구글 및 구글앱스 사용자분들 중에는 그룹스에 가입되어 사용하시는 분들이 많이 있습니다. 

특히 하나의 그룹스가 아닌 여러 개의 그룹스에 가입되어 있다면, 

그룹스에서 자동으로 발송되는 메일을 많이 받게 됩니다. 

이럴 때 사용자 개인과 그룹의 관리자가 메일수신 방법을 변경하거나, 차단할 수 있습니다. 

이 경우 메일은 수신하지 않지만, 해당 그룹스에 접속했을 때 게시판 형태로 그룹스에 게시된 모든 내용은 확인 할 수 있습니다. 


아래 내용을 참조하시면 쉽게 이메일 수신방법을 변경할 수 있습니다. 


 1. 개인사용자가 직접 그룹스에 메일 받기를 차단하는 방법 

  1) 그룹스에 접속 후 내 그룹을 선택해 줍니다.

  2) 메일 받기를 원하지 않는 그룹을 선택하여 들어갑니다.

  3) 화면을 따라서 설정을 해줍니다.

     - 우측 상단의 설정 아이콘 중 사람이 있는 모양의 톱니바퀴(내설정)을 클릭합니다. 

     - 회원정보 및 이메일 설정을 선택합니다.   

   

   - 설정에서 "이메일 업데이트를 보내지 않습니다" 를 선택합니다. 

   * 참고 : 아래 세 가지 옵션은 다음과 같습니다. 

       > 일일 요약 보내기 : 하루 한 번만 요약된 내용으로 메일을 받습니다. 

       > 통합업데이트 보내기 (한 메시지당 25개) : 25개의 메시지가 발생하면 통합하여 메일을 받습니다. 

       > 모든 업데이트에 대해 이메일 전송 (하루 1개 미만) : 실제 하루 한 개 미만의 메일을 받는다는 뜻이 아니라 해당 상황일 경우 추천한다는 뜻입니다. 메세지가 발생할 때마다 메일이 발송됩니다. (기본선택)


 4) 설정을 완료하시면 메일은 수신이 되지 않지만 그룹스의 게시판에 접속하여 올라온 메일의 내용을 게시판형태로 확인 할 수 있습니다.


 2. 그룹 관리자, 소유자 직접 개인회원 메일을 차단하는 방법

  1) 내그룹스에서 해당 그룹의 관리를 선택합니다.

 

 2) 관리에 선택 하면 화면과 같은 웹페이지가 나오게 됩니다. 메일을 전송을 차단 할 회원을 클릭합니다.


 3) 이메일전송 에서 이메일 수신안함을 선택 해주시면 그룹스 게시판에서만 내용을 확인 하 실수 있습니다.

    - 개인설정과 마찬가지로 네가지 옵션이 있습니다. 

       > 이메일 수신안함 

       > 요약텍스트 이메일

       > 다이제스트 메일 (25개 통합)

       > 모든 이메일



위 두 가지 방법을 통해 사용자 개인과 그룹의 소유자, 관리자가 직접 메일 수신 방법을 변경할 수 있으니 각 그룹의 특성에 맞도록 설정하시면 좀 더 쾌적한 환경을 구축할 수 있습니다.



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앱스를 유료로 사용하며 그룹스를 생성하면 우리 회사 도메인(OO@mycompany.co.kr)을 가진 그룹스 메일을 만들 수 있지만, 무료 사용자는 OO@googlegroups.com 의 메일 주소로만 그룹스가 생성됩니다.

그러나 회사 대표 메일을 사용하고자 할 때에는 무료 앱스라도 대시보드의 그룹스 기능으로 대표메일을 만든 수 있습니다.

단점은 실제 그룹스(게시판)가 생성되지 않기 때문에 저장되거나 나중에 찾아볼 수 없다는 것이고

장점은 그래도 우리회사 도메인을 가진 대표메일을 설정할 수 있다는 것입니다(이건 무료사용자 수에 포함되지 않습니다.)


방법은

먼저 대시보드로 들어가 그룹스> 새그룹 만들기를 합니다.


만들 때 대표 메일 주소를 입력합니다.

그렇게 만든 그룹을 클릭하고 멤버를 추가해 줍니다.

멤버는 조직 내부 외부 모두 가능하며 그렇게 사용하기 위해 역할 및 권한을 선택합니다.


이렇게 하면 대표메일로 누구든 메일을 보내면 멤버로 추가한 사람들에게 자동으로 메일이 모두 날라가게 됩니다.

- 내가 멤버로 속해 있을 때 내가 보낸(멤버가 보낸) 대표 메일은 나한테는 오지 않습니다.(다른 멤버들에게는 갑니다)

- 보내고 받는데 약간의 시간 지연이 있을 수 있습니다. 조금 기다리시면 옵니다.


이상 무료로 앱스를 사용하실 경우 대시보드의 그룹스로 대표메일 기능을 사용하는 팁을 살펴 보았습니다.


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구글앱스는 10명이하 무료로 사용하든 10명이상 유료로 사용하든 그 기능의 차이가 크지 않습니다.

그러나 구글 그룹스 사용에서는 유/무료의 차이가 두드러집니다.

유료로 사용하시면 자신의 도메인을 가진 그룹(예, group@mycompany.com)주소를 가질 수 있지만

무료로 사용하면 자신의 도메인을 가질 수 없고 @googlegroups.com 의 그룹 메일만 생성됩니다.


유료앱스 사용자라고 해도 자동으로 자기 도메인 그룹을 지원하지는 않구요

대시보드에서 다음 두가지 세팅을 확인(또는 변경) 해야 자신의 도메인을 가진 그룹을 만들 수 있습니다.


대시보드>설치>사용자그룹>그룹설정으로 들어갑니다.

설정 옵션에서 구글 그룹스 설정을 체크합니다.


그룹을 만들 유형을 선택합니다.

사용자 간에 자유로운 그룹 생성을 위해 사용자 관리 그룹으로 체크





그 다음 두번째 확인해야 할것이 바로 조직과 사용자 메뉴에 있습니다.

대시보드>조직과사용자>서비스 탭으로 갑니다.


아래쪽으로 쭉 스크롤 내리시면 추가서비스 65개 중 구글 그룹스가 보이는데 이것이 '사용'으로 되어 있어야 합니다. 


요기까지 하셨으면.. 약간 기다리셔야 합니다.

대시보드 설정값을 바뀌면 적용되는데 약간(몇분) 시간이 소요됩니다.

유료 사용자들은 이제 각자의 계정에서 그룹스>만들기 해 보시면

그룹 주소가 도메인을 가진 주소로 표시 될겁니다.


무료(10인이하) 사용자들은 이거 다 해도 그룹은 googlegroups.com 도메인밖에 가질 수가 없습니다.

참고하세요..

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구글그룹스의 관리설정 중 역할과 일반적인 설정에 관련된 내용을 기술합니다. 그룹스의 관리는 이번 회로 설명을 마무리하고 향후에는 그룹스 활용에 대한 주요 팁을 살펴보도록 하겠습니다.


4. 역할


1) 역할이란?

- 그룹내에서의 회원 권한에 관련된 수행업무 라고 볼 수 있므며, '소유자', '관리자', '회원'으로 나누어진다.

- 본 메뉴에서는 추가적인 그룹내에서의 역할을 만들 수 있다. 특별한 용도가 있어보이지는 않지만, 특정 회원을 부운영자 등으로 권한을 달리 설정하기 위해서는 여기에서 역할을 정의하고 해당 역할에 회원을 등록하면 가능하다.



5. 정보

1) 일반정보

- 그룹에 대한 주요 정보를 설정하는 메뉴이다. 세부 항목으로는 '그룹 이름', '그룹 이메일 주소', '그룹 설명', '그룹 기본 언어', '주제 유형', '게시 옵션', '그룹 삽입' 등이 있으며 주제 유형이란 '토론방', '질문', '토론 및 질문' 등이다.

- '그룹 삽입'은 다른 홈페이지에 해당 그룹 콘텐츠를 삽입하고 싶은 경우 해당 스크립트를 복사해서 붙이면 된다.


- '주제 유형'의 변경에 따른 그룹 화면의 변화는 아래와 같으며, "새 주제" 대신에 "질문 게시"란 메뉴 버튼이 출력되며 기록하는 양식도 변경된다.


- 토론방일때의 화면



상기와 같이 게시물유형이 "토론 시작하기" 등의 메뉴로 바뀐다. 우측의 맨 위에 표시나 잠금을 선택하면 해당 내용을 최상단에 보여주거나 페이지가 바뀌더라도 계속 보여줄 수 있다.


- 질문 형태일때의 화면



게시물 유형이 "질문하기" 등으로 바뀌게 된다.


2) 디렉토리

- 그룹을 디렉토리에 등록하게 되면 모든 구글 이용자가 외부 이용자가 그룹에 대해 검색이 가능해진다. 디폴트는 디렉토리에 등록되지 않으므로 자신이 회원이 그룹만 출력되게 되며 해당 그룹을 쉽게 찾을 수 있는 방법이 없다. 

- 만일 해당 그룹을 쉽게 탐색하기 위해서는 등록옵션을 설정한다.


3) 그룹게시물 구독추가

- 그룹에서 다른 그룹의 게시물을 추가 구독하는 경우 설정한다. 예를 들어 회사전체 사내게시판과 부서별 사내게시판을 운영하고자 한다면 이를 카테고리로 설정하는 것도 한가지 방법이다. 

- 그렇지만 개별 접근 권한 설정 등에 있어 한계가 있으므로 그룹 게시물 구독추가를 이용할 수 있다. 각 부서별 게시판은 부서별 접근권한을 설정하고 회사 전체 게시판은 부서별 게시판을 구독하는 구조로 설계한다면 접근이 가능하다. 물론 쓰기 권한 등에 있어서는 문제를 해결할 수는 없지만, 통합적으로 볼 수는 있게 될 것이다.


4) 콘텐츠 관리

- 보관처리 옵션 : '그룹에 메시지를 보관합니다'가 디폴트이며 이를 설정하지 않으면 등록되는 게시물을 메일로 배달한 후 일정기간이 지나면 삭제된다.

- 답글없는 게시물 : 답글 없는 게시물을 추적하도록 설정하면 질문 등을 관리하는데 용이하다.


5) 웹보기 맞춤설정

- 웹보기 맞춤설정은 그룹에 접속하는 웹 인터페이스에서 사용가능한 옵션을 설정하는 기능이다.


- '우수 답변' : 우수 답변으로 표시된 내용을 위에 표시한다. 이는 질문유형으로 설정되었을 경우 유용한 기능이다.

- '소스코드 강조' : 글을 게시할 때 'code'를 이용하여 콘텐츠의 섹션을 구분할 수 있다. 

<사용가능한 코드 등은 향후 사용팁에서 추가하도록 하겠습니다.>

- 제목길이 : 제목의 최대길이를 설정한다. 250자(한글은 125자)까지 설정할 수 있다.

- 질문 템플릿 : 사용자가 질문을 게시할 때 작성할 수 있는 질문 템플릿을 지정 할 수 있다. <질문 템플릿의 사용방법 추가 필요>


6) 고급

- 고급에는 '고급 사용자(?)'를 위한 메뉴가 들어있다. 그룹을 사용하지 않도록 설정하거나 그룹을 삭제하는 등의 내용이 있으며, 그룹의 유형을 변경할 수도 있다.


- 그룹 재설정은 '그룹 유형 선택' 메뉴가 있어 생성할 때 설명했던 '이메일 목록', '웹 포럼', 'Q&A 포럼', '공동작업 받은편지함' 등으로 변경 가능하다.


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구글그룹스의 개별 그룹에 대한 관리 중 3번째 항목으로 "권한관리"에 대해 기술합니다.


권한관리는 그룹의 주요기능에 대한 권한을 설정하는 것으로 가입, 읽기, 쓰기 및 검토와 엑세스 권한을 세부적으로 설정할 수 있다.


1) 기본 권한

- 기본 권한은 해당 그룹에 관련된 주제의 게시, 보기, 그룹 참여 등에 관련된 설정이다.



- 주제 보기 및 게시는 "읽기"와 "쓰기" 권한이며, 사용자 그룹별로 가능/불가능을 선택할 수 있으면 그 대상은 '그룹 관리자', '그룹의 모든 회원', '모든 조직 회원', '모든 사용자' 등 이다.


- 그룹 참여는 설정에 있는 새 회원의 참여관련 설정과 같다고 보면 된다.


2) 게시 권한

- 게시물을 등록하기 위해 필요한 다양한 설정이 가능하다.



- 참조 추가 : 주제에 참조를 추가할 수 있는 옵션

- 주제 할당 : 특정 사용자에게 주제를 할당가능한 옵션으로 주로 관리자 혹은 소유자에게 배정된다.

- 파일 첨부 : 파일을 첨부할 수 있는지의 여부로써 웹옵션에 해당되며 메일에 첨부된 파일은 자동으로 첨부되어진다.

- 자유 형식 태그 인력 : "태그 사용"으로 설정되어 있는 그룹의 경우 자유 형식으로 태그를 입력할 수 있는지 여부

- 본인의 주제에 좋아하는 답글 표시 :  본인의 주제에 대해 좋아하는 답글 표시 가능

- 동감 주제 : 질문에 대해 동감 표시

- 게시 : "기본 권한"에 있는 기능과 동일

- 공지사항 게시 : 공지사항을 게시할 수 있는지 여부

- 그룹으로 게시 : 그룹명으로 이메일로 게시할 수 있는지의 여부

- 서식있는 텍스트 형식으로 게시 : 일반 텍스트외에 서식이 있는 텍스트로 게시할 수 있는지 여부

- 작성자에게 답글 보내기 : 주제 작성자에게 비공개로 답글을 보낼 수 있는지 여부


3) 검토 권한

- 게시물이나 회원의 관리에 관련된 권한을 설정하는 항목이다.



- 회원 추가 : 그룹에 회원을 직업 추가할 수 있는 권한으로 디폴트는 '그룹 관리자'와 '그룹 소유자'로 설정되어 있다.

- 회원 승인 : 가입대기 회원에 대한 승인

- 메시지 승인 : 메시지가 바로 등록되지 않고 검토하도록 설정된 경우 검토한 메시지에 대한 등록 승인을 할 수 있다.

- 사용자 차단 : 사용자의 사용을 차단하거나 해제

- 태그 또는 카테고리 변경 : 태그나 카테고리를 사용할 때 이를 변경할 수 있는 권한

- 모든 글 삭제 : 모든 글에 대한 삭제 권한

- 주제 삭제 : 주제에 대한 삭제 권한

- 다른 사용자의 게시물 수정 : 다른 사용자의 게시물을 수정할 수 있는지 여부

- 자신의 게시물 수정 : 자신이 작성한 게시물의 수정이  가능한 지 여부

- 환영 메시지 수정 : 환영 메시지 작성된 것을 수정

- 불건전 메시지 숨기기 : 특정 메시지를 불건전 확인하여 숨길 수 있도록 하는 기능

- 회원 초대 : 회원 초대 권한

- 주제 잠금 : 주제에 대한 수정이나 삭제를 하지 못하도록 잠금과 해제 가능

- 중복 표시 : 주제를 다른 주제와 중복 표시할 수 있음

- 모든 주제에 좋아하는 답글표시

- 응답 필요없음으로 표시

- 회원 수정 : 회원을 소유자로 설정하는 등 회원을 수정할 수 있다.

- 역할 수정 : 역할을 생성, 삭제 및 수정할 수 있다.

- 주제를 포럼으로 이동 : 게시물에 대한 포럼내에서의 이동 권한

- 주제를 포럼 외부로 이동 : 게시물에 대한 포럼의 외부로 이동 권한

- 주제 정렬 : 게시물에 대한 정렬 기준 설정 권한

- 고정 주제 : 특정 게시물을 게시물 초기화면 상단에 고정하도록 설정하는 권한

- 주제 담당 : 주제를 설정할 수 있는 권한

- 주제 할당 해제 : 할당된 주제에 대한 해제권한

- 모든 주제에서 좋아하는 답글 표시 해제


상기와 같이 주제에 대한 정렬이나 고정 주제 등을 설정하면 다음과 같은 형태로 변경된다.



상단에 출력된 주제는 고정시킨 주제이며 두번째 주제와 같이 빨간 잠금 표시가 있는 주제가 잠금 주제이다. 이러한 권한 관리를 통해 그룹의 토론이 보다 효과적으로 진행될 수 있도록 할 수 있다.


4) 엑세스 권한

- 엑세스 권한은 그룹에 대한 접근 권한의 설정으로서 '그룹 소유자에게 문의', '주제 필터링', '회원 보기', '회원 이메일 주소 보기', '주제 보기' 등의 권한을 설정할 수 있다.



- 그룹 소유자에게 문의 : 웹에서 그룹의 소유자에게 문의사항을 질의할 수 있도록 설정

- 주제 필터링 : 주제의 필터링 룰을 적용 <주제 필터링 룰은 추가적인 조사 및 기술 필요함>

- 회원 보기 : 회원 목록에 대한 열람 권한을 설정

- 회원 이메일 주소 보기 : 회원의 이메일 주소 열람권한을 설정

- 주제 보기 : 포럼의 주제에 대한 접근 권한으로 읽기 권한으로 보면 된다.


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구글그룹스의 개별 그룹에 대한 관리 중 2번째 항목으로 "설정관리"에 대해 기술합니다.


설정관리는 그룹의 주요기능 즉, 받은 게시물에 대한 이메일 전송부터 모든 메시지에 첨부되는 머리말이나 꼬리말의 안내 및 신규회원에 대한 권한관리와 스팸 등의 메시지를 어떻게 처리할 것인지 등에 대한 설정을 지정 및 변경할 수 있다.

특히 해당 그룹에 "태그"나 "카테고리"를 적용하는 경우가 "설정"의 중요한 부분이라고 할 수 있다. 만일 그룹에 기록되는 게시물을 "카테고리"별로 관리하고 싶다면 본 설정을 활용하면 된다.


1) 이메일 옵션 


- 이메일 옵션은 그룹에 등록된 내용을 이메일로 보내줄 때 원문내용과 더불어 특정 메시지, 설정 등을 어떻게 보낼 것인지에 대한 옵션을 지정한다. 그 항목으로는 제목 말머리, 이메일 바닥글, 답글 올리기, 최대 메일 크기, 반송된 이메일 알림 등이며 상세 설명은 아래와 같다.


- 제목 말머리 : 그룹에 게시되는 모든 메시지의 제목에 추가되는 머리말이다. %d를 쓰면 해당 게시물의 번호가 출력된다. 향후 이메일에서의 검색 등에서 효과적으로 활용하기 위해서는 해당 그룹의 이름을 사용하는 것이 좋다. 그룹의 이름에 []나 {}를 붙이는 것을 권고한다.


- 이메일 바닥글 : 이메일 바닥글은 이메일을 송부할 때 하단에 바닥글로 추가적으로 보내주는 옵션이며 바닥글 상단에는 "맞춤 바닥글"로 지정된 문구가 출력되며 그 이후에는 아래의 설정옵션에 따라 내용을 추가하거나 제외한다.


. Display how to post to this group by email. : 이메일 주소를 이용하여 게시물 보내는 방법을 안내 함

. Display how to unsubscribe from this group by email. : 그룹을 탈퇴하기 위한 안내

. 그룹 웹페이지 URL을 표시합니다. : 웹으로 접근할 수 있는 그룹 웹페이지 URL을 안내

. Display the Google Groups opt-out URL. : 그룹에 대한 설정을 변경하기 위한 페이지 안내. <안내 URL 오류 및 접속시 오류가 있음 2012. 8. 8 현재>

. 맞춤 바닥글 텍스트를 추가합니다. : 개별적으로 등록하고 싶은 메시지 등록 및 안내할 수 있는 기능이며 그 설정 및 실행결과는 아래와 같다.



- 답글 올리기 : 게시물이 각 회원에게 이메일로 도착하였을 경우 해당 답글에 대한 기본 처리 방법을 설정합니다. 디폴트는 "답글을 보낼 대상을 사용자가 지정"이다.

관리의 필요에 따라 전체 그룹으로 보내도록 하거나 특정 주소로 보내게 할 수도 있다.


. 전체그룹으로

. 메시지 작성자에게만

. 그룹 소유자에게

. 그룹 관리자에게

. 답글을 보낼 대상을 사용자가 지정

. 사용자설정 주소로 답글 보내기


- 최대 메일 크기 : 등록 가능한 메일의 최대크기를 설정하는 것으로 구글의 "기본값"을 사용하면 무리가 없다. 그렇지만 용량을 제한하고자 하는 경우 특정 크기를 지정하면 된다. 설정가능한 값은 10KB/100KB/1MB/10MB/25MB 이다. "기본값"은 25MB 이다.


- 반송된 이메일 알림 : 작성자에게 반송된 이메일을 알려줄 것인지를 옵션으로 설정할 수 있다. 이 옵션을 설정하면 회원 중 반송되는 내역을 알 수 있으나 반송되는 숫자가 많은 경우 이메일 량이 너무 많아질 수 있으므로 유의한다.



2) 신원

- 신원 확인방법 : 보낸 사람의 신원을 확인할때 사용자가 지정한 이름만으로도 표시할 것인지? 혹은 구글 프로필에 작성된 경우에만 표시할 것인지 등을 결정한다.


. 표시 이름만  (예: 사용자는 TheBoss와 같은 가명을 사용하여 게시할 수 있습니다.)

. Google 프로필 전용  (예: 사용자는 실제 신원이 표시된 Google 프로필이 있어야 합니다)

. 표시 이름 또는 Google 프로필


- 이름 및 이메일주소 표시 : 사용자가 지정한 이름으로 표시할 것인지? 혹은 이메일주소를 함께 표시할 것인지 등을 설정한다.


3) 검토

- 검토는 등록되는 메시지에 대해 사전 검토 후에 등록할 것인지에 대한 설정이다. 


- 그룹에 등록되는 메시지를 모두 검토하거나 새로운 회원의 메시지만 검토 혹은 비회원이 등록할 수 있도록 설정된 경우에는 비회원의 메시지를 사전 검토한 후 등록 할 수 있으며 거부된 게시물에 대해서는 운영자가 지정한 메시지를 송부할 수 있다.


- 스팸 메시지에 대한 처리는 "검토 대기열로 전송한 후 검토자에게 알림" 이 디폴트이며 이는 "검토 대기열"에 저장한 후 운영자가 등록을 승인하는 경우에만 등록된다. 그 외에 "검토 대기열로 전송하지만 운영자에게 알리지 않음"이나 "즉시 거부", "검토 대기열로 보내지 않고 그룹에 게시" 등의 옵션이 있다.


4) 새 회원

- 새 회원은 그룹의 신규 회원의 승인을 위한 조건 등을 설정한다.

 

- 조직에 외부 회원 허용 : 해당 도메인 외의 사용자가 회원이 될 수 있는지를 설정한다. 그룹에는 관리자가 회원을 초대하거나 등록할 수도 있지만, 개별적으로 만들어진 그룹에서는 그룹을 만든 이용자 혹은 회원인 이용자가 다른 회원을 초대할 수 있는데, 이에 대한 설정이라고 볼 수 있다.


- 그룹 참여 : 그룹에 참여할 수 있는 사용자의 조건이며, 조직내 모든 사용자가 요청 가능, 조직내 모든 사용자, 초대된 사용자만 등의 세가지 설정이 가능하며 첫번째 옵션이 디폴트이다.


- 새회원 권한 : 신규 회원이 게시물을 등록할 경우의 권한으로써 "검토" 후에 등록할 것인지 여부를 선택한다.


5) 태그

- 해당 그룹에서 태그를 사용할 것인지를 설정하는 옵션이다. 디폴트는 태그사용을 하지 않도록 되어 있으며, "태그사용" 버튼을 클릭하면 설정 화면이 출력된다.


- 게시 규칙 : 태그를 필수로 입력할 것인지 설정


- 주제당 태그 수 : 주제당 설정할 수 있는 태그의 최대 수를 제한한다. 최대 14개까지 허용된다.


- 태그 제안 : 기본적으로 설정하고 싶은 제안 태그를 설정한다. 


6) 카테고리

- 해당 그룹에서 카테고리를 사용할 것인지를 설정하는 옵션이다. 디폴트는 카테고리 사용을 하지 않도록 되어 있으며, "카테고리 사용" 버튼을 클릭하면 설정 화면이 출력된다.


- 카테고리는 해당 그룹내의 게시물을 카테고리로 관리할 수 있는 기능이다. 해당 그룹내의 게시물을 특성에 따라 관리하고 싶다면 카테고리 설정을 한 이후 게시물을 게시할 때 카테고리 선택을 의무화하면 체계적인 관리가 가능해 진다. 물론 이메일로 해당 그룹에 전송하는 경우에는 카테고리가 설정되지 않는다.


- 카테고리가 설정되기 이전의 내용이나 설정한 이후 메일로 해당 그룹에 등록된 게시물은 "도든 주제 표시"를 클릭해야만 출력된다.


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구글그룹스를 이용하는 중요한 목적인 이메일과의 연계를 통한 커뮤니케이션 활성화와 이의 보관이라고 볼 수 있다.


여기에서는 구글그룹스와 메일이 연계되는 상태를 확인해 보도록 하자.


아래의 화면은 현재 우리 회사에서 실제 사용하고 있는 그룹을 보여준다.

"내 그룹"을 통해 접근하면 자신의 소유자, 관리자이거나 회원인 그룹은 모두 출력되며, 해당 그룹의 최근 게시물이 하나씩 출력된다. 


그룹은 이전에 설명드렸듯이 사내 게시판 형태, 프로젝트관리를 위한 그룹, 뉴스레터 발송을 위한 그룹, 회원권한 관리를 위한 그룹 등으로 나누어 볼 수 있다.


상기에서 "infovil"로 설정된 그룹은 공통된 접근 권한 설정을 위해 설정한 그룹이다. 해당 그룹에는 회사직원 목록이 있으며, 직원의 변동에 따라 "infovil"의 회원목록만 수정하면 회원목록에 "infovil"로 회원을 지정하면 직원의 변동에 따라 나머지 그룹을 변경하지 않아도 된다.

그렇지만 이렇게 그룹을 회원으로 설정하는 경우 내 그룹에 보이지 않게 된다. 이럴때는 해당 그룹을 "디렉토리"에 표시하는 것이 바람직하다. 그렇지 않으면 해당 그룹 목록이 로긴된 사용자 화면에 출력되지 않게 된다.


이 그룹 목록에서 "충북도청유지보수"라는 프로젝트관리를 위한 특정 그룹을 선택한 화면은 아래와 같다.


그룹에서의 이메일 수발신 목록이 출력된다. 

여기서 보낸사람은 단지 해당 메일을 고객에게 보내면서 "cb21@infovil.co.kr"이란 그룹스 이메일을 참조에 기록하면 된다. 


이렇게 보내진 메일은 그룹스의  회원목록을 대상으로 지정된 설정값을 이용하여 배포 및 보관하게 된다.


해당 회원 중의 한사람의 이메일 박스를 해당그룹 이메일주소 "cb21@infovil.co.kr"로 검색하면 다음과 같이 동일한 목록이 출력된다.


그리고 이러한 일반적인 웹 게시판 기능외에도 Q&A 등과 같은 댓글 형식으로의 커뮤니케이션도 가능하다.


질문 및 이에 대한 답글 형식을 지원하며, 우수답변에 대한 지정 등을 통해 해당 내용이 강조되어 출력될 수 있도록 제공된다.


물론 이에 대한 커뮤니케이션은 웹 인터페이스와 메일을 통해 동시에 진행 가능하다.


이러한 방식이 제공하는 장점은 다수의 사용자 이메일을 관리하지 않아도 되며, 누가 메일을 받을 것인지는 그룹을 생성하면서 회원을 지정하면 된다.


그리고 거의 모든 스마트 장비에서 이메일 접근에 대한 방법을 제공하므로 이러한 메일 내용을 거의 실시간으로 전달하게 된다.


무엇보다 중요한 장점은 기록을 통한 백업체계를 가진다는 것이다. 개별 이메일주소로 업무를 공유하는 것은 이메일을 유실하거나 해당 인력이 회사를 그만둔다거나 했을 때 업무의 연속성이 보장되며 과거의 히스토리가 살아 있다는 것이다. 이는 기존의 내부용 그룹웨어나 파일서버 등을 통한 기록관리와는 비교되지 않는 장점을 발휘한다.


이와 함께 구글의 장점인 분류기능 및 검색기능은 메일이든 그룹이든 언제든지 사용 가능하다는 것도 장점 중의 하나이다.


그룹스를 이용한 커뮤니케이션 방식 즉 "그룹설정 및 이메일을 통한 업무나 정보의 공유와 보관"이 이메일 수량을 급속하게 늘어나는 단점이 있기는 하다. 그렇지만 필자의 경험으로 보아 설사 세부 내용을 읽지 않더라도 제목만이라도 알고 있는 정보와 그렇지 않은 경우 전자가 훨씬 유용하기도 하고 관리에 효과적이라는 점이다. 

단적인 예를 들면, 우리 회사의 고객지원용 공통 이메일이 "helpdesk@infovil.co.kr"이다. 이에 대한 메일은 관리팀 담당자가 확인하는 것으로 되어 있다. 그러다보니 중요한 정보(제품 문의)임에도 불구하고 담당자가 이메일을 확인하지 않으면 내부로 전달되지 않을 수 있다. 그런데 이를 그룹으로 변경한 후에는 해당 이메일이 이전의 담당자외에 주요 부서장 및 사장에게 전송되도록 함으로써 고객의 요청사항 내지 공통이메일로 송부되는 내용을 중요도에 따라 확인이 가능하다. 

"사람은 세상을 자신이 볼 수 있는 범위내에서 보고싶은 면을 보고싶은 데로 본다" 

여러사람이 정보를 공유하고 판단한다면 더 정확한 판단이 가능하지 않을까 싶으며, 이것이 그룹스를 쓰는  가장 큰 장점이라고 생각한다.


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그룹을 생성한 후에 그룹의 상세 설정이 가능한데, 그룹 설정을 위해서는 본인의 역할이 "소유자"이거나 "관리자"이어야 한다.

"내그룹"을 선택한 후 지정 그룹을 선택한다. 자신이 속한 그룹에서 관리 권한을 가지고 있다면 아래와 같이 "관리" 버튼이 출력된다.


"관리" 버튼을 클릭하면 다음의 그림과 같이 좌측에 그룹관리 메뉴가 나오며, 관리항목은 회원, 설정, 권한, 역할, 정보 등으로 나누어 볼 수 있다.



각 관리항목에 대한 상세한 설명은 항목별로 화면과 함께 설명하되 이번 연재에서는 회원관리에 대한 내용을 설명한다.


1) 모든회원

- 모든 목록 보기. 이를 통해 접근회원 및 차단회원을 볼 수 있으며 회원찾기가 가능하다. 또한 회원목록에서 회원을 선택하는 경우 수행할 수 있는 "작업" 버튼이 회원목록 상단에 출력되며, 회원에 대한 전달설정, 게시권한, 역할의 추가와 삭제, 그룹에서 삭제 및 차단 등의 작업이 가능하다.


이 상태에서 좌측의 선택박스에 클릭하여 회원을 선택하면 추가적인 메뉴버튼이 출력된다.


상기 화면에서 회원 중 1인 이상을 선택하면 추가적인 설정이 가능한 메뉴가 "작업"이라는 항목으로 출력되었다.


작업항목에서 설정할 수 있는 작업에 대한 설명은 다음과 같다.


- 전달 설정방법 : 신규 게시물 등이 등록되었을 경우 해당 회원에게 어떻게 전달할 것인가에 대한 설정으로 개인이 설정하는 "그룹읽기 옵션"과 같은 내용이다. "이메일 수신안함", "요약", "구독 메일(다이제스트 메일)", "모든 이메일" 등이 있으며 설명은 회원정보 설정 항목을 참고하기 바란다.


- 게시권한 설정 : "기본 그룹 정책", 재정의- 게시 허용/금지/게시물 검토 등이 있으며 "기본 그룹 정책"에서 정의된 데로가 디폴트 값이며 신규 게시물을 허용할 것인지? 금지할 것인지? 혹은 관리자가 검토 후 허용할 것인지? 에 대한 설정을 할 수 있다.


- 역할에 추가/삭제 : "소유자", "관리자"의 역할을 부여하는 것으로 최종 "소유자"가 탈퇴하기 위해서는 여기에서 다른 소유자에 역할을 부여한 후 탈퇴가 가능하다.


- 그룹에서 삭제 : 그룹의 회원을 삭제(회원의 탈퇴와 동일한 효과)


- 차단 : 회원은 존재하지만 접근이 차단되도록 한다.


2) 회원 초대

- 회원 이메일 주소를 이용하여 초대할 경우에 사용한다. 회원을 초대할 경우 해당 그룹에서 회원 조건으로 정한 제약을 따른다. 

예를 들어 주어진 도메인 이용자만을 회원으로 초대할 수 있도록 설정해 놓았을 경우 다른 도메인을 사용하는 이용자의 경우 초대장이 전송되지 않는다.

초대장이 전송되지 않은 경우에는 다음과 같은 화면이 출력된다.


정상적으로 초대장이 보내진 경우나 회원으로 등록되어 있어 보내지 못한 경우에는 메시지로 그 결과가 출력된다.


3) 직접 회원 추가

- 이메일 주소를 이용하여 동시에 여러명의 이용자를 회원으로 추가할 수 있다. 

회원을 추가할 때는 추가대상의 이메일 주소와 환영 메시지 및 이메일 구독 옵션을 설정한다. 이메일 구독옵션은 앞에서 설명한 "전달 설정 방법"과 같다. 

여기에서도 회원 등록 가능 여부 등은 그룹회원 권한 설정에 따른다.


4) 수락되지 않은 요청 : 회원가입 초대를 했는데 요청받은 회원으로부터 수락되지 않은 회원을 보여줍니다.


5) 가입요청 : 그룹에 가입 권한을 가진 사용자가 가입 요청을 한 경우 이 목록에 출력되게 되며 가입요청을 승인 할 수 있다.

신고

구글그룹스의 전체적인 설정은 관리자 대시보드에 들어가면 설정할 수 있다.


일반적으로 관리자 대시보드에는 google.com/a/domain.com/ 으로 접속하여 관리자로 설정된 아이디로 접근하면 된다.



대시보드에 최상단에는 검색창과 대시보드에서 사용가능한 메뉴가 출력되며 서비스를 추가할 수도 있고 현재 사용하고 있는 서비스에 대한 설정이 가능하다.


그룹스에 대한 관리를 위해서는 "Google Groups for Business"를 선택한다. 다음과 같은 설정화면이 출력된다.


메뉴 선택으로 보면 "설정"->"서비스"->"Google Groups for Business" 를 선택한 결과와 같다.


항목별 의미와 설정방식은 다음과 같다.

1) 웹주소

- 사용자가 전체 그룹에 접근할 수 있는 위치가 URL 로 표시되며 이를 변경할 수 있다.


2) 공유옵션

- 해당 도메인 외부 - 그룹에 엑세스

. 인터넷의 모든 사용자에게 공개 : 인터넷 상에 공개된 형태의 뉴스그룹과 같이 만들고자 하는 경우 이를 선택한다.

. 비공개 : 회사내의 이용자에게만 공개하고자 하는 경우 이를 선택한다. 외부 이용자는 해당 그룹에 이메일을 보냄으로써 게시글을 등록할 수 있다. 물론 해당 그룹의 세부 설정에서 외부 이용자가 등록가능하도록 권한이 주어져 있어야 한다.


- 그룹만들기 : 신규 그룹을 생성할 수 있는 권한을 도메인 관리자만 가질 것인지? 혹은 도메인 내의 모든 사용자가 만들 수 있도록 할 것인지 설정한다. 외부 공개 설정으로 만들고 누구나 그룹을 만들도록 할 수도 있다. 디폴트인 도메인 이용자가 생성 가능하도록 한다.

. 사용자가 만든 그룹에 접미사 추가 : 회사에서 공식적으로 만든(관리자가 만든) 그룹과 개별 사용자가 만들 그룹을 구분하고자 할 경우에는 접미사를 추가하여 만들 수 있다. 


- 회원 및 이메일 엑세스 : 그룹의 소유자가 외부 회원을 허용하거나 이메일을 수신하도록 설정할 수 있는지 여부이다. 만일 개별 부서에서 고객에게 메일링 리스트를 만들어 메일링을 하거나 외부에서 메일을 수신할 수 있도록 하려면 이에 해당하는 옵션을 선택하면 된다.


- 그룹 공개 설정 : 그룹을 생성하였을때 그룹을 그룹 디렉토리에 표시할 것인지를 선택할 수 있게 설정 가능.


3) 서비스 제거

- 그룹스 서비스 전체를 제거하는 옵션


신고

자신이 가입된 그룹에 접속하면 아래와 같이 그룹명 바로 오른쪽에 "내 회원정보"라는 버튼이 보인다.



또는 "내그룹"의 우측메뉴에 있는 "그룹회원수정" 버튼을 누른 다음


이어서 출력되는 "내그룹"의 "회원정보관리" 항목을 클릭하면 자신이 가입된 그룹의 회원정보 설정이 가능하다.


"내 회원정보" 설정은 그룹 회원으로서 그룹 토론에 참여할 방법을 정의하며 그 항목 및 설명은 다음과 같다.


1) 설명 : 그룹에 대한 설명


2) 그룹 이메일 : 그룹의 이메일 주소. 그룹 관리자가 이메일 게시를 허용하는 경우 이 이메일 주소를 사용하여 그룹에 게시 가능함


3) 회원 상태 : 이 섹션은 본인이 회원인지 또는 그룹의 유일한 소유자인지 여부를 표시하며, '그룹 탈퇴' 버튼을 사용하여 그룹에서 회원 등록을 취소 가능하며 그룹의 유일한 소유자인 경우 탈퇴하려면 다른 사용자에게 소유권을 이전해야 함. 소유권의 이전은 관리자로 그룹에 접속하여 회원정보에서 해당 회원을 관리자, 소유자, 회원 등으로 변경 가능하다.


4) 그룹 읽기 옵션 : 다음 다섯 가지 설정 중 하나를 사용하여 그룹에서 이메일을 수신할 방법을 선택 가능함

- 이메일 수신 안함 : 그룹 게시물에 대한 이메일을 수신하지 않고 웹 인터페이스만을 통해 이 그룹에 참여한다.

- 요약 이메일 : 새 활동에 대한 요약 이메일을 하루에 한 번 수신하여 게시물 게시건수 등을 확인하고 웹으로 접근하여 내용을 확인함

- 다이제스트 메일 : 새 메시지 25개마다 한 번 이메일을 수신

- 이메일 : 게시물이 올라올 때마다 이메일을 수신함. 


일반적으로 이메일 옵션이 설정되나 수신되는 이메일이 많거나 중요도가 떨어지는 그룹에 대해서는 요약 이메일이나 다이제스트 메일 등의 방식으로 설정하면 다량의 이메일 수신에 대한 부담을 줄일 수 있다.


5) 구글프로필 

- 내 프로필 링크연결 및 게시물에 내 사진 표시 : 도메인에 설정된 자신의 프로필과 연결하고 사진을 게시물에 표시할 수 있도록 설정


6) 표시이름

- 프로필에 설정된 이름 사용 : 프로필에 정의된 이름 사용

- 사용할 닉네임 : 프로필과 관계없이 닉네임 사용. 보통 닉네임은 이름이 등록되어 있지만, 미국식의 이름, 성으로 표시되므로 이를 우리나라식으로 변경하려면 이 닉네임을 변경하고 사용하면 된다.


7) 게시물에 표시할 내 정도 : 게시물에 표시되는 사진, 이름, 닉네임이 보여진다.


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