구글 드라이브의 부가기능을 활용하면 문서의 생성, 이메일 발송을 자동으로 진행할 수 있습니다. 

부가 기능 중 Form Publisher를 활용합니다. 

소개영상


Form Publisher 를 활용하면 Google 설문지로 주문서를 받고 주문서 작성자에게 바로 PDF 주문확인서를 이메일로 발송하고, 개별 주문 파일을 저장할 수 있습니다. 견적서의 경우도 설문지를 이용하여 작성하면 개별 파일의 자동생성 이메일 발송 등이 가능합니다. 

세미나 신청의 경우도 세미나 신청자에게 접수증을 이메일로 자동으로 발송하는 등 다양한 용도로 활용이 가능합니다.  

상세한 방법은 아래 문서를 참고하여 따라해 보세요. 

 


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구글 드라이브 "활동" 업데이트 기능을 살펴보았습니다.

구글앱스/구글드라이브 2014.01.22 11:05 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

2014년 1월 구글 드라이브에 "활동" 기능이 업데이트 되었습니다. 

어떤 기능인지 알아보겠습니다. 


기존의 구글 드라이브는 설정에서 "업데이트 항목 굵게 표시" 를 체크해 두면 폴더명 또는 파일명을 굵게 표시함으로써 업데이트 내역을 알 수 있도록 해왔습니다. 

이번에 업데이트된 "활동"은 폴더나 특정 파일을 선택하면 변경된 사항을 화면 우측에 표시하여 한 눈에 확인 할 수 있도록 하는 기능입니다. 


아래 화면에서 보듯이 드라이브에 접속 시 첫 화면에서 드라이브의 변화사항(파일업로드, 공유, 수정 등)을 한 눈에 알아볼 수 있도록 표시하여 줍니다. 특정 폴더나 파일을 선택하면 해당 폴더나 파일의 변화사항을 알 수 있습니다.  (이러한 "활동"을 보고 싶지 않다면 우측 상단의 X표시를 클릭하면 됩니다. 

아직 개인 구글 사용자의 계정에만 적용된 것을 확인 되었으며, 곧 구글 앱스 계정에도 적용될 것으로 보입니다. 

이번 구글 드라이브 "활동" 기능의 업데이트는 기존에 파일 내부에서 업데이트 내역을 확인하거나 폴더명, 파일명 등의 굵은 표시를 찾아봐야 알 수 있었던 것에서 한층 편리해진 기능입니다. 

이번 업데이트를 통해 팀 내, 혹은 개인간 협업 시 파일이나 폴더의 변화와 그 흐름을 쉽게 확인 할 수 있게 되었습니다. 이러한 변화는 앞으로 좀 더 강화될 것으로 보이며 협업도구로써의 구글 앱스의 입지를 더 높이게 될 것입니다. 

빠른 시일 내에 구글 앱스 계정에도 업데이트 되기를 바라며 소식 마칩니다. 


▲ 개인 구글 계정의 내 드라이브 메인 화면 - 우측 박스 안의 "활동" 


 특정 파일 선택시 "활동" - 파일에 관련된 변화사항 및 흐름을 확인 할 수 있습니다. 


 "활동"이 아직 적용되지 않은 구글 앱스 계정 드라이브 메인 화면



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여러 부서의 휴가신청서 제출 및 메일승인

구글앱스/구글드라이브 2013.11.24 23:05 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글앱스로 강소기업만들기 팀의 교육을 완료한 기업의 질문과 해결과정을 블로그를 통해 공개합니다. 

이 글을 읽기 전에 구글 스크립트를 활용한 회사 공용자원 신청하기 관련 포스팅을 꼭 참고하시길 바랍니다. 

2013/11/24 - [구글앱스/구글드라이브_독스] - 양식과 스크립트를 활용한 공용자원관리


질문 : 지난 교육 시 알려주신대로 구글 양식 및 스크립트를 활용하여 휴가신청절차를 완성하였습니다. 그런데 각 부서별 승인자가 달라서 부서별 승인자에게 휴가신청메일을 보내되, 하나의 데이터파일로 수집하였으면 하는데 방법이 없을까요?


질문해설 : 양식과 스크립트를 활용하여 휴가신청을 할 수 있습니다. 이 때 양식의 기본 기능에는 응답 발생시 메일 알람을 할 수가 없습니다. 이를 스크립트를 사용하여 신청자에게는 신청완료 메일이 휴가승인자에게는 휴가신청발생시 그 내용을 메일로 발생하게 하였습니다. 이 때 부서별로 승인자를 다르게 하여 메일알림을 하되, 휴가신청내역을 하나의 파일에 보관하고 싶다는 의미입니다. 


해결방법 : 부서별 승인자를 선택할 수 있도록 양식을 작성하고 스크립트 부분의 승인자 메일 값을 해당 값으로 지정하면 부서별 승인자에게만 메일 알림을 보낼 수 있습니다. 


위 포스팅을 읽고 기본적인 양식작성법을 익히고 있다는 전제 하에 상세한 설명 보다는 중요한 포인트를 위주로 설명하겠습니다. 


1. 양식만들기

휴가신청 양식을 만듭니다. 이 때 "응답자의 조직 내부의 사용자 이름을 자동 수집"을 체크하여야 응답자 이메일이 기록됩니다. 

승인자 부분에 있어 부서별 승인자의 이메일을 선택할 수 있도록 합니다. 


2. 응답시트를 연결합니다. 

B열의 사용자이름은 위에서 체크한 바와 같이 응답자의 이메일주소를 자동으로 기록합니다. 


3. 응답시트의 도구>스크립트 편집기 를 선택하여 빈 프로젝트에 다음과 같은 스크립트를 입력합니다. 

function onFormSubmit(e) {

MailApp.sendEmail(e.values[5], "휴가신청이 등록되었습니다.", "내역을 살펴 보시고, 신청자와 관리부서에 메일을 전달하시며 승인여부를 기재해 주세요.\n\n휴가일정 : " + e.values[4] + "\n휴가자 : " + e.values[2]);

MailApp.sendEmail(e.values[1], "휴가신청이 완료되었습니다.", e.values[2] + "님 출장 신청이 완료되었습니다. \n 휴가신청은 소속부서 승인자의 답장으로 승인이 이루어집니다. \n 승인 답장을 받으면, 관리부서에서 휴가처리를 완료합니다." + "\n휴가일정 : " + e.values[4]);

}

e.values[5] 값이 위 응답시트의 승인자 열을 뜻합니다. 승인자의 메일을 참조합니다. > 해당 부서의 승인자에게 메일을 보낼 수 있습니다. 

e.values[1] 값은 휴가 신청자의 메일값을 참조합니다. 

스크립트 작성 후 리소스 > 현재 트리거 > 응답 제출 시 를 선택하여 저장합니다. 



4. 휴가신청을 합니다. 


4. 휴가신청 완료시 다음과 같이 하나의 응답파일에 데이터가 쌓입니다. (테스트이므로 사용자이름과 휴가신청자는 같게 표기되었습니다만, 다른 사용자가 신청시 사용자이름과 휴가신청자는 변경되어 기록됩니다.)


5. 휴가신청을 하게 되면 위의 파일에 데이터가 남겨짐과 동시에 신청자와 승인자게에게 메일 알림이 전송됩니다. 


<휴가신청자가 수신하는 메일> 

<승인자가 수신하는 메일>


이렇게 승인자의 메일주소를 선택할 수 있도록 양식을 작성하고 스크립트를 활용하여 해당 값을 수신자로 지정하면, 여러 부서의 신청자가 하나의 양식으로 휴가신청을 하고 여러 부서장이 메일로 승인 할 수 있도록 활용할 수 있습니다. 






<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>

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http://www.yes24.com/24/goods/11370809


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양식과 스크립트를 활용한 공용자원관리

구글앱스/구글드라이브 2013.11.24 22:35 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글 드라이브의 양식과 스크립트를 활용하여 회사의 공용자원 사용을 신청하는 방법을 소개합니다. 


아래의 프로세스를 실행하기 위한 준비사항에 대해 알려드리도록 하겠습니다. 

1. 드라이브 양식(form)으로 공용자원(차량, 회의실) 이용 신청을 합니다.

2. 신청이 접수되면 신청내용은 별도의 파일에 저장되고, 동시에 공용자원관리담당자에게 이메일로 통보됩니다.

3. 담당자는 신청 내용을 이메일로 확인 가능하므로, 신청결과 파일을 열어보지 않아도 됩니다.


먼저 신청양식을 작성합니다. 

1) 신청양식 작성

 · 구글 "드라이브 > 만들기 > 양식"을 클릭합니다.

 · 양식의 제목은 “공용자원 신청서”로 하며, 조직 내 로그인 후 사용하도록 체크하고, 응답자 정보를 자동 수집하도록 체크합니다.

 · 양식에 대한 설명을 자세하게 넣습니다.

 · 첫 번째 항목 “신청자 부서”를 ‘텍스트’ 형식으로 넣습니다.


<신청 양식 만들기 화면>


 · “신청자 이름”을 ‘텍스트’ 형식으로 넣습니다.

 · “공용자원 선택”은 ‘목록에서 선택’ 형식으로, 목록에는 공용자원(리소스 등록과 일치하도록)을 넣습니다.

 · “용도”를 ‘텍스트’ 형식으로 넣습니다.

 · “사용일시”을 ‘날짜’ 형식으로, 연도와 시간포함을 체크해 넣습니다.

 · “사용종료일시”을 ‘시간’ 형식으로 연도와 시간포함을 체크해 넣습니다.

 · ‘모든 응답자에게 이 양식의 결과를 게시하고 링크 표시’를 해제합니다.

 · ‘응답자가 응답을 제출한 후에 수정할 수 있도록 허용’을 해제합니다.

 

신청 양식 만들기를 완료하면 아래와 같은 화면이 됩니다.


<신청 양식 만들기 완료 화면> 


 · 신청 양식 만들기를 완성하고 상단에 “응답대상선택” 메뉴를 누르면, 양식이 제출 되었을 때 저장이 되는 스프레드시트를 만들 수 있습니다.

 · 새 스프레드시트를 만듭니다.


<스프레드시트 연결>

 

 · 공용자원 신청서(응답) 스프레드시트는 양식에 대한 응답이 저장되는 시트입니다.


2) 이메일 알림(구글 스크립트 적용)

 · 양식은 기본적으로 응답이 오더라도 관리자나 사용자에게 알림이 가지 않습니다. 알림이 가지 않으면 공용자원 신청에 대한 즉각적인 대처를 할 수 없습니다. 따라서 ‘구글 스크립트’를 사용하여 관리자와 사용자에게 메일이 가도록 설정해주어야 합니다.

  - 구글 스크립트 : 구글에서 제공해주는 스크립트로 Java Script를 기반으로 하고 있는 프로그래밍 언어입니다.

 · 양식에 대한 응답 메일 받기는 ‘응답 스프레드시트’ 내에 구글 스크립트를 적용하여 사용 할 수 있습니다.

  - 양식에 대한 응답 스프레드시트를 열고 “도구 > 스크립트 편집기”를 선택합니다.


<스크립트 편집기> 


 · 새 창으로 “제목 없는 프로젝트”가 열리면 “빈 프로젝트”를 선택합니다.

 

<구글 스크립트 빈 프로젝트> 

 

 · 기존에 입력된 코드를 지우고 아래 스크립트를 새로 입력합니다.

function onFormSubmit(e) {

MailApp.sendEmail("담당자 이메일 주소", "공용자원이 등록되었습니다.", e.values);

MailApp.sendEmail(e.values[1], "공용자원 신청이 완료되었습니다..", e.values[3] + "님 공용자원 신청이 완료되었습니다. \n 공용자원신청 승인이 완료되면. 공용자원관리 캘린더에 등록됩니다. \n 이메일로 발송해 드리니 확인바랍니다.");

}

여기서 "e.values[1] " 값은 응답시트의 첫번째열의 타임스탬프를 제외한 첫번째 행입니다. 두번째행을 표표시하려면 [2] 로 변경할 수 있습니다. 

<스크립트 입력> 


 · 스크립트에서 신청자가 양식 제출 시 관리자가 확인 메일을 받는 부분은

 MailApp.sendEmail("자신의 메일주소", "공용자원이 등록되었습니다.", e.values); 입니다. 

  - 자신의 메일주소 = 양식이 제출 될 시 확인 메일을 받는 담당자 메일을 입력합니다.

  - 공용자원이 등록되었습니다. = 이메일의 제목입니다.

  - e.values = 모든 양식 항목에 대한 응답 결과를 메일로 받게 됩니다.


<담당자 수신 메일>


 · 스크립트에서 신청자가 받게 되는 메일은 

 MailApp.sendEmail(e.values[1],"공용자원 신청이 완료되었습니다." e.values[3] + "님 공용자원 신청이 완료되었습니다. \n 공용자원신청 승인이 완료되면. 공용자원관리 캘린더에 등록됩니다. \n 이메일로 발송해 드리니 확인바랍니다.");    

 - e.values[1] = 응답자의 이메일이며 자동으로 입력됩니다.

 - 공용자원 신청이 완료되었습니다. = 이메일의 제목입니다.

 - e.values[3] = 응답자의 이름이며 자동으로 입력됩니다.

 - “+” 뒷부분의 문구는 이메일의 내용입니다.


<신청자 수신 메일>     


 · 스크립트를 모두 입력 했으면 상단에 “리소스 > 현재 프로젝트의 트리거”를 선택 합니다.


<리소스> 


 · 현재 프로젝트의 트리거 창이 나오면 “양식 제출 시”를 선택 한 후 “저장”을 클릭합니다. 양식 제출 시마다 응답내용 메일을 보내도록 하는 의미입니다. 


<현재 프로젝트의 트리거 설정>



3) 공용자원 신청하기 

양식 및 스크립트 작성이 완료되면, 해당 양식을 배포하고, 공용자원신청을 할 수 있습니다. 아래 화면과 같이 양식을 통해 신청을 하게 되면, 앞서 설명한 바와 같이 신청자에게는 신청알림 메일이, 담당자에게는 내역에 대한 알림 메일이 발송되어 업무를 처리할 수 있습니다. 

<공용자원 신청 화면>



<구글 앱스 업무 할용, 2013.11,  디지털북스, 김동호 권순옥 서명석 김재문 이현석 저>

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구글드라이브 양식답변 수집시 타임스탬프 시간 설정하기

구글앱스/구글드라이브 2013.06.19 11:25 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

필진의 개인 블로그를 보시고 이메일을 통해 질문이 올라와서 포스팅합니다. 

어느 분께서 이런 질문을 이메일로 보내 주셨네요^^


Q. 평안하시죠? 인포빌 김00님 페이스북을 보다가 님의 Tistory로 흘러들어가게 되었네요.구글드라이브의 양식을 이용해 금전출납부로 활용한 것이 흥미있었은데요.. 한가지 궁금한것이.. 타임스탬프의 시간이 미국 서부시간대로 저장이 되던데요. setting을 변경해 주어야 하나요? 초면에 죄송^^


양식을 이용한 금전출납부 해당 글은 이 링크를 참조하시면 좋겠습니다. 

2013/04/24 - [스마트폰활용기] - 구글과 스마트폰의 만남 - 나만의 어플리케이션 만들기


구글 드라이브를 활용하면 나만의 양식을 만들어 응답을 받을 수 있습니다. 


이 때 응답이 저장되는 시간이 맨 앞에 표기되는데요. 

이를 타임스탬프라고 합니다. 



질문의 요지는 이 타임스탬프가 미국 서부 시간으로 저장된다는 것인데요

간단히 변경할 수 있습니다. 


1. 구글 드라이브 메인화면에서 우측 상단의 톱니바퀴 모양의 설정 버튼을 클릭하고 설정을 선택합니다. 



2. 다음 화면에서 시간대와 언어를 해당 언어와 원하는 시간대로 변경해 주시면 됩니다. 

간단한 내용이지만, 처음 접하는 분들은 어디에 설정이 있는지 찾기가 어려울 수도 있습니다. 

다른 분들도 같이 참고 하시라고, 포스팅으로 답변 드립니다. 


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구글 그룹스&드라이브의 양식 기능을 이용하여 온라인으로 고객의 서비스 만족도를 수행하는 경우를 가정해 보자.

이 경우 먼저 그룹스를 이용하여 고객 대상 목록을 정의해 놓아야 한다. 다음으로 고객 만족도 조사를 위한 양식을 만들고 그룹스에 등록(이메일 전송) 함으로써 고객 만족도 조사를 실시할 수 있다.
이때 설정에 있어 유의해야 할 사항이 있다. 

먼저 구룹스에서는 구룹을 생성할 때 그룹의 회원이 "모든 이용자" 즉, 외부 이메일 주소도 회원으로 등록할 수 있도록 설정해야 한다.
해당 그룹에 게시물을 게시할 수 있는 사람은 고객만족도 조사에 관련된 담당자(들)이라고 볼 수 있다.
즉, 회원 구성은 고객 이메일 주소 및 고객만족도 조사 담당자(들)로 구성된다.
회원의 추가 및 삭제는 그룹관리자가 수행하면 되며, 고객만족도 조사 담당자는 그룹의 관리자로 지정하면 된다.

또한 게시물의 등록 권한은 그룹관리자 및 소유자로 한정하면 불필요한 외부 회원의 게시물 등록을 방지할 수 있다.

회원으로 외부 이메일을 등록할 수 있는 경우, 회원을 직접 등록하기 위해서는 "그룹스설정"-> "설정" 메뉴의 "신원" 항목을 점검해야 한다.
신원 점검이 "구글 프로필 전용"으로 설정되어 있는 경우 구글에 등록된 이용자만을 대상으로 하기 때문에 다른 이메일 주소를 이용하여 회원 추가가 불가능하다.
이를 "표시이름 또는 구글 프로필"로 설정해야 이메일을 통해 직접 회원 추가가 가능하다.

그리고 양식을 작성할 때도 외부 이용자가 양식에 접근할 수 있도록 설정해야만 외부의 이메일 주소로 메일을 전송하여 만족도 조사가 가능해진다.

다음은 고객만족도 조사를 실시한 구글 양식 작성 예이다.



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견적서 스마트폰에서 보내기

구글앱스/구글드라이브 2013.01.20 17:23 Posted by 블루소프트

<견적서 실시간 작성 및 전송>
OO디자인스튜디오는 디자이너 3명을 두고 대표가 영업, 기획을 담당하는  소기업입니다.  대표는 거래처를 돌아다니며 상담하고 견적서를 실시간으로 제출할 수 있도록 구글 드리이브에 견적서 파일을 만들어 놓고 사용하고 있습니다.
이것을 이동하는 차 안에서 수정하여 PDF 파일로 즉시 견적서를 제출하고 있습니다.
견적서 양식은 구글 드라이브의 스프레드 시트로 만듭니다.


이렇게 만들어 놓은 표준 양식에 그때그때 필요한 견적 내용을 채워 넣습니다.
그리고 다 완성되었다면 다음과 같이 보내면 됩니다.

* PC에서 :  파일>다른이름으로 다운로드>PDF선택.
이러면 견적서는 PDF로 다운로드 되고 이것을 메일로 보내면 됩니다.




* 안드로이드폰에서 : 구글 드라이브로 들어가면 문서 목록에 견적서 문서가 보입니다.


이 ‘견적서 표준양식’ 문서 오른쪽>를 누르면 문서정보가 나오고 상단에 메뉴를 누르면
보내기, 또는 링크 보내기 등을 선택할 수 있습니다.



여기서 보내기를 누르면 여러가지 앱 중에 지메일을 선택하고 보내면 PDF문서로 상대방이 받게 됩니다.
링크 보내기는 액세스 권한이 제한되어 앱스 계정을 로그인해야 하므로 외부에 보낼 때에는 적합하지 않습니다.
아이폰에서:구글드라이브 앱으로는 견적서 파일을 보낼 수 없습니다. 사파리 브라우저로 구글 드라이브에 접속해서 견적서 파일을 선택하고 하단에 공유 버튼을 누릅니다.



공유를 누르면 이메일에 첨부하기 메뉴가 나오고 이를 선택합니다.



화면에 다음 형식으로 문서 첨부 옆에 파일 형식을 MS엑셀, 오픈오피스, PDF 형식으로 다양하게 첨부할 수 있습니다.
이렇게 언제 어디서나 견적서를 만들고, 수정해서 PDF 첨부파일로 메일을 보낼 수 있습니다.

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<OO기계(주) 원자재 입출고, 가공, 재고관리>

개요 : 경기도 평택에 위치한 OO기계(주)는 크레인 바퀴나 체인에 들어가는 쇠를 중간 가공하는 업체로 다양한 부품이 들어오면 CNC와 머신센타라 불리는 기계로 깎고 구멍을 뚫어 완성차 조립회사로 납품하는 일을 하고 있습니다.
기존에 엑셀로 관리하고 있었으나 관리에 여러가지 한계를 느껴 프로그램으로 구축하고자 문의를 해 왔습니다.
우리는 큰 비용이 들더라도 업체에 적합한 프로그램을 직접 개발하는 방법, 시중에 나와 있는 범용 프로그램을 유료로 구입하거나 서비스 받는 방법, 그리고 구글 드라이브의 양식을 활용하는 방법, 이 세가지 안으로 제안했습니다. 결론은 대표이사 및 담당자의 적극적인 동참으로 구글 드라이브를 선택했고 그 사례를 공개하기로 했습니다.

장점 및 특징 :
- 중간 가공 사업의 특성상 프로세스가 복잡하지 않고 비교적 제조에 비해 단순한 업무 프로세스입니다.
- 입고, 가공, 출고가 현장에서 일어나는 만큼 현장에서 스마트폰을 활용해 거의 실시간으로 입출고 및 가공수량을 파악해 즉시 입력한다면 별도로 기록해서 사무실로 다시와서 엑셀에 입력해야 하는 번거로움 없이 처리할 수 있습니다.
- 대표이사가 청주에도 사업장이 있어 왔다갔다하며 업무를 처리해야 하는데 언제, 어디서나 현재 재고, 작업(가공)현황, 매출액이나 불량, 가공손실 등 핵심적인 정보를 실시간으로, 스마트폰으로 확인할 수 있습니다.
- 비용이 전혀 들지 않는 무료사용입니다.
- 몇명이든 동시에 작업할 수 있으며 누가 기록한 것인지 그 히스토리까지 남게 됩니다.
- 정기적(1주, 또는 1개월 단위 등)으로 자료를 저장해야하며 저장된 자료는 언제든 스마트폰으로 열어 볼 수도 있고 엑셀로 저장할 수도 있습니다.

단점 :
- 데이터는 사용자(권한을 부여받은) 내부에서는 공유하게 되며 누구라도 수정할 수 있습니다. 이는 장점이 될 수도 있으나 데이터의 무결성을 지키려면 모든 사용자가 아주 신중하게 수정해야 하는 번거로움이 있습니다.
- 데이터의 캐릭터(문자, 숫자, 날자, 계산식) 역시 쉽게 지정하고 수정할 수 있기에 드라이브 내 구글시트의 구성을 제대로 이해하지 못할 경우 잘못하면 데이터를 날리거나 오류를 입력할 수 있습니다.
- 정기적으로 자료를 저장해야하고 과거 저장된 자료에서 자동 검색해 올 수는 없고 일일이 자료를 열어봐야 합니다.

(1) 양식 만들기
- 기초데이터 입력
품목, 소재단가(원자재 단가), 단조단가(프로세스 내에서 단조작업의 경우 다시 외주를 주는 단가), 가공단가(가공을 통해 얻는 마진 금액) 이렇게 4가지 기초 데이터를 품목별로 작업합니다.
기초 데이터이므로 다른 시트에 직접 입력해 놓습니다. 그리고 단가가 바뀔 때는 수정합니다.



위 그림을 보시면 시트는 DATA, 통계, 단가표 시트가 있습니다. 이 단가표 시트가 기초데이터를 입력해 놓은 시트입니다. 그리고 DATA시트는 구글 드라이브 양식으로 작성한 데이터가 기록되는 시트이며 통계는 기초데이터를 합산해 품목별 통계를 보는 시트입니다.
단가표 시트는 분홍색과 노란색으로 구분 했습니다.
분홍색을 함수를 이용해 DATA시트에서 입력되는 품명을 자동으로 가져오게 되며 노란색으로 구분된 영역은 직접 입력해야 합니다.
참고로 자동으로 가져오는 셀의 함수는 A2='통계'!A3 입니다.

(2)양식 만들기
구글 드라이브의 양식 기능을 이용해 양식을 만들었습니다. 양식은 페이지로 구분해 만들었습니다.



첫번째 입력은 필수 항목으로 입고, 가공, 출고 중에 선택하게 선택박스로 넣었습니다.
입고를 누르면 입고 페이지로, 가공을 누르면 가공 페이지로, 출고를 누르면 출고 페이지로 이동하게 됩니다.

입고페이지에는 입고일자(필수), L/NO, H/NO, 입고수량(필수)을 입력하게 됩니다.

가공 페이지는 가공일자(필수), 가공수량, 소재불량, 가공불량을 입력하게 됩니다.



납품 페이지에는 납품일자(필수), 납품 수량(필수)을 입력하게 됩니다.
그리고 모든 입력을 마친 뒤 맨 마지막 페이지는 작성자를 선택하도록 했습니다. 이는 이 데이터 생성자가 누구인지 기록하는 역할을 하게 됩니다.

양식을 만들었으니 웹페이지에서 어떻게 나타나는지 보겠습니다.


(1. 품목과 내용 선택화면)


(1. 품목과 내용 선택화면 - 필수 항목 입력 없이 넘어가면 위와 같이 경고 메시지가 나타남)


(2. 입고 화면 - 필수 항목을 넣고 계속>>을 누르거나 뒤로>> 돌아갈 수도 있음)


(3. 가공화면 - 필수항목을 입력하고 계속>> 하거나 뒤로>> 돌아갈 수도 있음)


(납품 화면 - 필수 항목을 입력하고 계속>> 하거나 뒤로>> 돌아갈 수도 있음)


(작성자 입력화면 - 맨 마지막으로 누가 작성했는지 작성자를 선택하는 화면)

이런식으로 PC, 또는 스마트폰에서 웹페이지를 열어 직접 입력하게 됩니다.
여러 데이터를 입력하면 DATA 시트에는 입력된 정보가 다음과 같이 보여집니다.


타임 스탬프는 양식을 작성한 시간이며 나머지 항목들은 양식을 작성한 내용이 순서대로 들어가게 됩니다.
OO기계(주)는 이를 매월 1월 1일 초기화(데이터 영역 삭제)하여 작성을 시작해 매월 말일 마감(파일-사본만들기-년/월일자로 사본 저장)을 합니다.
따라서 매월마다 이와같은 문서가 하나씩 생기게 됩니다.

통계 시트는 입력된 DATA와 단가표를 통해 품목별 월 총 입고 누계, 소재불량, 가공불량, 납품 수량, 가공수량 누계, 가공단가, 납품금액, 소재단가, 단조단가, 가공 손실액, 가공재고, 미가공 재고, 총 재고를 파악할 수 있습니다.


위 그림에서 노란색 영역만 입력합니다. 나머지는 절대 수정하지 않습니다.(서식이 들어가 있어 수정하면 오류)
이 노란색 영역에 품목만 쓰면 나머지 항목들은 DATA 시트와 단가표 시트에서 자동으로 가져오게 됩니다.
예를 들어 B4셀인 JS 106 품목에 대한 월 입고 누계 수식은 다음과 같습니다.
=if(A4=ʺʺ,ʺʺ,sumif(DATA!$B$2:$B$141,A4,DATA!$F$2:$F$141))
엑셀에서 사용하는 함수이니 자세히 설명하지는 않겠습니다만 이런 식으로 통계를 .
스마트폰에서 바탕화면에 웹페이지 바로가기를 위젯으로 만들어 놓으면 언제든 스마트폰에 앱처럼 클릭 만으로 바로 입력할 수 있습니다.



phone_4.png
스마트폰에서 아이콘을 클릭하면 위와 같이 입력 페이지가 바로 나타나게 됩니다.
위에서 보는 입력 양식은 해당 양식을 메일로 보내 여러 사람에게 입력할 수 있도록 하는 것이고
위 문서 자체를 공유하게 되면 DATA, 통계, 단가표 시트까지 직접 들어와 여러명이 동시에 수정을 할 수 있습니다.

스마트폰으로 문서에 접근하여 시트를 보면 다음과 같이 나타납니다.


스마트 폰으로 본 DATA 시트입니다.

스마트 폰으로 본 통계 시트입니다.

스마트 폰으로 본 단가표 시트입니다.


이렇게 실시간으로 언제 어디서나 스마트폰을 활용하여 입력하고 데이터를 확인하고 수정할 수 있습니다.

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구글드라이브 PC버전 설치 오류시 대처방법

구글앱스/구글드라이브 2012.10.12 21:26 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글 드라이브 PC버전 설치 오류시 대처 방법


구글앱스 교육을 실제 기업에 하며, 초기 세팅을 하다 보니

구글드라이브 PC버전이 설치가 안 되는 현상이 있어, 해결방법에 대해  포스팅합니다.^^


(구글드라이브 설치하러 가기 https://tools.google.com/dlpage/drive?hl=ko#eula)





1. 현상 

- 구글 드라이브 PC버전이 설치가 안 된다. 

- 구글 드라이브 PC버전이 설치는 되었다고 메세지가 뜨지만, 실행이 안 된다. 

등등 여러가지 현상으로 설치 혹은 실행이 안 되는 경우입니다. 


2. 원인 

- 버전의 문제인 것으로 파악이 되구요. 

- 현재(2012.10.12) 구글드라이브의 PC버전은 1.4버전입니다. 


3. 해결책 

- 제어판 > 프로그램관리 > 구글드라이브 삭제 후 

- 구글드라이브 PC버전 1.3버전을 다운로드 후 설치합니다. 


구글 드라이브 PC버전 1.3버전 다운로드 클릭 

클릭하시면 다운로드 받으실 수 있습니다. 


대부분의 문제는 이 방법으로 해결이 되는 것 같습니다. 

참고가 되시길 바랍니다. ^^



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협업의 기초 - 문서의 공유권한과 설정

구글앱스/구글드라이브 2012.10.02 10:49 Posted by 구글앱스 강소기업만들기 이따위

구글드라이브(문서도구, 독스) 협업의 기본개념은 공유 및 권한설정으로 볼 수 있다. 

특정한 문서나 폴더에 대해 다음과 같은 설정을 할 수 있다.



1. 기본 공유 설정


■ 웹에 공개 : 

   웹사이트나 기타 게시판등에 게시할 수 있으며, 이 경우 검색이나 사이트공개등을 통해 공개


■ 링크가 있는 모든 사용자에게 공개 : 

   구글 로그인과 상관없이 해당 문서 링크를 알고 있는 모두에게 공개


■ 구글앱스(본인의 해당 조직, 개인사용자가 아닌 구글앱스 계정사용자의 경우에 해당) :

   구글앱스에 본인이 속한 조직원에게 공개


■ 링크가 있는 구글앱스(본인의 해당 조직, 개인사용자가 아닌 구글앱스 계정사용자의 경우에 해당) :

   같은 조직내의 구글앱스 사용자라 하더라도 링크주소를 알지 못하면 공개가 안됨


■ 비공개 :

   특정인을 지목하여 공개 가능하며, 이외의 사용자에게는 비공개



2. 공유초대


위와 같은 기본 공유 설정을 한 후 다음의 공유 설정에서 공유초대를 할 수 있습니다. 



특정사용자를 하단 이메일 또는 이름 기입란에 기입하여 초대를 할 수 있으며, 이 때 문서에 관한 접근 권한을 설정할 수 있습니다. 이는 추후 설정 변경이 가능합니다. 


■ 수정가능 : 문서의 편집 수정까지 가능한 상태로 공유.  


■ 보기가능 : 문서를 함께 보고, 공유할 수 있으나, 수정권한은 없음.



3. 공유권한 개념도 




간단한 개념도를 만들어 보았습니다. 


기본적으로 A가 문서를 생성, 작성한 소유권자이며, 

B와 C는 문서를 함께 볼 수만 있습니다. 

D와 E는 실시간으로 문서를 함깨 공유하며, 편집까지 가능한 형태로 협업할 수 있습니다. 


구글의 모든 공유와 협업 개념은 위와 같습니다. 


하나의 문서, 파일이 존재하며, 사용자마다 다른 권한을 부여하고 해당 파일에 "접속" 하여 작업을 할 수 있습니다. 누군가 접근하여, 해당파일을 수정한다면, 최종적으로 수정된 문서를 접하게 되는 것이죠. 


결국, 하나의 파일을 다수의 사용자가 각기 다른 권한을 가지고 접속 가능하다는 것이 구글드라이브(독스, 문서도구)의 핵심 개념으로 볼 수 있습니다. 


협업의 기초는 결국 "공유"입니다. 



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