V-3 설문의 활용

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2015.01.19 11:52 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

3. 양식의 활용


양식은 웹페이지를 통해 질문에 대한 응답을 받을 수 있는 문서도구이며, 설문조사, 정보수집, 반복정보의 입력 등 다양한 형태로 활용 가능합니다. 



양식은 기본적으로 질문을 만들어 웹에 게시하거나 이메일로 발송해 응답을 받을 수 있게 하는 문서도구이며, 다음과 같은 용도로 활용할 수 있습니다. 


  ․ 설문조사, 고객만족도조사, 데이터 수집, AS처리일지, 재고조사, 각종 신청서 작성 등


특히 업무용으로는 반복되는 데이터의 현장입력 등에 유용하게 사용할 수 있습니다. 

양식 사용방법을 구체적으로 살펴보도록 하겠습니다. 


 1) 설문 만들기 

   드라이브 첫 화면에서 “새로 만들기 > Google 설문지”를 클릭합니다.

 

<Google 설문지>


 2) 테마 선택하기 

제목을 설정하고 테마를 선택합니다. 원하는 배경과 테마를 선택하고 테마를 선택하지 않으려면 취소를 클릭합니다. (다음 양식을 만들 때 테마 선택 표시를 하지 않으려면 “새 양식에 표시” 체크를 풀어줍니다.) 

 

<제목 및 테마>


 3) 로그인 정보 및 사용자이름 정보 수집 설정, 제목 작성하기


   ․ 이 양식을 보려면 로그인(조직 도메인 사용)이 필요합니다. 

     - 구글 앱스 사용자가 양식을 작성할 때만 보이는 체크사항입니다. 개인 지메일 사용자에게는 설정이 나타나지 않습니다. 이 설정을 하게 되면 구글 앱스로 가입한 조직 내 사용자가 로그인 해야만 양식을 보고 응답할 수 있습니다. 당연히 조직 외부 사용자는 양식을 보거나 응답할 수 없습니다. 

   ․ 응답자의 사용자 이름(조직 도메인 사용)을 자동 수집합니다. 

     - 개인 지메일 사용자가 양식을 만들 때는 지원하지 않는 기능(구글 앱스 계정만 사용가능한 기능)입니다. 구글 앱스 사용자가 양식을 만들 때 체크를 하면 응답하는 조직 내 구성원의 아이디가 자동으로 저장됩니다.(당연히 구글 앱스 계정으로 로그인해야 응답 가능합니다) 

 

<양식 작성 예>


  4) 섹션 머리글  

  양식의 제목을 정하고, 이 양식의 내용, 및 응답자를 위한 설명을 입력합니다. 


<섹션 머리글>


  5)질문 작성하기 

    양식의 질문 유형은 9가지가 있습니다. 각 유형에 따라서 응답의 방식과 데이터 저장 형태가 달라집니다. 


    (1) 텍스트

   질문에 답변을 텍스트로 입력하도록 하는 형식입니다. 질문의 하단 도움말에는 대답의 예시나 형태를 상세히 설명해 주는 것이 좋습니다. 모든 질문형식 하단에는 필수질문 선택 항목이 있습니다. 필수질문으로 선택하면, 해당 질문에 답변하지 않으면 응답이 완료되지 않으며 해당 항목에 답변이 없다는 것을 표시하여 알려줍니다. 


<텍스트 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


   (2) 단락 텍스트 

  응답의 내용이 많아 자세한 답변을 요구할 때 사용합니다. 장문의 텍스트를 입력할 수 있습니다. 


<단락 텍스트 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (3) 목록에서 선택

해당 목록을 입력하고 사용자가 ‘스크롤 목록’에서 선택하게 합니다. 목록에서 선택의 경우 답변을 기준으로 페이지를 서로 다르게 이동할 수 있습니다. 답변의 내용에 따라 다음 질문에 응답하지 않아도 되는 경우, 페이지를 분리하고 사용가능합니다. 페이지 분리는 “메뉴 > 삽입 > 페이지 나누기”를 선택하면 가능합니다. 

 

<목록에서 선택 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (4) 점수 범위 선택

점수 범위를 지정하여 선택하게 합니다. 점수 범위는 1부터 10까지 설정할 수 있습니다. 점수별 설명을 입력하여 답변을 요구할 수 있습니다. 


<점수 범위 선택 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (5) 객관식 질문 

원하는 답변 중 하나를 선택하게 하는 객관식 질문의 형태입니다. 답변 항목 중 “기타”를 선택하면 별도의 답변을 입력할 수도 있습니다. ‘답변을 기준으로 페이지 이동하기’가 가능합니다. 


<객관식 질문 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


 (6) 그리드

행과 열로 나누어 원하는 질문과 답변의 형태를 지정합니다. 비슷한 유형의 많은 질문과 답변을 받을 때 유용합니다. 


<그리드 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  (7) 확인란

답변에 확인표시(체크박스)를 하여 선택하는 형식의 질문입니다. 이는 유일하게 다수 항목에 대해 중복선택이 가능한 질문 형식입니다. 역시 “기타”를 선택하면 별도의 답변을 입력할 수 있습니다. 


<확인란>


<양식으로 보여지는 화면>


  (8) 날짜와 시간 

날짜와 시간을 선택할 수 있는 질문 형식입니다. 날짜와 시간 형태로 제공됩니다.


<날짜형식>


<양식으로 보여지는 화면>


<시간 형식>


<양식으로 보여지는 화면>


  6) 이미지 삽입 

양식의 내용 중 원하는 곳에 이미지를 삽입하고 이미지의 제목과 마우스를 올려놓았을 때 표시되는 설명을 입력할 수 있습니다 


<이미지 입력>


<양식으로 보여지는 화면>


  7) 작성된 현재 양식 확인 

상단 도구모음의 “현재 양식 보기”를 클릭하면, 지금까지 만든 질문에 대해 실제 입력 가능한 화면이 새 창으로 열립니다. 



<현재 형식 보기>


<완성된 양식 화면>


  8) 완성된 양식의 배포

완성된 양식은 여러 가지 방법으로 응답자에게 배포할 수 있습니다. 


  (1) 양식 보내기   

“파일 > 양식보내기”를 선택하면 양식의 링크주소가 생성됩니다. “이메일로 양식 보내기”를 클릭하면 주소록의 이름을 입력 선택하거나, 이메일을 직접 입력하여 양식을 보낼 수 있습니다. 또한 구글 플러스, 페이스북, 트위터 등에 해당 링크를 공유할 수도 있습니다. 

다음과 같은 옵션을 선택할 수 있습니다. 


  ․ 이메일에 양식 첨부 : 이메일에 해당 양식을 첨부하여 이메일 본문 안에서 설문에 응답할 수 있게 합니다.(받은 이메일 본문에서 바로 응답 가능)

  ․ 나에게 사본 보내기 : 내 이메일로 사본을 보냅니다. 

  ․ 메시지 및 제목 맞춤 설정 : 별도 설정이 없으면 양식의 제목이 메일제목으로 표시됩니다. 클릭해서 메일의 제목과 메일의 본문을 작성할 수 있습니다. 


<양식 보내기 화면>


<이메일 수신화면>


  (2) 임베드 : 웹페이지에 삽입

양식 보내기의 화면에서 링크 옆의 “임베드”를 선택하면 코드가 생성됩니다. 이 코드를 원하는 페이지에 삽입하여 웹에 게시 할 수 있습니다. 


 

<양식 삽입 화면>


  9) 응답받기 

기본적으로 양식의 응답데이터는 해당 양식에 저장됩니다. 응답을 새 시트를 만들어 받거나, 기존에 사용 중인 시트로 연결하여 저장할 수 있습니다. 


   (1) 응답대상 선택, 해제하기

     “메뉴 > 응답 > 응답대상 선택”을 클릭합니다. 


<응답 받기>


   ․ 새 스프레드시트 : “양식 제목(응답)”으로 자동 생성됩니다. 

   ․ 기존 스프레드시트의 새 시트 : 기존 존재하는 시트에 새 시트를 만들어 생성됩니다.

   ․ 항상 새 스프레드시트 만들기 : 응답대상 선택 시 항상 새 스프레드시트를 만들어 생성됩니다.

   ․ 구글 양식에서만 응답 유지 : 별도의 스프레드시트에 연결하지 않고, 양식 내에서만 응답데이터를 유지합니다. 이 경우 데이터를 직접 확인하지는 못하지만, “메뉴 > 파일 > 다운로드”를 선택하면 ‘csv 파일’ 형태로 내려 받을 수 있습니다. 이 경우 언제든 다시 스프레드시트에 연결할 수 있습니다. 



<응답 대상 선택>


<응답 대상 선택화면>


    ․ 기존에 연결되어 있는 스프레드시트와 연결을 해제  

“메뉴 > 응답 > 양식 연결 해제”를 클릭합니다. 연결이 해제 되면 기존에 연결되어 있는 스프레드시트에 더 이상 새 응답이 저장되지 않습니다. 연결을 해제 하는 경우는 기존에 받은 응답과 새 응답의 시점을 구분해야 할 경우나 기간별로 데이터를 수집해야 할 경우 유용합니다. 예를 들면 10월 재고조사 파일을 마감하고 11월 파일을 다시 생성해야 할 경우 기존 스프레드시트(10월 재고조사)와 연결을 해제하고 새 응답 스프레드시트(11월 재고조사)를 연결하면 양식을 새로 만들지 않고 그대로 이용할 수 있습니다. 

 

<양식 연결 해제 메뉴>


<양식 연결 해제>


   (2) 응답확인, 요약보기

연결된 스프레드시트에 접속하면 응답된 데이터를 한 시트에서 확인할 수 있습니다. 질문의 내용이 첫 행에 표시되며 1열에 타임스탬프가 생성됩니다. 타임스탬프는 응답자가 응답한 시간이 기록되고 2열부터 질문에 대한 데이터가 기록됩니다. 

결과 시트는 다른 사용자와 공유할 수도 있으며 새 시트에서 해당 데이터를 이용한 분석과 가공이 가능합니다. 


<타임스탬프와 응답데이터 시트>


응답된 데이터의 기본적인 요약보기가 가능합니다. 양식파일에서 “메뉴 > 응답 > 응답요약”을 클릭합니다. 각 항목에 대한 기본적인 요약 및 비율을 그래프와 함께 보여줍니다. 


<응답 요약 보기>




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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 5) 그림

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.07.01 11:51 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

5) 그림

그림 도구는 단독으로 쓰이기 보다는 다른 문서와 함께 쓰이는 경우가 더 많습니다. 그림을 직접 그리거나, 도형, 선, 텍스트 등을 이용하여 이미지를 생성할 수 있습니다. 

특히 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션 도구의 상단 메뉴 중 “삽입 > 그림”을 클릭하면 문서도구의 그림도구와 같은 그림그리기 팝업창이 나타납니다. 이 그림도구를 이용하여 그린 그림은 해당 문서에 바로 삽입이 됩니다. 또한 이 그림을 별도의 이미지 파일로 저장하거나 다운로드 할 수 있습니다. 


<그림 초기화면>



<그림 활용>




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809



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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 4) 양식

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.06.10 10:02 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

4) 양식

구글 드라이브의 문서도구 중 기업에서 가장 유용하게 쓰일 수 있는 기능이 바로 양식(form)도구입니다.  양식은 스프레드시트를 사용하여 질문에 대한 응답을 받을 수 있도록 문서를 작성하며, 다수에게 반복적인 정보를 수집하는 경우에 아주 강력하고 유용한 도구입니다.

에디터(편집기)를 통해 질문과 그에 대한 응답을 여러 가지 형태로 만들 수 있습니다. 이렇게 만들어진 질문들에 답을 할 수 있도록 ‘입력 화면’이 자동으로 생성되며, 입력 화면을 통해 쉽게 응답을 입력할 수 있습니다. 입력된 응답 데이터는 스프레드시트에 기록됩니다.

기록된 답변 또는 입력 데이터의 통계와 집계 내역을 제공하고 웹에 게시할 수 있도록 해 주는 기능도 있습니다.

양식은 기존 오피스에서 보지 못한 새로운 기능입니다.(자세한 내용은 V-3 양식의 활용 참고)



<양식 초기화면>


<양식의 작성>


<양식의 질문형태 예시>



<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809



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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 1) 문서

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.04.13 19:23 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

구글 드라이브는 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식, 그림 등의 다양한 문서도구를 지원 합니다.


구글 문서도구 형식으로 저장되는 문서는 스토리지 용량에 영향을 받지 않고 무제한 저장이 가능합니다. 구글 드라이브에서 작성 가능한 문서의 종류는 다음과 같습니다. 


  ․ 문서 : MS 오피스의 워드와 호환되며, 일반 문서를 의미합니다.

  ․ 프리젠테이션 : MS 오피스의 파워포인트와 호환되며, 프리젠테이션을 위한 파일 형식을 의미합니다.

  ․ 스프레드시트 : MS 오피스의 엑셀과 호환되며, 데이터의 손쉬운 관리 및 계산식, 함수 등을 사용할 수 있습니다.

  ․ 양식 : 설문조사와 같이, 형식을 가진 데이터를 반복적으로 입력받기 위한 문서형식입니다.

  ․ 그림 : 그림을 그리거나 이미지를 간단하게 편집할 수 있습니다.


 1) 문서

웹오피스 형태로 사용되는 구글 문서도구는 여러 형식을 지원하지만 유사한 인터페이스를 가지고 있어 쉽게 적응할 수 있습니다. 가장 기본적인 인터페이스와 이에 대한 상세 설명을 본 절에서 다루어 보겠습니다. 

여기서 “문서"는 MS 워드, 아래한글 같은 문서 편집기를 이야기 합니다.


   (1) 문서 만들기 

  ․ 드라이브 초기화면에서 “만들기 > 문서”를 클릭합니다.

<문서 만들기>

  

  ․ 새 창으로 “제목 없음”이라는 문서가 생성됩니다. 상단의 “제목 없음”을 클릭하면 문서의 제목을 수정할 수 있습니다. 


<문서 초기화면>


드라이브의 문서가 MS 워드만큼 다양한 서체(특히 한글의 경우)를 제공하거나 세세한 편집 기능을 제공하지는 않지만, 일반적인 문서를 작성하는 것에는 불편함이 없습니다. 

문서의 디자인을 조금 더 보기 좋게 하기 위한 방법으로 템플릿을 사용할 수 있습니다. 미리 작성된 템플릿(V-2-7 템플릿 참고)을 이용하거나, MS 워드에서 기본적인 틀을 만들어 업로드 후 작업하는 방법도 가능합니다.


  (2) 문서 작성하기

기본 메뉴와 기능을 살펴보도록 하겠습니다. 

상단 메뉴 바에는 파일, 수정, 삽입, 서식, 도구, 퓨전테이블, 도움말 등이 있습니다. 


  ․ ‘파일’메뉴

  - 공유 : 파일의 공동작업자, 공유권한 등을 설정할 수 있습니다. (V-4 문서의 소유권, 공유와 협업 참고)

  - 새로 만들기 : 원하는 형식의 새 문서를 생성합니다. 

  - 열기 : 기존 문서를 선택하여 엽니다. 

  - 이름 바꾸기 : 문서의 제목을 바꿉니다. 

  - 사본 만들기 : 해당 문서의 사본을 생성합니다. 

  - 업데이트 기록 보기 : 문서의 변경이력을 실시간으로 확인하고 복원할 수 있습니다. 


<업데이트 기록>


  - 다른 이름으로 다운로드 : 구글 문서형식의 파일을 MS 워드(.doc), OpenDocument(.odt), 서식 있는 텍스트 형식(.rtf), PDF문서(.pdf), 일반 텍스트(.txt), 웹페이지 형식(.html) 등으로 변환하여 다운로드 할 수 있습니다. 


<다른 이름으로 다운로드>


  - 웹에 게시 : 해당 문서를 웹에 게시할 수 있습니다.


<웹에 게시>


‘문서링크를 통해 다운로드’ 또는 ‘소스코드 삽입’의 방식으로 문서를 웹상에 게시할 수 있습니다. 


<문서의 링크 및 소스>


  - 공동작업자에게 이메일 전송 : 공유 기능을 통해 공동작업 권한을 가진 사용자에게 해당문서 정보를 이메일로 전송합니다. 

  - 이메일에 첨부하기 : 해당 문서를 첨부하여 이메일을 전송할 수 있습니다. 


  ․ ‘수정’ 메뉴

  - 실행취소, 다시실행, 잘라내기, 복사, 붙여넣기, 웹 클립보드, 모두 선택, 찾기 및 바꾸기 

  등 일반적인 문서편집에 관한 명령을 실행할 수 있습니다. 


  <수정 메뉴>


  ․ ‘보기’ 메뉴 

  - 인쇄 레이아웃, 눈금자 표시, 등식 툴바 보기, 맞춤법 추천 보기, 컨트롤 숨기기, 전체화면 등 보기설정에 관한 명령을 실행할 수 있습니다. 

 

<보기메뉴>

  

  ․ ‘삽입’ 메뉴 

  - 이미지, 링크, 등식, 그림 표, 댓글, 각주, 특수문자, 가로줄, 페이지 번호, 페이지 수, 페이지 나누기, 머리글, 바닥글, 북마크, 목차가 있습니다.

문서 편집 시 필요한 이미지, 링크 및 특수문자 등의 삽입 명령을 실행 할 수 있습니다. ‘이미지‘와 ’그림‘을 같은 메뉴로 생각할 수 있으나, 이미지의 경우 이미지 파일 자체를 삽입할 수 있는 반면, 그림 메뉴는 직접 그림을 웹 도구(팝업 창)에서 직접 그려 삽입하는 차이점이 있습니다. 

‘삽입’ 메뉴의 기능 중 ‘댓글’의 경우 문서의 협업 시 좋은 도구로 활용될 수 있습니다.(해당 기능은 V-3 문서의 소유권, 공유와 협업 참고)


  <삽입 메뉴>


  ․ ‘서식’ 메뉴

  - 굵게, 기울임꼴, 취소선, 윗첨자, 아래첨자, 단락 스타일, 정렬, 줄 간격, 목록 스타일, 서식 지우기 등 각 선택영역의 서식에 관한 메뉴를 실행할 수 있습니다.

 

<서식 메뉴>


  ․ ‘도구’ 메뉴 

  - 조사, 정의, 단어 개수, 문서 번역, 스크립트 관리자, 스크립트 편집기, 환경설정에 관한 기능을 수행합니다.

  

 <도구 메뉴>


도구 기능 중 조사는 문서작성 시 유용하게 쓰일 수 있는 기능입니다. 조사를 클릭하면, 문서 우측에 구글 검색창이 생깁니다. 원하는 검색어를 입력하면, 이미지, 링크, 인용의 형태로 바로 문서에 삽입할 수 있습니다. 정의 기능의 경우 조사를 통한 검색 결과 중 사전에 수록된 내용만을 보여줍니다. 


<도구 조사 메뉴>


  ․ ‘퓨전 테이블’ 메뉴

  - 퓨전테이블은 표를 삽입하거나 삽입된 표를 편집하는 명령을 수행합니다. 


<퓨전 테이블 메뉴>






<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


YES24 

http://www.yes24.com/24/goods/11370809



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V-1. 구글 드라이브를 소개합니다.

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.04.07 16:21 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

1. 구글 드라이브를 소개합니다. 

구글 드라이브는 ‘웹기반 오피스’ 도구이며, 공유와 협업으로 변화를 가져오는 강력한 스마트워크 도구입니다. 


드라이브는 구글의 핵심 서비스 중 하나로 웹브라우저에서 문서도구를 이용하여 온라인으로 문서를 작성하고, 쉽게 공유하며, 실시간 협업을 가능하게 합니다. 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식(form), 그림 등 구글에서 제공하는 문서도구를 이용하여 문서를 작성 및 편집할 수 있으며 클라우드 서비스를 이용하여 문서를 업로드 및 보관할 수 있습니다.

스마트워크를 위한 구글 드라이브의 이용은 문서작업 방식의 근본적인 변화를 가져올 것입니다. 이것은 PC에서 클라우드로, 1인 혹은 단독작업에서 다자간 협업으로, 단계적 작성에서 실시간 공동작업으로의 변화입니다. 

이 절에서는 이러한 변화를 가능하게 하는 드라이브의 특징과 장점 및 단점, 환경설정에 대해 설명하겠습니다.


 1) 스마트워크를 위한 문서와 문서함의 네이밍 규칙

중소기업은 드라이브를 이용하기에 앞서, 문서와 문서함의 네이밍 규칙을 효율적으로 정해야 합니다. 

업무를 위한 문서는 하루에도 수십 건 이상 발생하며 별다른 규칙 없이 누적되기만 한다면 필요할 때 찾아보기가 어려워 비효율적인 업무를 초래할 수 있습니다.

문서작성 당시에는, 작성자가 문서제목을 보고 해당 내용을 쉽게 유추할 수 있지만, 시간이 지남에 따라 본인이 작성한 문서도 제목만 보고는 내용을 알 수 없는 경우가 많습니다. 본인도 알아보기 힘든 문서를 다른 사람이 본다면 내용을 예측하거나 찾아보기 더욱 힘들 수밖에 없습니다.

일례로, 총무팀에서 회사 전체의 워크샵을 추진위한 기획서를 작성할 때, 파일 명을 “워크샵”이라고 하면 작성 당시나 행사 진행 당시에는 크게 혼돈이 없을 수도 있습니다. 그러나 몇 년이 지나면서 언제, 어떤 내용으로 누가 작성했는지 바로 파악하기 어려워집니다. 


문서의 제목은 다음과 같은 내용에 준하여, 명명하는 것이 좋습니다. 

 ․ 소속 부서, 업무분류, 제목, 작성일, 작성자 등을 기술합니다. 

    예> 회사 워크샵 - “행사_회사 전체 워크샵__20130912_총무부_홍길동” 등으로 구체적으로 명명하는 것이 효과적입니다. 누가 보아도 2013년 9월 12일에 총무부 홍길동이 작성한 회사 전체 워크샵에 관한 문서라는 것을 알 수 있습니다. 


이처럼 문서의 제목을 구체적이고 체계적으로 작성하는 것만으로도 공유를 통한 협업의 기본 조건을 갖출 수 있습니다. 

문서함(폴더) 역시 같은 원칙을 적용할 수 있습니다. 조직이나 업무, 진행 및 완료 상태에 따라 문서함을 잘 분류해 놓으면 효과적으로 문서를 관리할 수 있습니다.  


2) 드라이브의 특성

 (1) 구글 드라이브는 웹오피스입니다. 

구글 드라이브는 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식(form), 그림 등의 형식을 지원하는 웹오피스 도구를 제공합니다. 웹브라우저에서 바로 문서의 작성, 수정, 공유 작업을 진행하며, 구글 드라이브에 저장됩니다. 물론 구글에서 지원하는 형식 이외의 문서나 파일도 업로드를 통하여 저장할 수 있으나 온라인에서의 편집은 불가능합니다. 기존의 문서작성방식이 개인의 PC에서 작성되고 저장되는 형태였다면, 구글 드라이브는 웹에서 바로 작성하고 저장된다는 점이 가장 중요한 차이점입니다.

이러한 클라우드 웹 저장 형태는 작업 도중 PC의 프로그램이 다운되거나 전원이 갑자기 꺼졌을 때도, 작업 중이던 파일을 안전하게 저장할 수 있게 해줍니다. 또한 웹오피스는 스마트 기기로 언제 어디서나 동일한 파일을 열어 작업을 하고, 다른 사람과 손쉽게 공유할 수 있습니다.

 (2) 구글 드라이브의 저장용량은 다른 구글 서비스와 통합하여 사용됩니다. 

 ․ 개인 사용자 15GB, 구글 앱스 사용자 30GB

이메일 및 첨부파일, 드라이브의 문서, 구글 플러스 포토의 모든 내용을 통합하여 용량을 공유합니다. 드라이브에는 단일 파일의 크기가 최대 10GB까지 업로드 됩니다.

단, 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트 등 드라이브 형식의 문서는 용량 산정에서 제외되어 무제한 사용이 가능합니다. “구글 플러스 > 포토”에 업로드 된 2048*2048 사이즈 이하의 사진 역시 용량을 차지하지 않습니다.

구글 앱스(Business, Education 버전)의 통합 저장용량은 30GB를 제공합니다. 저장용량이 부족한 경우 추가 결제를 통해 용량을 추가할 수 있습니다. 


 (3) 모든 종류의 파일을 다른 사용자와 공유할 수 있습니다. 

드라이브의 모든 파일(문서, 동영상, 사진 등)을 다른 사용자와 공유 할 수 있습니다. 파일의 형식과 소유자의 설정에 따라 보기가능, 댓글작성가능, 수정가능과 같은 권한을 부여할 수 있습니다.


 (4) 실시간 저장, 버전관리, 업데이트 내역관리

드라이브의 모든 문서작업은 실시간으로 저장됩니다. 또한 업로드 된 파일의 버전 관리, 드라이브 문서의 업데이트 내역 등을 확인하여 원하는 버전 및 시점으로 복원할 수 있습니다.



3) 드라이브의 장단점

 (1) 장점

   ․ 언제 어디서나 동일한 문서에 접근할 수 있습니다. 

   ․ 실시간 공유 및 협업이 가능합니다. (동시작업을 지원합니다.)

   ․ 실시간 백업 및 이전 버전으로 즉시 복구할 수 있습니다.

   ․ 지메일과 드라이브를 이용해 대용량 첨부파일을 자유롭게 사용할 수 있습니다. 

   (네이버, 다음과 같은 포털 메일 서비스의 경우 대용량 파일은 다운로드 횟수, 기간 제한 있음)


 (2) 단점

   ․ 로그인정보 노출, 휴대기기 분실 시 어플리케이션 잠금이 되어 있지 않으면 파일이 노출될 우려가 있습니다. 

   ․ 문서 작성의 경우 기존 MS오피스만큼 복잡하거나 화려하게 꾸미기 어렵습니다. 


 4) 화면 및 환경설정

   (1) 화면설명

처음 “드라이브”에 접속했다면 PC용 구글 드라이브 다운로드 안내 화면이 보이며, 이후에는 드라이브 서비스 화면이 보입니다. 화면 좌측에는 “만들기”와 “업로드” 아이콘 및 “내 드라이브” 등이 있으며 본문에는 폴더와 문서 목록이 있습니다. 폴더 아이콘에 사람 모양 표시가 있는 것은 여러 사용자와 공유된 폴더임을 의미합니다.


   ․ 만들기 : 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식 등의 생성 및 작성을 시작합니다. 

   ․ 업로드 아이콘(위로 화살표) : 구글 문서형식 외 다른 형식의 파일을 업로드 합니다. 

     (PDF, 글, 압축파일, 동영상파일 등 모든 파일)

   ․ 내 드라이브 : PC의 탐색기에 “내 폴더”와 같은 개념입니다.

   ․ 공유 문서함 : 다른 사용자가 내게 공유한 폴더 및 문서를 보여줍니다. 

   ․ 중요 문서함 : “별표”한 문서를 보여줍니다. 

   ․ 활동 : 최근 수정된 문서 목록이 순서대로 나타납니다.(열어본 문서도 나타남)  

   ․ 고급 필터링 : 문서의 종류, 소유권, 공개설정 등 여러 조건으로 필터링합니다.


<드라이브 첫 화면>


고급 검색 옵션을 사용하면 문서의 형식, 소유자, 열어본 문서함, 문서의 공개여부 등 다양한 조건으로 문서를 검색할 수 있습니다.


<고급 검색 옵션>


   (2) 환경설정

드라이브 화면 우측 상단의 “설정” > “설정”을 들어가면 “기본설정” 및 “수정” 탭이 있습니다. “기본 설정” 탭에서는 ‘언어’나 ‘시간대’, 굵게 표시 여부를 설정할 수 있으며 현재 사용중인 저장 공간이 나타납니다. 

“수정” 탭의 ‘오른쪽에서 왼쪽 컨트롤’ 은 오른쪽에서 왼쪽으로 읽고 쓰는 우횡서(右橫書) 형식의 문서작성을 지원합니다.


<드라이브 기본설정> 


드라이브의 환경설정(“설정” 아이콘 클릭 시 보이는) “업로드 설정”은 다음과 같습니다. 

   ․ 업로드 된 파일을 구글 문서도구 형식으로 변환 : 워드, 파워포인트, 엑셀 등의 MS 오피스로 작성된 파일을 업로드 시 구글 드라이브의 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트 형식으로 변환합니다. 

   ․ 업로드 된 PDF 또는 이미지 파일의 텍스트 변환 : 용량이 2Mb 이내의 PDF, 이미지를 변환하며, 원본을 이미지로 구글 문서에 붙여넣고 PDF, 이미지 내의 텍스트를 별도로 추출하여 문서 하단에 넣어줍니다. 이미지에서 텍스트를 추출하는 기능은 완벽하지 않습니다.

   ․ 업로드 할 때마다 설정 확인 : 위 두 가지 항목에 언급된 파일들을 업로드 할 때마다 구글 문서도구 형식으로 변환할지 묻는 설정입니다. 이 옵션을 설정해두는 것이 좋습니다. 그렇지 않은 경우 자동적으로 문서 형식이 변환되어 호환성에 문제가 될 수도 있습니다. 특히, 국내에서 주로 사용되는 문서의 인코딩 형식이 자동으로 MS 워드로 변환되어 제대로 읽혀지지 않을 수 있습니다.

   

<업로드 설정>




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V. 드라이브 : 문서의 작성과 공유, 협업을 위한 도구입니다.

모든 문서작업을 기기나 공간의 제약 없이 실시간으로 협업하고 공유하는 것, 스마트워크의 핵심입니다.

 


문서작업은 ‘내 컴퓨터’에서 작성하여 ‘내 문서’ 폴더에 저장하는 것이 일반적입니다. 다른 사람의 검토가 필요한 경우에는 인쇄를 하거나, 이메일, 이동형 저장장치 등을 이용해 문서를 전달하고 검토 작업을 수행한 후, 다시 문서를 받아 작업을 완료해야 했습니다. 여러 사람이 작성한 문서를 취합해야할 경우, 여러 개의 문서를 한사람이 받아 하나의 문서로 편집해 완성했습니다.
 

 

이러한 기존의 문서작성 방식은 크게 세 가지 단점을 가지고 있습니다.

첫째, 여러 단계를 거치게 되며 시간소모가 많습니다.

둘째, 수정 문서가 많이 쌓이다 보면 어느 문서가 최신본인지 구별하기 힘들어 집니다.

셋째, 문서에 대한 커뮤니케이션이 복잡해지고 협업이 쉽지 않습니다.

 

위 세 가지 문제점들을 해결하기 위해서는 문서작업 시 다음과 같은 원칙을 세워야 합니다.

01. 모든 문서는 관련자들과 공유해야 합니다.

02. 실시간 공동 작업이 이루어질 수 있어야 합니다.

03. 언제 어디서 어떤 기기로 접속하더라도 문서를 작성, 수정할 수 있어야 합니다.

 

이 원칙을 실현할 수 있는 방안이 구글 드라이브를 사용하는 것입니다. 서비스 명칭 변경 전에는 “문서도구”라고 불렸으며, 현재는 “드라이브”라고 통칭합니다. 개인용 드라이브는 15GB, 구글 앱스 비즈니스 사용자는 30GB의 용량을 제공합니다.

 

드라이브의 사용으로 모든 문서 웹브라우저 환경에서 작성하거나 공유될 수 있고, 항상 최신본을 유지할 수 있습니다. 동시에 하나의 문서를 여러 명이 실시간으로 열어보고 작성하거나 수정할 수 있습니다. 변경 내역을 개인별 시간별로 확인하거나, 문서에 대한 각자의 의견을 실시간으로 나눌 수도 있습니다.

 

본 장에서는 구글 드라이브의 문서 작성, 공유, 관리, 협업에 대한 내용을 설명하겠습니다.

 




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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구글 드라이브 "활동" 업데이트 기능을 살펴보았습니다.

구글앱스/구글드라이브 2014.01.22 11:05 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

2014년 1월 구글 드라이브에 "활동" 기능이 업데이트 되었습니다. 

어떤 기능인지 알아보겠습니다. 


기존의 구글 드라이브는 설정에서 "업데이트 항목 굵게 표시" 를 체크해 두면 폴더명 또는 파일명을 굵게 표시함으로써 업데이트 내역을 알 수 있도록 해왔습니다. 

이번에 업데이트된 "활동"은 폴더나 특정 파일을 선택하면 변경된 사항을 화면 우측에 표시하여 한 눈에 확인 할 수 있도록 하는 기능입니다. 


아래 화면에서 보듯이 드라이브에 접속 시 첫 화면에서 드라이브의 변화사항(파일업로드, 공유, 수정 등)을 한 눈에 알아볼 수 있도록 표시하여 줍니다. 특정 폴더나 파일을 선택하면 해당 폴더나 파일의 변화사항을 알 수 있습니다.  (이러한 "활동"을 보고 싶지 않다면 우측 상단의 X표시를 클릭하면 됩니다. 

아직 개인 구글 사용자의 계정에만 적용된 것을 확인 되었으며, 곧 구글 앱스 계정에도 적용될 것으로 보입니다. 

이번 구글 드라이브 "활동" 기능의 업데이트는 기존에 파일 내부에서 업데이트 내역을 확인하거나 폴더명, 파일명 등의 굵은 표시를 찾아봐야 알 수 있었던 것에서 한층 편리해진 기능입니다. 

이번 업데이트를 통해 팀 내, 혹은 개인간 협업 시 파일이나 폴더의 변화와 그 흐름을 쉽게 확인 할 수 있게 되었습니다. 이러한 변화는 앞으로 좀 더 강화될 것으로 보이며 협업도구로써의 구글 앱스의 입지를 더 높이게 될 것입니다. 

빠른 시일 내에 구글 앱스 계정에도 업데이트 되기를 바라며 소식 마칩니다. 


▲ 개인 구글 계정의 내 드라이브 메인 화면 - 우측 박스 안의 "활동" 


 특정 파일 선택시 "활동" - 파일에 관련된 변화사항 및 흐름을 확인 할 수 있습니다. 


 "활동"이 아직 적용되지 않은 구글 앱스 계정 드라이브 메인 화면



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여러 부서의 휴가신청서 제출 및 메일승인

구글앱스/구글드라이브 2013.11.24 23:05 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글앱스로 강소기업만들기 팀의 교육을 완료한 기업의 질문과 해결과정을 블로그를 통해 공개합니다. 

이 글을 읽기 전에 구글 스크립트를 활용한 회사 공용자원 신청하기 관련 포스팅을 꼭 참고하시길 바랍니다. 

2013/11/24 - [구글앱스/구글드라이브_독스] - 양식과 스크립트를 활용한 공용자원관리


질문 : 지난 교육 시 알려주신대로 구글 양식 및 스크립트를 활용하여 휴가신청절차를 완성하였습니다. 그런데 각 부서별 승인자가 달라서 부서별 승인자에게 휴가신청메일을 보내되, 하나의 데이터파일로 수집하였으면 하는데 방법이 없을까요?


질문해설 : 양식과 스크립트를 활용하여 휴가신청을 할 수 있습니다. 이 때 양식의 기본 기능에는 응답 발생시 메일 알람을 할 수가 없습니다. 이를 스크립트를 사용하여 신청자에게는 신청완료 메일이 휴가승인자에게는 휴가신청발생시 그 내용을 메일로 발생하게 하였습니다. 이 때 부서별로 승인자를 다르게 하여 메일알림을 하되, 휴가신청내역을 하나의 파일에 보관하고 싶다는 의미입니다. 


해결방법 : 부서별 승인자를 선택할 수 있도록 양식을 작성하고 스크립트 부분의 승인자 메일 값을 해당 값으로 지정하면 부서별 승인자에게만 메일 알림을 보낼 수 있습니다. 


위 포스팅을 읽고 기본적인 양식작성법을 익히고 있다는 전제 하에 상세한 설명 보다는 중요한 포인트를 위주로 설명하겠습니다. 


1. 양식만들기

휴가신청 양식을 만듭니다. 이 때 "응답자의 조직 내부의 사용자 이름을 자동 수집"을 체크하여야 응답자 이메일이 기록됩니다. 

승인자 부분에 있어 부서별 승인자의 이메일을 선택할 수 있도록 합니다. 


2. 응답시트를 연결합니다. 

B열의 사용자이름은 위에서 체크한 바와 같이 응답자의 이메일주소를 자동으로 기록합니다. 


3. 응답시트의 도구>스크립트 편집기 를 선택하여 빈 프로젝트에 다음과 같은 스크립트를 입력합니다. 

function onFormSubmit(e) {

MailApp.sendEmail(e.values[5], "휴가신청이 등록되었습니다.", "내역을 살펴 보시고, 신청자와 관리부서에 메일을 전달하시며 승인여부를 기재해 주세요.\n\n휴가일정 : " + e.values[4] + "\n휴가자 : " + e.values[2]);

MailApp.sendEmail(e.values[1], "휴가신청이 완료되었습니다.", e.values[2] + "님 출장 신청이 완료되었습니다. \n 휴가신청은 소속부서 승인자의 답장으로 승인이 이루어집니다. \n 승인 답장을 받으면, 관리부서에서 휴가처리를 완료합니다." + "\n휴가일정 : " + e.values[4]);

}

e.values[5] 값이 위 응답시트의 승인자 열을 뜻합니다. 승인자의 메일을 참조합니다. > 해당 부서의 승인자에게 메일을 보낼 수 있습니다. 

e.values[1] 값은 휴가 신청자의 메일값을 참조합니다. 

스크립트 작성 후 리소스 > 현재 트리거 > 응답 제출 시 를 선택하여 저장합니다. 



4. 휴가신청을 합니다. 


4. 휴가신청 완료시 다음과 같이 하나의 응답파일에 데이터가 쌓입니다. (테스트이므로 사용자이름과 휴가신청자는 같게 표기되었습니다만, 다른 사용자가 신청시 사용자이름과 휴가신청자는 변경되어 기록됩니다.)


5. 휴가신청을 하게 되면 위의 파일에 데이터가 남겨짐과 동시에 신청자와 승인자게에게 메일 알림이 전송됩니다. 


<휴가신청자가 수신하는 메일> 

<승인자가 수신하는 메일>


이렇게 승인자의 메일주소를 선택할 수 있도록 양식을 작성하고 스크립트를 활용하여 해당 값을 수신자로 지정하면, 여러 부서의 신청자가 하나의 양식으로 휴가신청을 하고 여러 부서장이 메일로 승인 할 수 있도록 활용할 수 있습니다. 






<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>

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II-1. 내 PC가 먼저 똑똑해져야 합니다. 

 1) 1) 크롬 브라우저를 사용하세요.

 2) PC용 구글 드라이브


구글 앱스의 대표적 서비스인 구글 드라이브를 내 PC의 탐색기에서 직접 사용할 수 있는 프로그램입니다. 구글 드라이브는 인터넷 상에서 실행되는 웹기반의 오피스 프로그램이며 동시에 파일을 저장하는 서비스이지만, 내 PC의 윈도우 탐색기에 특정 ‘폴더’와 동기화 시킬 수 있습니다. 이 동기화 되는 내 PC의 ‘폴더’에 파일을 넣어두면 인터넷 상의 구글 드라이브에도 동일한 파일이 존재하게 됩니다. 이러한 동기화 서비스는 네이버의 N드라이브, 다음 클라우드 서비스도 동일합니다. 클라우드 저장소에 내 파일과 내 컴퓨터에 있는 내 파일을 동기화 시켜 줍니다.


  (1) PC용 구글 드라이브 설치

http://tools.google.com/dlpage/drive”에서 다운로드 받아 설치한 뒤 구글 앱스 계정으로 로그인합니다. 또는 지메일 화면 상단에 “드라이브” 메뉴를 클릭하면 구글 드라이브 화면이 나타납니다. 드라이브 화면에서 좌측 아래에 있는 “PC용 드라이브 다운로드”를 클릭하여 설치할 수 있습니다.


<PC용 구글 드라이브 다운>

`

<PC용 구글 드라이브 설치>


  (2) PC용 구글 드라이브 설정

설치를 마친 뒤 구글 앱스 계정으로 로그인합니다. 구글 드라이브를 설치하면 컴퓨터 작업표시줄 트레이 아이콘에 구글 드라이브 아이콘이 나타납니다. 윈도우 탐색기를 실행하면 탐색기에도 “Google 드라이브”라는 폴더가 생성됩니다.


<구글 드라이브 폴더 생성 확인>


  (3) PC용 구글 드라이브 활용

대부분 업무에 필요한 파일은 윈도우 탐색기의 '내문서' 폴더에 있을 것입니다. 그러나 앞으로 업무에 자주 쓰는 파일은 모두 탐색기의 'Google 드라이브' 폴더에 넣어두고 작업하기 바랍니다. 기존에 ‘내문서’ 폴더와 똑같이 파일을 관리할 수 있으며 동시에 구글 앱스의 클라우드에도 저장되어 언제 어디서나, 어떤 스마트 기기로도 업무 파일을 열어볼 수 있습니다.

구글 드라이브 용량은 30기가(구글 앱스, 개인 지메일 사용자는 15기가)를 제공하므로 오래되고 용량이 큰 파일은 기존 내문서 폴더에 그냥 두고 현재 필요한 파일들만 옮겨놓고 작업하기 바랍니다. 

탐색기의 “Google 드라이브” 폴더와 인터넷(클라우드)의 ‘구글 드라이브’ 사이에 동기화에는 다소 시간이 걸립니다. 


Q1. 내 업무 폴더가 30기가의 용량만으로 부족하다면 어떻게 하나요?

A. 탐색기에서 쓸 수 있는 클라우드 서비스는 구글 드라이브뿐만 아니라 네이버 N드라이브(30기가), 다음 클라우드(50기가) 등이 있습니다. 구글 드라이브에는 스마트워크를 위한 필수 파일을 두고 사용한다면 30기가의 용량으로 충분할 것이고 개인적인 파일이나 용량이 큰 파일의 클라우드 동기화가 필요하다면 추가적으로 네이버 N드라이브나 다음 클라우드를 사용하시기 바랍니다. 모두 무료로 사용할 수 있으며 탐색기에 기존 폴더 형태로 지원됩니다.


Q2. 인터넷 상의 구글 드라이브에서 만든 문서를 내 컴퓨터 'Google 드라이브' 폴더에서 다른 폴더로 옮겼더니 삭제가 되었습니다. 왜 그런가요?

A. 'Google 드라이브' 폴더를 사용하다 보면 2가지 형태의 파일이 존재하게 됩니다. 내가 PC에서 작업한 문서를 저장해 생긴 파일들이 있고 크롬 브라우저를 열어 드라이브 메뉴에서(웹상에서) 직접 생성한 구글 문서들이 다 같이 동기화 되어 존재하게 됩니다.

내가 PC에서 생성한 문서는 내 PC 하드디스크에 저장되어 있는 파일이므로 자유롭게 어디로든 옮겨 놓아도 되지만 웹상에서 생성한 문서는 폴더 안에 실체가 없는 링크파일만 존재 하게 됩니다. 이 링크만 존재하는 파일을 'Google 드라이브' 폴더 밖으로 옮겨버리면 동기화 할 때 파일이 사라졌으므로 실제 클라우드 서비스에서는 해당 파일을 삭제하게 됩니다. 링크파일을 다시 제자리로 갖다 놓아도 원본 문서가 삭제된 상태이며, 복원할 수도 없습니다.

따라서 구글 드라이브에서 만든 구글 문서들은 'Google 드라이브' 폴더 밖으로 절대 옮기지 않도록 주의해야 합니다.

드라이브에서(웹상에서) 정상적으로 삭제 아이콘을 눌러 삭제된 문서는 구글 드라이브 메뉴의 ‘휴지통’에 있으며 ‘휴지통’을 비우지 않는 한 언제든 복원할 수 있습니다. 그러나 이 경우에는 ‘휴지통’에도 남아있지 않습니다.



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<OO기계(주) 원자재 입출고, 가공, 재고관리>

개요 : 경기도 평택에 위치한 OO기계(주)는 크레인 바퀴나 체인에 들어가는 쇠를 중간 가공하는 업체로 다양한 부품이 들어오면 CNC와 머신센타라 불리는 기계로 깎고 구멍을 뚫어 완성차 조립회사로 납품하는 일을 하고 있습니다.
기존에 엑셀로 관리하고 있었으나 관리에 여러가지 한계를 느껴 프로그램으로 구축하고자 문의를 해 왔습니다.
우리는 큰 비용이 들더라도 업체에 적합한 프로그램을 직접 개발하는 방법, 시중에 나와 있는 범용 프로그램을 유료로 구입하거나 서비스 받는 방법, 그리고 구글 드라이브의 양식을 활용하는 방법, 이 세가지 안으로 제안했습니다. 결론은 대표이사 및 담당자의 적극적인 동참으로 구글 드라이브를 선택했고 그 사례를 공개하기로 했습니다.

장점 및 특징 :
- 중간 가공 사업의 특성상 프로세스가 복잡하지 않고 비교적 제조에 비해 단순한 업무 프로세스입니다.
- 입고, 가공, 출고가 현장에서 일어나는 만큼 현장에서 스마트폰을 활용해 거의 실시간으로 입출고 및 가공수량을 파악해 즉시 입력한다면 별도로 기록해서 사무실로 다시와서 엑셀에 입력해야 하는 번거로움 없이 처리할 수 있습니다.
- 대표이사가 청주에도 사업장이 있어 왔다갔다하며 업무를 처리해야 하는데 언제, 어디서나 현재 재고, 작업(가공)현황, 매출액이나 불량, 가공손실 등 핵심적인 정보를 실시간으로, 스마트폰으로 확인할 수 있습니다.
- 비용이 전혀 들지 않는 무료사용입니다.
- 몇명이든 동시에 작업할 수 있으며 누가 기록한 것인지 그 히스토리까지 남게 됩니다.
- 정기적(1주, 또는 1개월 단위 등)으로 자료를 저장해야하며 저장된 자료는 언제든 스마트폰으로 열어 볼 수도 있고 엑셀로 저장할 수도 있습니다.

단점 :
- 데이터는 사용자(권한을 부여받은) 내부에서는 공유하게 되며 누구라도 수정할 수 있습니다. 이는 장점이 될 수도 있으나 데이터의 무결성을 지키려면 모든 사용자가 아주 신중하게 수정해야 하는 번거로움이 있습니다.
- 데이터의 캐릭터(문자, 숫자, 날자, 계산식) 역시 쉽게 지정하고 수정할 수 있기에 드라이브 내 구글시트의 구성을 제대로 이해하지 못할 경우 잘못하면 데이터를 날리거나 오류를 입력할 수 있습니다.
- 정기적으로 자료를 저장해야하고 과거 저장된 자료에서 자동 검색해 올 수는 없고 일일이 자료를 열어봐야 합니다.

(1) 양식 만들기
- 기초데이터 입력
품목, 소재단가(원자재 단가), 단조단가(프로세스 내에서 단조작업의 경우 다시 외주를 주는 단가), 가공단가(가공을 통해 얻는 마진 금액) 이렇게 4가지 기초 데이터를 품목별로 작업합니다.
기초 데이터이므로 다른 시트에 직접 입력해 놓습니다. 그리고 단가가 바뀔 때는 수정합니다.



위 그림을 보시면 시트는 DATA, 통계, 단가표 시트가 있습니다. 이 단가표 시트가 기초데이터를 입력해 놓은 시트입니다. 그리고 DATA시트는 구글 드라이브 양식으로 작성한 데이터가 기록되는 시트이며 통계는 기초데이터를 합산해 품목별 통계를 보는 시트입니다.
단가표 시트는 분홍색과 노란색으로 구분 했습니다.
분홍색을 함수를 이용해 DATA시트에서 입력되는 품명을 자동으로 가져오게 되며 노란색으로 구분된 영역은 직접 입력해야 합니다.
참고로 자동으로 가져오는 셀의 함수는 A2='통계'!A3 입니다.

(2)양식 만들기
구글 드라이브의 양식 기능을 이용해 양식을 만들었습니다. 양식은 페이지로 구분해 만들었습니다.



첫번째 입력은 필수 항목으로 입고, 가공, 출고 중에 선택하게 선택박스로 넣었습니다.
입고를 누르면 입고 페이지로, 가공을 누르면 가공 페이지로, 출고를 누르면 출고 페이지로 이동하게 됩니다.

입고페이지에는 입고일자(필수), L/NO, H/NO, 입고수량(필수)을 입력하게 됩니다.

가공 페이지는 가공일자(필수), 가공수량, 소재불량, 가공불량을 입력하게 됩니다.



납품 페이지에는 납품일자(필수), 납품 수량(필수)을 입력하게 됩니다.
그리고 모든 입력을 마친 뒤 맨 마지막 페이지는 작성자를 선택하도록 했습니다. 이는 이 데이터 생성자가 누구인지 기록하는 역할을 하게 됩니다.

양식을 만들었으니 웹페이지에서 어떻게 나타나는지 보겠습니다.


(1. 품목과 내용 선택화면)


(1. 품목과 내용 선택화면 - 필수 항목 입력 없이 넘어가면 위와 같이 경고 메시지가 나타남)


(2. 입고 화면 - 필수 항목을 넣고 계속>>을 누르거나 뒤로>> 돌아갈 수도 있음)


(3. 가공화면 - 필수항목을 입력하고 계속>> 하거나 뒤로>> 돌아갈 수도 있음)


(납품 화면 - 필수 항목을 입력하고 계속>> 하거나 뒤로>> 돌아갈 수도 있음)


(작성자 입력화면 - 맨 마지막으로 누가 작성했는지 작성자를 선택하는 화면)

이런식으로 PC, 또는 스마트폰에서 웹페이지를 열어 직접 입력하게 됩니다.
여러 데이터를 입력하면 DATA 시트에는 입력된 정보가 다음과 같이 보여집니다.


타임 스탬프는 양식을 작성한 시간이며 나머지 항목들은 양식을 작성한 내용이 순서대로 들어가게 됩니다.
OO기계(주)는 이를 매월 1월 1일 초기화(데이터 영역 삭제)하여 작성을 시작해 매월 말일 마감(파일-사본만들기-년/월일자로 사본 저장)을 합니다.
따라서 매월마다 이와같은 문서가 하나씩 생기게 됩니다.

통계 시트는 입력된 DATA와 단가표를 통해 품목별 월 총 입고 누계, 소재불량, 가공불량, 납품 수량, 가공수량 누계, 가공단가, 납품금액, 소재단가, 단조단가, 가공 손실액, 가공재고, 미가공 재고, 총 재고를 파악할 수 있습니다.


위 그림에서 노란색 영역만 입력합니다. 나머지는 절대 수정하지 않습니다.(서식이 들어가 있어 수정하면 오류)
이 노란색 영역에 품목만 쓰면 나머지 항목들은 DATA 시트와 단가표 시트에서 자동으로 가져오게 됩니다.
예를 들어 B4셀인 JS 106 품목에 대한 월 입고 누계 수식은 다음과 같습니다.
=if(A4=ʺʺ,ʺʺ,sumif(DATA!$B$2:$B$141,A4,DATA!$F$2:$F$141))
엑셀에서 사용하는 함수이니 자세히 설명하지는 않겠습니다만 이런 식으로 통계를 .
스마트폰에서 바탕화면에 웹페이지 바로가기를 위젯으로 만들어 놓으면 언제든 스마트폰에 앱처럼 클릭 만으로 바로 입력할 수 있습니다.



phone_4.png
스마트폰에서 아이콘을 클릭하면 위와 같이 입력 페이지가 바로 나타나게 됩니다.
위에서 보는 입력 양식은 해당 양식을 메일로 보내 여러 사람에게 입력할 수 있도록 하는 것이고
위 문서 자체를 공유하게 되면 DATA, 통계, 단가표 시트까지 직접 들어와 여러명이 동시에 수정을 할 수 있습니다.

스마트폰으로 문서에 접근하여 시트를 보면 다음과 같이 나타납니다.


스마트 폰으로 본 DATA 시트입니다.

스마트 폰으로 본 통계 시트입니다.

스마트 폰으로 본 단가표 시트입니다.


이렇게 실시간으로 언제 어디서나 스마트폰을 활용하여 입력하고 데이터를 확인하고 수정할 수 있습니다.

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