지메일 용량부족시 기존메일 백업하기

구글앱스/지메일과 주소록 2014.10.30 20:49 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

교육이수를 받았던 업체의 사용자로부터 다음과 같은 질문을 받았습니다. 


Q. 이메일 용량이 가득찼는데, 기존 메일을 백업받고 삭제 하려합니다. 

백업 절차가 어떻게 되나요?


A. 계정정보에서 데이터백업을 할 수 있습니다. 

로그인 후 우측 상단 계정정보에서 다음과 같이 진행합니다. 

1. 계정

2. 데이터도구 > 다운로드할 데이터 선택 을 클릭

3. 원하는 데이터 > 메일 선택 

4. 원하는 형태로 백업


위 기능에서는 아래와 같은 항목을 모두 백업받을 수 있으니 참조하세요~





<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 7) 템플릿

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.08.20 10:15 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

 7) 템플릿


템플릿이란, 특정문서의 형식을 사용하기 편하게 미리 만들어 둔 파일입니다. 문서의 모양이나 형식을 미리 만들어 놓고 필요한 내용만 손쉽게 삽입 및 수정할 수 있습니다. 템플릿은 구글에서 직접 제공하는 것과 사용자들이 만들어서 등록해 둔 것으로 나누어집니다. 또한 조직 내부에서 별도 제작하여 등록한 후 조직 내 사용자들만 사용할 수도 있습니다.

필진은 기업에서 사용하는 여러 가지 서식(문서 양식)을 드라이브의 템플릿으로 등록해 놓고 사용자들이 이 템플릿에서 회사의 서식을 내려 받아 활용할 수 있도록 권장합니다.


  ․ 각 문서도구의 메뉴에서 “파일 > 새로 만들기 > “템플릿에서” 를 클릭하면 “구글 문서도구 > 탬플릿 갤러리” 화면으로 이동합니다. (구글 드라이브의 “만들기”가 아니라 문서도구(문서, 프리젠테이션, 스프레드시트 등) 작성 화면으로 들어가 “파일” 메뉴에 있습니다.)


<템플릿에서>


  “템플릿 갤러리”의 기본화면은 사용 중인 “조직(도메인)의 템플릿” 탭입니다. 아직 조직에서 등록해 둔 템플릿이 없다면 아래 화면처럼 보입니다. 상단 탭에 “공개 템플릿”, “조직 내 템플릿”, “사용한 템플릿”, “내 템플릿”으로 구분됩니다. 

 

<템플릿 초기화면>


‘공개 템플릿’에서 원하는 키워드로 검색을 하면 필요한 템플릿을 찾거나 유사한 템플릿을 선택하여 사용할 수 있습니다. 또 유형별 검색(문서, 스프레드시트, 프리젠테이션, 양식, 그림)과 카테고리별 검색(비즈니스 양식, 캘린더 및 일정, 재무 및 회계, 라벨 및 명함, 편지 및 팩스, 계획표, 프리젠테이션 디자인, 이력서 및 자기소개서, 학생 및 교사 등)을 좌측 메뉴에 제공합니다. 


<키워드 검색>


원하는 템플릿을 찾았다면, 미리보기 후 사용합니다. “이 템플릿 사용”을 클릭하면 “문서제목(템플릿 문서 제목)의 복사본”이라는 파일명을 가진 새 파일이 “내 드라이브”에 생성됩니다. 원하는 문서제목을 부여하고 내용을 작성하면 됩니다. 


<미리보기 화면>


중소기업은 이미 여러 가지 서식이 있는 공식 문서를 보유하고 있을 것입니다. 공문형식이나 각종 보고서 형식, 기안이나 협조문서 등을 MS 엑셀이나 워드, 아래한글로 만들어 사용해 왔다면 이를 구글 문서도구 ‘템플릿’으로 등록해 조직 구성원들이 함께 사용할 수 있도록 제공하면 됩니다.

회사의 모든 공식 문서를 한꺼번에 템플릿으로 변경할 필요는 없습니다. 스마트워크로 업무 프로세스가 변경되는 것과 관련한 문서부터 하나씩 차례대로 템플릿을 활용하기 바랍니다. 예를 들어, 기존에 업무보고 프로세스(각자 보고서를 작성해 출력해 보고하던 방식)를 공통된 보고서 서식으로 드라이브에서 작성하고, 링크만 이메일로 보고하는 프로세스로 변경할 수 있습니다. 이 때 보고서 서식을 템플릿에 올려놓고 언제든 쉽게 내려 받아 작성할 수 있습니다. 다만 “스마트 기기 > 드라이브 앱”에서는 템플릿을 활용할 수 없습니다. “드라이브 앱”에서는 기존에 작성했던 문서를 “수정 > 사본 저장”해 보고서를 제출하면 됩니다.




<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>


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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

6) 파일 업로드 및 버전관리

  (1) 파일 업로드

파일 업로드는 형식을 변환하거나 변환하지 않는 방식으로 업로드가 가능하며 변환은 구글 문서도구 형식으로의 변환과 텍스트 변환이 있습니다.


  ․ 업로드 된 파일을 구글 문서도구 형식으로 변환 : 워드, 파워포인트, 엑셀 등의 MS 오피스로 작성된 파일을 업로드 시 드라이브의 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트로 변환합니다. 

  ․ 업로드 된 PDF 또는 이미지 파일의 텍스트 변환 : PDF, 이미지 파일을 업로드 시 드라이브의 문서에 이미지형태로 변환하며 텍스트를 추출해 줍니다.


  (2) 버전관리

구글 문서도구가 제공하는 웹오피스 도구(문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 양식, 그림 등)을 제외한 나머지 문서파일은 그대로 파일 형태로 드라이브에 업로드가 가능합니다. (엑셀(XLS), 파워포인트(PPTX), 워드(DOC), 한글(HWP)등) 

이렇게 업로드 된 파일은 순차적인 버전관리가 가능합니다. 버전관리 기능을 이용하면 새로운 버전의 파일이 생성되었을 때, 하나의 파일명에 각각의 버전을 순차적으로 보관, 업로드 할 수 있습니다.

같은 파일을 수정할 때마다 업로드하면 너무 많은 파일이 생기며 구분하기 어렵기 때문에 버전관리는 매우 유용한 기능입니다.


   ․ 버전을 관리할 파일을 선택하고 더보기 > 버전관리를 클릭합니다. 



<버전 관리>


   ․ “새 버전 업로드”를 클릭하고 업로드할 파일을 선택하면 기존 버전을 그대로 유지한 채 새로운 버전의 파일을 업로드 할 수 있습니다.  

  

<새 버전 업로드>


<새 파일 선택>


각 버전별로 누가 언제 업로드 하였는지를 보여 주며 각각의 파일을 보관, 다운로드 가능합니다. 물론 이전 버전이 더 이상 필요가 없다거나, 새 버전의 파일이 잘못된 파일이라면 선택 후 삭제할 수 있습니다. 새 버전으로 업로드 된 파일은 초기의 파일명을 그대로 가져갑니다. 파일명은 언제든지 변경할 수 있습니다. 


<업로드 된 새 버전 확인>




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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요? 5) 그림

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2014.07.01 11:51 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

5) 그림

그림 도구는 단독으로 쓰이기 보다는 다른 문서와 함께 쓰이는 경우가 더 많습니다. 그림을 직접 그리거나, 도형, 선, 텍스트 등을 이용하여 이미지를 생성할 수 있습니다. 

특히 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션 도구의 상단 메뉴 중 “삽입 > 그림”을 클릭하면 문서도구의 그림도구와 같은 그림그리기 팝업창이 나타납니다. 이 그림도구를 이용하여 그린 그림은 해당 문서에 바로 삽입이 됩니다. 또한 이 그림을 별도의 이미지 파일로 저장하거나 다운로드 할 수 있습니다. 


<그림 초기화면>



<그림 활용>




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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

3) 프리젠테이션

프리젠테이션은 MS 파워포인트와 유사한 문서도구이며, 스프레드시트와 마찬가지로 웹상에서 모든 작업이 가능한 웹오피스입니다. 프리젠테이션 문서의 작성부터 브리핑 혹은 발표를 위한 프리젠테이션 보기까지 웹브라우저에서 가능합니다. 

프리젠테이션 도구는 장점과 단점이 분명하게 구분됩니다. 

장점은 웹에서 작성하여 프리젠테이션(발표화면)까지 가능하며, 해당 파일을 웹에 게시하거나, 공유할 수 있으며, 여러 사람이 함께 하나의 파일에 접속하여 내용을 채우거나 편집을 하여 효율적인 공동작업을 할 수 있다는 것입니다. 

단점은 애니메이션이나 기타 효과 등을 지원하지만, MS 파워포인트처럼 다양하고 화려한 편집이나 세부 설정에는 한계가 있다는 것입니다. 따라서 업무용으로 내부 사용자들 간 발표하는 정도는 문제가 없겠으나 고객을 대상으로 하는 발표에는 그 기능이 너무 부족해 적합하지 않습니다. 


필진은 프리젠테이션을 ‘발표자료 작성을 위한 협업도구’로 사용할 것을 권장합니다. 예를 들어, 방대한 제안서를 만들어야 할 경우 프리젠테이션에 목차를 페이지별로 만들어 협업해야할 사람들과 공유합니다. 협업을 통해 각 페이지별로 맡은 부분에 내용(콘텐츠)을 채우고, 내용이 완성되면 이를 MS 파워포인트 형식으로 다운받아 마무리는 파워포인트에서 디자인과 서식을 꾸밉니다. 완성된 파워포인트 파일을 다시 공유해 협업한 사람들과 검토합니다. 이렇게 제안서 마무리는 MS 파워포인트로 하더라도, 구글 프리젠테이션을 협업의 도구로 활용하면, 빠른 시간 안에 여러 명의 공동작업으로 제안서 내용을 채울 때 유용하게 활용할 수 있습니다.

반대로 기존에 MS 파워포인트에서 작성한 파일을 문서도구 형식으로 변환해 구글 프리젠테이션으로 활용할 수 있습니다. 이렇게 함으로써 여러 사람이 동시에 한 파일에 접속하여 공동작업을 하고, 웹에 게시하거나 공유할 수 있습니다.


  

<프리젠테이션 작성화면>


<프리젠테이션 보기화면>

 

  ․ 테마적용하기 : 파워포인트와 마찬가지로 슬라이드의 기본 테마를 설정할 수 있습니다. (메뉴 > 슬라이드 > 테마변경)

<프레젠테이션 테마 변경>


<프리젠테이션 테마 선택>








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V-2. 드라이브, 어떻게 사용하나요?

  2) 스프레드시트

스프레드시트는 MS오피스 엑셀과 유사하며 함수를 통해 여러 가지 작업이 가능합니다. 엑셀처럼 주로 일정수준의 분량을 가진 정형데이터 처리나 같은 형식을 가진 비정형 데이터에 대한 집계 등을 위해 사용합니다. 

엑셀에서 사용하던 대부분의 함수를 스프레드시트에서 이용할 수 있으며, 한 문서 내에 포함된 다른 시트의 데이터를 이용해 좀 더 구체적인 분석 작업을 수행할 수도 있습니다. 

특히 스프레트시트는 문서도구 중 양식(form)과 결합하여 온라인을 통해 반복적으로 수집된 질문들에 대한 답변이 저장되는 저장소로서의 역할을 수행합니다.(양식과 관련된 내용은 V-3 양식의 활용 참고)


기존에 사용하던 엑셀문서를 드라이브에서 사용하는 방법은 두 가지가 있습니다. 

첫째, 엑셀 문서를 업로드할 때 구글의 문서도구 형식으로 변환하는 방법입니다. 이렇게 파일을 변환하여 업로드하면, 엑셀 파일이 구글 스프레드시트에 맞게 자동으로 변환되어, 모양과 양식, 함수 등을 유지하게 되며 편집이 가능합니다. 따라서 문서의 다양한 공유 권한과 공동작업이 가능하게 됩니다. 

둘째, 엑셀 문서 업로드할 때 구글의 문서도구와 호환되지 않도록 설정하는 방법입니다. 즉 원본 형식(xls)을 그대로 업로드합니다. 이 방법으로 업로드 된 문서는 편집할 수는 없으며 다른 형식의 문서(PDF, 아래한글)처럼 보기만 가능한 형태로 업로드 됩니다. 

필진은 문서의 공유와 협업을 위해 가급적 스프레드시트로 변환하여 사용할 것을 권장합니다. 스프레드시트로 작업을 해도 엑셀 형식으로 다운받아 활용할 수 있습니다.


<스프레드시트 초기화면>

 

MS 엑셀로 작성된 문서를 스프레드시트로 변환해도 형태나 내용에 큰 변화가 없습니다.


<스프레드시트 견적서 예>






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III-4. 네이버메일, 한메일도 모두 지메일에서 확인하세요.


다른 포털 이메일을 ‘지메일’에서 통합관리 할 수 있습니다. 


다른 이메일 업체의 계정을 오래 사용해 왔다면, 구글 앱스 계정의 지메일로 전환하기 전에 많은 고민을 하게 됩니다. 주변에 새 이메일 주소를 알려야 하는 문제부터 사용하던 웹사이트마다 이메일 기록을 변경해야 하는 문제가 발생합니다.

구글 지메일은 외부메일(네이버 메일, 한메일, 익스체인지 등)을 가져와 지메일 화면에서 통합적으로 관리할 수 있는 기능을 제공합니다. 지메일은 간편하게 외부메일을 가져올 수 있으며 수신량에 따라 외부메일을 가져오는 주기가 지능적으로 조절됩니다.

지메일 자체가 아웃룩 같은 이메일 클라이언트로써의 기능(외부메일 계정을 자유롭게 연결해 내 편지함에서 볼 수 있는 기능)을 하는 것입니다. 단, 가져오려는 이메일 계정에서 POP3를 지원해야 하며 지메일에서 POP3를 사용하도록 설정해야 합니다. 



1) 지메일로 외부메일 가져오기

지메일에 외부메일 설정(계정추가)을 하게 되면 여러 가지 편리한 점이 있습니다. 우선 기존의 외부메일 서비스에 별도로 접속하여 메일을 확인하지 않아도 지메일에서 모두 확인이 가능합니다. 또한 맞춤 메일설정을 하게 되면, 지메일에서 기존의 메일주소를 이용해 메일을 보낼 수도 있습니다.(지메일에서 메일을 보내지만 보내는 메일 주소가 외부메일 계정으로 표시되게 설정) 

이처럼 기존 외부메일 계정을 추가하여 사용한다면 시간을 절약하고, 기존 메일주소도 사용하는 등의 효과를 얻을 수 있습니다. 가급적 지메일로 모든 메일을 통합관리하기를 권장합니다. 


  ․ 지메일 화면에서 “환경설정”을 클릭합니다.


<지메일 환경설정 선택>


 ․ “계정” 탭을 엽니다.


<계정>

 ․ “다른 계정의 메일 확인(POP3 사용)”에서 “내 POP3 메일 계정 추가”를 클릭합니다.



<메일 계정 추가>


 ․ 가져오려는 계정의 전체 이메일 주소를 입력하고 “다음 단계”를 클릭합니다.

 ․ 사용자 이름, 비밀번호, POP 서버, 포트 정보를 입력하는 란이 나옵니다.

  - 네이버는 pop.naver.com(포트995)이며, 한메일은 pop.daum.com(포트995)이며 기타 다른 메일은 해당 계정으로 로그인 해 POP3 정보를 정확히 확인해 입력합니다. 

  - 한메일, 네이버, 네이트 메일 등 기존 웹메일을 가져올 때 “가져온 메일의 사본을 서버에 남겨둡니다”를 체크하지 않을 경우 기존에 모든 메일을 가지고 오며 따라서 웹메일에는 기존 모든 메일이 사라지게 됩니다. 모든 메일을 가져온다면 체크를 하지 않아도 되고 사본을 남겨두려면 꼭 체크해야 합니다. 

회사의 웹메일 대표계정이거나 공용계정일 경우(여러 사람이 들어가 보는 메일일 경우) 원래 메일서버에 있던 내용이 사라지기 때문에 "가져온 메일의 사본을 서버에 남겨둡니다"에 꼭 체크해야 합니다. 

“수신 메일에 라벨 지정”을 통해 가져온 메일을 특정 라벨에 넣고 “받은편지함”에는 건너뛰기(수신 메일 보관처리 체크)를 하면 모두 라벨로 정리가 되어 편리하게 사용할 수 있습니다.



<메일 계정 추가 정보입력>


 ․ 다음 사항을 결정합니다.

  - 가져온 메일 사본을 서버에 보관할 것인지 여부

  - 메일을 가져올 때 항상 보안 연결(SSL)을 사용할 것인지 여부

  - 수신 메일에 라벨을 지정할 것인지 여부


 ․ 설정을 마치면 “계정 추가”를 클릭합니다.

가져오는 외부메일 계정으로 메일을 보낼 수 있습니다. 그러나 가급적 구글 앱스를 사용하고 있으므로 보내는 메일 계정을 외부메일 계정으로 하지 않도록 합니다. 조직(회사)의 업무처리를 위해 많은 메일을 보내게 되는데 그 때마다 구글 앱스 계정의 메일이 아닌 외부메일 계정으로 메일이 간다면 여러 가지 구글 서비스를 제대로 사용할 수 없게 됩니다. 따라서 외부메일을 지메일로 가져와 하나의 계정에서 통합관리 하는 것이 좋습니다. 



<메일 계정 추가 확인>




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I-1. 중소기업의 스마트워크란?

[출판]구글앱스로 강소기업 만들기 2013.10.02 08:30 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

I-1. 중소기업의 스마트워크란?


"언제 어디서나 편리하고 똑똑하게 일하는 것, ‘스마트워크’의 핵심은 바로 일하는 문화를 바꾸는 것입니다. "



스마트워크는 시간과 장소에 얽매이지 않고 언제 어디서나 편리하고 똑똑하게 근무함으로써 업무 효율성을 향상시킬 수 있는 업무방식을 말합니다. 

스마트워크의 핵심은 '일하는 문화의 변화'입니다. 따라서 특히 업무가 체계화 되지 않은 중소기업(규모가 작은 조직)의 경우, 그 필요성과 파급효과는 대기업이나 큰 공공기관의 경우보다 훨씬 크다고 할 수 있습니다. 그러나 실제 중소기업의 스마트워크는 스마트폰의 보급에 비해 보편적으로 확대되지 못하고 있습니다.

 

중소기업의 스마트워크가 확대되지 못하는 이유를 필진은 크게 두 가지로 보고 있습니다.


첫째, 중소기업이 큰 비용을 들이지 않고도 충분히 스마트워크를 실현할 수 있는데 그 효과와 방법을 잘 모르고 있다는 것입니다. 스마트워크를 초기비용이 많이 드는 시스템 구축으로 이해하거나 그룹웨어의 도입으로 생각하는 경우가 많습니다.

필진은 ‘중소기업이 큰 비용을 들이지 않고도 업무 프로세스를 체계화하고 언제 어디서나 업무를 처리할 수 있는 스마트워크를 실현할 방법이 없을까?’ 이런 의문에 기초하여 '구글 앱스로 강소기업 만들기'라는 중소기업형 스마트워크 모델을 완성하였고 여러 기업에 이 모델을 적용했으며, 성공적인 평가를 받고 있습니다.


둘째, 최고 경영자나 임직원이 지금의 일하는 방식, 일하는 문화를 ‘혁신’하려는 의지나 역량이 크지 않다는 것입니다. 이는 능력에 문제가 아니라 중소기업 현실이 업무 혁신 의지를 다독일만한 여유가 별로 없기 때문입니다. 

대기업처럼 강력한 조직 통제력을 가지고 변화를 이끌 수 없는 현실에서, 중소기업이 업무 변화와 혁신을 가져오기가 얼마나 어려운지, 특히 일하는 방식, 나아가 문화를 바꾼다는 것이 얼마나 어려운지 잘 알고 있을 것입니다. 하물며 조직의 규모가 작고 좋은 인재의 확보와 유지가 어려운 중소기업의 스마트워크는 단순히 구글 앱스의 기능을 익히고, 사용 방법을 알려주는 것으로는 실현할 수 없습니다. 통제력이 아닌 변화, 혁신하려는 자발적 참여만이 답이 될 것입니다.

따라서 중소기업의 스마트워크는 반드시 조직 구성원의 자율적 참여에 기반 해야 합니다. 


‘중소기업 스마트워크의 핵심은 바로 일하는 문화를 바꾸는 것입니다.’

이 책을 구글 앱스 도입의 가이드로 삼아 모든 구성원의 자율적인 참여로 하나씩 업무를 바꿔간다면 성공적인 조직 문화의 혁신과 스마트워크를 동시에 실현할 수 있을 것입니다.





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구글 싱크~ m.google.com/sync 페이지가 바뀌었습니다;;


아이폰5로 바꾸고..새로 익스체인지로 구글 계정을 설정하고..

사용하고 있는 구글앱스의  캘린더와 주소록을 동기화하려고~

 https://m.google.com/sync 구글 싱크 페이지를 열었는데.. 

계속 아래 그림의 구글동기화 안내페이지만 뜨더라구요 ㅠ




몇번을 다시 열어도.. 휴~ 정말 짜증이 극에 달했을 즈음..

드디어 검색 또 검색의 결과~~~~먼저 고민해주신분이 올려준.. 도움으로 해결책을 발견했습니다..ㅋ

 

바로 

https://m.google.com/sync/settings/

*** 'https' 중요. http 주소로 접속시 새로 바뀐 화면이 뜸.. 맨 끝의 /까지 꼭 입력해주어야 합니다...





와우~~ 드디어 제대로 된 싱크화면이 떳습니다^^ㅋ 

여기서 설정을 변경하니.. 아이폰 단말기 캘린더에도..

공유 캘린더가 제대로 보입니다~ㅋㅋㅋ


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구글드라이브 PC버전 설치 오류시 대처방법

구글앱스/구글드라이브 2012.10.12 21:26 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글 드라이브 PC버전 설치 오류시 대처 방법


구글앱스 교육을 실제 기업에 하며, 초기 세팅을 하다 보니

구글드라이브 PC버전이 설치가 안 되는 현상이 있어, 해결방법에 대해  포스팅합니다.^^


(구글드라이브 설치하러 가기 https://tools.google.com/dlpage/drive?hl=ko#eula)





1. 현상 

- 구글 드라이브 PC버전이 설치가 안 된다. 

- 구글 드라이브 PC버전이 설치는 되었다고 메세지가 뜨지만, 실행이 안 된다. 

등등 여러가지 현상으로 설치 혹은 실행이 안 되는 경우입니다. 


2. 원인 

- 버전의 문제인 것으로 파악이 되구요. 

- 현재(2012.10.12) 구글드라이브의 PC버전은 1.4버전입니다. 


3. 해결책 

- 제어판 > 프로그램관리 > 구글드라이브 삭제 후 

- 구글드라이브 PC버전 1.3버전을 다운로드 후 설치합니다. 


구글 드라이브 PC버전 1.3버전 다운로드 클릭 

클릭하시면 다운로드 받으실 수 있습니다. 


대부분의 문제는 이 방법으로 해결이 되는 것 같습니다. 

참고가 되시길 바랍니다. ^^



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