지메일 라벨 분류

구글앱스/지메일과 주소록 2012.07.25 14:32 Posted by 블루소프트

<필요성>

- 지메일을 사용하긴 하는데 그럼에도 하루에 쏟아지는 수많은 메일에 업무가 정리가 잘 안됩니다.

- 메일은 업무용, 개인용 등으로 분류되고 또 긴급하거나 나중에 볼 만한 것들로 다양한데

  그걸 계속 받은편지함 목록에 쫙~ 보관 하자니 관리가 안됩니다.

- 마구 삭제하자니 나중에 검색해 찾기 어려울 것 같고 그냥 두자니 너무 많고....


지메일을 쓰긴 쓰지만 이왕 쓰는거 잘 써야겠죠?

여러가지 방법이 있겠으나 제가 추천하는 방법은 라벨관리입니다.

지금부터 그 방법을 설명하겠습니다.


한번만 따라하면 아주 쉽게, 아주 편리하게, 효율적으로 지메일을 쓰실 수 있습니다.


<라벨 만들기>

- 개인마다 라벨을 어떻게 분류할지 먼저 정해야 합니다.

- 기업이나 단체(앱스 사용자)는 합의하에 라벨 분류 명칭을 통일하는게 좋습니다.(앱스는 반드시)

- 저는 편의상 업무 라벨과 업무 라벨의 하위 라벨로 중요업무와 일반업무 라벨을 만들었습니다.

- 그리고 '뉴스'라든지 '계산서/청구서' 라벨도 만들었고 '학습'라벨, '나중에 확인'라벨도

  만들었는데... 이건 말씀드린 대로 본인 분류에 맞추어 명칭을 만들어 주세요.



위 화면에서 아래 '새 라벨 만들기'를 클릭하면 새 라벨을 만들 수 있습니다.



여기에 라벨 이름을 넣고.. 만일 상위 라벨이 있으면 상위레벨을 선택하면 됩니다.



저는 일단 이렇게 라벨을 만들어 봤습니다.

업무함 라벨의 하위라벨로 일반업무와 중요업무 라벨이 있습니다.



<라벨에 색상 넣기>

- 라벨을 색으로 구분하면 직관적으로 보기에 좋습니다.


'학습' 라벨의 오른쪽 화살표(빨간 동그라미)를 누르면 색상을 지정할 수 있고

 다양한 설정을 할 수 있습니다.


<라벨 분류하기>

- 메일이 처음 오면 받은편지함으로 오게 됩니다.

  한두개야 쉽게 열어보지만 수많은 메일을 당장 다 열어볼 수가 없습니다.

  따라서 제목만으로 미리 라벨을 분류해 놓고 라벨 분류된 것들은 보관처리를 먼저 합니다.

- 라벨별로 분류된 메일을 그때그때 확인합니다.



라벨 분류 방법은 메일을 선택하고 라벨 아이콘을 눌러 선택하는 방법도 있고

왼쪽 라벨 목록을 드래그(끌어다 놓기) 해서 라벨링 할 수도 있습니다.


그림에서 처럼 '나중에 확인' 라벨을 붙일 메일을 여러개 체크박스로 선택한 뒤에

'나중에 확인' 라벨을 끌어다가 놓으면 일괄 라벨링이 됩니다.


라벨링 되었으니 그냥 보관처리하면 끝이죠?




빨간 동그라미에 보관처리를 클릭하면 받은편지함에서는 사라지고

'나중에 확인' 안으로 들어가게 됩니다.

이제 나중에 시간될때 확인하면 되는거죠.


정리하면...

1. 메일을 받고(받은편지함) 그때 모든 메일을 확인하는게 아니라 먼저 라벨링을 하고 보관처리를 한다.

2. 보관된 라벨에 따라, 우선순위와 중요도에 따라 먼저 분류된 메일을 확인한다.

3. '받은 편지함'은 언제나 깨끗하게 비워둔다.(모두 라벨링 해서 분류, 보관처리 했으므로)


이렇게 하면 이런 저런 모든 메일을 잡다하게 쌓아둘 필요 없이

효율적으로 분류, 확인할 수 있습니다.


보관처리... 이게 중요합니다.

쓸데 없는 메일이 아니라면 지메일 용량은 보관처리를 많이해도 충분한 용량을 가지고 있으니

걱정 마시고 라벨로 분류하여 보관하세요.


끝!..









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