V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 1) 문서

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.04.13 19:23 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

구글 드라이브는 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식, 그림 등의 다양한 문서도구를 지원 합니다.


구글 문서도구 형식으로 저장되는 문서는 스토리지 용량에 영향을 받지 않고 무제한 저장이 가능합니다. 구글 드라이브에서 작성 가능한 문서의 종류는 다음과 같습니다. 


  ․ 문서 : MS 오피스의 워드와 호환되며, 일반 문서를 의미합니다.

  ․ 프리젠테이션 : MS 오피스의 파워포인트와 호환되며, 프리젠테이션을 위한 파일 형식을 의미합니다.

  ․ 스프레드시트 : MS 오피스의 엑셀과 호환되며, 데이터의 손쉬운 관리 및 계산식, 함수 등을 사용할 수 있습니다.

  ․ 양식 : 설문조사와 같이, 형식을 가진 데이터를 반복적으로 입력받기 위한 문서형식입니다.

  ․ 그림 : 그림을 그리거나 이미지를 간단하게 편집할 수 있습니다.


 1) 문서

웹오피스 형태로 사용되는 구글 문서도구는 여러 형식을 지원하지만 유사한 인터페이스를 가지고 있어 쉽게 적응할 수 있습니다. 가장 기본적인 인터페이스와 이에 대한 상세 설명을 본 절에서 다루어 보겠습니다. 

여기서 “문서"는 MS 워드, 아래한글 같은 문서 편집기를 이야기 합니다.


   (1) 문서 만들기 

  ․ 드라이브 초기화면에서 “만들기 > 문서”를 클릭합니다.

<문서 만들기>

  

  ․ 새 창으로 “제목 없음”이라는 문서가 생성됩니다. 상단의 “제목 없음”을 클릭하면 문서의 제목을 수정할 수 있습니다. 


<문서 초기화면>


드라이브의 문서가 MS 워드만큼 다양한 서체(특히 한글의 경우)를 제공하거나 세세한 편집 기능을 제공하지는 않지만, 일반적인 문서를 작성하는 것에는 불편함이 없습니다. 

문서의 디자인을 조금 더 보기 좋게 하기 위한 방법으로 템플릿을 사용할 수 있습니다. 미리 작성된 템플릿(V-2-7 템플릿 참고)을 이용하거나, MS 워드에서 기본적인 틀을 만들어 업로드 후 작업하는 방법도 가능합니다.


  (2) 문서 작성하기

기본 메뉴와 기능을 살펴보도록 하겠습니다. 

상단 메뉴 바에는 파일, 수정, 삽입, 서식, 도구, 퓨전테이블, 도움말 등이 있습니다. 


  ․ ‘파일’메뉴

  - 공유 : 파일의 공동작업자, 공유권한 등을 설정할 수 있습니다. (V-4 문서의 소유권, 공유와 협업 참고)

  - 새로 만들기 : 원하는 형식의 새 문서를 생성합니다. 

  - 열기 : 기존 문서를 선택하여 엽니다. 

  - 이름 바꾸기 : 문서의 제목을 바꿉니다. 

  - 사본 만들기 : 해당 문서의 사본을 생성합니다. 

  - 업데이트 기록 보기 : 문서의 변경이력을 실시간으로 확인하고 복원할 수 있습니다. 


<업데이트 기록>


  - 다른 이름으로 다운로드 : 구글 문서형식의 파일을 MS 워드(.doc), OpenDocument(.odt), 서식 있는 텍스트 형식(.rtf), PDF문서(.pdf), 일반 텍스트(.txt), 웹페이지 형식(.html) 등으로 변환하여 다운로드 할 수 있습니다. 


<다른 이름으로 다운로드>


  - 웹에 게시 : 해당 문서를 웹에 게시할 수 있습니다.


<웹에 게시>


‘문서링크를 통해 다운로드’ 또는 ‘소스코드 삽입’의 방식으로 문서를 웹상에 게시할 수 있습니다. 


<문서의 링크 및 소스>


  - 공동작업자에게 이메일 전송 : 공유 기능을 통해 공동작업 권한을 가진 사용자에게 해당문서 정보를 이메일로 전송합니다. 

  - 이메일에 첨부하기 : 해당 문서를 첨부하여 이메일을 전송할 수 있습니다. 


  ․ ‘수정’ 메뉴

  - 실행취소, 다시실행, 잘라내기, 복사, 붙여넣기, 웹 클립보드, 모두 선택, 찾기 및 바꾸기 

  등 일반적인 문서편집에 관한 명령을 실행할 수 있습니다. 


  <수정 메뉴>


  ․ ‘보기’ 메뉴 

  - 인쇄 레이아웃, 눈금자 표시, 등식 툴바 보기, 맞춤법 추천 보기, 컨트롤 숨기기, 전체화면 등 보기설정에 관한 명령을 실행할 수 있습니다. 

 

<보기메뉴>

  

  ․ ‘삽입’ 메뉴 

  - 이미지, 링크, 등식, 그림 표, 댓글, 각주, 특수문자, 가로줄, 페이지 번호, 페이지 수, 페이지 나누기, 머리글, 바닥글, 북마크, 목차가 있습니다.

문서 편집 시 필요한 이미지, 링크 및 특수문자 등의 삽입 명령을 실행 할 수 있습니다. ‘이미지‘와 ’그림‘을 같은 메뉴로 생각할 수 있으나, 이미지의 경우 이미지 파일 자체를 삽입할 수 있는 반면, 그림 메뉴는 직접 그림을 웹 도구(팝업 창)에서 직접 그려 삽입하는 차이점이 있습니다. 

‘삽입’ 메뉴의 기능 중 ‘댓글’의 경우 문서의 협업 시 좋은 도구로 활용될 수 있습니다.(해당 기능은 V-3 문서의 소유권, 공유와 협업 참고)


  <삽입 메뉴>


  ․ ‘서식’ 메뉴

  - 굵게, 기울임꼴, 취소선, 윗첨자, 아래첨자, 단락 스타일, 정렬, 줄 간격, 목록 스타일, 서식 지우기 등 각 선택영역의 서식에 관한 메뉴를 실행할 수 있습니다.

 

<서식 메뉴>


  ․ ‘도구’ 메뉴 

  - 조사, 정의, 단어 개수, 문서 번역, 스크립트 관리자, 스크립트 편집기, 환경설정에 관한 기능을 수행합니다.

  

 <도구 메뉴>


도구 기능 중 조사는 문서작성 시 유용하게 쓰일 수 있는 기능입니다. 조사를 클릭하면, 문서 우측에 구글 검색창이 생깁니다. 원하는 검색어를 입력하면, 이미지, 링크, 인용의 형태로 바로 문서에 삽입할 수 있습니다. 정의 기능의 경우 조사를 통한 검색 결과 중 사전에 수록된 내용만을 보여줍니다. 


<도구 조사 메뉴>


  ․ ‘퓨전 테이블’ 메뉴

  - 퓨전테이블은 표를 삽입하거나 삽입된 표를 편집하는 명령을 수행합니다. 


<퓨전 테이블 메뉴>






<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V. 드라이브 : 문서의 작성과 공유, 협업을 위한 도구입니다.

모든 문서작업을 기기나 공간의 제약 없이 실시간으로 협업하고 공유하는 것, 스마트워크의 핵심입니다.

 


문서작업은 ‘내 컴퓨터’에서 작성하여 ‘내 문서’ 폴더에 저장하는 것이 일반적입니다. 다른 사람의 검토가 필요한 경우에는 인쇄를 하거나, 이메일, 이동형 저장장치 등을 이용해 문서를 전달하고 검토 작업을 수행한 후, 다시 문서를 받아 작업을 완료해야 했습니다. 여러 사람이 작성한 문서를 취합해야할 경우, 여러 개의 문서를 한사람이 받아 하나의 문서로 편집해 완성했습니다.
 

 

이러한 기존의 문서작성 방식은 크게 세 가지 단점을 가지고 있습니다.

첫째, 여러 단계를 거치게 되며 시간소모가 많습니다.

둘째, 수정 문서가 많이 쌓이다 보면 어느 문서가 최신본인지 구별하기 힘들어 집니다.

셋째, 문서에 대한 커뮤니케이션이 복잡해지고 협업이 쉽지 않습니다.

 

위 세 가지 문제점들을 해결하기 위해서는 문서작업 시 다음과 같은 원칙을 세워야 합니다.

01. 모든 문서는 관련자들과 공유해야 합니다.

02. 실시간 공동 작업이 이루어질 수 있어야 합니다.

03. 언제 어디서 어떤 기기로 접속하더라도 문서를 작성, 수정할 수 있어야 합니다.

 

이 원칙을 실현할 수 있는 방안이 구글 드라이브를 사용하는 것입니다. 서비스 명칭 변경 전에는 “문서도구”라고 불렸으며, 현재는 “드라이브”라고 통칭합니다. 개인용 드라이브는 15GB, 구글 앱스 비즈니스 사용자는 30GB의 용량을 제공합니다.

 

드라이브의 사용으로 모든 문서 웹브라우저 환경에서 작성하거나 공유될 수 있고, 항상 최신본을 유지할 수 있습니다. 동시에 하나의 문서를 여러 명이 실시간으로 열어보고 작성하거나 수정할 수 있습니다. 변경 내역을 개인별 시간별로 확인하거나, 문서에 대한 각자의 의견을 실시간으로 나눌 수도 있습니다.

 

본 장에서는 구글 드라이브의 문서 작성, 공유, 관리, 협업에 대한 내용을 설명하겠습니다.

 




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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견적서 스마트폰에서 보내기

구글앱스/구글드라이브 2013.01.20 17:23 Posted by 블루소프트

<견적서 실시간 작성 및 전송>
OO디자인스튜디오는 디자이너 3명을 두고 대표가 영업, 기획을 담당하는  소기업입니다.  대표는 거래처를 돌아다니며 상담하고 견적서를 실시간으로 제출할 수 있도록 구글 드리이브에 견적서 파일을 만들어 놓고 사용하고 있습니다.
이것을 이동하는 차 안에서 수정하여 PDF 파일로 즉시 견적서를 제출하고 있습니다.
견적서 양식은 구글 드라이브의 스프레드 시트로 만듭니다.


이렇게 만들어 놓은 표준 양식에 그때그때 필요한 견적 내용을 채워 넣습니다.
그리고 다 완성되었다면 다음과 같이 보내면 됩니다.

* PC에서 :  파일>다른이름으로 다운로드>PDF선택.
이러면 견적서는 PDF로 다운로드 되고 이것을 메일로 보내면 됩니다.




* 안드로이드폰에서 : 구글 드라이브로 들어가면 문서 목록에 견적서 문서가 보입니다.


이 ‘견적서 표준양식’ 문서 오른쪽>를 누르면 문서정보가 나오고 상단에 메뉴를 누르면
보내기, 또는 링크 보내기 등을 선택할 수 있습니다.



여기서 보내기를 누르면 여러가지 앱 중에 지메일을 선택하고 보내면 PDF문서로 상대방이 받게 됩니다.
링크 보내기는 액세스 권한이 제한되어 앱스 계정을 로그인해야 하므로 외부에 보낼 때에는 적합하지 않습니다.
아이폰에서:구글드라이브 앱으로는 견적서 파일을 보낼 수 없습니다. 사파리 브라우저로 구글 드라이브에 접속해서 견적서 파일을 선택하고 하단에 공유 버튼을 누릅니다.



공유를 누르면 이메일에 첨부하기 메뉴가 나오고 이를 선택합니다.



화면에 다음 형식으로 문서 첨부 옆에 파일 형식을 MS엑셀, 오픈오피스, PDF 형식으로 다양하게 첨부할 수 있습니다.
이렇게 언제 어디서나 견적서를 만들고, 수정해서 PDF 첨부파일로 메일을 보낼 수 있습니다.

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