4. 중소기업에서 구글 그룹스를 활용하기 제안


1) 사내게시판

- 개요 : 그룹웨어에서 사용하는 사내게시판을 대체하여 사용하는 것으로 메일로 자동발송되며, 그룹스 웹을 통해서 접근도 가능하다. 즉, 웹게시판(기록)과 메일링이 결합된 형태라고 보면된다. 구글앱스가 제공하는 어떤장소, 어떤디바이스라도 인터넷 접속이 가능하다면 접근과 기록이 가능하다는 장점과 함께 말이다.

- 사용방법

. 사내게시판 : BOARD, 아이디어게시판 : IDEA 등과 같이 필요한 사내게시판을 생성하고 회사직원 전체를 지정하는 그룹을 생성하고 권한을 부여하되, 외부에서는 접근을 제한


2) 각 부서별 업무관리용 또는 프로젝트 관리용 공용 이메일

- 개요 : 회사의 대표 이메일이나 고객지원 이메일 또는 제품별 문의사항 처리 등을 이메일로 제공하는 경우 동일한 메일ID를 공유하여 해당 업무를 담당하는 여러사람에게 메일이 가도록 할 수 있다. 또한 이렇게 주고받은 메일은 그룹스에 기록되어 관리가 될 수 있다.

- 사용방법

. 회사명, 제품명, 부서명, 프로젝트명을 이용하여 작성하면 된다. 예를 들어 골프미터(GOLFMETER)라는 제품에 대한 지원 및 업무기록을 관리하기 위해서는 golfmeter@compname.kr 과 같은 형태의 이메일 주소를 그룹스에서 생성하고 해당 업무에 해당되는 그룹ID나 직원ID를 배정하면 된다.

- 사용예시

. 회사전체 : COMP_NAME, 부서별게시판 : PART_NAME, 고객지원 : HELPDESK, 제품지원 : PROD_NAME, 프로젝트용 : PRJ_NAME

3) 회사홍보용 메일링리스트

- 개요 : 고객이나 협력업체(대리점) 등에게 주기적인 정보를 제공하고 이에 대한 피드백을 받는 경우 메일링리스트나 뉴스레터를 활용하고 있다. 구글그룹스에서는 이러한 뉴스레터 제공용 메일링리스트 기능을 제공하고 있다. 이 기능에서는 회원에게 보내는 뉴스레터 하단에 "탈퇴" 등과 같은 회원관리 기능을 제공하여 별다른 노력없이 뉴스레터를 전송하고 관리할 수 있다. 회원등록은 관리자 혹은 회원 등이 할 수 있도록 되어 있으므로 손쉽게 메일링리스트 구축이 가능하다. 

. 회사나 제품을 홍보하기 위한 고객 안내 메일링 리스트로 활용

. 회사에서 보유한 고객목록(이메일)을 회원으로 등록함

. 이메일을 수신한 고객은 언제라도 가입탈퇴 신청을 하여 메일을 받아보지 않을 수 있음

- 사용방법

. 제품별로 타켓 고객을 대상으로 제품에 대한 정보를 주기적으로 제공

. 회사에 대한 홍보 내용은 전체 고객을 대상으로 일정한 주기에 제공

. 외부 이메일을 등록가능하도록 설정하고 메일작성이나 회원등록은 관리자(담당자)만 수행토록 

4) 권한관리용

- 개요 : 구글의 사용자는 이메일ID 기반으로 관리되어 부서별 권한이나 직급별권한 등을 설정하기 용이하지 않다. 이를 유용하게 적용하기 위해 그룹을 설정하여 사용할 수 있다. 그리고 인사이동이 발생한 경우 개인별 권한을 설정한 경우에는 해당 개인ID가 존재하는 모든 어플리케이션 영역별로 권한을 재적용해 주어야 하는데 이럴때 그룹을 이용하여 권한이 설정되어 있는 경우 그룹의 구성원만 변경하면 쉽게 해결할 수 있다.

- 사용방법

. 그룹명 및 그룹멤버를 설정하는 방식은 구글플러스의 서클을 이용하는 형태로 구성하면 된다. 즉, 각 개별 이용자는 별도의 아이디를 보유하고 권한설정은 그룹명을 이용하면 인사이동이나 퇴사 또는 신입사원의 입사 등으로 권한의 획득과 상실을 관리할때 그룹만 관리하면 된다.

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