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  1. 2012.12.04 개인일정과 회사업무용 일정간의 접근권한 및 관계설정

구글앱스는 조직 및 단체에서 이용하는 것을 전제로 설계된 서비스입니다.

캘린더의 경우도 조직 내에서의 정보공유에 초점을 맞추다보니, 개인의 설정과 관계없이 관리자의 설정에 따라 자신의 일정이 노출될 수 있으므로 이에 대한 인지없이 사용하다보면 개인 사생활이 노출될 위험이 있습니다.
캘린더의 공유에 관련된 정책은 관리자 대시보드에서 설정이 가능합니다.



관리자 대시보드에서 “설정”의 “캘린더” 항목을 보면 기본 캘린더에 대한 사용자 권한을 설정하는 옵션과 내부 공유 옵션이 있습니다.
기본 캘린더란 사용자가 생성되면 기본적으로 사용자 이메일주소로 생성되는 기본 캘린더를 말합니다. 이에 대한 외부 설정 옵션입니다.

- 한가함/바쁨 정보만 표시(일정 세부정보는 숨김)
- 모든 정보를 공유하지만 외부 사용자는 캘린더를 변경할 수 없습니다.
- 모든 정보를 공유하며 외부 사용자도 캘린더를 변경할 수 있습니다.
- 모든 정보를 공유하고 캘린더 관리를 허용합니다.

상기 옵션은 캘린더 공유에서 설명한 공유권한과 같습니다. 한가함/바쁨만 표시하거나 보기만 할 수 있거나, 일정을 변경할 수도 있는 경우와 캘린더를 삭제할 수도 있는 권한까지 입니다.
만일 외부 사용자가 캘린더를 공유하였는데, 일정의 세부내용은 보이지 않고 “바쁨”으로 표시된다면, 관리자가 외부 사용자와는 해당 권한 이상 설정할 수 없도록 해 놓았음을 의미하여 개인의 공유 설정에서도 이 권한 이상이 표시되지 않습니다.

회사의 업무공유나 공개용 일정을 외부에서 볼 수 있도록 하기 위해서는 “모든 정보를 공유하며 외부 사용자는 캘린더를 변경할 수 없습니다”로 설정합니다.

다음으로 내부 공유 옵션입니다. 이는 도메인 내부의 이용자간의 공유권한 범위를 설정합니다.
- 공유하지 않습니다.
- 한가함/바쁨 정보만 표시(일정 세부정보는 숨김)
- 모든 정보를 공유합니다.

조직 내에서의 정보 공유를 위해서는 “모든 정보를 공유합니다”로 선택합니다.

이렇게 구글캘린더의 공유정책을 설정하였다면, 각 개인에게 분명하게 고지되어야 할 사항이 있습니다. 구글앱스 계정의 개인용 “기본 캘린더”는 공유에 관련된 설정 값과 관계없이 해당 도메인(조직)의 관리자에게는 개인의 공유권한 설정과 관계없이 “동료캘린더 추가”를 통해 일정이 공개될 수 있다는 점입니다.

그러므로 구글앱스를 이용한 일정관리가 개인 사생활의 보호와 조직의 정보 공유를 효과적으로 반영하기 위해서는 일정에 대한 접근권한별로 캘린더를 사용해야 합니다.

- 개인일정(비공개) : 개인 Gmail의 일정을 이용합니다. 자신이 지정한 사람외에는 일정이 전혀 공개되지 않습니다.
- 개인일정(공개 혹은 업무) : 개인 구글앱스 계정의 “기본 캘린더”를 이용합니다. 관리자 권한을 가진 사람과 자신이 공개 설정한 사람에게 일정이 공개될 수 있음을 해당 이용자에게 고지합니다. 구글앱스에서도 “경고”를 하지만, 구체적으로 어떻게 공개되는지 설명합니다. 다른 이용자로 접속한 다음 해당 이용자의 캘린더에서 “다른 캘린더” 메뉴의 최상단 EditBox에(동료 캘린더 추가)에 확인하고자 하는 이용자 이메일 주소를 입력하면 바로 “다른 캘린더”에 등록되며, 관리자 권한을 가진 사람에게는 일정이 모두 노출되며 다른 이용자에게는 공유권한 설정한 방식으로 기록한 일정이 보여집니다.
- 공유일정(보기전용) : CEO 혹은 관리자의 일정이나 회사 공식일정 등은 해당 이용자에게 주어진 권한에 따라 “한가함/바쁨”으로 표시되거나 일정 세부내용을 표시합니다. 이 경우에도 관리자 권한을 가진 사용자는 해당 일정을 상세 내역까지 볼 수 있습니다.
- 공유일정(수정권한) : 해당 일정을 등록하거나 등록된 일정을 수정할 수 있는 캘린더입니다.

이상과 같은 캘린더의 배치와 생성자는 다음과 같습니다.
개인일정(비공개) : 개별적으로 gmail 계정 생성
개인일정(공개/업무용) : 사용자 생성과 함께 “기본 캘리더”로 등록됨
공유일정 : 관리자 계정으로 생성하며, 해당 이용자의 특성에 따라 “한가함/바쁨”으로 보거나 일정을 등록/수정/삭제할 수 있도록 권한 제공

이렇게 설정하였을 때 문제는 일정은 한 곳에서 관리하기가 용이하지 않다는 데 있습니다. 일반적으로 일정의 등록은 개인PC 또는 스마트폰에서 일이난다고 가정하였을 때, 일정을 편리하게 관리하기 위한 방법을 여기서 제시합니다.

구글앱스 사용자는 자신의 캘린더 설정에서 공유대상으로 자신의 개인 gamil 계정의 “기본 캘린더”를 지정합니다. 권한은 “모든 일정 세부내역 보기”로 설정합니다.

이렇게 설정되면 관리자가 설정한 회사의 정책에 따라 공유하는 다수의 “회사업무용 캘린더”, 구글앱스의 자신의 “기본 캘린더”와 개인 계정인 gamil의 “기본 캘린더”를 통합한 캘린더를 볼 수 있게 됩니다.

자신의 계정에서는 개인 계정의 “기본 캘린더”를 볼 수 있지만, 회사의 동료가 자신의 캘린더를 공유한다 하더라도 “개인계정의 캘린더”는 볼 수 없게 됩니다. 만일 구글앱스의 계정에서 개인일정을 기록하거나 변경 등을 자유롭게 하고 싶다면, 개인 계정의 “기본 캘린더”의 “설정”화면에서 해당 캘린더의 “공유권한”을 “일정변경”으로 하면 됩니다.

전체적으로 정리하면 다음과 같습니다.
“소유”는 개인 일정은 개인 계정에, 개인의 회사 일정은 앱스계정의 “기본 캘린더”로, 업무용 공유캘린더는 “관리자” 소유로 합니다.

“접근권한”은 먼저 관리자 대시보드에서 외부자의 접근은 가능하나 수정이 없는 권한으로, 내부 이용자는 모든 내용을 공유로 설정합니다.

각 캘린더에서의 “공유권한”은 특별한 이유가 없는 한 각자가 소유한 “기본 캘린더” 및 “내 캘린더”는 “일정변경 및 공유관리” 권한을 주지 않습니다. 필요하다면 일정을 추가/삭제/수정할 수 있는 “일정변경” 권한을 줍니다. 그 외에는 “일정내용보기”나 “한가함/바쁨”만 보기 권한을 부여합니다.

이렇게 설정 및 관리하면 개인일정은 보호되며, 회사일정은 공유됩니다.

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