 있습니다. 구글 드라이브에는 스마트워크를 위한 필수 파일을 두고 사용한다면 30기가의 용량으로 충분할 것이고 개인적인 파일이나 용량이 큰 파일의 클라우드 동기화가 필요하다면 추가적으로 네이버 N드라이브나 다음 클라우드를 사용하시기 바랍니다. 모두 무료로 사용할 수 있으며 탐색기에 기존 폴더 형태로 지원됩니다.


Q2. 인터넷 상의 구글 드라이브에서 만든 문서를 내 컴퓨터 'Google 드라이브' 폴더에서 다른 폴더로 옮겼더니 삭제가 되었습니다. 왜 그런가요?

A. 'Google 드라이브' 폴더를 사용하다 보면 2가지 형태의 파일이 존재하게 됩니다. 내가 PC에서 작업한 문서를 저장해 생긴 파일들이 있고 크롬 브라우저를 열어 드라이브 메뉴에서(웹상에서) 직접 생성한 구글 문서들이 다 같이 동기화 되어 존재하게 됩니다.

내가 PC에서 생성한 문서는 내 PC 하드디스크에 저장되어 있는 파일이므로 자유롭게 어디로든 옮겨 놓아도 되지만 웹상에서 생성한 문서는 폴더 안에 실체가 없는 링크파일만 존재 하게 됩니다. 이 링크만 존재하는 파일을 'Google 드라이브' 폴더 밖으로 옮겨버리면 동기화 할 때 파일이 사라졌으므로 실제 클라우드 서비스에서는 해당 파일을 삭제하게 됩니다. 링크파일을 다시 제자리로 갖다 놓아도 원본 문서가 삭제된 상태이며, 복원할 수도 없습니다.

따라서 구글 드라이브에서 만든 구글 문서들은 'Google 드라이브' 폴더 밖으로 절대 옮기지 않도록 주의해야 합니다.

드라이브에서(웹상에서) 정상적으로 삭제 아이콘을 눌러 삭제된 문서는 구글 드라이브 메뉴의 ‘휴지통’에 있으며 ‘휴지통’을 비우지 않는 한 언제든 복원할 수 있습니다. 그러나 이 경우에는 ‘휴지통’에도 남아있지 않습니다.



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II. 스마트워크 환경구축 : 기업은 하나의 스마트워크 플랫폼을 갖춰야 합니다.


"하나의 조직에서 동일한 업무환경을 만드는 것이 스마트워크의 시작입니다."



마이크로소프트사의 엑셀을 사용할 때에도 사용자 간에 버전이 다르면 호환에 불편을 겪게 됩니다. 하물며 서로 다른 프로그램을 사용한다면 공유와 협업이 중심인 스마트워크가 불가능해 집니다. 


공통된 업무환경을 갖추는 것은 매우 중요한 일입니다. 한 조직에서 개개인이 서로 다른 업무 환경을 갖는 것은 개인의 특성을 존중하는 것이 아닙니다. 축구 시합에 야구화를 신고 참여할 수 없듯이, 한 조직이라면 스마트워크를 위해 반드시 동일한 시스템을 사용하는 업무환경이 필수입니다.


필진은 이번 장을 통해 PC와 스마트 기기에 동일한 앱을 설치하여 구글 앱스 사용자들이 동일한 업무환경에서 공유와 협업이 이루어질 수 있도록 제안합니다.


동일한 업무환경을 위해 PC에 적용될 공통 프로그램은 크롬 브라우저와 PC버전의 구글 드라이브입니다.


구글 캘린더나 지메일을 인터넷이 연결되지 않은 오프라인 모드에서도 앱을 설치하여 사용할 수 있지만 기본적으로 사무실의 PC는 물론 스마트 기기(노트북 포함)는 언제나 인터넷에 접속할 수 있다고 가정해 설명하겠습니다.


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