3. 그룹의 생성과 적용

1) 그룹스 초기화면

- 로긴한 상태에서 상단의 "그룹스" 메뉴를 선택하면 그룹스 초기화면이 나타난다.

- 상기에서 내 그룹에 보이는 것이 자신이 속해있는(관리자-생성자-이거나 회원의 가입되어 있는) 그룹을 보여주며 바둑판 형식이나 목록 형식으로 보여주도록 설정할 수 있다.

- 바로 하단에는 그룹을 검색하고 자신의 활동내역을 통계로 보여주는 화면으로 구성되어 있다.

- 최하단에는 '그룹 만들기' 및 서비스 약관 등이 있다. 그룹을 생성하기 위해서는 '그룹 만들기'를 클릭하면 된다.


- 2012. 7. 기준으로 새로운 그룹스 서비스로의 전환을 요구하고 있으며 새로운 구글그룹스의 변경내역 및 화면은 아래와 같다.

- 새로운 그룹스의 변경내역은 협업을 지원하는 받은편지함, 웹과 Q&A 포럼, 주제탐색의 개선, 회원의 역할 및 접근권한 등이다.

- 다음은 새로운 그룹스 초기화면이다. 자신이 속한 그룹을 대상으로 작업하기 위해서는 ' 내 그룹'을 클릭하면 된다.

 


2) 그룹만들기

- 메뉴 : 기존 그룹스 메뉴에서는 구글그룹스 메뉴 하단의 '그룹 만들기' 선택하고 새로운 그룹스에서는 "새 그룹"을 클릭하면 된다.

- 기존의 그룹만들기 화면(각 항목별 설명은 새로운 그룹스에서 설명)

 


- 새로운 그룹만들기 화면은 아래와 같다.

 


- 각 항목별 설명은 다음과 같다.

- 그룹 이름 : 해당 그룹의 이름. 사용자가 인식하기 용이한 이름을 지정하면 된다. 한글로 지정하는 것이 바람직하며, 추후 변경가능하다.

<작성 예> 자유게시판

- 그룹 이메일주소 : 해당 그룹을 대표하는 이메일 주소를 지정한다. 영숫자를 이용하며 개인별 이메일아이디 및 그룹아이디에서 유일해야 한다.  해당 그룹을 성격을 대표할 수 있는 약어 등을 사용하는 것이 좋다.

<작성 예> 자유게시판 -> FreeBoard 또는 Board

- 그룹설명 : 회원 가입안내나 해당 그룹 검색 등에서 사용될 수 있는 그룹설명을 기록한다.

<작성 예> 자유게시판은 회사 구성원들간의 소식을 주고받기 위한 자유공간입니다. 회원은 우리회사 전원이 대상이며 누구나 자유롭게 글을 작성할 수 있습니다. 혹시 주변에 등록되지 않은 회원이 있다면 관리자에게 알려주세요.


- 그룹 기본언어 : 시스템의 기본언어가 디폴트로 적용된다. 변경 가능하다.

- 그룹 유형 : 이메일목록/웹포럼/Q&A포럼/공동작업받은편지함 등의 선택옵션이 있으며 디폴트는 이메일목록으로 각각의 설명은 아래와 같다.

  ㅇ이메일목록 : 메일링 리스트 그룹에서는 이메일 목록을 사용해서 웹 또는 이메일로 게시할 수 있습니다.

  ㅇ웹포럼 : 웹 포럼은 사용자가 기본적으로 웹 UI를 통해 그룹과 소통하기 위해 설계되었습니다. 웹 포럼에는 웹 전용 기능(예: 게시물의 태그)을 사용하도록 설정되어 있습니다. 웹 UI를 통해 주제를 게시하지만 이메일을 통해 업데이트를 수신할 수 있습니다.

  ㅇQ&A 포럼 : 질문 및 답변 포럼을 통해 회원은 질문을 게시하고 답변을 확인할 수 있습니다. 우수 답변을 확인할 수 있으며 관심이 있는 질문을 표시할 수 있습니다. 웹 포럼과 마찬가지로 웹 UI를 통해 글을 게시해야 하지만 이메일로 업데이트를 수신할 수 있습니다.

  ㅇ공동작업 받은편지함 : 공동 메시지함을 사용하면 그룹 회원이 그룹 내에서 주제의 작업 상태를 관리할 수 있으며, 그룹마다 고유한 기능과 권한이 부여됩니다. 이 기능을 사용하지 않도록 선택하면 기능을 개별적으로 해제해야 합니다.


- 그룹참여자 : 그룹소유자/그룹관리자/그룹의 모든회원으로 구분하여 설정가능하며, 디폴트는 그룹의 모든회원이다.

- 기본권한

  ㅇ주제보기 : 해당 그룹스의 게시물을 볼 수 있는 권한으로 그룹관리자/그룹의 모든회원/모든 조직회원으로 구분되며, 모든 조직회원으로 설정하면 해당 도메인내의 모든 이용자가 주제를 볼 수 있게 된다.

  ㅇ게시 : 해당 그룹스의 그룹에 게시물을 게시할 수 있는(이메일을 보낼 수 있는) 권한으로 그룹관리자/그룹의 모든회원/모든 조직회원/모든 사용자으로 구분되며 디폴트는 모든 조직회원까지이다. 외부로부터도 해당 그룹으로 메일을 보낼 수 있도록 하기 위해서는 '모든 사용자'를 선택해 주어야 한다.


- 구버전에서의 엑세스권한 설정 및 설명

ㅇ공개 : 해당 도메인의 모든 이용자에게 공개

ㅇ팀 : 관리자만 새 회원을 초대할 수 있지만 해당 도메인의 모든 이용자는 회원목록 열람과 보관자료를 읽을 수 있음

ㅇ 공지만 가능 : 관리자만 메시지를 게시하고 회원 목록을 볼 수 있고 해당 도메인의 사용자는 가입한 후 자료를 열람가능

ㅇ 비공개 : 관리자만 신규회원을 등록할 수 있고 회원만 메시지를 게시하고 읽을 수 있으며 그룹의 메시지는 검색에 나타나지 않음

ㅇ "회사(회사명)" 내의 모든 사용자를 이 그룹에 추가 : 모든 이용자를 그룹을 추가하고자 하는 경우 선택옵션임


3) 관리자 대시보드에서의 그룹생성

- 관리자 대시보드 메뉴에서 '그룹스'-> '새 그룹 만들기' 선택하면 상기에서 설명한 동일한 화면이 출력되며 나머저 설정사항은 같다.


금번에는 그룹스의 생성을 위한 기본적인 내용을 설명드렸습니다. 다음에는 실질적인 그룹스의 기업적용에 대한 내용을 설명드리도록 하겠습니다. 게시판, 업무관리용, 뉴스레터용 및 권한설정용으로 그룹이 어떻게 활용되는지를 알아보도록 하겠습니다.



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