IV-2. 일정을 만들고 다른 사람을 초대하세요 


캘린더 마다 일정을 관리하고, 초대를 통해 다른 사용자와 공유할 수 있습니다.


일정은 모두 캘린더에 종속됩니다. 일정의 집합이 캘린더입니다. 일정은 시작시간과 끝나는 시간, 진행되는 장소를 설정할 수 있습니다. 일정에 대해 참가해야 할 사람을 초대할 수 있으며 내가 만든 일정의 소유권을 다른 사람에게 넘길 수 있습니다. 이번 절에서는 개별 일정을 만들고 편집하는 방법과 다른 사용자를 초대하여 일정을 공유하는 방법을 설명하겠습니다. 


  1) 일정을 만들고 알림을 받아보세요. 

일정은 캘린더 화면의 “만들기” 버튼을 선택하거나 달력에서 더블 클릭하여 직접 입력할 수 있습니다.(한 번 클릭은 간단 일정 등록, 두 번 클릭은 상세 일정 등록이 됩니다)


아래 예시는 “회사워크숍”을 전체 직원에게 공지하는 일정으로 만들었습니다.


    (1) 간편 일정 등록

캘린더 달력에 날짜(또는 시간)을 클릭하여 간편하게 일정을 생성할 수 있습니다.


  · 먼저 입력하고자 하는 일정의 시작일(시간)을 클릭합니다. 팝업으로 신규 일정 입력화면이 나타납니다.

  · “일정”과 “할 일”을 선택하여 입력할 수 있으며 일정의 내용과 캘린더를 지정하고 “일정 만들기” 버튼을 클릭하면 신규 일정이 입력됩니다.

입력할 때는 시간을 “오후 6시에 고객과 식사” 또는 “18:00에 고객과 식사” 와 같이 입력하면 오후 6시 일정으로 등록됩니다.


<캘린더 간편일정 등록>



    (2) 상세 일정 등록

  ․ 캘린더 화면의 "만들기" 버튼을 누르거나 캘린더의 날짜를 더블클릭합니다.

  ․ 일정 제목을 입력합니다.

  ․ 일정 시간을 입력하거나 “종일”버튼을 클릭합니다. 반복일정에 대해서는 4항의 반복 일정 설정 및 활용에서 자세하게 설명합니다.

  ․ 일정 세부정보

    - 장소 : 장소를 기록합니다. 구체적인 주소를 입력하면 구글 맵과 연동되어 지도로 확인 할 수 있습니다. 

    - 영상통화(화상 통화 추가) : 특정 시각에 관련된 사람들끼리 영상통화를 할 때 사용합니다. 즉, 온라인 화상회의를 예약하는 개념으로 자동 연결해 주지는 않습니다. 

    - 캘린더 : 해당 일정을 어떤 캘린더 일정으로 등록할 것인가 선택합니다. 자신이 “일정변경” 이상의 권한을 가진 캘린더를 선택할 수 있습니다.

    - 설명 : 일정에 대한 세부 설명을 기록합니다.

    - 첨부파일 : 첨부파일이 있는 경우, 즉 세부적인 자료나 약도, 사진 등이 있다면 첨부합니다.

    - 일정색상 : 일정 색상은 자신이 지정할 수 있으며 선택하지 않을 경우, 캘린더에 설정된 색상으로 표시됩니다.

    - 알림 : 해당 일정에 대한 알림을 어떻게 받을 것인지에 대한 설정입니다. 이메일이나 SMS, 팝업 알림을 추가할 수 있습니다.

    - 내 상태 : 상태를 ‘바쁨’이나 ‘한가함’으로 표시할 수 있습니다. 이 캘린더에 대한 접근 권한이 “한가함/바쁨으로만 보기(세부정보는 숨김)”로 설정된 사람들에게 ‘한가함’(일정 없는 것처럼 해당 일정이 보이지 않게 됩니다)이나 ‘바쁨’ 표시만을 할 때 사용됩니다. 

    - 개인정보 보호 : 캘린더의 공유 설정에 상관없이 특정 일정에 대한 개별 개인정보 보호 설정을 할 수 있습니다. 기본값은 캘린더의 공유 설정에 따르며, 비공개는 캘린더의 보기권한만 가진 사용자에게 숨겨지나 ‘일정 변경’ 이상의 권한을 가진 사용자에게는 보입니다.


  ․ “시간 찾기” 탭에서는 자신이 보유한 캘린더에서의 다른 일정을 확인할 수 있습니다.


<일정 만들기>


    

   (3) 알림 설정

알림은 '이메일“, ”SMS", "팝업“의 형태로 ”분“, ”시간“, ”일“, ”주“ 단위로 설정할 수 있습니다.

  ․ 이메일 : 설정한 시간에 이메일을 받을 수 있습니다. 

  ․ SMS : IV-1-2)-(3) 모바일 설정에서 설명한 바와 같이 미리 스마트폰 인증을 해 두어야 하며, 문자메세지를 통해 일정을 알려줍니다. 

  ․ 팝업 : PC에서는 구글 앱스 계정에 로그인 된 상태로 캘린더 창을 띄워 둔 경우 다른 작업을 하고 있더라도 팝업창이 활성화되며 일정을 알려줍니다. 스마트폰의 경우 캘린더 동기화가 되어 있는 상태라면, 푸쉬기능을 통해 일정을 알려줍니다. 


<알림 설정>



   (4) 반복 일정의 설정 및 활용

일정을 입력하는 화면에서 “반복”을 체크합니다.


 

<캘린더 반복일정 매주>


<캘린더 반복일정 매월> 



반복 설정은 반복 빈도를 선택할 때마다 입력되는 항목이 바뀝니다.

설정 가능한 반복 빈도는 다음과 같습니다. 

 · 매일 : 매일 또는 격일, 5일마다와 같은 반복주기를 가지는 경우

 · 주중매일(월-금) : 주말을 제외한 날짜에 계속 반복되는 경우

 · 매주 월/수/금 : 매주 월요일, 수요일, 금요일 반복되는 경우

 · 매주 화/수 : 매주 화요일, 수요일이 반복되는 경우

 · 매주 : 매주 특정날짜가 반복되는 경우

 · 매월 : 월주기로 반복되는 일정, 매월이나 격월, 또는 분기, 반기마다 반복되는 일정의 경우

 · 매년 : 매년, 격년, 3년마다 등과 같은 일정 반복을 기록할 수 있습니다.

“계속 반복”을 선택하지 않고 종료일을 지정하는 것이 좋습니다. 




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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여러 부서의 휴가신청서 제출 및 메일승인

구글앱스/구글드라이브 2013.11.24 23:05 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글앱스로 강소기업만들기 팀의 교육을 완료한 기업의 질문과 해결과정을 블로그를 통해 공개합니다. 

이 글을 읽기 전에 구글 스크립트를 활용한 회사 공용자원 신청하기 관련 포스팅을 꼭 참고하시길 바랍니다. 

2013/11/24 - [구글앱스/구글드라이브_독스] - 양식과 스크립트를 활용한 공용자원관리


질문 : 지난 교육 시 알려주신대로 구글 양식 및 스크립트를 활용하여 휴가신청절차를 완성하였습니다. 그런데 각 부서별 승인자가 달라서 부서별 승인자에게 휴가신청메일을 보내되, 하나의 데이터파일로 수집하였으면 하는데 방법이 없을까요?


질문해설 : 양식과 스크립트를 활용하여 휴가신청을 할 수 있습니다. 이 때 양식의 기본 기능에는 응답 발생시 메일 알람을 할 수가 없습니다. 이를 스크립트를 사용하여 신청자에게는 신청완료 메일이 휴가승인자에게는 휴가신청발생시 그 내용을 메일로 발생하게 하였습니다. 이 때 부서별로 승인자를 다르게 하여 메일알림을 하되, 휴가신청내역을 하나의 파일에 보관하고 싶다는 의미입니다. 


해결방법 : 부서별 승인자를 선택할 수 있도록 양식을 작성하고 스크립트 부분의 승인자 메일 값을 해당 값으로 지정하면 부서별 승인자에게만 메일 알림을 보낼 수 있습니다. 


위 포스팅을 읽고 기본적인 양식작성법을 익히고 있다는 전제 하에 상세한 설명 보다는 중요한 포인트를 위주로 설명하겠습니다. 


1. 양식만들기

휴가신청 양식을 만듭니다. 이 때 "응답자의 조직 내부의 사용자 이름을 자동 수집"을 체크하여야 응답자 이메일이 기록됩니다. 

승인자 부분에 있어 부서별 승인자의 이메일을 선택할 수 있도록 합니다. 


2. 응답시트를 연결합니다. 

B열의 사용자이름은 위에서 체크한 바와 같이 응답자의 이메일주소를 자동으로 기록합니다. 


3. 응답시트의 도구>스크립트 편집기 를 선택하여 빈 프로젝트에 다음과 같은 스크립트를 입력합니다. 

function onFormSubmit(e) {

MailApp.sendEmail(e.values[5], "휴가신청이 등록되었습니다.", "내역을 살펴 보시고, 신청자와 관리부서에 메일을 전달하시며 승인여부를 기재해 주세요.\n\n휴가일정 : " + e.values[4] + "\n휴가자 : " + e.values[2]);

MailApp.sendEmail(e.values[1], "휴가신청이 완료되었습니다.", e.values[2] + "님 출장 신청이 완료되었습니다. \n 휴가신청은 소속부서 승인자의 답장으로 승인이 이루어집니다. \n 승인 답장을 받으면, 관리부서에서 휴가처리를 완료합니다." + "\n휴가일정 : " + e.values[4]);

}

e.values[5] 값이 위 응답시트의 승인자 열을 뜻합니다. 승인자의 메일을 참조합니다. > 해당 부서의 승인자에게 메일을 보낼 수 있습니다. 

e.values[1] 값은 휴가 신청자의 메일값을 참조합니다. 

스크립트 작성 후 리소스 > 현재 트리거 > 응답 제출 시 를 선택하여 저장합니다. 



4. 휴가신청을 합니다. 


4. 휴가신청 완료시 다음과 같이 하나의 응답파일에 데이터가 쌓입니다. (테스트이므로 사용자이름과 휴가신청자는 같게 표기되었습니다만, 다른 사용자가 신청시 사용자이름과 휴가신청자는 변경되어 기록됩니다.)


5. 휴가신청을 하게 되면 위의 파일에 데이터가 남겨짐과 동시에 신청자와 승인자게에게 메일 알림이 전송됩니다. 


<휴가신청자가 수신하는 메일> 

<승인자가 수신하는 메일>


이렇게 승인자의 메일주소를 선택할 수 있도록 양식을 작성하고 스크립트를 활용하여 해당 값을 수신자로 지정하면, 여러 부서의 신청자가 하나의 양식으로 휴가신청을 하고 여러 부서장이 메일로 승인 할 수 있도록 활용할 수 있습니다. 






<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>

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구글앱스 조직구성원 공유주소록 사용하기

구글앱스/지메일과 주소록 2013.05.02 17:55 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글앱스를 사용하면서 문의를 많이 주시는데요. 

주소록을 공용으로 사용할 수 있느냐 하는 질문입니다. 


넷킬러 등을 활용하여 유료로 사용하는 방법은 알지만 

유료사용은 부담스러운 편이죠. 


공유주소록 사용하는 방법을 알려드립니다. 


기본 개념은 한 계정의 주소록을 통채로 다른 사용자와 공유하는 것입니다. 

그룹별로 혹은 일부 주소록만 공유하는 것은 현재 지원하지 않습니다. 


방법은 다음과 같습니다. 

1. 주소록 상단 메뉴 중 더보기 - 위임설정관리를 클릭합니다. 

2. 공유주소록을 사용할 사용자를 추가합니다. (편집권한을 줄 수도, 보기권한만 줄 수도 있습니다)





위 과정을 마치면 권한을 받은 사용자에게 다음과 같은 메일이 발송됩니다


해당 메일을 확인하고, 주소록에 접속하면

아래그림의 좌측 중앙에 "위임된 주소록"이라는 주소록 그룹이 형성되고 

공유한 계정의 주소록이 표기됩니다. 


권한에 따라 공유주소록을 수정하면 모든 사용자에게 반영(동기화) 됩니다. 


이렇게 주소록을 공유할 필요성이 있는 경우는 보통

한 부서, 파트의 공동거래처나, 회사의 공용거래처 주소록 등에 활용하게 될텐데요. 


말씀드린바와 같이 계정의 전체 주소록이 공유되므로 개별 사용자의 계정주소록을 공유하기보다는

별도의 계정 혹은 admin계정의 주소록을 활용하는 것이 효과적일 듯 합니다. 


그간 공유주소록 사용이  어려우셨다면 이 방법.. 

써 보시길 권합니다^^



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지메일 서명과 자동응답

구글앱스/지메일과 주소록 2013.04.07 18:45 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

(1) 서명설정

메일 서명은 PC, 스마트 디바이스 별로 각각 따로 입력할 수 있습니다.

또한 이미지로 서명을 넣을 수도 있고 서명 이미지를 통한 수신확인 기능도 사용할 수 있습니다.



<PC에서 서명 넣기>

- 지메일 로그인해서 설정>기본설정 탭 하단에 '서명'이 있습니다.

- 기본 지메일 서명과 보조 이메일 서명을 각각 따로 입력할 수 있습니다.

  이 경우 보내는 메일 계정을 무엇으로 하느냐에 따라 서명도 각각 달라지게 됩니다.

- 보조 이메일 설정은 계정 및 가져오기 탭에서 다른주소에서 메일보내기 메뉴에서 추가할 수 있습니다.

- 서명 내용을 에디터 창을 이용해 입력해 두면 메일을 보낼 때 하단에 서명이 자동으로 첨부됩니다.




<스마트 디바이스 서명 넣기>

- PC에 서명을 했더라도 그 서명은 PC에서 메일을 보낼 때에만 삽입됩니다.

  모바일 기기에서 지메일로 메일을 보낼 땐 모바일 기기 서명 설정에서 서명을 각각 따로 입력해야 합니다.

- 스마트 디바이스에서 지메일을 로그인하고 설정을 들어가면 서명을 입력할 수 있습니다.


<이미지로 서명 넣기>

- 지메일 서명은 이미지 첨부파일 기능을 지원하지 않습니다.

- 이미지 서명을 넣기 위해서는 웹을 이용하면 가능합니다. 

  먼저 서명 이미지를 준비합니다.

  다음카페(네이버도 마찬가지) 앨범에 이미지 하나를 올려놓고 해당 이미지의 URL을 복사합니다.

  복사한 URL을 지메일>설정>기본설정> 서명에 텍스트 편집기에 이미 추가(이미지 아이콘 클릭)를

  누르고 복사한 URL로 붙여 넣으면 됩니다.


<서명 이미지를 통한 지메일 수신확인하기>

지메일은 메일 수신확인이 안됩니다. 그러나...

spypig.com 스파이 피그를 활용해 수신확인할 수 있습니다.

여기에서 안내대로 메일 서명 이미지를 넣으면 회신 메일로 수신여부 알람이 옵니다.

본인 서명 이미지를 넣을 수도 있습니다.

그러나 상대방이 내가 보낸 지메일의 '이미지 표시'를 선택해야 합니다.


구글 도움말에는 구글앱스 비즈니스 사용자는 수신확인 요청(상대방이 요청에 응하는 방식으로)

을 할 수 있다고 나오나 아직은 서비스 되지 않는 기능이며 지메일끼리만 되는 기능으로

쓸모가 없습니다.

 

(2) 부재중 자동응답

- 휴가 등으로 일정기간 내가 메일을 수신할 수 없을 때, 

  시작일 종료일 선정하고 자동 회신메일을 보낼 수 있습니다.

- 한 주소로 여러번 받을 때 4일에 한번씩만 보냄.

- 내 주소록의 사용자에게만 답장을 보낼 수도 있습니다.

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