구글그룹스에 대해 다음과 같은 내용에 기술하고자 한다.


1. 그룹스(Google Groups for Business) 개요

 1) 그룹스란

 2) 그룹을 만들 수 있는 사용자와 역할

 3) 그룹유형 선택

2. 그룹스의 장단점 및 한계

 1) 장점

 2) 단점

 3) 한계

3. 중소기업에서의 그룹스 활용

 1) 그룹의 생성과 설정

 2) 사내게시판으로 활용

 3) 회사, 부서, 프로젝트의 공용 이메일로 활용

 4) 뉴스레터용으로 활용

 5) 그룹을 이용한 권한 관리와 공유에서의 활용

4. 그룹스FAQ



1. 그룹스(Google Groups for Business) 개요


1) 그룹스란?

구글그룹스는 구글메일과 웹보드가 결합된 형태의 토론 및 기록보관을 위한 툴이다. 구글그룹스를 이용하면 메일아이디를 통해 다자간의 정보공유과 기록보관이 가능하며, 회원관리 툴 등이 기본적으로 제공되므로 이를 구축하기 위한 노력을 줄여줄 수 있다.

- "그룹"은 축구나 Gmail 등 특정 주제와 관련된 항목을 토론하기 위한 온라인 환경이며 그룹에는 여러 주제가 포함될 수 있다.

주제는 그룹의 제목과 관련된 다양한 토론이다. 예를 들어 축구에 대한 그룹의 주제는 '게임 규칙은 무엇입니까?' 또는 '이번 토요일의 축구 게임'일 수 있다. 해당 주제에는 여러 게시물이 포함될 수 있으며 게시물은 주제에 대한 독자(회원)의 답글이라고 볼 수 있다.


- "구글그룹스"는 온라인 및 이메일 그룹을 만들 수 있는 Google 제품이며, 개인이 사용하는 그룹은 www.groups.google.com에서 사용할 수 있고 "구글앱스"에서의 그룹은 해당 도메인으로 로긴한 다음 "그룹스" 메뉴를 선택하거나 groups.google.com/a/domainname.com 과 같이 별도의 도메인 및 회사도메인의 조합을 통해 접근가능하다.


- 그룹스를 다음과 같은 방식으로 사용가능하다.

. 특정 제목의 토론에 참여

. 회사 보유 소프트웨어와 같이 제품에 대한 고객 지원 그룹에 질문 및 답변 작성

. 그룹 회원 간 회의나 컨퍼런스, 소셜 이벤트 정리

. 비슷한 취미나 관심사, 배경을 가진 사람 찾기

. 이메일이나 온라인 인터페이스 또는 둘 다를 통해 그룹 게시물 읽기


2) 그룹을 만들 수 있는 사용자 및 역할

- Google 그룹스 사용자 역할에는 참여자와 관리자, 두 가지 유형이 있다. 참여자는 그룹에 가입하고 그룹 토론에 참여하며, 관리자는 새 그룹을 만들고 그룹 회원, 토론 및 기타 설정을 관리하며 역할의 권한에 따라 사용자가 그룹 내에서 할 수 있는 작업이 결정된다.

- Google Apps 관리자는 전체 도메인에 대한 그룹을 만들고 관리할 수 있다. 그룹(사용자 관리) 서비스를 사용하도록 설정한 경우(Google Apps for Business 및 Apps for Education에서 사용 가능), 관리자가 만든 그룹에 대해 사용자들이 회원을 관리하고 토론 자료실의 그룹 메일을 볼 수 있다. 또한 사용자가 자체 그룹을 만들게 할 수도 있다.

- 그룹에는 같은 조직에 있는 회원과 조직 외부 회원(선택한 경우)이 포함될 수 있으며 여러 도메인이 조직의 Google Apps 계정에 연결되어 있는 경우 조직의 도메인에 있는 회원이 그룹에 포함될 수 있다. 또한 그룹에는 다른 그룹의 주소도 포함될 수 있으므로 '그룹 안에 그룹을 만들어' 더 큰 그룹을 만들 수도 있다. 단 그룹안에 있는 그룹의 회원은 해당 그룹의 회원으로 인지되지 않으므로 "내그룹" 목록에 해당 그룹이 출력되지 않아 이에 대한 개선이 요구된다.


3) 그룹유형 선택

- 그룹의 유형은 대표적으로 이메일 목록. 웹 포럼, Q&A 포럼 등으로 나누어 볼 수 있다. 그룹의 유형에 따라 목적이 다르고 워크플로도 다르다.

예를 들어 이메일 목록 그룹은 대부분의 기업에서 일반적으로 사용하는 그룹 유형이며 이메일을 통해 모든 커뮤니케이션을 수행하고, 웹 포럼은 이메일과 Google 그룹스 사용자 인터페이스를 모두 사용하여 커뮤니케이션을 수행한다. Q&A포험은 그룹스 사용자 인터페이스를 통해 서로 묻고 답하는 그룹이다.

- '이메일 목록' 그룹 유형을 선택하면 '사용자가 웹에서 그룹에 게시하도록 허용'하는 권한을 중지하고 회원이 Google 그룹스 사용자 인터페이스를 사용할 수 없다. 


- 이메일 목록

이메일 목록 그룹은 이메일을 통해서만 회원 간의 커뮤니케이션을 수행하는 그룹이다. 이 그룹 유형은 이메일을 사용하여 특정 그룹 사용자 간에 커뮤니케이션을 수행할 때 하나의 이메일 별칭을 사용하고자 하는 조직에서 일반적으로 사용된다.

- 웹 포럼

웹 포럼 그룹은 Google 그룹스 사용자 인터페이스를 통해서만 회원 간의 커뮤니케이션을 수행하는 그룹이다. 이 그룹 유형은 여러 웹사이트에서 찾아볼 수 있는 온라인 웹 포럼과 비슷하며 게시판 형식을 갖추고 있다고 보면 된다.

- Q&A 포럼

질문 및 답변(Q&A) 포럼 그룹은 Google 그룹스 사용자 인터페이스를 통해 회원끼리 서로 묻고 답하는 그룹입니다. 이 그룹 유형은 온라인 도움말 게시판과 비슷하다.



2. 그룹스 장단점 및 한계


1) 그룹스의 장점

- 메일을 이용한 토론그룹을 몇가지 설정으로 손쉽게 만들 수 있으며 회원들에게 보내진 메일은 그룹스에 자동으로 보관된다.

- 기본적인 인터페이스나 아이콘 등을 제공한다.

- 그룹 구성원(회원)의 구성요건을 세세하게 설정할 수 있다. 예를 들면 관리자나 회원에 한해 회원을 추가로 가입시킬 수도 있으며, 가입요청 메일을 보내서 가입승인을 받을 수도 있다. 또한 가입대상을 회사직원으로 한정하거나 외부도메인의 메일주소를 포함시키는 등의 설정이 용이하다.

- 회원관리에 대한 모듈이 모두 포함되어 있다. 예를 들어 가입자 항목에 포함된 이메일 주소로 내용을 보낼때 가입탈퇴에 대한 링크를 메일 하단에 붙이면 쉽게 탈퇴요청 처리를 진행할 수 있다.

- 그룹스는 이메일 주소로 대표되며 이메일주소를 회원으로 가질 수 있다. 즉, 회원권한 관리용으로 그룹을 활용할 수도 있다.


2) 그룹스의 단점

- 메일 형식을 기본으로 사용하여, 한글 엔코딩시 깨지는 문자로 저장되는 경우가 종종 발생한다.

- 메일의 제목을 같이해야만 같은 쓰레드로 보관된다. 그러므로 같은 쓰레드로 관리하고자 하는 경우 사용자들에게 헤더(제목) 작성 규칙을 미리 알려주는 것이 바람직하다.

- 그룹스가 많아지고 해당 사용자가 주로 회사 내부인 경우 그룹스로 인해 늘어나는 메일이 늘어나게 되어 주요 사항이 전달되지 않을 수도 있다. 그러므로 그룹스의 생성은 관리자가 관리하고 회사내에서 꼭 필요한 메일 그룹인지 확인하는 절차가 필요하다.


3) 그룹스의 제한

- 한 도메인(회사)에서 생성 가능한 그룹의 숫자는 제한제한이  없으며 개인이 소유할 수 있는 그룹의 숫자는 8,000개로 제한되어 있다.

- 메일그룹 하나에 기록될 수 있는 게시물의 숫자 및 용량은 제한이 없다.

- 그룹의 회원은 자신이 가입할 수 있는 그룹이 2,000개이다. 그룹회원은 직속회원과 비직속회원으로 구분되는데 직접 가입한 경우가 직속회원이 되며 그룹이 서브그룹을 가질 경우 서브그룹의 회원이라면 비직속그룹이되며 비직속그룹까지 포함하여 5,000개로 제한된다. 자신이 그룹의 관리자라면 직속회원이 2개로 계산된다.


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