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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 7) 템플릿

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.08.20 10:15 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

 7) 템플릿


템플릿이란, 특정문서의 형식을 사용하기 편하게 미리 만들어 둔 파일입니다. 문서의 모양이나 형식을 미리 만들어 놓고 필요한 내용만 손쉽게 삽입 및 수정할 수 있습니다. 템플릿은 구글에서 직접 제공하는 것과 사용자들이 만들어서 등록해 둔 것으로 나누어집니다. 또한 조직 내부에서 별도 제작하여 등록한 후 조직 내 사용자들만 사용할 수도 있습니다.

필진은 기업에서 사용하는 여러 가지 서식(문서 양식)을 드라이브의 템플릿으로 등록해 놓고 사용자들이 이 템플릿에서 회사의 서식을 내려 받아 활용할 수 있도록 권장합니다.


  ․ 각 문서도구의 메뉴에서 “파일 > 새로 만들기 > “템플릿에서” 를 클릭하면 “구글 문서도구 > 탬플릿 갤러리” 화면으로 이동합니다. (구글 드라이브의 “만들기”가 아니라 문서도구(문서, 프리젠테이션, 스프레드시트 등) 작성 화면으로 들어가 “파일” 메뉴에 있습니다.)


<템플릿에서>


  “템플릿 갤러리”의 기본화면은 사용 중인 “조직(도메인)의 템플릿” 탭입니다. 아직 조직에서 등록해 둔 템플릿이 없다면 아래 화면처럼 보입니다. 상단 탭에 “공개 템플릿”, “조직 내 템플릿”, “사용한 템플릿”, “내 템플릿”으로 구분됩니다. 

 

<템플릿 초기화면>


‘공개 템플릿’에서 원하는 키워드로 검색을 하면 필요한 템플릿을 찾거나 유사한 템플릿을 선택하여 사용할 수 있습니다. 또 유형별 검색(문서, 스프레드시트, 프리젠테이션, 양식, 그림)과 카테고리별 검색(비즈니스 양식, 캘린더 및 일정, 재무 및 회계, 라벨 및 명함, 편지 및 팩스, 계획표, 프리젠테이션 디자인, 이력서 및 자기소개서, 학생 및 교사 등)을 좌측 메뉴에 제공합니다. 


<키워드 검색>


원하는 템플릿을 찾았다면, 미리보기 후 사용합니다. “이 템플릿 사용”을 클릭하면 “문서제목(템플릿 문서 제목)의 복사본”이라는 파일명을 가진 새 파일이 “내 드라이브”에 생성됩니다. 원하는 문서제목을 부여하고 내용을 작성하면 됩니다. 


<미리보기 화면>


중소기업은 이미 여러 가지 서식이 있는 공식 문서를 보유하고 있을 것입니다. 공문형식이나 각종 보고서 형식, 기안이나 협조문서 등을 MS 엑셀이나 워드, 아래한글로 만들어 사용해 왔다면 이를 구글 문서도구 ‘템플릿’으로 등록해 조직 구성원들이 함께 사용할 수 있도록 제공하면 됩니다.

회사의 모든 공식 문서를 한꺼번에 템플릿으로 변경할 필요는 없습니다. 스마트워크로 업무 프로세스가 변경되는 것과 관련한 문서부터 하나씩 차례대로 템플릿을 활용하기 바랍니다. 예를 들어, 기존에 업무보고 프로세스(각자 보고서를 작성해 출력해 보고하던 방식)를 공통된 보고서 서식으로 드라이브에서 작성하고, 링크만 이메일로 보고하는 프로세스로 변경할 수 있습니다. 이 때 보고서 서식을 템플릿에 올려놓고 언제든 쉽게 내려 받아 작성할 수 있습니다. 다만 “스마트 기기 > 드라이브 앱”에서는 템플릿을 활용할 수 없습니다. “드라이브 앱”에서는 기존에 작성했던 문서를 “수정 > 사본 저장”해 보고서를 제출하면 됩니다.




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809


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